Inventur in Gaststätten und familiengeführten Gasthäusern – einfach, genau, zeitsparend

Inventur – allein dieses Wort löst bei vielen Gastronomen Augenrollen aus. In klassischen Wirtshäusern und familiär geführten Gaststätten wird die Bestandsaufnahme im Lager oft vor sich hergeschoben: zu aufwendig, zu langweilig, “machen wir später”. Dabei kann gerade in kleinen Gastronomiebetrieben viel Potenzial verborgen sein – wer die Inventur vernachlässigt, riskiert unnötige Verluste. Schätzungen zufolge gehen in der Gastronomie ohne regelmäßige Kontrolle im Schnitt bis zu 20 % des Umsatzes durch Schwund, Diebstahl oder Gratisrunden verloren. Eine strukturierte Bestandsaufnahme deckt solche Lücken auf und schützt deinen Betrieb vor bösen Überraschungen.

Auch inhabergeführte Gasthäuser mit individueller Küche, regionaler Prägung und saisonaler Karte profitieren enorm von einer digitalen Inventur. Besonders Betriebe mit umfangreichem Sortiment – etwa einer großen Weinkarte, breiter Bierauswahl oder vielen Lagerzutaten – gewinnen durch die Digitalisierung einen besseren Überblick. Eine spezialisierte Inventursoftware für Gastronomen erleichtert die Bestandsaufnahme, spart Zeit und liefert genaue Lagerdaten auf Knopfdruck. So behältst Du jederzeit die Kontrolle über dein Inventar und kannst fundierter planen – selbst wenn dein Betrieb kein Konzern ist.

Herausforderungen in traditionellen Gaststätten

• Viele Einzelartikel: Vom Schnapsglas bis zur Bierflasche – in einem Gasthaus kommen schnell hunderte einzelne Posten zusammen, die auf Zetteln oder in Excel-Listen leicht unübersichtlich werden.
• Saisonale Schwankungen und wechselnde Speisen: Wirtshäuser ändern ihr Angebot saisonal oder wöchentlich, der Warenbestand schwankt ständig. Jedes Mal alles per Hand anzupassen ist fehleranfällig und zeitintensiv.
• Verteilte Lagerräume: Die Vorräte liegen oft verteilt in Keller, Küche, Bar und Außenlager. Die Inventur erfordert weite Wege, und leicht wird etwas übersehen – das erschwert die Lagerkontrolle im Familienbetrieb.
• Mischsortiment aus Food, Drinks und Non-Food: Ein Gasthof lagert neben Speisen und Getränken auch Non-Food-Artikel (Servietten, Reinigungsmittel etc.). Unterschiedliche Verpackungsgrößen – von angebrochenen Flaschen bis zu Kilopackungen – machen die Zählung kompliziert. Ohne System schleichen sich hier leicht Fehler ein.

Warum BarBrain perfekt für inhabergeführte Betriebe ist

• Übersichtliche App-Oberfläche: BarBrain ist eine einfach bedienbare Inventursoftware für dein Wirtshaus, entwickelt speziell für kleinere Teams. Die Oberfläche ist intuitiv und praxisnah – so kann dein Team ohne lange Einarbeitung sofort loslegen.
• Mengen-Erfassung per +/– oder Schieberegler: Statt umständlich Zahlen abzuschreiben oder mit Barcodes zu scannen, erfasst Du Bestände direkt per Touch. Volle oder angebrochene Einheiten stellst Du über +/– Buttons oder einen Slider ein – schnell, fehlerfrei und intuitiv.
• Lager sortierbar nach Ort oder Artikelgruppen: Ordne deine Bestände digital nach Lagerort (Keller, Kühlhaus, Theke) oder Warengruppen (Getränke, Lebensmittel, Non-Food). So findest Du jedes Produkt in Sekundenschnelle und behältst auch bei großem Sortiment den Überblick.
• Offlinefähig im Kühlhaus oder Keller: Keine Internetverbindung im Lager? Kein Problem – BarBrain speichert alle Eingaben offline und synchronisiert sie später automatisch. Du kannst also selbst im Kühlhaus zählen, ohne dass das WLAN dorthin reichen muss.
• Keine Vorkenntnisse nötig – sofort einsatzbereit: Die App ist sofort startklar, ohne Schulung oder komplizierte Einrichtung. Du brauchst kein komplexes Warenwirtschaftssystem – BarBrain führt Dich intuitiv durch die Inventur und erstellt am Ende eine saubere Inventurliste deines Lagers. Ideal für den Monatsabschluss oder den Steuerberater.

Vorteile für die Planung, den Einkauf und die Familie

• Weniger Schwund, mehr Übersicht: Durch regelmäßige digitale Inventuren entdeckst Du Abweichungen frühzeitig. Verschwindet eine Flasche oder läuft etwas ab, fällt es sofort auf – du behältst den Überblick und reduzierst Verluste.
• Schnellere Nachbestellung und bessere Kontrolle: Mit aktuellen Lagerdaten bestellst Du gezielter nach. Keine Sorge mehr, dass ein beliebter Schnaps plötzlich ausgeht – du hast die Bestände stets griffbereit. Das optimiert die Einkaufsplanung und verhindert Überbestände.
• Weniger Stress bei Monatsende und Steuer: Digitale Inventurdaten machen den Monatsabschluss einfacher. Du hast jederzeit eine Übersicht parat, die du an den Steuerberater weitergeben kannst. Das erspart deiner Familie und dir hektische Inventur-Nächte am Monatsende und sorgt für Ruhe, wenn das Finanzamt Zahlen sehen will.

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“Ich war anfangs skeptisch, ob eine digitale Inventur für mein Gasthaus wirklich nötig ist. Aber mit BarBrain spare ich mir tatsächlich die Hälfte der Zeit. Früher haben meine Frau und ich stundenlang mit Zettel und Stift Bestände gezählt. Jetzt tippen wir einmal im Monat alles in der App ein. Nach kurzer Zeit ist der gesamte Bestand erfasst und wir sehen sofort, ob etwas fehlt. Unser Familienbetrieb behält endlich den Überblick, und ich kann mich auf unsere Gäste konzentrieren.”

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Fazit: Digitale Inventur für dein Wirtshaus – jetzt testen

Inventur muss kein notwendiges Übel sein. Auch in kleinen und mittleren Gastronomiebetrieben ermöglicht eine digitale Lösung wie BarBrain eine präzise, effiziente Bestandsaufnahme – ohne großen Zusatzaufwand. Dein Wirtshaus gewinnt an Transparenz, spart Zeit und schont die Nerven der ganzen Familie. Von weniger Schwund über bessere Einkaufsentscheidungen bis hin zu stressfreien Abschlüssen: Die Vorteile sprechen für sich. Teste es am besten selbst – mit BarBrain wird die digitale Inventur in deiner Gaststätte zum Kinderspiel!