BarBrain est conçu pour un inventaire rapide et permet de gagner jusqu'à 60 % de temps par rapport aux méthodes traditionnelles. Grâce à la saisie mobile des données sur place et au comptage parallèle en équipe, la durée de l'inventaire est réduite de manière drastique - les inventaires durent souvent deux fois moins longtemps qu'auparavant.

L'inventaire avec Hypersoft nécessite souvent des efforts manuels et des retouches. Il est certes possible d'intégrer des lecteurs de codes-barres et des balances pour accélérer les comptages, mais sans ces outils, le processus reste chronophage.

BarBrain enregistre les stocks directement sous forme numérique et réduit les erreurs humaines à un minimum. Les calculs automatisés et la détermination exacte du niveau de remplissage (même pour les unités entamées) réduisent pratiquement à zéro le taux d'erreur. Les estimations ou les erreurs de chiffres sont supprimées, ce qui permet d'obtenir des données d'inventaire précises et fiables.

Hypersoft propose une gestion intégrée des marchandises. Avec un équipement d'inventaire optionnel (par exemple un lecteur de codes-barres ou des balances numériques), les stocks peuvent être enregistrés avec précision. Néanmoins, sans de tels outils, il existe un risque d'estimations et d'erreurs de report lors de la saisie manuelle, ce qui peut nuire à la précision.

BarBrain a été conçu comme une application d'inventaire mobile pour smartphone et tablette, avec une interface utilisateur intuitive. Les quantités sont saisies simplement en tapant ou en balayant - un comptage en 1 clic pour les boissons et les aliments rend le processus très simple. Même les bouteilles ouvertes ou les aliments entamés peuvent être indiqués avec précision grâce à un curseur. Les doubles étapes de travail (prise de notes et saisie ultérieure) sont complètement supprimées, ce qui facilite considérablement l'utilisation, y compris pour le personnel.

Hypersoft est un système de caisse complet dont le module d'inventaire doit d'abord être configuré et appris. L'utilisation se fait principalement sur PC (backoffice) ou par appareil manuel fixe, ce qui nécessite une initiation et une formation. Sans appareil supplémentaire, l'inventaire est moins intuitif - on travaille souvent avec des impressions ou des listes qui sont ensuite transférées dans le système.

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BarBrain s'intègre de manière flexible dans chaque entreprise, car il peut être utilisé indépendamment du système de caisse. L'application est dotée d'un vaste catalogue de produits comprenant plus de 20.000 articles Food & Beverage, ce qui rend l'intégration de nouveaux produits très facile. Les données de stock peuvent être traitées via l'exportation Excel ou l'API, de sorte que les résultats d'inventaire peuvent être transférés sans problème dans les processus existants (contrôle de gestion, gestion des marchandises d'autres systèmes).

L'inventaire d'Hypersoft fait partie d'une solution tout-en-un fermée. Le logiciel offre de nombreuses interfaces et modules dans son propre écosystème (par exemple vers la comptabilité financière comme DATEV), mais pas de connexion directe à des outils d'inventaire externes - les données d'inventaire restent dans l'univers back-office d'Hypersoft. Côté matériel, il est certes possible d'intégrer des scanners et des balances, mais les échanges avec des systèmes étrangers sont limités.

BarBrain génère des rapports d'inventaire automatiques immédiatement après le comptage. Il suffit d'appuyer sur un bouton pour obtenir des évaluations claires, y compris les totaux, les différences, la valeur des stocks, les listes d'achats et même des comparaisons historiques. Il n'est pas nécessaire de recalculer manuellement ou d'utiliser des tableaux Excel. Les analyses sont spécialement conçues pour les inventaires, ce qui permet aux restaurateurs d'avoir immédiatement une vue d'ensemble claire de leur stock actuel et de la démarque.

Hypersoft met à disposition de nombreuses fonctions de rapport dans le backoffice. Plus de 100 rapports prédéfinis sont disponibles pour les finances, le personnel et l'utilisation des marchandises. Les données d'inventaire sont intégrées dans cette gestion des marchandises, ce qui permet par exemple de générer des propositions de commande. Les rapports d'inventaire spécifiques nécessitent du savoir-faire et du temps, car l'inventaire n'est qu'une partie du paquet global.

BarBrain peut être utilisé sur n'importe quel smartphone ou tablette (iOS/Android) - aucun matériel supplémentaire n'est nécessaire. L'application permet à plusieurs personnes de compter simultanément en équipe, même dans différentes zones de l'entrepôt en parallèle. Toutes les entrées sont synchronisées en temps réel, de sorte qu'il n'est pas nécessaire d'attendre qu'un appareil se libère. Le résultat est une équipe détendue qui termine ensemble en moins de temps. 

Hypersoft utilise un matériel de caisse dédié et un équipement d'inventaire optionnel. Les inventaires sont ici généralement effectués par des collaborateurs individuels l'un après l'autre, car la solution standard ne prévoit pas le travail simultané de plusieurs personnes sur le même processus d'inventaire. Si l'on souhaite effectuer un inventaire en parallèle, plusieurs appareils ou des licences supplémentaires sont nécessaires. Pour les petites équipes, cela n'est souvent pas pratique, car il faut se relayer sans appareils supplémentaires.

BarBrain propose des formules d'abonnement transparentes à partir de 52€ par mois pour toutes les tailles d'entreprises. Le tarif de base permet déjà aux petites entreprises de réaliser des inventaires illimités. Les forfaits plus importants évoluent en fonction des besoins, jusqu'aux solutions d'entreprise - on ne paie que ce dont on a besoin. Le matériel spécial coûteux n'est pas nécessaire, ce qui maintient les coûts d'entrée à un niveau bas. Grâce à l'énorme gain de temps et à la prévention des erreurs, BarBrain se rentabilise rapidement et les restaurateurs récupèrent un temps de travail précieux. De plus, BarBrain peut être testé sans engagement (démo et phase d'essai gratuite), ce qui permet de vérifier la valeur ajoutée sans risque.

L'acquisition d'Hypersoft est liée à un investissement plus important. Il s'agit d'un logiciel de caisse complet dont le modèle de prix varie en fonction du module et de la taille de l'entreprise - la plupart du temps, les prix sont calculés individuellement sur demande. Outre les frais de licence mensuels (un terminal de caisse mobile s'élève par exemple à environ 105 € par mois, modules en sus), il y a des frais pour les terminaux de caisse, les scanners et le support. Pour les petites entreprises, ces frais courants peuvent être considérables.