Stylo et papier vs. BarBrain - Quelle est la meilleure solution pour ton inventaire ?

Quel que soit le critère, il est clair que l'inventaire analogique avec un papier et un stylo n'offre guère d'autres avantages que la prétendue économie de coûts. Ce que l'on économise en frais de logiciel, on le paie souvent en heures de personnel et en stress. BarBrain exploite les points forts de la numérisation - rapidité, automatisation et disponibilité des données - et rend ainsi l'inventaire plus simple et plus fiable.

Comparaison des pratiques : l'inventaire d'hier et d'aujourd'hui

Inventaire traditionnel (stylo & papier) : Un scénario typique dans un bar : deux employés doivent effectuer l'inventaire mensuel après leur journée de travail. Ils impriment des listes de tous les articles ou utilisent des pré-imprimés sur papier. Puis ils se séparent - l'un compte les spiritueux au comptoir, l'autre les caisses dans l'entrepôt. Chaque quantité trouvée est notée sur le papier à l'aide de listes à barres ou de chiffres. Pour les bouteilles entamées, on essaie d'estimer le niveau de remplissage (par exemple, noter "à moitié plein"). Après des heures de comptage, les deux se retrouvent avec une pile de papiers. C'est alors que commence la deuxième étape : tous les chiffres doivent être reportés dans un tableau Excel et additionnés. Souvent, cela ne se fait que le lendemain matin au bureau, car personne ne peut le faire pendant la nuit. Le double travail (écrire d'abord, taper ensuite) prend du temps supplémentaire. Les sources d'erreur ne manquent pas : Peut-être que l'écriture a été mal interprétée par le collègue, que des totaux ont été mal saisis ou que l'on a oublié de tenir compte d'une fiche. Finalement, il y a une liste d'inventaire qui est remise au chef - sans analyse approfondie, à moins que quelqu'un ne s'efforce encore d'utiliser des tableaux croisés dynamiques dans Excel. Il n'est pas étonnant que l'inventaire soit ainsi perçu comme un fardeau et qu'il soit volontiers reporté ou effectué avec négligence.

Inventaire moderne (BarBrain) : Maintenant, le même scénario avec BarBrain : les deux employés ouvrent l'application BarBrain sur une tablette et un smartphone. Ils se connectent à l'inventaire préparé - tous les articles de l'établissement sont déjà créés numériquement. L'employé A commence à l'avant du comptoir : chaque bouteille de spiritueux, chaque fût de bière est compté directement dans l'application. Pour les bouteilles pleines, il lui suffit d'appuyer sur "+1", pour les bouteilles entamées, il fait glisser le curseur du smartphone jusqu'au niveau de remplissage estimé - l'application affiche par exemple 0,5 pour la moitié de la quantité de bouteilles, ce qui correspond exactement à la moitié de la quantité de bouteilles. Pendant ce temps, l'employé B saisit les caisses dans l'entrepôt : en quelques tapotements, il saisit par exemple "vin blanc 0,75 l - 12 bouteilles". Tous deux voient en direct la progression dans l'application ; les articles que le collègue A a déjà comptés sont marqués pour B, de sorte que rien ne soit saisi deux fois. En peu de temps, tous les domaines sont comptés. Sans autre intervention, le résultat de l'inventaire est immédiatement disponible: BarBrain a déjà additionné tous les chiffres, calculé la valeur du stock et créé un rapport PDF. On y voit également les différences par rapport au mois dernier, ainsi que le pourcentage de perte s'il manque quelque chose. Les deux employés ferment l'application et rentrent chez eux à l'heure - les heures supplémentaires pour la mise à jour des données sont complètement supprimées. La direction reçoit le rapport d'inventaire par e-mail depuis BarBrain ou le télécharge depuis l'interface web. Ce qui était auparavant un tour de force est devenu, avec BarBrain, une tâche routinière qui prend peu de temps tout en fournissant des chiffres fiables.

"La possibilité de mesurer avec précision les bouteilles entamées à l'aide de l'application est un gamechanger. Nos inventaires sont devenus non seulement plus rapides, mais aussi plus précis". Ce rapport pratique montre que la méthode numérique n'est pas seulement supérieure en théorie, mais aussi en pratique.