Étude de cas : comment le Drunken Monkey Club a réduit son inventaire d'une journée entière à quelques heures

• Établissement : Drunken Monkey Club à l'Enter the Dragon,Munich
• Secteur : boîte de nuit / bar /divertissement‍
• Lieu : Munich‍
• Domaine d'application : inventaire mensuel des boissons dans toutesles zones de stockage‍
• Interlocuteur : Nicolai Wenzel, Logistique etgestion des stocks‍
• Résultat : le temps nécessaire à l'inventaire est passé d'une journée entière à quelques heures seulement

À propos d'Enter the Dragon et du Drunken Monkey Club

Enter the Dragon est l'un des lieux les plus branchés de la vie nocturne munichoise. Le complexe comprend le Drunken Monkey Club, un lieu à la fois bar, discothèque et salle de spectacle. Nicolai Wenzel est responsable de la logistique et de la gestion des stocks. Concrètement, cela signifie qu'il veille à ce que tout le nécessaire soit disponible derrière le comptoir et à ce que les comptes soient équilibrés à la fin du mois.

Une discothèque a des besoins en matière d'inventaire différents de ceux d'un restaurant. De grandes quantités d'alcools, de bières, de boissons non alcoolisées, de boissons énergisantes, sans oublier les consommables tels que les pailles, les serviettes et les gobelets. L'assortiment est vaste, le débit élevé, et l'inventaire a lieu pendant la journée, lorsque la discothèque est fermée.

Le défi : une journée entière consacrée à l'inventaire

C'est le premier du mois, mardi matin. Nicolai se tient devant l'entrepôt. Des rayonnages remplis de bouteilles, de caisses et de boîtes. Chaque article doit être répertorié – à la main, sur papier. Il faut ensuite tout regrouper manuellement et le saisir sur l'ordinateur.

« Il nous a fallu toute la journée pour tout compter à la main. Nous avons dû enregistrer chaque bouteille une par une et compiler les résultats manuellement. Cela nous a vraiment pris beaucoup de temps. » –Nicolai Wenzel, Logistique, Drunken Monkey Club

Cela demandait énormément de temps : commencer tôt le matin, compter jusqu’à l’après-midi, puis saisir les données sur l’ordinateur. Une journée de travail complète, chaque mois. Et le taux d’erreur lié à la saisie manuelle constituait un problème supplémentaire. Dans une boîte de nuit très fréquentée, les petits écarts s’accumulent rapidement.

Pourquoi BarBrain ?

Nicolai avait besoin d'une solution capable de faire deux choses : accélérer considérablement le processus de comptage et rendre totalement superflue la saisie manuelle sur l'ordinateur.

L'application d'inventaire numérique de BarBrain était la solution idéale : au lieu de noter chaque bouteille sur papier, l'équipe se base sur les étiquettes, qui sont saisies directement dans l'application. BarBrain calcule automatiquement les stocks et établit un inventaire précis en temps réel.

« Grâce à BarBrain, le processus est devenu un jeu d'enfant. Cela nous fait gagner beaucoup de temps et nous épargne bien des efforts : tout est calculé instantanément et reporté dans les listes d'inventaire. »– Nicolai Wenzel, Logistique, Drunken Monkey Club

mise en œuvre

La mise en place a été rapide : BarBrain a numérisé l'ensemble de la gamme de produits du club. Les zones de stockage – entrepôt principal, comptoir, chambres froides – ont été représentées dans l'application. Nicolai et son équipe ont pu utiliser BarBrain dès le prochain inventaire mensuel.

Aucun nouveau matériel n'est nécessaire : l'application fonctionne sur le smartphone dont vous disposez déjà. L'aperçu complet des fonctionnalités présente toutes les fonctions en détail.

« L'application remporte un franc succès. Sa simplicité d'utilisation et le calcul automatique des stocks rendent la gestion des stocks totalement sans stress. » –Nicolai Wenzel, Logistique, Drunken Monkey Club

Résultats

Les changements mesurables depuis le passage à BarBrain :

Impact opérationnel

Pour une discothèque, la précision du contrôle des stocks est particulièrement cruciale. Un débit élevé, de nombreux employés derrière le comptoir, des horaires de travail tardifs : voilà des conditions dans lesquelles les pertes surviennent rapidement et sont difficiles à retracer.

Grâce à BarBrain, Nicolai dispose désormais de données de stock fiables après chaque inventaire. Les écarts entre les chiffres prévisionnels et les chiffres réels sont immédiatement détectés, et non plus seulement à la fin du trimestre. Cela a un impact direct sur le coût des marchandises vendues: des chiffres plus précis, une meilleure planification des achats, moins de différences inexpliquées.

Le gain le plus évident est le jour de travail économisé chaque mois. Mais le principal avantage réside dans la qualité des données : lorsque les bases sont solides, les décisions relatives aux achats, à la gamme de produits et à la tarification peuvent s'appuyer sur des chiffres réels plutôt que sur des estimations.

À propos de BarBrain

BarBrain est la solution d'inventaire numérique la plus rapide pour la restauration et l'hôtellerie. Plus de 1 000 établissements – du simple restaurant à la chaîne de restaurants – utilisent l'application pour leur inventaire mensuel. La mise en place prend moins d'une journée et l'essai de 30 jours est gratuit.