Inventur in Hotelbar und Hotelrestaurant – effizient, präzise, flexibel

Ob 5-Sterne-Haus mit À-la-carte-Service oder Businesshotel mit Frühstücksbuffet und Minibar – die Anforderungen an Lagerverwaltung und Bestandskontrolle im Hotel sind komplex. Zwischen Hotelbar, Restaurantküche, Bankettbereich und Minibar müssen täglich eine Vielzahl an Artikeln bewegt, verbraucht und nachbestellt werden. Eine saubere, regelmäßige Inventur in Hotelbar und Hotelrestaurant ist dabei essenziell, um Überblick und Kontrolle zu behalten – und das bei unterschiedlichsten Anforderungen, Personalstrukturen und Standorten. Eine digitale Lösung wie BarBrain bringt Ordnung ins System – schnell, einfach und anpassbar für jede Hotelstruktur.

Was die Inventur im Hotel so anspruchsvoll macht

Hotelgastronomie ist in vielerlei Hinsicht besonders:

• Viele Lagerorte: Spirituosen in der Bar, Snacks im Frühstücksbereich, Weine im Keller, Zutaten in der Küche, Getränke in der Minibar – oft verteilt über mehrere Etagen oder Gebäude. Jede Abteilung muss bei der digitalen Inventur im Hotelbetrieb separat betrachtet und sauber erfasst werden.
• Vielfältige Produktarten: Ob frische Lebensmittel, TK-Ware, Spirituosen, Softdrinks, Kaffeespezialitäten oder Verbrauchsmaterial – die Lagerliste ist lang. Dazu kommen Non-Food-Produkte wie Gläser, Papierstrohhalme oder Reinigungstabs. Ohne eine systematische Lösung verliert man leicht den Überblick.
• Schwankender Bedarf: Die Hotelbelegung, Saisonalität und Events (z. B. Hochzeiten, Tagungen) beeinflussen den Warenverbrauch täglich. Spontane Peaks treffen auf Vorratshaltung – nur wer weiß, was wirklich auf Lager ist, kann verlässlich planen.
• Transparenz für Controlling & Kette: Besonders bei Hotelgruppen oder Franchisebetrieben sind dokumentierte Zahlen zur Bestandsaufnahme Pflicht. Die Inventur Küche und Bar im Hotel muss gegenüber der Zentrale, der Buchhaltung oder dem Franchisegeber prüffähig und nachvollziehbar dokumentiert sein.

Die Probleme klassischer Inventuren im Hotel

Wer noch mit Stift, Zettel und Excel-Liste arbeitet, kennt die typischen Schwächen:

• Zettelwirtschaft & manuelle Fehler: Zahlendreher, unleserliche Notizen, doppelte Einträge – bei Papierinventuren ist die Fehlerquote hoch.
• Unstrukturierte Abläufe: In vielen Häusern zählt jede Abteilung für sich – aber es fehlt eine zentrale Übersicht. Niemand weiß genau, was „gesamt“ vorhanden ist.
• Kein Überblick bei mehreren Standorten: Für Hotelgruppen oder Franchisebetriebe ist es nahezu unmöglich, alle Lager digital zu vergleichen oder zusammenzuführen – besonders wenn jede Filiale ihr eigenes Excel-System pflegt.

So unterstützt BarBrain Hotelbetriebe bei der Inventur

BarBrain ist eine digitale Inventursoftware, die speziell für Gastronomiebetriebe entwickelt wurde – auch für den komplexen F&B-Bereich im Hotel. Statt Scannen oder mühsamem Abgleichen nutzt du eine einfache App, mit der du Mengen direkt per +/–-Button oder Schieberegler erfassen kannst.

Was BarBrain dir im Hotel konkret bietet:

• Erfassung per +/–-Widget oder Schieberegler: Einfach und schnell – kein Eintippen langer Mengen oder Scannen von Barcodes. Ideal für angebrochene Flaschen, Teilpackungen oder Stückartikel.
• Individuell anpassbare Lagerstruktur: Du kannst Küche, Bar, Frühstückslager, Minibar oder den Bankettbereich als eigene Zählbereiche abbilden. So bleibt die Übersicht gewahrt – auch bei mehreren Standorten.
• Offlinefähig – ideal für Lager ohne Netz: Zähle auch im Weinkeller oder im Kühlraum. BarBrain funktioniert ohne Internet und synchronisiert die Daten später automatisch.
• Filialstruktur integriert: Bei mehreren Standorten kannst du jede Einheit einzeln erfassen und gleichzeitig zentral auswerten – perfekt für kleine Hotelketten oder Hotelgruppen.
• Sofort einsatzbereit: Keine Schulung nötig. Dein Team kann sofort loslegen – ideal auch für wechselndes Personal im Schichtbetrieb.

Vorteile für operative Leitung, Einkauf und Controlling

Mit BarBrain bringst du Struktur und Effizienz in deinen Hotelbetrieb:

• Weniger Schwund: Regelmäßige Inventur deckt Verluste auf – ob durch Bruch, Verderb oder Schwund in der Minibar.
• Planungssicherheit beim Einkauf: Klare Bestände helfen dir, gezielter nachzubestellen – keine Überlagerung mehr von selten genutzten Artikeln.
• Entlastung für dein Team: Kein Excel-Overload mehr, keine Inventur-Nächte kurz vor dem Monatsabschluss. Deine Mitarbeiter zählen schneller und fehlerfreier.
• Verlässliche Zahlen für das Management: Saubere Stichtagsinventur – ideal zur Weitergabe an Buchhaltung, Steuerberater oder die Zentrale.

„Wir haben hier zwei Bars – eine im Schloss und eine im Retreat. Mit dem Umfang, den wir hier bewältigen müssen, waren wir früher bei sechs bis acht Stunden für die Inventur. Das war grausam – keiner hat das gerne gemacht,“ erklärt Kevin. Mit der Einführung von BarBrain, der smarten Inventur-App für die Gastronomie, hat sich für Kevin und sein Team alles geändert. Dank der App wird der gesamte Prozess nicht nur schneller, sondern auch deutlich motivierender für die Mitarbeiter. „Jetzt kriegen wir das Ganze in zwei bis drei Stunden hin, und das ist das Schöne daran. Diese App ist genial, weil sie die Mitarbeiter wieder motiviert, die Inventur zu machen,“ erzählt Kevin von Schloss Elmau begeistert.

Fazit: Digitale Inventur für dein Hotel – jetzt mit BarBrain starten

Egal ob Boutiquehotel mit Frühstück und Minibar oder Kettenhotel mit Bar und eigenem Restaurant – mit BarBrain meisterst du deine Inventur einfacher, schneller und transparenter. Eine zuverlässige digitale Inventur im Hotelrestaurant und in der Bar entlastet deine Mitarbeiter, schützt vor Schwund und sorgt für saubere Zahlen im Einkauf und Controlling.

Teste BarBrain jetzt kostenlos und erlebe, wie einfach die Inventur im Hotelbetrieb wirklich sein kann – ganz ohne Scannen, ganz ohne Stress.