Voorraadbeheer in hotelbars en restaurants - efficiënt, nauwkeurig, flexibel

Of het nu gaat om een 5-sterrenhotel met à la carte service of een zakenhotel met een ontbijtbuffet en minibar - de vereisten voor voorraadbeheer en voorraadcontrole in een hotel zijn complex. Tussen de hotelbar, de keuken van het restaurant, het banketgedeelte en de minibar moet elke dag een groot aantal artikelen worden verplaatst, verbruikt en opnieuw besteld. Een schone, regelmatige inventaris in de hotelbar en het hotelrestaurant is essentieel om het overzicht en de controle te behouden - en dit met een grote verscheidenheid aan vereisten, personeelsstructuren en locaties. Een digitale oplossing zoals BarBrain brengt orde in het systeem - snel, eenvoudig en aanpasbaar voor elke hotelstructuur.

Wat maakt inventariseren in een hotel zo uitdagend?

Hotelcatering is in veel opzichten bijzonder:

• Veel opslaglocaties: sterke dranken in de bar, snacks in de ontbijtruimte, wijnen in de kelder, ingrediënten in de keuken, drank in de minibar - vaak verspreid over meerdere verdiepingen of gebouwen. Elke afdeling moet apart worden bekeken en goed worden geregistreerd tijdens het digitaal inventariseren van hotelactiviteiten.
• Een grote verscheidenheid aan productsoorten: verse levensmiddelen, diepvriesproducten, sterke dranken, frisdranken, koffiespecialiteiten of verbruiksartikelen - de voorraadlijst is lang. En dan zijn er ook nog non-food producten zoals glazen, papieren rietjes of schoonmaakdoekjes. Zonder een systematische oplossing verlies je gemakkelijk het overzicht.
• Fluctuerende vraag: hotelbezetting, seizoensgebondenheid en evenementen (bijv. bruiloften, conferenties) beïnvloeden de dagelijkse consumptie van goederen. Spontane pieken gaan gepaard met het aanleggen van voorraden - alleen wie weet wat er daadwerkelijk in voorraad is, kan betrouwbaar plannen.
• Transparantie voor controle & keten: gedocumenteerde inventariscijfers zijn verplicht, vooral voor hotelgroepen of franchisebedrijven. De keuken- en barinventaris in het hotel moet op een controleerbare en begrijpelijke manier worden gedocumenteerd voor het hoofdkantoor, de boekhoudafdeling of de franchisegever.

De problemen van klassieke inventarissen in hotels

Iedereen die nog met pen, papier en Excel-lijstjes werkt, kent de typische zwakke punten:

• Papierwerk en handmatige fouten: omgedraaide cijfers, onleesbare notities, dubbele invoer - het foutenpercentage is hoog bij papieren inventarissen.
• Ongestructureerde processen: In veel bedrijven telt elke afdeling voor zichzelf - maar er is geen centraal overzicht. Niemand weet precies wat er "in totaal" beschikbaar is.
• Geen overzicht met meerdere locaties: Voor hotelgroepen of franchisebedrijven is het bijna onmogelijk om alle magazijnen digitaal te vergelijken of samen te voegen - vooral als elk filiaal zijn eigen Excel-systeem heeft.

Hoe BarBrain hotelbedrijven ondersteunt met inventarisatie

BarBrain is een digitale inventarisatiesoftware die speciaal is ontwikkeld voor cateringbedrijven - inclusief de complexe F&B-sector in hotels. In plaats van scannen of vervelende reconciliatie gebruikt u een eenvoudige app waarmee u hoeveelheden direct kunt registreren met +/- knoppen of schuifregelaars.

Wat BarBrain je biedt in het hotel:

• Opname via +/- widget of schuifregelaar: snel en eenvoudig - lange hoeveelheden intypen of barcodes scannen is niet nodig. Ideaal voor geopende flessen, deelverpakkingen of verpakkingseenheden.
• Individueel aanpasbare opbergstructuur: Je kunt de keuken, bar, ontbijtopslag, minibar of banketruimte als afzonderlijke telgebieden indelen. Dit zorgt voor een duidelijk overzicht - zelfs met meerdere locaties.
• Geschikt voor offline gebruik - ideaal voor magazijnen zonder netwerk: Tel zelfs in de wijnkelder of koelcel. BarBrain werkt zonder internet en synchroniseert de gegevens later automatisch.
• Vestigingen geïntegreerd: Als je meerdere locaties hebt, kun je elke unit afzonderlijk registreren en tegelijkertijd centraal analyseren - perfect voor kleine hotelketens of hotelgroepen.
• Klaar voor onmiddellijk gebruik: geen training nodig. Je team kan meteen aan de slag - ideaal voor wisselend personeel in ploegendienst.

Voordelen voor operationeel beheer, inkoop en controle

BarBrain brengt structuur en efficiëntie in uw hotelbedrijf:

• Minder krimp: een regelmatige inventarisatie brengt verliezen aan het licht - door breuk, bederf of krimp in de minibar.
• Planningzekerheid bij het inkopen: Duidelijke voorraadniveaus helpen je om gerichter bij te bestellen - geen overdadige voorraad van zelden gebruikte artikelen meer.
• Opluchting voor je team: Geen Excel-overbelasting meer, geen inventarisatieavonden meer vlak voor de maandafsluiting. Uw medewerkers tellen sneller en nauwkeuriger.
• Betrouwbare cijfers voor het management: Schone inventaris op de rapportagedatum - ideaal om door te geven aan de boekhoudafdeling, belastingadviseur of het hoofdkantoor.

"We hebben hier twee bars - een in het kasteel en een in de retraite. Met het volume dat we hier moeten beheren, waren we vroeger zes tot acht uur bezig met inventariseren. Dat was wreed - niemand vond het leuk om te doen," legt Kevin uit. Met de introductie van BarBrain, de slimme voorraadapp voor de horeca, is alles veranderd voor Kevin en zijn team. Dankzij de app verloopt het hele proces niet alleen sneller, maar is het ook veel motiverender voor de werknemers. "Nu kunnen we alles in twee tot drie uur doen en dat is het mooie ervan. Deze app is briljant omdat het de medewerkers motiveert om de inventarisatie opnieuw te doen," zegt Kevin van Schloss Elmau enthousiast.

Conclusie: Digitale inventaris voor uw hotel - begin nu met BarBrain

Of u nu een boetiekhotel bent met ontbijt en een minibar of een ketenhotel met een bar en een eigen restaurant - met BarBrain kunt u uw inventaris eenvoudiger, sneller en transparanter beheren. Betrouwbare digitale inventarisatie in het hotelrestaurant en de bar ontlast uw medewerkers, beschermt tegen krimp en zorgt voor zuivere cijfers bij inkoop en controle.

Probeer BarBrain nu gratis uit en ervaar hoe eenvoudig inventariseren in de hotellerie echt kan zijn - zonder scannen, zonder stress.