Stift und Zettel vs. BarBrain – Welche Lösung ist besser für Deine Inventur?

Bei jedem Kriterium wird deutlich, dass die analoge Inventur mit Zettel und Stift kaum Vorteile außer der vermeintlichen Kostenersparnis bietet. Was man an Softwaregebühren spart, zahlt man vielfach mit Personalstunden und Stress drauf. BarBrain nutzt die Stärken der Digitalisierung – Schnelligkeit, Automatisierung und Datenverfügbarkeit – und macht die Inventur dadurch einfacher und verlässlicher.

Praxisvergleich: Inventur gestern und heute

Traditionelle Inventur (Stift & Zettel): Ein typisches Szenario in einer Bar: Zwei Mitarbeiter sollen nach Feierabend die Monatsinventur durchführen. Sie drucken Listen aller Artikel aus oder nutzen Vordrucke auf Papier. Dann teilen sie sich auf – einer zählt die Spirituosen an der Theke, der andere die Kisten im Lager. Jede gefundene Menge wird mit Strichlisten oder Zahlen auf dem Papier notiert. Für angebrochene Flaschen versucht man, den Füllstand abzuschätzen (z. B. „halb voll“ notieren). Nach Stunden des Zählens treffen sich beide mit einem Stapel Zettel. Jetzt beginnt Schritt zwei: Alle Zahlen müssen in eine Excel-Tabelle übertragen und addiert werden. Oft geschieht das erst am nächsten Morgen im Büro, weil es nachts niemand mehr schafft. Die Doppelarbeit (erst schreiben, dann tippen) kostet zusätzliche Zeit. Fehlerquellen sind reichlich vorhanden: Vielleicht wurde die Handschrift vom Kollegen falsch gedeutet, Summen vertippt oder man vergisst, einen Zettel zu berücksichtigen. Schließlich steht eine Inventurliste, die dem Chef übergeben wird – ohne tiefergehende Analyse, außer jemand bemüht noch Pivot-Tabellen in Excel. Kein Wunder, dass Inventur auf diese Weise als Last empfunden wird und gerne aufgeschoben oder nur nachlässig durchgeführt wird.

Moderne Inventur (BarBrain): Jetzt das gleiche Szenario mit BarBrain: Die beiden Mitarbeiter öffnen die BarBrain-App auf einem Tablet und einem Smartphone. Sie loggen sich in die vorbereitete Inventur ein – alle Artikel des Betriebs sind bereits digital angelegt. Mitarbeiter A beginnt vorne an der Theke: Jede Spirituosenflasche, jedes Bierfass wird direkt in der App gezählt. Bei vollen Flaschen genügt ein Tap auf “+1”, angebrochene Flaschen zieht er am Smartphone-Slider auf den geschätzten Füllstand – die App zeigt z. B. 0,5 für halb voll an, was exakt der Hälfte der Flaschenmenge entspricht. Mitarbeiter B erfasst derweil im Lager die Kisten: Mit ein paar Fingertipps gibt er z. B. “Weißwein 0,75 l – 12 Flaschen” ein. Beide sehen live den Fortschritt in der App; Artikel, die Kollege A schon gezählt hat, sind für B markiert, sodass nichts doppelt erfasst wird. Nach kurzer Zeit sind alle Bereiche durchgezählt. Ohne weiteres Zutun liegt das Inventurergebnis sofort vor: BarBrain hat bereits alle Zahlen addiert, den Lagerwert berechnet und einen PDF-Bericht erstellt. Darin sind auch gleich die Differenzen zum letzten Monat ersichtlich, sowie der Schwund (Verlust) in Prozent, falls etwas fehlt. Die beiden Mitarbeiter schließen die App und gehen pünktlich nach Hause – Überstunden für Daten-Nachpflege entfallen komplett. Die Geschäftsführung erhält den Inventurbericht per E-Mail aus BarBrain oder lädt ihn aus der Web-Oberfläche herunter. Was früher ein Kraftakt war, ist mit BarBrain eine routinemäßige Aufgabe geworden, die wenig Zeit in Anspruch nimmt und dennoch verlässliche Zahlen liefert.

“Die Möglichkeit, angebrochene Flaschen mithilfe der App genau zu messen, ist ein Gamechanger. Unsere Inventuren sind nicht nur schneller, sondern auch genauer geworden.”. Dieser Praxisbericht zeigt, dass die digitale Methode nicht nur theoretisch, sondern auch praktisch überlegen ist.