Wijnbars en wijnwinkels

Inventaris in wijnbars en wijnwinkels - volledige controle over elke fles

Wijnen zijn dure producten met een aanzienlijk margepotentieel - maar ze zijn gevoelig voor verliezen. Zelfs een enkele ontbrekende of gebroken fles van een topwijn kan een aanzienlijke daling van de winst betekenen. Bovendien vereist de opslag van wijn zorgvuldigheid: als wijn verkeerd wordt opgeslagen of de voorraad niet wordt gecontroleerd, bestaat het risico op kwaliteitsverlies en dood kapitaal in de kelder. Kortom: zonder een nauwkeurige inventaris in je wijnbar of wijnwinkel loop je het risico het overzicht te verliezen - en dat kost geld. Studies tonen aan dat een efficiënt voorraadbeheer tot 20% kan besparen op de kosten van goederen. Tegelijkertijd gaat in horecagelegenheden elke maand ongeveer 20% van de omzet verloren door krimp, diefstal of verlies. Het is dus de moeite waard om elke fles goed in de gaten te houden.

Waarom een nauwkeurige wijninventaris cruciaal is

Een digitale wijninventaris brengt volledige transparantie in je wijnvoorraad - en dat heeft tastbare voordelen. Ten eerste kun je de voorraad van je wijnkaart nauwkeurig beheren. Je weet op elk moment welke wijnen er in de kelder liggen en tegen welke kostprijs, en je kunt herberekeningen maken om te zien of de verkoopprijzen nog kloppen. Zo blijft de marge intact en voorkom je vervelende verrassingen bij de kassa. Aan de andere kant helpt een up-to-date inventarisatie je om de inkoop en voorraadniveaus te optimaliseren. Je voorkomt overstocking, wat dood kapitaal in het schap is, en herkent in een vroeg stadium wanneer een populaire vintage bijna op is. Niets is zo gênant als gasten een wijn aanraden die eigenlijk al uitverkocht is - of het verkeerde wijnjaar op de wijnkaart hebben staan. Met een nauwkeurige inventaris kun je de wijnkaart up-to-date houden, de beschikbaarheid van wijnjaren in de gaten houden en gericht bijbestellen. En last but not least schept een nauwkeurige inventarisatie vertrouwen binnen het team: iedereen weet wat er beschikbaar is, wat er ontbreekt en wat speciale aandacht nodig heeft. Kortom, een regelmatige inventarisatie is de basis voor winstgevend werk en tevreden gasten.

Typische uitdagingen in de wijninventaris

Het inventariseren van de voorraad in wijnbars en wijnwinkels is bijzonder lastig. Hier zijn enkele van de meest voorkomende uitdagingen:

• Krimp en breuk: Wijnflessen zijn breekbaar. Als een fles breekt of op onverklaarbare wijze "verdwijnt", is er direct sprake van verlies. Zonder een nauwkeurige inventarisatie wordt dergelijke krimp vaak pas in een laat stadium opgemerkt - tegen die tijd is het te laat om tegenmaatregelen te nemen.
• Open gedeeltelijke flessen: In veel wijnbars worden wijnen van hoge kwaliteit per glas geserveerd. Dit betekent dat er geopende flessen in de koelvitrine staan. Het correct tellen van deze gedeeltelijke hoeveelheden (bijv. "0,5 fles over") is vervelend, maar noodzakelijk voor het exacte gebruik van goederen.
• Veranderende jaargangen: een wijn blijft op de wijnkaart staan, maar het jaartal verandert zodra de oude flessen op zijn. Tijdens het inventariseren moet je bijvoorbeeld nauwkeurig scheiden of Merlot 2018 of 2019 op de plank staat. Verschillen in jaargangen beïnvloeden de prijs en de beschikbaarheid - dit bijhouden is moeilijk zonder digitale hulp.
• Eenmalige en zeldzame flessen: Wijnwinkels hebben vaak eenmalige voorraden - zeldzame flessen waarvan er nog maar 1-2 over zijn. Zulke zeldzaamheden gaan gemakkelijk verloren in massa-opslag. Ze vereisen speciale aandacht bij het tellen, want elk tekort betekent harde cash (en mogelijk een teleurgestelde verzamelaarsklant).
• Wijnkelder zonder receptie: vergeet de praktische omstandigheden niet: Wijnopslag vindt vaak plaats in een gewelfde kelder of een bijgebouw met dikke muren. Geen WLAN, geen gsm-netwerk. Dit is een probleem voor een digitale flesseninventarisatie als de app een internetverbinding nodig heeft. Veel conventionele inventarisatie-apps falen hier - en pen en papier worden weer gebruikt.

Digitale wijninventarisatie met BarBrain - functies speciaal voor flessengoederen en wijnwinkels

Gelukkig zijn hier gespecialiseerde oplossingen voor. BarBrain is ontwikkeld voor horeca-inventarissen en biedt extra functies voor wijnbars, wijnwinkels en wijnretailers. Digitale inventarisatiesoftware voor wijn zoals BarBrain maakt het proces niet alleen sneller, maar ook nauwkeuriger. Belangrijke functies in één oogopslag:

• Vullingsdetectie voor geopende flessen: BarBrain maakt het mogelijk om geopende wijnflessen eenvoudig te registreren via de app. U kunt bijvoorbeeld 0,3 of 0,7 van een fles tellen. Zo weet u precies hoeveel glazen er nog verkocht kunnen worden uit een geopende fles en blijft uw kostprijs traceerbaar.
• Hele lagen of kratten scannen en tellen: In plaats van elke fles afzonderlijk te tellen, kunt u met BarBrain hele kratten wijn in één keer opnemen. Dankzij scannerondersteuning en intelligente hoeveelheidsinvoer is het bijvoorbeeld mogelijk om met één scan direct 6 of 12 flessen tegelijk over te brengen naar de inventarislijst - ideaal voor originele dozen in het magazijn.
• Offline inventaris in de wijnkelder: U kunt zelfs in de diepste wijnkelder zonder internetontvangst met BarBrain werken. De app ondersteunt de offline modus, zodat u uw wijnkelder digitaal kunt tellen, zelfs als er geen WiFi beschikbaar is. Alle gegevens worden lokaal opgeslagen en gesynchroniseerd wanneer de verbinding wordt hersteld. Nooit meer de inventaris annuleren vanwege dikke keldermuren!
• Sorteren op oogstjaar, locatie, producent, artikelgroep: De digitale voorraadlijst kan met een paar klikken worden gefilterd en gesorteerd - precies volgens de criteria die gelden in de wijnsector. Je kunt bijvoorbeeld alle voorraden van een bepaald oogstjaar weergeven, filteren op locatie van herkomst of producent of groeperen op wijnsoort (rood, wit, mousserende wijn, enz.). Met deze flexibele weergave wordt voorraadbeheer in de wijnwinkel kinderspel.

De voordelen voor wijnbars en wijnwinkels in één oogopslag

Inventarisatiesoftware voor de wijnhandel en horeca zoals BarBrain biedt talloze voordelen voor u als uitbater van een wijnbar of wijnwinkel:

• Enorme tijdsbesparing: Digitale wijninventarisatie is veel sneller dan de pen-en-papier methode. Veel BarBrain gebruikers verkorten hun inventarisatietijd met meer dan de helft, zelfs met uitgebreide wijnkelders. Dit bespaart arbeidskosten en zenuwen.
• Grotere nauwkeurigheid, minder krimp: er treden minder fouten op dankzij scannen en digitale hoeveelheidsregistratie. Er wordt geen fles "vergeten" en afwijkingen worden onmiddellijk opgemerkt. Dit vermindert krimp en minimaliseert de kans op diefstal omdat elke beweging kan worden getraceerd.
• Actueel voorraadoverzicht: Je hebt altijd een overzicht van je wijnvoorraad. Je kunt snel controleren of je genoeg Chablis hebt voor het weekend of dat de laatste jaargang van een Barolo bijna voorbij is. Je wijnkaart is altijd up-to-date qua beschikbaarheid.
• Geoptimaliseerd aankoopbeleid: Met precieze gegevens kun je slimmer inkopen. Je herkent slow sellers en bestsellers en kunt je budget gericht inzetten. Overvoorraden worden vermeden - uw geld werkt in de verkoop, niet in de rekken. Tegelijkertijd zorg je ervoor dat er altijd voldoende flessen van de bestsellers op voorraad zijn.
• Betere kostenberekening en hogere marges: dankzij de analyse van de kosten van verkochte goederen weet je precies wat elke verkochte wijn je kost. Deze transparantie maakt het mogelijk om prijzen en aanbiedingen gericht te beheren. Het komt erop neer dat de winstgevendheid toeneemt omdat er minder verlies is en de kosten nauwkeuriger worden berekend.
  

"Sinds we zijn begonnen inventaris in de wijnbar digitaal met BarBrain, hebben we eindelijk volledige controle over elke fles. In het verleden waren twee mensen een hele dag bezig met tellen en toch klopte er vaak iets niet. Vandaag tel ik onze ongeveer 600 artikelen in iets meer dan 3 uur. Voorraad opnemen in de wijnbar was vroeger een verschrikking, nu is het een koud kunstje. En we ontdekken het meteen als er iets ontbreekt - er is praktisch geen krimp meer. BarBrain is voor ons een game changer in wijnbarbeheer!"

Conclusie met CTA: Test BarBrain nu gratis

Inventarisatie hoeft niet langer de vijand van de kenner te zijn. Vooral in wijnbars en wijnwinkels, waar digitale flesseninventarisatie het verschil kan betekenen tussen chaos en controle, is het de moeite waard om over te stappen op slimme tools. Met BarBrain kun je elke fles in de gaten houden - van de volle krat in het magazijn tot de geopende zeldzaamheid aan de bar. Zo stelt u uw marges veilig, verblijdt u uw gasten met wijnen die altijd beschikbaar zijn en bespaart u tegelijkertijd tijd en geld. Probeer BarBrain nu gratis uit en ervaar hoeveel makkelijker voorraad houden kan zijn in de wijnhandel! Veel succes en op een efficiënt voorraadbeheer in uw wijnbar of wijnwinkel.