Inventaire dans le bar et le restaurant d'un hôtel - efficace, précis, flexible

Qu'il s'agisse d'un établissement 5 étoiles avec service à la carte ou d'un hôtel d'affaires avec buffet de petit-déjeuner et minibar, les exigences en matière de gestion des stocks et de contrôle des stocks dans un hôtel sont complexes. Entre le bar de l'hôtel, la cuisine du restaurant, l'espace banquet et le minibar, une multitude d'articles doivent être déplacés, consommés et réapprovisionnés chaque jour. Un inventaire propre et régulier dans le bar et le restaurant de l'hôtel est essentiel pour garder une vue d'ensemble et un contrôle, et ce pour des exigences, des structures de personnel et des sites très différents. Une solution numérique comme BarBrain met de l'ordre dans le système - rapidement, facilement et de manière adaptable à chaque structure hôtelière.

Ce qui rend l'inventaire dans un hôtel si exigeant

La gastronomie hôtelière est particulière à bien des égards :

• De nombreux lieux de stockage : les spiritueux dans le bar, les snacks dans la zone du petit-déjeuner, les vins dans la cave, les ingrédients dans la cuisine, les boissons dans le minibar - souvent répartis sur plusieurs étages ou bâtiments. Chaque département doit être considéré séparément et saisi proprement lors de l'inventaire numérique dans l'entreprise hôtelière.
• Des types de produits variés : qu'il s'agisse d'aliments frais, de produits surgelés, de spiritueux, de boissons non alcoolisées, de spécialités de café ou de consommables, la liste des stocks est longue. S'y ajoutent les produits non alimentaires comme les verres, les pailles en papier ou les bâtonnets de nettoyage. Sans une solution systématique, il est facile de perdre la vue d'ensemble.
• Des besoins fluctuants : l'occupation de l'hôtel, la saisonnalité et les événements (p. ex. mariages, congrès) influencent quotidiennement la consommation de marchandises. Les pics spontanés se heurtent à la gestion des stocks - seul celui qui sait ce qui est réellement en stock peut planifier de manière fiable.
• Transparence pour le contrôle de gestion & la chaîne : les chiffres documentés pour l'inventaire sont obligatoires, en particulier pour les groupes hôteliers ou les entreprises franchisées. L'inventaire de la cuisine et du bar de l'hôtel doit être documenté de manière vérifiable et compréhensible pour la centrale, la comptabilité ou le franchiseur.

Les problèmes des inventaires classiques dans les hôtels

Ceux qui travaillent encore avec un stylo, une feuille de papier et une liste Excel en connaissent les faiblesses typiques :

• Gestion des fiches & erreurs manuelles : erreurs de chiffres, notes illisibles, doubles entrées - le taux d'erreur est élevé dans les inventaires papier.
• Des processus non structurés : Dans de nombreux établissements, chaque service compte pour lui-même - mais il manque une vue d'ensemble centrale. Personne ne sait exactement ce qui existe "globalement".
• Pas de vue d'ensemble en cas de sites multiples : pour les groupes hôteliers ou les entreprises franchisées, il est presque impossible de comparer ou de fusionner numériquement tous les entrepôts - surtout si chaque filiale gère son propre système Excel.

Comment BarBrain aide les établissements hôteliers à faire leur inventaire

BarBrain est un logiciel d'inventaire numérique spécialement conçu pour les entreprises de restauration - même pour le secteur F&B complexe des hôtels. Au lieu de scanner ou d'effectuer des comparaisons fastidieuses, tu utilises une application simple qui te permet de saisir directement les quantités à l'aide d'un bouton +/- ou d'un curseur.

Ce que BarBrain t'offre concrètement à l'hôtel :

• Saisie par widget +/- ou curseur : simple et rapide - pas de saisie de longues quantités ou de scannage de codes-barres. Idéal pour les bouteilles entamées, les emballages partiels ou les articles à la pièce.
• Structure de stockage personnalisable : tu peux représenter la cuisine, le bar, l'entrepôt du petit-déjeuner, le minibar ou la zone de banquet comme des zones de comptage propres. Ainsi, la vue d'ensemble est préservée - même en cas de plusieurs sites.
• Compatible hors ligne - idéal pour les entrepôts sans réseau : Comptez aussi dans la cave à vin ou dans la chambre froide. BarBrain fonctionne sans Internet et synchronise automatiquement les données par la suite.
• structure de filiales intégrée : Si tu as plusieurs sites, tu peux saisir chaque unité individuellement et l'évaluer en même temps de manière centralisée - parfait pour les petites chaînes d'hôtels ou les groupes d'hôtels.
• Prêt à l'emploi : aucune formation n'est nécessaire. Ton équipe peut se mettre immédiatement au travail - idéal aussi pour le personnel changeant dans le cadre d'un travail en équipe.

Avantages pour la direction opérationnelle, les achats et le contrôle de gestion

Avec BarBrain, tu apportes structure et efficacité à ton entreprise hôtelière :

• Moins de démarque : un inventaire régulier permet de détecter les pertes, qu'il s'agisse de casse, de détérioration ou de démarque dans le minibar.
• Sécurité de planification lors de l'achat : des stocks clairs t'aident à passer des commandes supplémentaires de manière plus ciblée - plus de surstockage d'articles rarement utilisés.
• Soulage ton équipe : plus de surcharge Excel, plus de nuits d'inventaire juste avant la clôture mensuelle. Tes collaborateurs comptent plus vite et sans erreur.
• Des chiffres fiables pour la direction : inventaire propre à la date de référence - idéal pour la transmission à la comptabilité, au conseiller fiscal ou au siège social.

"Nous avons deux bars ici - un au château et un à la Retraite. Avec le volume que nous devons gérer ici, nous avions l'habitude de passer six à huit heures à faire l'inventaire. C'était cruel - personne n'aimait faire ça", explique Kevin. Avec l'introduction de BarBrain, l'application d'inventaire intelligente pour la restauration, tout a changé pour Kevin et son équipe. Grâce à l'application, l'ensemble du processus est non seulement plus rapide, mais aussi nettement plus motivant pour les collaborateurs. "Maintenant, nous pouvons tout faire en deux ou trois heures, et c'est ça qui est bien. Cette appli est géniale parce qu'elle remotive les collaborateurs à faire l'inventaire", raconte Kevin de Schloss Elmau avec enthousiasme.

Conclusion : Inventaire numérique pour ton hôtel - commence dès maintenant avec BarBrain

Qu'il s'agisse d'un hôtel-boutique avec petit-déjeuner et minibar ou d'un hôtel de chaîne avec bar et propre restaurant, BarBrain te permet de maîtriser ton inventaire de manière plus simple, plus rapide et plus transparente. Un inventaire numérique fiable dans le restaurant et le bar de l'hôtel soulage tes collaborateurs, les protège contre la démarque et garantit des chiffres propres pour les achats et le contrôle de gestion.

Testez BarBrain gratuitement dès maintenant et découvrez à quel point l'inventaire peut être simple dans l'hôtellerie - sans scannage, sans stress.