Comparaison des solutions

Excel vs. BarBrain - Quelle est la meilleure solution pour ton inventaire ?

Outre le stylo et le papier, Excel est l'outil le plus répandu pour les inventaires dans le secteur de la restauration. De nombreux établissements créent leurs propres listes Excel pour saisir et calculer les stocks. Au début, cela semble attrayant : Excel est flexible, largement utilisé et ne coûte pas plus cher (à l'exception de la licence). Mais Excel apporte-t-il vraiment les avantages souhaités pour l'inventaire ? Ou existe-t-il des solutions plus efficaces avec des outils spécialisés comme BarBrain ? Dans cet article, nous comparons BarBrain vs. Excel dans le contexte de l'inventaire. Il s'agit de la vitesse, du risque d'erreur, des possibilités d'évaluation et de l'utilité pratique dans le quotidien de la gastronomie.

Critère
BarBrain
Temps

L'inventaire est terminé beaucoup plus rapidement, car le comptage numérique est effectué directement sur place. Par rapport à Excel, BarBrain permet d'économiser en moyenne 60% du temps grâce à une application intuitive avec curseurs et autres. Même par la suite, aucune saisie ultérieure n'est nécessaire - les données, y compris les rapports, sont immédiatement disponibles - même en cas de comptage parallèle en équipe.

Compter sur papier et transférer plus tard dans Excel coûte deux fois plus de temps. Même en cas de saisie directe sur l'ordinateur portable : l'inventaire prend du temps, on a tendance à sauter des lignes ou à faire des fautes de frappe et chaque saisie doit être effectuée manuellement.

Précision

BarBrain réduit les erreurs de saisie et de calcul en créant automatiquement tous les totaux. Même les quantités partielles - par exemple les bouteilles entamées ou les plats - peuvent être saisies avec précision grâce au curseur intégré, au lieu d'être estimées de manière approximative.

Sensible aux erreurs : des erreurs de chiffres lors de la saisie, des erreurs de formule dans les cellules ou des valeurs écrasées par inadvertance peuvent fausser le résultat. Les quantités partielles doivent être estimées ou devinées sous forme de valeurs décimales.

Utilisation

Spécialement conçu pour les inventaires - aucune connaissance des tableaux n'est nécessaire. Interface d'application simple avec des produits prédéfinis ; même le personnel inexpérimenté peut se lancer immédiatement.

Nécessite un savoir-faire en matière de tableaux : la mise en page et les formules doivent d'abord être configurées. L'interface utilisateur n'est pas conçue pour un comptage rapide (petites cellules, défilement). Les collaborateurs ont besoin d'une formation pour pouvoir utiliser correctement le fichier.

Intégrations

Le catalogue de produits et l'évaluation sont préfabriqués, mais adaptés aux besoins de la restauration (y compris les catégories pour le bar, la cuisine, le non-alimentaire). Les mises à jour (nouveaux produits, unités) sont effectuées par l'équipe BarBrain sur demande.

Adaptable de manière très flexible, mais tout est manuel : chaque nouveau groupe d'articles ou modification de l'assortiment doit être créé manuellement dans le fichier Excel. Risque de chaos des versions si plusieurs personnes travaillent sur le fichier.

Rapports et analyse

Les rapports montrent la démarque, l'utilisation des marchandises et les tendances historiques en quelques clics. Les listes d'achats sont également créées en un seul clic. Aucun effort supplémentaire n'est nécessaire pour les graphiques ou les tableaux croisés dynamiques.

Possibilités d'analyse disponibles (pivot, graphiques), mais tout doit être configuré par l'utilisateur.

Appareils & équipe

Fonctionne sur les smartphones/tablettes existants (iOS, Android). Plusieurs personnes peuvent compter en même temps dans l'équipe et les données sont synchronisées en direct.

Le plus simple est de travailler sur un ordinateur portable. Plusieurs personnes peuvent compter en même temps dans l'équipe et les données sont synchronisées en direct - mais il faut alors disposer d'Internet partout.

Coûts

Licence logicielle à partir de 52€ par mois, mais les économies réalisées grâce à la réduction du temps de travail et au contrôle plus précis des stocks sont élevées. Éviter les ruptures de stock et la démarque est rentable.

Coûts de licence mensuels à partir de 7,00€. Souvent, la solution Excel est déjà disponible. Coûts cachés : temps important consacré à la maintenance du fichier, coûts potentiels liés aux erreurs (commandes erronées, perte de marchandises non détectée en raison de chiffres erronés).

Excel transforme l'inventaire en un projet DIY : on peut paramétrer beaucoup de choses, mais on est responsable de chaque étape. BarBrain se charge de ce travail à la place du restaurateur, de la saisie des données à l'évaluation. Dans le tableau, on constate que BarBrain marque des points surtout en termes de convivialité et de fiabilité, tandis qu'Excel n'entraîne certes pas de frais de logiciel, mais présente des inefficacités inhérentes.

Comparaison des pratiques : du chaos d'Excel à l'inventaire intelligent

Examinons deux situations pratiques :

  • Inventaire avec Excel : un restaurant sans système d'inventaire spécifique a développé au fil des ans une feuille de calcul Excel très complète. Celui-ci contient plusieurs feuilles de calcul : une pour les boissons, une pour les aliments, une pour les articles de consommation. Le jour de l'inventaire, le manager imprime toutes les listes d'Excel pour faire le décompte avec son équipe - personne ne souhaite emporter de coûteux ordinateurs portables dans la cave humide, et l'utilisation d'Excel sur tablette est compliquée. Chacun écrit donc ses résultats sur papier pour les transférer plus tard dans le fichier. Après avoir péniblement tapé tous les chiffres, le manager se rend compte qu'il doit y avoir une erreur quelque part : La formule de totalisation indique un stock négatif. La recherche commence - peut-être une faute de frappe ? Après un certain temps, il trouve un poste saisi deux fois et le corrige. Une collaboratrice lui suggère de compter directement sur la tablette dans Excel afin d'économiser la saisie. Aussitôt dit, aussitôt fait la fois suivante : il s'avère toutefois que le travail en parallèle est difficile - une seule personne à la fois peut utiliser le tableau afin d'éviter les conflits. On en revient donc à compter les uns après les autres plutôt que parallèlement. Avec peine, on obtient à la fin une liste d'inventaire. Les évaluations allant au-delà (par exemple, la perte par rapport aux prévisions selon les ventes) ne sont pas prévues dans le modèle Excel ou sont obsolètes, car personne ne tient à jour les formules compliquées. Les connaissances acquises grâce à l'inventaire restent faibles, à l'exception de la liste absolue des stocks.

  • Inventaire avec BarBrain : l'introduction de BarBrain dans ce restaurant montre qu'il est possible de faire autrement. L'ensemble du catalogue Excel des entrées de marchandises a été transféré une seule fois dans l'application par l'équipe BarBrain, y compris tous les articles et toutes les unités. Le jour de l'inventaire, le manager et deux employés ouvrent l'application BarBrain sur leurs appareils. Chacun choisit une zone de stockage (bar, cuisine, entrepôt) et commence simultanément la saisie. Personne n'a à se soucier des formules ou de la construction de tableaux - l'application les guide tout au long du processus. Tandis que le manager scanne le rayon des spiritueux et saisit les niveaux de remplissage par curseur, le cuisinier compte la réserve. Les données convergent en temps réel vers une liste d'inventaire. Lorsque le dernier compartiment est compté, le manager appuie sur "Terminer l'inventaire". BarBrain génère immédiatement un rapport complet : il voit maintenant non seulement les stocks actuels, mais aussi les changements depuis le dernier inventaire. L'évaluation des stocks est également disponible en un clic, ce qui facilite le travail du comptable. Conclusion du manager : pour lui, l'inventaire est passé du "monstre" Excel à une routine allégée. Le temps nécessaire à l'équipe a sensiblement diminué et les chiffres sont dignes de confiance.

"Grâce à l'introduction, nos inventaires sont devenus non seulement plus rapides, mais aussi plus précis". En particulier, la saisie exacte des bouteilles entamées, qui était toujours conseillée dans Excel, a nettement amélioré son contrôle des stocks.

Conclusion : des outils spéciaux plutôt qu'un outil universel

Excel est sans aucun doute un outil universel puissant - mais c'est justement dans le domaine de l'inventaire qu'un logiciel spécialisé comme BarBrain s'avère nettement supérieur au tableur. BarBrain vs. Excel signifie : automatisation vs. travail manuel, facilité d'utilisation vs. risque d'erreur, résultats immédiats vs. suivi ultérieur.

Pour les restaurateurs, les propriétaires de bar et les gérants d'hôtel, BarBrain offre la possibilité de professionnaliser le processus d'inventaire sans devoir devenir soi-même un expert d'Excel. Le logiciel est adapté aux exigences spécifiques du secteur et est continuellement mis à jour, alors qu'une solution Excel reste souvent fragmentaire et dépendante de son créateur. De plus, BarBrain peut être utilisé comme solution d'équipe, ce qu'Excel ne peut pas faire avec la même simplicité.

Bien sûr, BarBrain entraîne des frais courants, alors qu'Excel est généralement déjà disponible. Mais l'expérience montre que l'investissement est rapidement amorti - grâce au temps de travail économisé et à des stocks plus précis. Les quantités erronées et les réapprovisionnements imprévus ou les pertes de chiffre d'affaires qui en résultent sont minimisés. En fin de compte, les avantages d'une application d'inventaire moderne l'emportent de loin sur les inconvénients.

Ceux qui font encore des inventaires dans la restauration avec des listes Excel devraient envisager un changement. Le temps des tableurs fastidieux est peut-être révolu - BarBrain propose une alternative pratique, spécialement conçue pour votre inventaire quotidien. Dans la gastronomie numérique d'aujourd'hui, il est judicieux de miser sur les bons outils : Pour l'inventaire, ce n'est plus Excel, mais une solution comme BarBrain qui vous simplifie la vie.

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Questions fréquentes (FAQ)

Comment démarrer avec BarBrain ?

Pour commencer à utiliser BarBrain, tu peux toujours convenir d'une démo avec nous. Nous trouverons alors ensemble la configuration qui te convient et passerons en revue avec toi tous les points importants afin que tu puisses déjà réaliser ton prochain inventaire avec BarBrain.

À quelles entreprises BarBrain s'adresse-t-il ?

BarBrain est idéal pour tous les établissements de restauration, y compris les bars, les restaurants, les boîtes de nuit et les hôtels, quelle que soit leur taille. Il convient aussi bien aux établissements individuels gérés par leur propriétaire qu'aux grandes chaînes multi-sites.

Combien d'utilisateurs peuvent utiliser l'application en même temps ?

BarBrain permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément dans l'application. Tu peux inviter tes collègues pour qu'ils travaillent en parallèle sur différents sites ou tâches.

Y a-t-il une période d'essai gratuite ?

Oui, BarBrain propose une période d'essai gratuite de 30 jours pendant laquelle tu peux essayer toutes les fonctions de l'application sans aucune restriction.

Quel est le coût de l'utilisation de BarBrain ?

Les coûts d'utilisation de BarBrain dépendent du nombre de sites et des besoins spécifiques de ton établissement.

BarBrain est-il capable de gérer plusieurs sites ?

Oui, tu peux gérer plusieurs sites dans l'application et effectuer un inventaire séparé pour chaque site. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises ayant plusieurs filiales ou sites.

BarBrain est-il disponible sur les appareils mobiles ?

Oui, BarBrain est disponible en tant qu'application pour les appareils Android et iOS. Il existe également une application web que tu peux utiliser via ton navigateur.