Étude de cas : comment L'Osteria réduit le temps consacré à l'inventaire de 2 à 3 heures par établissement

• ‍Entreprise : L'Osteria –Chaîne de restaurants présente dans toute l'Europe‍
• Secteur : chaînes derestauration décontractée‍
• Lieux : plus de 160 restaurants dans 9pays‍
• Cas d'utilisation : inventaire mensuel des produits alimentaires et des boissons dans toutesles succursales‍
• Contact : Apostolos Behrendt, directeur général (succursale de Munich)‍
• Résultat : un gain de temps de 2 à 3 heures par inventaire et par succursale

À propos de L'Osteria

L'Osteria est l'une des plus grandes chaînes de restaurants d'Europe. Avec plus de 160 établissements répartis dans 9 pays, elle est réputée pour ses pizzas géantes et ses pâtes dignes d'une trattoria. Ce qui semble simple dans l'assiette nécessite des processus précis en coulisses — de l'approvisionnement et la gestion des stocks à l'inventaire mensuel. Apostolos Behrendt est le directeur général d'une succursale de L'Osteria à Munich. Il connaît le processus d'inventaire sous ses deux aspects : avant et après BarBrain. La différence, dit-il, est énorme.

Le défi : fin du mois, presse-papiers, minuit

C'est le dernier jour du mois. La cuisine est nettoyée, les derniers clients s'en vont. Mais pour l'équipe d'Apostolos, le plus dur ne fait que commencer : l'inventaire. Boissons, nourriture, emballages, couverts… chaque article doit être répertorié individuellement. À la main, sur des listes Excel imprimées, à l'aide d'un bloc-notes.

« À la fin du mois, c'est toujours l'heure de l'inventaire — bien sûr, personne ne s'en réjouit, car cela prend énormément de temps et ce n'est vraiment pas une partie de plaisir. » –Apostolos Behrendt, directeur général, L'Osteria Munich

Le plus gros problème n'était pas le comptage en soi, mais le volume total. Des centaines de lignes, une seule équipe, un seul bloc-notes. Il fallait ensuite transférer manuellement les données dans Excel, tout totaliser et vérifier qu'il n'y avait pas d'erreurs. Dans une succursale proposant la gamme de produits de L'Osteria, cela durait régulièrement jusqu'après minuit. Multipliez cela par plus de 200 sites et l'impact devient évident : chaque heure gagnée par succursale représente des milliers d'heures de travail par an pour l'ensemble de la chaîne.

Pourquoi BarBrain ?

Pour une chaîne de restaurants comptant plus de 200 établissements, un facteur prime sur tous les autres : l'évolutivité. L'application de gestion numérique des stocks de BarBrain a apporté trois avantages décisifs :

Comptage parallèle : au lieu qu'une seule personne parcoure la zone de stockage, deux, trois ou quatre personnes peuvent effectuer le comptage simultanément. Chacune sur son propre smartphone. Les données se synchronisent en temps réel.

Consolidation instantanée : pas de compilation manuelle des listes, pas d'exportation vers Excel, pas de ressaisie. À la fin du processus de comptage, le résultat est prêt — automatiquement consolidé.

Basé sur smartphone : aucun matériel supplémentaire, aucun appareil spécialisé. L'équipe utilise les smartphones ou tablettes dont elle dispose déjà. L'aperçu complet des fonctionnalités présente toutes les fonctions en détail.

Mise en œuvre

BarBrain a été déployé dans toutes les succursales de L'Osteria. La mise en place dans chaque établissement a été simple : numériser la gamme de produits, attribuer les zones de stockage, former l'équipe. L'application étant conçue de manière intuitive, la période d'adaptation a été très courte.

« Depuis que nous utilisons BarBrain, la gestion des stocks est devenue beaucoup plus simple. L'équipe n'a plus besoin d'imprimer des feuilles de calcul Excel ni de faire le tour des réserves. »– Apostolos Behrendt, directeur général, L'Osteria Munich

Un aspect crucial pour une chaîne : le déploiement peut être standardisé. Une fois mis en place, le processus se déroule de la même manière dans toutes les succursales, avec des résultats comparables.

Résultats

Les changements mesurables par succursale depuis le passage à BarBrain :

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« Nous gagnons au moins deux à trois heures par inventaire. Avant, l'inventaire était une tâche fastidieuse, mais aujourd'hui, le personnel prend presque plaisir à s'en occuper, car cela va incroyablement vite et ne cause plus aucun stress. » –Apostolos Behrendt, directeur général, L'Osteria Munich

Impact opérationnel

Pour un seul établissement, un gain de temps de 2 à 3 heures est déjà perceptible. Pour une chaîne comptant plus de 160 succursales, c'est une véritable révolution. En extrapolant, L'Osteria économise des centaines d'heures de travail par mois grâce à BarBrain, rien qu'au niveau de la gestion des stocks.

À cela s'ajoute la qualité des données. Lorsque quatre membres de l'équipe effectuent le comptage simultanément et que les résultats sont automatiquement regroupés, le taux d'erreur diminue considérablement par rapport au processus manuel. Cela a un impact direct sur le calcul du coût des marchandises: des données de stock plus précises permettent d'obtenir des coûts alimentaires plus exacts, une meilleure planification des achats et une détection plus précoce des pertes.

Pour la direction d'une chaîne de restaurants, cela signifie : disposer de données d'inventaire comparables et fiables pour tous les établissements, sans dépendre des compétences en Excel de chaque responsable de succursale.

À propos de BarBrain

BarBrain est la solution de gestion des stocks numérique la plus rapide du secteur de la restauration. Plus de 1 000 établissements — des restaurants indépendants aux chaînes de restauration — utilisent cette application pour leur inventaire mensuel. La mise en place prend moins d'une journée et l'essai de 30 jours est gratuit.