Inventur in Café, Tagesbar oder Bistro – einfach, schnell, digital

In vielen kleinen Gastronomiebetrieben – seien es Cafés, Bäckereien, Tagesbars oder Bistros – bleibt die Inventur (also die regelmäßige Bestandsaufnahme) oft liegen. Der Alltag ist hektisch, die Produktwelt ist vielfältig, und meist stehen nur ein bis zwei Mitarbeiter im Betrieb. Dennoch ist die Inventur in der Gastronomie wichtig, um Verluste zu vermeiden und den Überblick zu behalten. In diesem Artikel erfährst du, warum das Zählen der Bestände gerade in kleinen Betrieben so schwierig ist und wie du mit BarBrain trotzdem ohne Stress den Überblick behältst.

Was die Inventur in Cafés und Bistros schwierig macht

In deinem Café oder Bistro verkaufst du eine heterogene Produktpalette: vom Kaffee und Tee über Softdrinks bis zu Snacks, Kuchen, Frühstücks- und Lunchgerichten. Diese verschiedenen Artikel lagern überall – im Thekenbereich, im Kühlregal, in der Küche oder im Lager. Außerdem musst du auch an To-Go-Artikel denken, zum Beispiel an Coffee-to-go-Becher, Servietten oder Takeaway-Verpackungen. Die Inventur all dieser Speisen und Getränke ist aufwändig.

Hinzu kommt der Faktor Zeit: Oft stehen nur ein bis zwei Personen im Tagesgeschäft zur Verfügung, sodass kaum Ruhe bleibt, um eine detaillierte Bestandsaufnahme durchzuführen. Kein Wunder, dass die Inventur im Café oder in der Tagesbar gerne aufgeschoben wird.

Typische Fehler bei manueller Inventur

• Zettelwirtschaft und Zahlendreher: Wer mit Stift, Papier oder Excel-Listen arbeitet, läuft Gefahr, sich zu verzetteln. Handgeschriebene Notizen führen leicht zu Zahlendrehern, und es fehlt am Ende eine zentrale Liste aller Bestände.
• Schwund bleibt unentdeckt: Ohne regelmäßige, genaue Inventur bleiben Verluste durch Verderb, Bruch oder Diebstahl oft unbemerkt. Fehlbestände fallen erst spät auf – wenn überhaupt.
• Einkauf nach Bauchgefühl: Wenn keine verlässlichen Bestandsdaten vorliegen, wird der Wareneinkauf auf gut Glück erledigt. Das führt dazu, dass manche Getränke oder Zutaten überbestellt werden, während andere plötzlich ausgehen.

Mit BarBrain einfach digital zählen

Zum Glück gibt es mit BarBrain die passende Inventursoftware für dein Café, Bistro oder deine Tagesbar. Damit erledigst du die digitale Inventur schnell und machst Schluss mit der Zettelwirtschaft. Du zählst deine Bestände bequem per Smartphone oder Tablet, statt umständlich Strichlisten zu führen. Über klare +/– Buttons oder praktische Schieberegler erfasst du die Menge jeder Zutat, jedes Getränks und jeder Speise.

Eine aufwändige Schulung ist nicht nötig – die Bedienung der App ist selbsterklärend, sodass selbst Aushilfen sofort damit klarkommen. BarBrain verzichtet bewusst auf Scanner und komplexe Live-Systeme: Du erhältst eine Momentaufnahme deiner Bestände zum Inventur-Stichtag, ohne dich mit umständlichen Auswertungen herumzuschlagen. Sogar offline funktioniert die digitale Inventur, falls im Lager mal kein WLAN verfügbar ist. Ideal für kleine Teams: Jeder kann mithelfen, die Bestände digital zu zählen, und du behältst jederzeit den Überblick.

Deine Vorteile im Alltag

• Bis zu 60 % Zeitersparnis: Die digitale Inventur mit BarBrain geht deutlich schneller als die manuelle Zählung – du sparst im Schnitt bis zu 60 % Zeit bei jeder Bestandsaufnahme.
• Bessere Planung: Mit aktuellen Bestandszahlen planst du Einkauf und Produktion viel genauer. Dein Inventur-Tool zeigt dir, wann du Kaffee, Milch oder Snacks nachbestellen musst, sodass du weder Übermengen noch Engpässe hast.
• Schwund erkennen: Regelmäßige digitale Inventuren machen sichtbar, wenn Ware verschwindet oder verdirbt. Du erkennst Schwund frühzeitig und kannst Verluste gezielt vermeiden.
• Klare Momentaufnahme: Am Stichtag erhältst du eine übersichtliche Liste aller Bestände – ideal, um den Warenbestand deines Betriebs im Blick zu behalten und der Buchhaltung genaue Zahlen zu liefern.

Fazit – entspannter Überblick für Café und Tagesbar

Eine Inventur für Bistros, Cafés oder Tagesbars muss kein Albtraum sein. Mit der richtigen Vorbereitung und einer digitalen Hilfe wie BarBrain wird die Bestandsaufnahme zum Kinderspiel. Trotz heterogener Produkte und wenig Zeit behältst du den Überblick über alle Speisen und Getränke in deinem Betrieb. Die digitale Inventur in der Gastronomie – ob im Café, in der Bäckerei oder in der Tagesbar – verschafft dir eine entspannte Momentaufnahme deines Warenlagers. So kannst du dich wieder dem widmen, was wirklich zählt: deinen Gästen und deinem Kerngeschäft.