Excel vs. BarBrain – Welche Lösung ist besser für Deine Inventur?

Excel verwandelt die Inventur in ein DIY-Projekt: Man kann vieles einstellen, ist aber für jeden Schritt selbst verantwortlich. BarBrain nimmt dem Gastronom diese Arbeit ab – von der Datenerfassung bis zur Auswertung. In der Tabelle sieht man, dass BarBrain vor allem in puncto Benutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit punktet, während Excel zwar keine Softwarekosten verursacht, dafür aber inhärente Ineffizienzen mitbringt.

Praxisvergleich: Vom Excel-Chaos zur smarten Inventur

Schauen wir uns zwei Situationen aus der Praxis an:

• Inventur mit Excel: Ein Restaurant ohne spezielles Inventursystem hat über die Jahre ein umfangreiches Excel-Spreadsheet entwickelt. Dieses enthält mehrere Tabellenblätter: eines für Getränke, eines für Lebensmittel, eines für Verbrauchsartikel. Am Inventurtag druckt der Manager alle Listen aus Excel, um mit seinem Team die Zählung zu machen – niemand möchte teure Laptops mit in den feuchten Keller nehmen, und das Bedienen von Excel am Tablet ist umständlich. Jeder schreibt also auf Papier seine Ergebnisse, um sie später in die Datei zu übertragen. Nachdem alle Zahlen mühsam abgetippt sind, merkt der Manager, dass irgendwo ein Fehler sein muss: Die Summenformel zeigt einen negativen Lagerbestand. Die Suche beginnt – vielleicht ein Tippfehler? Nach einiger Zeit findet er eine doppelt erfasste Position und korrigiert sie. Eine Mitarbeiterin schlägt vor, doch direkt auf dem Tablet in Excel zu zählen, um das Abtippen zu sparen. Gesagt, getan beim nächsten Mal: Allerdings stellt sich heraus, dass paralleles Arbeiten schwierig ist – immer nur eine Person kann die Tabelle bedienen, um Konflikte zu vermeiden. Also läuft es darauf hinaus, dass doch wieder nacheinander gezählt wird, statt parallel. Mit Ach und Krach steht am Ende eine Inventurliste. Auswertungen darüber hinaus (z. B. Schwund im Vergleich zum Soll laut Verkäufen) sind in der Excel-Vorlage nicht vorgesehen oder veraltet, weil niemand die komplizierten Formeln aktuell hält. Der Erkenntnisgewinn aus der Inventur bleibt gering, außer der absoluten Bestandsliste.
  
  
• Inventur mit BarBrain: Dass es anders geht, zeigt die Einführung von BarBrain in diesem Restaurant. Der gesamte Excel-Wareneingangskatalog wurde einmalig vom BarBrain-Team in die App übertragen, inkl. aller Artikel und Einheiten. Am Stichtag der Inventur öffnen der Manager und zwei Mitarbeiter die BarBrain-App auf ihren Geräten. Jeder wählt einen Lagerbereich aus (Bar, Küche, Lagerraum) und beginnt gleichzeitig mit der Erfassung. Keiner muss sich um Formeln oder Tabellenaufbau kümmern – die App führt sie durch den Prozess. Während der Manager das Spirituosenregal scannt und die Füllstände per Slider eingibt, zählt der Koch die Vorratskammer. Die Daten laufen in Echtzeit in einer Inventurliste zusammen. Als das letzte Fach gezählt ist, tippt der Manager auf “Inventur abschließen”. Sofort erzeugt BarBrain einen umfangreichen Bericht: Er sieht jetzt nicht nur die aktuellen Bestände, sondern auch die Veränderungen seit der letzten Inventur. Auch die Bewertung der Lagerbestände ist auf Knopfdruck da, was dem Finanzbuchhalter die Arbeit erleichtert. Das Fazit des Managers: Inventur ist für ihn vom Excel-„Monster“ zu einer schlanken Routine geschrumpft. Die Zeit, die das Team benötigt, hat sich spürbar verringert, und die Zahlen sind vertrauenswürdig.
  
  

„Durch die Einführung sind unsere Inventuren nicht nur schneller, sondern auch genauer geworden.“. Besonders die exakte Erfassung von angebrochenen Flaschen, die in Excel immer geraten war, hat seine Bestandskontrolle deutlich verbessert.