Inventur im Catering: mit digitaler Inventursoftware alle Herausforderungen meistern

Ohne effiziente Prozesse drohen hier Chaos und Verluste. Laut Studien gehen in der Gastronomie monatlich durchschnittlich 20 % des Umsatzes durch Schwund, Diebstahl und Gratisleistungen verloren. Dabei kann eine genaue Bestandskontrolle diese Verluste deutlich reduzieren. Warum ist die Catering-Inventur so aufwendig, und wie kann eine digitale Inventur Abhilfe schaffen?

Herausforderungen in der Catering-Inventur

Bei Caterern kommen mehrere erschwerende Faktoren zusammen. Oft gibt es verteilte Lagerorte – vom Zentrallager über Kühlfahrzeuge bis zum provisorischen Event-Depot. Waren werden zu Events transportiert und danach zurückgeführt, was die Bestandsverfolgung kompliziert macht. Durch viele Veranstaltungen schwanken die Bestände ständig, und zwischen den Events bleibt nur wenig Zeit, um alles sauber zu erfassen. Zudem besteht immer das Risiko von Schwund – verderbliche Lebensmittel müssen entsorgt werden, Bruch passiert beim Transport und auch Diebstahl ist nie ganz auszuschließen. Die manuelle Bestandsaufnahme mit Zettel und Stift oder Excel ist in diesem Umfeld extrem fehleranfällig und zeitintensiv. Das Ergebnis: Vielen Catering-Betrieben fehlt der genaue Überblick über ihren Warenbestand; nicht selten wird zu viel oder zu wenig eingekauft, was Kosten treibt und die Servicequalität gefährdet.

Wie BarBrain die digitale Inventur im Catering revolutioniert

BarBrain ist eine Inventursoftware für Catering-Betriebe, die den Inventurprozess digitalisiert, radikal vereinfacht und beschleunigt. Mit BarBrain wird die Inventur im Catering von einer lästigen Pflicht zu einem effizienten, präzisen Prozess. Zu den speziell für Catering entwickelten Funktionen gehören:

• Mobile Inventur per App: Zähle deine Bestände bequem direkt vor Ort – ob im Zentrallager oder beim Event – mit einer Smartphone- oder Tablet-App. Dank der mobilen digitalen Inventur behältst Du überall den Überblick.
• Paralleles Zählen im Team: Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig verschiedene Lagerbereiche oder Event-Stationen inventarisieren. BarBrain synchronisiert alle Eingaben in Echtzeit, was die Inventurzeit drastisch verkürzt.
• Automatische Auswertung: Nach der Zählung erstellt BarBrain automatisch einen vollständigen Inventurbericht. Das mühsame Zusammenführen von Zähllisten entfällt – Du erhältst sofort einen sauberen Überblick über deinen aktuellen Bestand.
• Teilmengen & Produktvielfalt: Auch angebrochene Kisten oder Flaschen werden genau erfasst. BarBrain kann z.B. halbe Wein- oder Spirituosenflaschen zählen – enorm wichtig für die Catering-Inventur. Zudem verfügt das System über einen umfangreichen Produktkatalog mit Tausenden Artikeln (Getränke, Lebensmittel, Non-Food), sodass jede Ware im Catering schnell digital inventarisiert werden kann.
• Echtzeit-Überblick für Planung: Alle Bestände sind zentral abrufbar und werden live aktualisiert. Du weißt jederzeit, welche Mengen vorhanden sind, und kannst Einkäufe sowie den Wareneinsatz für kommende Events optimal planen.

Vorteile für Catering-Unternehmen

Durch den Einsatz von BarBrain ergeben sich für Catering-Unternehmen greifbare Vorteile. Betriebe, die BarBrain nutzen, sparen mehr als die Hälfte der Zeit einer traditionellen Inventur ein  – das reduziert auch Personalkosten. Dank verlässlicher Echtzeit-Daten planst Du vorausschauender: Du siehst auf einen Blick, welche Waren in welchen Mengen vorrätig sind, und vermeidest sowohl Notkäufe kurz vor dem Event als auch Überbestände im Lager. Nicht zuletzt sinkt Dein Wareneinsatz im Catering spürbar, weil weniger verdirbt oder verloren geht – was Du einkaufst, wird optimal genutzt und nicht unnötig abgeschrieben. Unterm Strich bedeuten diese Effekte weniger Kosten, weniger Stress und mehr Profitabilität für Dein Catering-Geschäft.

Erfolgsgeschichte aus der Praxis

„Früher mussten wir nach jedem Event stundenlang Bestände zählen. Dank BarBrain erledigen wir die Catering-Inventur jetzt in einem Bruchteil der Zeit und haben Verluste deutlich reduziert. BarBrain ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken.“

Fazit

Die Inventur im Catering muss kein zeitraubendes Problem bleiben. Mit der richtigen digitalen Inventur-Lösung wie BarBrain lassen sich Aufwand, Fehler und Verluste drastisch reduzieren. Moderne Inventursoftware schafft Transparenz und Kontrolle über den Warenbestand – das Ergebnis sind gesparte Zeit und Kosten sowie eine effizientere Planung für jedes Event. Überzeuge Dich selbst und teste BarBrain jetzt kostenlos, um Deine Catering-Inventur auf das nächste Level zu heben!