Étude de cas : Schloss Elmau réduit de 60 % le temps nécessaire à l'inventaire

En bref

• ‍Entreprise : Schloss Elmau – Complexe thermal de luxe ethavre culturel‍
• Secteur : hôtel 5 étoiles /complexe hôtelier de luxe‍
• Lieu : Elmau , Haute-Bavière‍
• Cas d'utilisation : 2 bars d'hôtel (Schloss + Retreat)
• Résultat : un gain de tempsde plus de 60 % sur la gestion des stocks de boissons

À propos du château d'Elmau

Le château d'Elmau est l'un des complexes hôteliers de luxe les plus réputés d'Allemagne. Il a accueilli plusieurs sommets du G7 ; la liste de ses hôtes ressemble à un véritable « who's who » du monde des affaires, de la politique et de la culture. Le complexe comprend deux bars proposant une vaste sélection de spiritueux : l'un situé dans le château même et l'autre dans le Retreat adjacent. Keven McFarland, le responsable du bar, est chargé de la gestion des stocks dans ces deux établissements.

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Le défi : 8 heures pour un seul inventaire

Avant BarBrain, l'inventaire mensuel était la tâche administrative la plus chronophage dans le quotidien de Keven. Deux bars, des centaines de spiritueux, des dizaines de vins, de bières et de boissons non alcoolisées : chaque bouteille devait être enregistrée à la main, notée, puis transférée dans Excel.

« Avant, nous passions six à huit heures à faire l'inventaire. C'était pénible — personne n'aimait s'en occuper. » –Keven McFarland, responsable du bar, Schloss Elmau

Le problème ne se limitait pas au temps nécessaire. L'enregistrement manuel entraînait des erreurs liées aux bouteilles ouvertes, des doubles comptages et un temps de traitement supplémentaire d'une à deux heures. Dans un complexe hôtelier de luxe où la main-d'œuvre coûte cher et où l'excellence du service est incontournable, cela représentait un véritable problème financier.

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Pourquoi BarBrain ?

Keven a évalué plusieurs solutions. Son choix s'est porté sur BarBrain pour trois raisons : l'application a été spécialement conçue pour la gestion des stocks de boissons dans le secteur de l'hôtellerie-restauration, et non comme un outil générique de gestion d'entrepôt. Le curseur permettant de saisir le nombre de bouteilles ouvertes a éliminé le besoin de pesées fastidieuses ou d'estimations approximatives. Et le comptage parallèle a permis de faire l'inventaire des deux bars simultanément.

L'application d'inventaire numérique BarBrain peut être configurée en une journée. L'équipe de Keven n'a pas eu besoin de matériel supplémentaire : un smartphone ou une tablette a suffi. La rubrique « Toutes les fonctionnalités en un coup d'œil » présente en détail tout ce que BarBrain propose.

Mise en œuvre

La mise en place a été simple. BarBrain a numérisé la gamme de produits des deux bars, y compris tous les spiritueux, vins, bières et boissons non alcoolisées. En l'espace d'une semaine, l'équipe avait été formée. Le premier inventaire numérique a pu être effectué à la fin du mois suivant.

« L'application est intuitive. Mon équipe l'a maîtrisée en 15 minutes. » –Keven McFarland, responsable du bar, Schloss Elmau

Résultats

Les changements observables après trois mois d'utilisation de BarBrain :

« Cette application est géniale, car elle motive le personnel à refaire l'inventaire. Ce qui était autrefois une tâche fastidieuse est désormais un vrai plaisir. » –Keven McFarland, responsable du bar, Schloss Elmau

Impact opérationnel

Au-delà du simple gain de temps, le passage à BarBrain a eu des répercussions plus larges. Les rapports d'inventaire automatisés sont directement transmis au service de contrôle de gestion, ce qui renforce la transparence sur le coût des marchandises des bars. Les pertes sont détectées plus rapidement. Les quantités commandées peuvent être planifiées avec plus de précision, car les données de stock sont à jour et fiables. Pour un établissement comme le Schloss Elmau, où deux bars proposent des spiritueux haut de gamme, cela fait une différence considérable. Si une bouteille de Macallan 18 ans n’est pas enregistrée correctement, ce n’est pas une somme négligeable.

À propos de BarBrain

BarBrain est la solution de gestion des stocks numérique la plus rapide du secteur de la restauration. Plus de 1 000 établissements — des restaurants indépendants aux chaînes de restauration — utilisent cette application pour leur inventaire mensuel. La mise en place prend moins d'une journée et l'essai de 30 jours est gratuit.