Excel vs. BarBrain - Welke oplossing is beter voor uw inventarisatie?

Excel maakt van inventariseren een doe-het-zelfproject: je kunt veel instellen, maar je bent zelf verantwoordelijk voor elke stap. BarBrain neemt de restaurateur dit werk uit handen - van gegevensinvoer tot analyse. De tabel laat zien dat BarBrain bijzonder hoog scoort op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en betrouwbaarheid, terwijl Excel geen softwarekosten met zich meebrengt, maar inherente inefficiënties heeft.

Praktische vergelijking: Van Excel-chaos naar slimme inventarisatie

Laten we eens kijken naar twee situaties uit het echte leven:

• Inventarisatie met Excel: Een restaurant zonder speciaal inventarissysteem heeft in de loop der jaren een uitgebreide Excel-spreadsheet ontwikkeld. Deze bevat verschillende spreadsheets: één voor drank, één voor eten en één voor verbruiksartikelen. Op de inventarisatiedag print de manager alle lijsten uit Excel om de telling met zijn team te doen - niemand wil dure laptops meenemen in de vochtige kelder, en Excel gebruiken op een tablet is omslachtig. Dus iedereen schrijft zijn resultaten op papier om ze later over te zetten naar het bestand. Nadat alle cijfers moeizaam zijn overgetypt, realiseert de manager zich dat er ergens een fout moet zitten: De optelformule laat een negatief voorraadniveau zien. De zoektocht begint - misschien een typefout? Na enige tijd vindt hij een artikel dat twee keer is ingevoerd en corrigeert het. Een medewerker stelt voor om direct op het tablet in Excel te tellen om typen te besparen. Zo gezegd, zo gedaan: het blijkt echter dat parallel werken lastig is - slechts één persoon tegelijk kan de spreadsheet gebruiken om conflicten te voorkomen. Het komt er dus op neer dat je weer achter elkaar moet tellen in plaats van parallel. Uiteindelijk heb je dan toch een inventarislijst. Analyses die verder gaan (bijv. krimp ten opzichte van de doelstelling volgens de verkoop) zijn niet voorzien in het Excel-sjabloon of zijn verouderd omdat niemand de ingewikkelde formules bijhoudt. De kennis die wordt opgedaan met de inventarisatie blijft laag, behalve voor de absolute voorraadlijst.
  
  
• Voorraadbeheer met BarBrain: De introductie van BarBrain in dit restaurant laat zien dat het ook anders kan. De hele Excel catalogus met inkomende goederen is eenmalig door het BarBrain team overgezet naar de app, inclusief alle artikelen en eenheden. Op de inventarisatiedatum openen de manager en twee medewerkers de BarBrain app op hun apparaten. Iedereen selecteert een opslagruimte (bar, keuken, magazijn) en begint tegelijkertijd met opnemen. Niemand hoeft zich zorgen te maken over formules of het instellen van tabellen - de app leidt ze door het proces. Terwijl de manager het drankschap scant en de vulniveaus invoert met de schuifregelaar, telt de chef de voorraadruimte. De gegevens worden in realtime verzameld in een inventarislijst. Wanneer het laatste compartiment is geteld, tikt de manager op "Inventaris afsluiten". BarBrain genereert onmiddellijk een uitgebreid rapport: hij kan nu niet alleen de huidige voorraadniveaus zien, maar ook de veranderingen sinds de laatste inventarisatie. De voorraadwaardering is ook met één druk op de knop beschikbaar, wat het werk van de financiële boekhouder vergemakkelijkt. De conclusie van de manager: voor hem is het inventariseren van de voorraad teruggebracht van een Excel-"monster" tot een slanke routine. Het team heeft merkbaar minder tijd nodig en de cijfers zijn betrouwbaar.
  
  

"Dankzij de introductie is onze voorraadcontrole niet alleen sneller, maar ook nauwkeuriger geworden." Met name de exacte registratie van geopende flessen, wat altijd een gok was in Excel, heeft zijn voorraadcontrole aanzienlijk verbeterd.