Inventur im Restaurant – digital, zuverlässig und einfach

Als Gastronom kennst du das Problem: Die Inventur ist meist eine ungeliebte Pflichtaufgabe. Doch eine digitale Inventur in Küche und Bar kann wahre Wunder wirken, denn die Bestandsaufnahme läuft damit schnell, präzise und unkompliziert ab. Statt stundenlang mit Klemmbrett und Stift alle Vorräte zu zählen und die Zahlen anschließend mühsam in Excel einzutippen, erhältst du digital in kürzester Zeit eine zuverlässige Momentaufnahme deines Warenbestands. So behältst du mit minimalem Aufwand die volle Kontrolle – egal ob in einem Einzelrestaurant oder in einer kleinen Restaurantgruppe.

Was die Inventur im Restaurant so anspruchsvoll macht

Die Inventur in der Gastronomie bringt besondere Herausforderungen mit sich. Du musst viele unterschiedliche Posten im Blick behalten:

• Enorme Artikelvielfalt: Von frischen Lebensmitteln über Wein, Bier und Softdrinks bis zu Spirituosen – die Produktpalette im Restaurant ist riesig. Spirituosen und Lebensmittel gleichermaßen müssen bei der Inventur berücksichtigt werden, was den Aufwand in die Höhe treibt.
• Verteilte Lagerorte: Dein Warenbestand liegt nicht an einem Ort. Kühlräume, Tiefkühler, Trockenlager, Theke und Bar – überall lagern Vorräte. Dadurch wird das Zählen aller Bestände sehr zeitintensiv.
• Viele Verbrauchsartikel: Auch Non-Food-Artikel wie To-Go-Verpackungen, Servietten oder Reinigungsmittel gehören zum Warenbestand und müssen mitgezählt werden. Sie dürfen bei der Bestandsaufnahme nicht vergessen werden.
• Personal & Zeitdruck: Im hektischen Schichtbetrieb bleibt kaum Zeit für Inventuren. Häufig muss nach Feierabend gezählt werden, wenn das Team schon erschöpft ist.

Die häufigsten Probleme klassischer Inventuren

Bei herkömmlichen Inventurmethoden stößt du immer wieder auf die gleichen Hürden:

• Zettelwirtschaft und Fehler: Notizzettel, Klemmbrett, Excel-Listen – bei so einer manuellen Inventur schleichen sich leicht Fehler ein. Zahlendreher oder unleserliche Notizen können das Ergebnis verfälschen.
• Kein Gesamtüberblick: Besonders in Betrieben mit mehreren Standorten fehlt oft die zentrale Übersicht. Jede Filiale zählt für sich mit eigenen Listen. Ohne eine einheitliche Inventursoftware für Restaurants ist es mühsam, die Bestände aller Standorte im Blick zu behalten.
• Zeitaufwand & Stress: Eine klassische Inventur verschlingt viel Zeit und wird daher gerne bis zum Monats- oder Jahresende aufgeschoben. Das Resultat: Hektik auf den letzten Drücker – die Inventur wird zum Stressfaktor.

Doch es geht auch anders.

Wie BarBrain Restaurants entlastet

Eine moderne Inventursoftware für die Gastronomie wie BarBrain ist speziell dafür gemacht, dich und dein Team zu entlasten. BarBrain bietet Funktionen, um die Inventur digital, zuverlässig und einfach zu gestalten:

• Einfache Mengenerfassung: Statt jede Flasche mühsam per Strichcode zu scannen oder Zahlen manuell einzutippen, gibst du Bestände bequem per Schieberegler oder +/–-Button ein. Das geht blitzschnell und vermeidet Eingabefehler – selbst angebrochene Flaschen lässt sich so präzise erfassen.
• Individuelle Lagerstruktur: BarBrain passt sich deinem Betrieb an. Du kannst dein Inventar in beliebige Kategorien und Lagerorte gliedern – z.B. Küche, Bar, Keller oder Hauptlager. So bildet die App deine Betriebsstruktur ab, trotzdem behältst du den Überblick über den Gesamtlagerbestand.
• Filialfähig und zentral auswertbar: Betreibst du mehrere Standorte? BarBrain ermöglicht eine einheitliche Inventur über alle Filialen hinweg. Alle Daten laufen zentral zusammen, sodass du auch für eine kleine Restaurantgruppe den Gesamtbestand im Blick hast.
• Offline-Modus: Kein Internet im Kühlhaus? Kein Problem – du kannst auch ohne WLAN oder Mobilfunk inventarisieren. BarBrain speichert alle Eingaben offline und synchronisiert sie, sobald du wieder online bist. Eine permanente Verbindung ist nicht nötig.
• Intuitiv & startklar: Die App ist benutzerfreundlich, sodass dein Team keine lange Schulung braucht und sofort loslegen kann – ohne den laufenden Betrieb zu stören.

Deine Vorteile mit BarBrain

• Bis zu 60 % Zeitersparnis: Mit BarBrain schaffst du deine Inventur in weniger als der Hälfte der Zeit. Was früher vier Stunden dauerte, ist jetzt in unter zwei Stunden erledigt. Die gewonnene Zeit kannst du für deine Gäste nutzen.
• Verlässliche Bestandsdaten: Du erhältst eine genaue Bestandsaufnahme zum Stichtag, der du vertrauen kannst. Zahlendreher, Schätzungen und Lücken gehören der Vergangenheit an.
• Schwund frühzeitig erkennen: Klare Inventurzahlen helfen, Fehlbestände und Verluste aufzudecken. Du erkennst z.B., wenn Spirituosen ungewöhnlich schnell schwinden oder Lebensmittel fehlen. So kannst du Diebstahl und Verderb gezielt entgegenwirken und deinen Wareneinkauf besser planen.
• Für Küche und Bar geeignet: Ob Lebensmittel in der Küche oder Getränke an der Bar – BarBrain deckt alle Bereiche ab. Auch saisonale Artikel oder wechselnde Angebote kannst du problemlos hinzufügen, sodass du jederzeit den vollen Überblick behältst.

BarBrain hat den Arbeitsalltag in den L’Osteria-Restaurants deutlich erleichtert. „Pro Inventur sparen wir mindestens zwei bis drei Stunden,“ berichtet Appo. Die App ist nicht nur schnell und einfach zu bedienen, sondern macht den Prozess für die Mitarbeiter auch angenehmer. „Früher war die Inventur eine lästige Aufgabe, aber jetzt machen es die Mitarbeiter fast schon gerne, weil es super schnell geht und keinen Stress mehr verursacht,“ ergänzt er.

Fazit: Inventur im Restaurant – mit BarBrain ein Kinderspiel

Die Zeiten der schwerfälligen Klemmbrett-Inventur sind vorbei. Mit einer digitalen Inventur erfasst du deine Bestände effizient und zuverlässig – ohne Stress und ohne stundenlanges Zählen. BarBrain macht die Inventur im Restaurant zum Kinderspiel – die App spart Zeit, vermeidet Fehler, sodass du über Küche, Bar und Lager stets den Überblick behältst. Das heißt für dich: weniger Kopfzerbrechen und mehr Zeit für deine Gäste. Eine Inventursoftware für Restaurants wie BarBrain gibt dir die Kontrolle über deinen Warenbestand zurück.