BarBrain is ontworpen voor een snelle voorraadopname en bespaart tot 60% van de tijd vergeleken met traditionele methoden. Mobiele gegevensverzameling op locatie en parallel tellen in een team vermindert de tijd die nodig is voor het opnemen van de voorraad drastisch - het opnemen van de voorraad duurt vaak maar half zo lang als voorheen.

Het inventariseren van de voorraad met Hypersoft vereist vaak handmatige inspanning en nabewerking. Hoewel barcodescanners en weegschalen kunnen worden geïntegreerd om tellingen te versnellen, blijft het proces tijdrovend zonder deze hulpmiddelen.

BarBrain registreert voorraden digitaal en minimaliseert menselijke fouten. Geautomatiseerde berekeningen en een exacte bepaling van het vulniveau (zelfs voor geopende eenheden) reduceren het foutpercentage tot praktisch nul. Schattingen of omgedraaide cijfers worden geëlimineerd, zodat er aan het eind nauwkeurige en betrouwbare voorraadgegevens beschikbaar zijn.

Hypersoft biedt geïntegreerd voorraadbeheer. Met optionele inventarisatieapparatuur (zoals barcodelezers of digitale weegschalen) kan de voorraad nauwkeurig worden geregistreerd. Zonder dergelijke hulpmiddelen bestaat er echter een risico op inschattings- en transcriptiefouten tijdens handmatige registratie, wat de nauwkeurigheid kan beïnvloeden.

BarBrain is ontwikkeld als een mobiele inventarisatie-app voor smartphones en tablets, met een intuïtieve gebruikersinterface. Hoeveelheden worden geregistreerd door simpelweg te tikken of te vegen - een één-klik-telling voor drank en eten maakt het proces uiterst eenvoudig. Zelfs open flessen of geopende gerechten kunnen nauwkeurig worden aangegeven met een schuifregelaar. Dubbele werkstappen (noteren en vervolgens typen) zijn volledig geëlimineerd, wat de toepassing ook veel eenvoudiger maakt voor het personeel.

Hypersoft is een uitgebreid kassasysteem waarvan de inventarisatiemodule eerst moet worden geconfigureerd en aangeleerd. Het wordt voornamelijk bediend op een pc (backoffice) of met behulp van een vast handheld-apparaat, wat gewenning en training vereist. Zonder extra apparaten is het inventariseren minder intuïtief - vaak worden afdrukken of lijsten gebruikt, die vervolgens worden overgebracht naar het systeem.

‍

BarBrain kan flexibel worden geïntegreerd in elk bedrijf omdat het onafhankelijk van het kassasysteem kan worden gebruikt. De app wordt geleverd met een uitgebreide productcatalogus met meer dan 20.000 artikelen voor eten en drinken, waardoor de integratie van nieuwe producten kinderspel wordt. Voorraadgegevens kunnen verder worden verwerkt via Excel-export of API, zodat de voorraadresultaten eenvoudig kunnen worden overgedragen naar bestaande processen (controle, goederenbeheer van andere systemen).

De inventaris van Hypersoft maakt deel uit van een gesloten alles-in-één oplossing. De software biedt talloze interfaces en modules in het eigen ecosysteem (bijvoorbeeld voor financiële boekhoudsystemen zoals DATEV), maar geen directe verbinding met externe inventarisatietools - inventarisgegevens blijven binnen de backofficewereld van Hypersoft. Scanners en weegschalen kunnen aan de hardwarekant worden geïntegreerd, maar de uitwisseling met externe systemen is beperkt.

BarBrain maakt onmiddellijk na de telling automatische inventarisatierapporten. Duidelijke analyses zijn beschikbaar met één druk op de knop - inclusief totalen, verschillen, voorraadwaarde, boodschappenlijsten en zelfs historische vergelijkingen. Handmatig herberekenen of Excel-tabellen zijn niet nodig. De analyses zijn speciaal afgestemd op voorraadtellingen, zodat restauranthouders direct een duidelijk overzicht hebben van hun huidige voorraad en krimp.

Hypersoft biedt uitgebreide rapportagefuncties in de backoffice. Er zijn meer dan 100 voorgedefinieerde rapporten beschikbaar voor financiën, personeel en verkoopkosten. Inventarisgegevens stromen in dit goederenbeheersysteem, waardoor bijvoorbeeld bestelsuggesties kunnen worden gegenereerd. Analyses moeten echter meestal handmatig op de pc worden gemaakt; specifieke inventarisatierapporten vereisen expertise en tijd, omdat de inventaris slechts een deel van het totaalpakket is.

BarBrain kan worden gebruikt op elke smartphone of tablet (iOS/Android) - er is geen extra hardware nodig. Met de app kunnen meerdere mensen tegelijkertijd tellen als een team, zelfs in verschillende magazijnzones op hetzelfde moment. Alle invoer wordt in realtime gesynchroniseerd, dus je hoeft niet te wachten op een vrij apparaat. Het resultaat is een ontspannen team dat samen in minder tijd klaar is. 

Hypersoft vertrouwt op speciale kassa-hardware en optionele apparatuur voor voorraadopname. De inventarisatie wordt meestal uitgevoerd door individuele medewerkers na elkaar, omdat de standaardoplossing niet toestaat dat meerdere mensen tegelijkertijd aan hetzelfde inventarisatieproces werken. Als je parallel wilt tellen, zijn er meerdere apparaten of extra licenties nodig. Dit is vaak onpraktisch voor kleine teams, omdat ze om de beurt moeten werken zonder extra apparaten.

BarBrain biedt transparante abonnementspakketten vanaf €52 per maand voor bedrijven van elke grootte. Zelfs met het Basic tarief kunnen kleine bedrijven onbeperkt inventariseren. Grotere pakketten schalen naar behoefte, tot aan bedrijfsoplossingen - u betaalt alleen voor wat u nodig hebt. Dure gespecialiseerde hardware is volledig overbodig, waardoor de instapkosten laag blijven. Dankzij de enorme tijdsbesparing en het vermijden van fouten verdient BarBrain zichzelf snel terug en winnen restauranthouders kostbare werktijd terug. Bovendien kan BarBrain vrijblijvend getest worden (demo en gratis testfase), waardoor de toegevoegde waarde risicoloos getest kan worden.

De aankoop van Hypersoft betekent een grote investering. Het is een uitgebreide kassasoftware waarvan het prijsmodel varieert afhankelijk van de module en de grootte van het bedrijf - prijzen worden meestal individueel berekend op aanvraag. Naast de maandelijkse licentiekosten (een mobiele kassaterminal kost bijvoorbeeld ongeveer €105 per maand plus modules), zijn er ook kosten voor kassaterminals, scanners en ondersteuning. Deze lopende kosten kunnen aanzienlijk zijn voor kleinere bedrijven.