Étude de cas : le château d'Elmau réduit de 60 % le temps consacré à l'inventaire

En bref

• Établissement : Schloss Elmau – Luxury Spa Resort & CulturalHideaway
• Secteur : hôtellerie 5 étoiles /complexe hôtelier de luxe‍
• Localisation : Elmau ,Haute-Bavière‍
• Lieu d'intervention : 2 bars d'hôtel (Château + Retreat)
• Résultat : un gain de tempsde plus de 60 % lors de l'inventaire des boissons

À propos du château d'Elmau

Le château d'Elmau est l'un des complexes hôteliers de luxe les plus réputés d'Allemagne. Il a accueilli plusieurs sommets du G7 et sa liste d'invités se lit comme un véritable Who's Who du monde des affaires, de la politique et de la culture. Le complexe compte deux bars proposant une vaste sélection de spiritueux : un bar situé directement dans le château et un second dans le Retreat voisin. Keven McFarland, le responsable du bar, est chargé de la gestion des stocks des deux établissements.

‍

Le défi : 8 heures pour un inventaire

Avant BarBrain, l'inventaire mensuel était la tâche administrative la plus chronophage dans le quotidien professionnel de Keven. Deux bars, des centaines de spiritueux, des dizaines de vins, de bières et de boissons non alcoolisées : chaque bouteille devait être comptabilisée à la main, notée, puis saisie dans Excel.

« Avant, l'inventaire nous prenait entre six et huit heures. C'était pénible – personne n'aimait s'en charger. » –Keven McFarland, gérant du bar, Schloss Elmau

Le problème ne résidait pas seulement dans le temps nécessaire. La saisie manuelle entraînait des erreurs concernant les bouteilles entamées, des doubles comptages et un temps de traitement supplémentaire de 1 à 2 heures. Dans un complexe hôtelier de luxe où la main-d'œuvre coûte cher et où l'excellence du service est non négociable, cela constituait un véritable problème économique.

‍

Pourquoi BarBrain ?

Keven a évalué plusieurs solutions. Son choix s'est porté sur BarBrain pour trois raisons : l'application avait été spécialement conçue pour l'inventaire des boissons dans le secteur de la restauration – il ne s'agissait pas d'un outil générique de gestion des stocks. Le curseur permettant de saisir les bouteilles entamées évitait de devoir les peser ou les estimer, ce qui est fastidieux. Et le comptage en parallèle permettait de faire l'inventaire des deux bars en même temps.

L'application d'inventaire numérique de BarBrain a pu être mise en place en une seule journée. L'équipe de Kevin n'a pas eu besoin de matériel supplémentaire : un smartphone ou une tablette a suffi. L'aperçu de toutes les fonctionnalités présente en détail ce que BarBrain propose.

mise en œuvre

La mise en place s'est déroulée sans encombre. BarBrain a numérisé la gamme de produits des deux bars, y compris l'ensemble des spiritueux, vins, bières et boissons non alcoolisées. En l'espace d'une semaine, l'équipe avait été formée. Le premier inventaire numérique a pu être effectué à la fin du mois suivant.

« L'application est intuitive. Mes employés l'ont maîtrisée en 15 minutes. »– Keven McFarland, responsable du bar, Schloss Elmau

Résultats

Les changements observables après trois mois d'utilisation de BarBrain :

« Cette application est géniale, car elle redonne envie aux employés de faire l'inventaire. Ce qui était autrefois une tâche fastidieuse est désormais même un plaisir. » –Keven McFarland, gérant du bar, Schloss Elmau

Impact opérationnel

Au-delà du simple gain de temps, le passage à BarBrain a eu des répercussions plus importantes. Les rapports d'inventaire automatisés sont directement transmis au service de contrôle de gestion, ce qui améliore la transparence sur le coût des marchandises vendues par les bars. Les pertes sont détectées plus rapidement. Les quantités à commander peuvent être planifiées avec plus de précision, car les données d'inventaire sont à jour et fiables. Pour un établissement comme le Schloss Elmau, qui compte deux bars proposant des spiritueux haut de gamme, cela finit par représenter une somme importante. Lorsqu’une bouteille de Macallan 18 n’est pas correctement enregistrée, on ne parle pas de quelques centimes.

À propos de BarBrain

BarBrain est la solution d'inventaire numérique la plus rapide pour la restauration et l'hôtellerie. Plus de 1 000 établissements – du simple restaurant à la chaîne de restaurants – utilisent l'application pour leur inventaire mensuel. La mise en place prend moins d'une journée et l'essai de 30 jours est gratuit.