Pen en papier vs. BarBrain - Welke oplossing is beter voor uw inventaris?

De traditionele methode van inventariseren in veel bedrijven is nog steeds gebaseerd op het motto "pen en papier".

De traditionele manier van inventariseren in veel bedrijven is nog steeds gebaseerd op het motto "pen en papier". Je wapent jezelf met een klembord, uitgeprinte voorraadlijsten en een balpen en gaat plank voor plank. Maar wat decennialang gebruikelijk was, wordt nu steeds vaker vervangen door digitale oplossingen - en daar is een goede reden voor. Handmatig inventariseren is tijdrovend, foutgevoelig en een impopulaire taak voor werknemers. Dit roept de vraag op: BarBrain of papierwerk - welke oplossing is beter voor uw inventarisatie? Hieronder vergelijken we de beproefde handmatige methode met de moderne BarBrain app en belichten we de praktische voordelen.

Criterium

BarBrain

Pen en papier

Tijd

Met BarBrain gaat het opnemen van de voorraad tot 60 % sneller dan met conventionele methoden. Digitale registratie en gelijktijdig tellen in teamverband verkorten het hele proces aanzienlijk.

Traag: Je moet elk item met de hand noteren. Grote inventarisaties duren vaak uren en gaan tot diep in de nacht door. Schattingen kosten tijd en wegen nog meer.

Nauwkeurigheid

Hoge nauwkeurigheid, geen omgedraaide cijfers: app voorkomt overdrachtsfouten omdat totalen automatisch worden berekend. Deelhoeveelheden (geopende flessen) worden exact geregistreerd met een schuifregelaar.

Gevoelig voor fouten: onleesbaar handschrift, omgezette cijfers en schattingen leiden tot onnauwkeurigheden. Handmatige herberekening herbergt nog meer kans op fouten.

Gebruik

Intuïtieve bediening van de app zonder specialistische kennis. Visuele interface maakt inventariseren eenvoudig te begrijpen, zelfs voor ongeschoold personeel.

In theorie eenvoudig - iedereen kan tellen en schrijven. Maar het papierwerk wordt al snel chaotisch (veel lijsten, versies) en vereist concentratie om niets te vergeten.

Integraties

Digitaal: resultaten kunnen direct naar andere software worden geëxporteerd of worden doorgestuurd (bijv. naar de boekhouding). Gegevens kunnen centraal worden opgevraagd, typen is niet nodig.

Geen: Gegevens blijven op papier staan. Overdracht naar het ERP-systeem of naar de belastingadviseur vereist handmatig typen in Excel/PC. Geen real-time query mogelijk.

Rapporten en analyses

Kant-en-klaar inventarisatierapport met één druk op de knop, inclusief verschillen met het doel en evaluatie van krimp. Historische vergelijkingen op elk moment beschikbaar.

Handmatige evaluatie noodzakelijk: papieren documenten moeten worden samengevoegd, totalen berekend met een rekenmachine of Excel. Geen automatisch rapport - vaak alleen een lijst met cijfers zonder analyse.

Apparaten & Team

Werkt op bestaande smartphones/tablets (iOS, Android). Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd tellen in een team en de gegevens worden live gesynchroniseerd.

Papier, klembord, pen nodig. Teamtelling betekent lijsten opsplitsen - aan het eind moeten alle briefjes handmatig worden verzameld. Geen synchronisatie; dubbeltelling mogelijk.

Kosten

De maandelijkse softwarekosten vanaf €52 worden gecompenseerd door een aanzienlijke tijdsbesparing. Minder overwerk = lagere personeelskosten.

‍

Geen directe kosten. Hoge indirecte kosten: werktijd van werknemers, overuren en fouten die kunnen leiden tot onopgemerkte krimp.

Elk criterium toont duidelijk aan dat analoog inventariseren met pen en papier nauwelijks voordelen biedt, afgezien van de veronderstelde kostenbesparing. Wat je bespaart aan softwarekosten, betaal je vaak terug in arbeidsuren en stress. BarBrain gebruikt de sterke punten van digitalisering - snelheid, automatisering en beschikbaarheid van gegevens - om inventariseren eenvoudiger en betrouwbaarder te maken.

Praktische vergelijking: inventarisatie gisteren en vandaag

Traditionele inventarisatie (pen & papier): Een typisch scenario in een bar: twee werknemers moeten na het werk de maandelijkse inventaris uitvoeren. Ze printen lijsten van alle artikelen of gebruiken papieren formulieren. Dan splitsen ze zich op - de ene telt de sterke drank aan de bar, de andere telt de kratten in het magazijn. Elke gevonden hoeveelheid wordt op het papier genoteerd met behulp van telbladen of getallen. Bij geopende flessen proberen ze de vulgraad in te schatten (bijvoorbeeld "halfvol" noteren). Na uren tellen komen beiden samen met een stapel notities. Nu begint stap twee: alle cijfers moeten worden overgebracht naar een Excel-spreadsheet en opgeteld. Dit gebeurt vaak pas de volgende ochtend op kantoor omdat niemand het 's nachts kan doen. Het dubbele werk (eerst schrijven, dan typen) kost extra tijd. Er zijn genoeg bronnen van fouten: Misschien is het handschrift van een collega verkeerd geïnterpreteerd, zijn de totalen verkeerd getypt of vergeet je een strookje papier toe te voegen. Uiteindelijk wordt een inventarislijst aan de baas overhandigd - zonder diepgaande analyse, tenzij iemand nog draaitabellen in Excel gebruikt. Het is geen wonder dat inventariseren op deze manier als een last wordt ervaren en vaak wordt uitgesteld of slordig wordt uitgevoerd.

Moderne inventarisatie (BarBrain): Nu hetzelfde scenario met BarBrain: De twee medewerkers openen de BarBrain-app op een tablet en een smartphone. Ze loggen in op de voorbereide inventaris - alle artikelen in het etablissement zijn al digitaal aangemaakt. Medewerker A begint vooraan in de bar: elke fles sterke drank en elk fust bier wordt direct geteld in de app. Voor volle flessen is een tik op "+1" voldoende, terwijl hij de schuifregelaar op de smartphone gebruikt om geopende flessen naar de geschatte vulstand te slepen - de app geeft bijvoorbeeld 0,5 weer voor halfvol, wat precies de helft van de fleshoeveelheid is. Ondertussen registreert medewerker B de kratten in het magazijn: met een paar tikken voert hij bijvoorbeeld "witte wijn 0,75 liter - 12 flessen" in. Beiden kunnen de voortgang live zien in de app; items die collega A al heeft geteld, worden gemarkeerd voor B, zodat niets dubbel wordt geteld. Na korte tijd zijn alle ruimtes geteld. Het inventarisatieresultaat is direct beschikbaar zonder verdere actie: BarBrain heeft alle cijfers al opgeteld, de voorraadwaarde berekend en een PDF-rapport gemaakt. Dit toont ook de verschillen ten opzichte van de vorige maand, evenals de krimp (verlies) in procenten als er iets ontbreekt. De twee medewerkers sluiten de app af en gaan op tijd naar huis - ze hoeven niet over te werken om de gegevens bij te werken. Het management ontvangt het inventarisatierapport per e-mail van BarBrain of downloadt het via de webinterface. Wat vroeger een hele klus was, is met BarBrain een routineklus geworden die weinig tijd kost en toch betrouwbare cijfers oplevert.

"De mogelijkheid om geopende flessen nauwkeurig te meten met behulp van de app is een game changer. Onze voorraadopname is niet alleen sneller, maar ook nauwkeuriger geworden." Dit praktijkverslag laat zien dat de digitale methode niet alleen in theorie superieur is, maar ook in de praktijk.

Conclusie: digitale efficiëntie in plaats van papieren chaos

Dus waarom blijven worstelen met klemborden en papierwerk als er tegenwoordig intelligente alternatieven zijn? De vergelijking tussen BarBrain en pen & papier is duidelijk: BarBrain verandert het inventariseren van een karwei in een gestroomlijnd, controleerbaar proces. Terwijl pen en papier geen andere toegevoegde waarde bieden dan nostalgie, creëert BarBrain transparantie in realtime, vermindert het fouten en bespaart het kostbare tijd.

Deze omschakeling is vooral de moeite waard voor cateringbedrijven die hun kosten in de gaten moeten houden. Elk uur dat wordt bespaard op de inventarisatie is tijd die wordt gewonnen voor de kernactiviteiten - of het nu gaat om het verzorgen van gasten of het plannen van het volgende menu-aanbod. Bovendien zorgt een nauwkeurige inventarisatie ervoor dat verliezen kunnen worden herkend en aangepakt, wat een directe impact heeft op de winst.

Waar het op neerkomt: BarBrain is de moderne standaard waar handmatige papieren inventarisatie niet meer tegenop kan. Voor bars, restaurants en hotels die nog op de traditionele manier tellen, is dit het ideale moment om over te stappen op digitale inventarisatie - naar BarBrain en weg van de chaos van papieren bonnen. De investering in zo'n oplossing verdient zichzelf meestal binnen een paar maanden terug door tijd- en kostenbesparingen. Inventariseren zonder drama? Het is mogelijk met BarBrain.

Regel nu een demo!

Wil je je inventaris verbeteren? Dan is dit het moment om een vrijblijvende demo te boeken.

Regel een demo

Een lijn op de achtergrond voor een call-to-action voor de snelste inventaris in de voedingsmiddelen- en drankensector.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Hoe begin ik met BarBrain?

Om aan de slag te gaan met BarBrain kunt u altijd een demo met ons afspreken. Wij zoeken dan samen met u naar de juiste opstelling en nemen alle belangrijke punten met u door, zodat u uw volgende inventarisatie met BarBrain kunt uitvoeren.

Voor welke bedrijven is BarBrain geschikt?

BarBrain is ideaal voor alle horecagelegenheden, waaronder bars, restaurants, nachtclubs en hotels - ongeacht de grootte. Het is geschikt voor zowel individuele eigenaars als grote ketens met meerdere locaties.

Hoeveel gebruikers kunnen de app tegelijkertijd gebruiken?

Met BarBrain kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd in de app werken. Je kunt je collega's uitnodigen om parallel te werken aan verschillende locaties of taken.

Is er een gratis proefperiode?

Ja, BarBrain biedt een gratis proefperiode van 30 dagen waarin je alle functies van de app zonder beperkingen kunt uitproberen.

Hoeveel kost het om BarBrain te gebruiken?

De kosten voor het gebruik van BarBrain hangen af van het aantal locaties en de specifieke eisen van uw bedrijf.

Kan BarBrain meerdere locaties beheren?

Ja, je kunt meerdere locaties beheren in de app en voor elke locatie een aparte inventarisatie uitvoeren. Dit is vooral handig voor bedrijven met meerdere vestigingen of locaties.

Is BarBrain beschikbaar op mobiele apparaten?

Ja, BarBrain is beschikbaar als app voor zowel Android- als iOS-apparaten. Er is ook een webapp die je via je browser kunt gebruiken.