Les pertes et les casses dans le secteur de l'hôtellerie-restauration : causes, maîtrise et ce que l'administration fiscale attend

À la fin du mois, il manque trois bouteilles de gin, deux caisses de bière et un demi-kilo de filet de bœuf. Personne ne sait où ils sont passés. A-t-on servi trop de boissons ? Quelqu'un a-t-il fait tomber une bouteille sans rien dire ? Quelque chose a-t-il tourné dans la chambre froide ? Ou bien quelqu'un s'est-il servi après la fermeture ?

C'est ce qu'on appelle la démarque inconnue. Et cela touche tous les établissements du secteur de l'hôtellerie-restauration, du petit bar de quartier à la chaîne hôtelière. Le problème n'est pas tant l'existence de la démarque inconnue. Le problème survient lorsque vous ne savez pas à combien elle s'élève, d'où elle provient, ni si vous êtes en mesure de la justifier auprès de l'administration fiscale. Cet article vous explique comment maîtriser la démarque inconnue et les pertes : de l'analyse des causes profondes à la documentation adéquate, en passant par les attentes de l'administration fiscale lors d'un contrôle fiscal.

1. Ce que vous coûtent réellement la perte de volume et la casse

La DEHOGA considère que 3 % du coût des marchandises constituent une valeur de référence en matière de pertes. Pour un restaurant dont le chiffre d'affaires annuel s'élève à 400 000 € et dont le coût des marchandises représente 30 % (120 000 €), cela représente 3 600 € par an qui disparaissent tout simplement. Dans les bars où la part des spiritueux est importante, ce taux est généralement plus élevé : il n'est pas rare qu'il atteigne 5 à 8 % en l'absence de contrôle systématique.

À titre de comparaison : une entreprise du secteur de l'hôtellerie-restauration qui réduit de moitié ses pertes, passant de 6 à 3 %, économise environ 3 600 € par an sur un coût des marchandises de 120 000 €. Il ne s'agit pas là d'un chiffre d'affaires qu'il faut d'abord réaliser : c'est de l'argent qui va directement s'ajouter à vos bénéfices. Pour les exploitants multi-sites, cet effet se traduit rapidement par des sommes à cinq chiffres.

À cela s'ajoute un aspect que de nombreux exploitants sous-estiment : le risque fiscal. Si, lors d'un contrôle fiscal, le coût des marchandises ne correspond pas au chiffre d'affaires et que vous ne pouvez pas fournir de justificatifs pour les pertes, l'administration fiscale est en droit de procéder à une estimation. Et cette estimation joue rarement en votre faveur.

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2. Rétrécissement, cassure, détérioration, perte lors du coulage – Explication des termes

Dans la vie quotidienne, ces termes sont souvent confondus. À des fins de documentation et de comptabilité, cependant, cette distinction est importante :

Ces quatre catégories aboutissent toutes au même résultat : les marchandises sont écoulées sans générer de recettes. Mais elles sont comptabilisées différemment et traitées différemment sur le plan fiscal.

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3. Les 8 causes les plus courantes du rétrécissement

‍Le surdosage. Le barman verse 5 cl au lieu de 4 cl. Sur plus de 100 verres servis en une soirée, cela représente 100 cl, soit plus d’une bouteille entière qui n’est pas facturée. Sans doseur, cela se produit à chaque service.

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Des portions imprécises en cuisine. 200 grammes de filet de bœuf au menu, 230 grammes dans l'assiette. 30 grammes de trop, à raison de 20 portions par jour, cela fait 600 grammes – soit près de 20 € par jour pour des morceaux de choix.

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Il manque des entrées de caisse. Une boisson est servie mais n'est jamais enregistrée. Cela se produit lors des services de pointe, lorsque les boissons consommées par le personnel ne sont pas enregistrées, ou lorsque des tournées offertes aux habitués ne sont consignées nulle part.

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Des pertes dues à un mauvais stockage. Chaîne du froid rompue, marchandises mal empilées, principe FIFO non respecté. Surtout avec les produits frais, cela s'accumule rapidement. Une barquette de fraises oubliée au fond de la chambre froide = 15 € jetés à la poubelle.

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Bris lors de la manutention. Des bouteilles qui tombent lors du rangement. Des verres qui se cassent au lave-vaisselle. Des assiettes endommagées pendant le service. Pris isolément, ce n’est pas grave, mais pris dans leur ensemble, cela représente un coût important – en particulier pour les produits haut de gamme.

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Le vol. Un sujet dont personne n'aime parler. Et pourtant, c'est une réalité : une bouteille qui disparaît dans un sac après la fermeture. Des produits alimentaires emportés chez soi pour un usage personnel. Un inventaire régulier constitue la meilleure protection, car l'équipe sait que le stock est comptabilisé.

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Boissons gratuites non comptabilisées. Tarifs happy hour, tournées pour les habitués, dégustations lors d'un changement de carte des vins, un expresso pour le comptable. Tout cela est tout à fait légitime, mais si rien n'est consigné, cela ressemble à une perte dans la comptabilité.

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Perte dans les conduites de bière. Ce qu'on appelle les résidus de la nuit : la bière qui stagne dans les conduites pendant la nuit et qui est jetée le lendemain matin. Avec des conduites longues et un nettoyage peu fréquent, cela peut représenter plusieurs litres par jour. À cela s'ajoute la bière perdue lors du rinçage du système.

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4. Les pertes au service : un problème particulier pour les bars

Les pertes liées au service méritent une section à part entière car, pour les bars et les établissements où l'on sert beaucoup de boissons, elles constituent le poste de perte le plus important – et parce que l'administration fiscale y accorde une attention particulière.

Quelle est la valeur normale de la perte au coulage ?

L'administration fiscale accepte un taux forfaitaire de 3 à 5 % pour les pertes de service. Dans la pratique, les bars dépassent souvent ce taux, notamment pour la bière (pertes au niveau des pompes, mousse, nettoyage) et les cocktails (surdosage, renversements, dégustation). Si vous souhaitez demander un taux supérieur au taux forfaitaire, vous devez le justifier. Sans justificatif, l'administration fiscale surestime le chiffre d'affaires – et vous payez des impôts sur des marchandises que vous n'avez en réalité jamais vendues.

Calcul de la perte de coulée

La formule est simple : perte de versement = quantité achetée – quantité vendue (selon les données de caisse) – pertes et gâchis enregistrés. Vous tirez les achats des factures et les ventes des données de caisse. La différence qui ne s'explique ni par les pertes ni par le gâchis correspond à votre perte de versement.

Sans inventaire au début et à la fin de la période, vous ne pouvez pas effectuer le calcul. C'est pourquoi il est si important de procéder régulièrement à un inventaire – non pas pour le comptage en soi, mais pour la comparaison entre les chiffres prévisionnels et les chiffres réels qu'il permet.

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5. Mesure du rétrécissement : comparaison entre les valeurs cibles et les valeurs réelles

Le moyen le plus efficace de lutter contre la démarque inconnue n'est pas un cadenas sur la réserve ni un système de vidéosurveillance. C'est la comparaison entre les quantités théoriques et les quantités réelles : la comparaison systématique entre ce qui devrait être là et ce qui s'y trouve réellement.

Comment ça marche

Stock cible : stock initial (dernier inventaire) + achats (factures) – ventes (données de caisse) – pertes et gâchis enregistrés = stock théorique.

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Stock réel : quantité effectivement comptabilisée dans l'inventaire actuel.

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Écart : valeur cible – valeur réelle = perte. Si l'écart est positif, il manque du stock. S'il est négatif, vous avez plus que prévu (cela peut arriver en cas de livraisons mal enregistrées).

Sans inventaire au début et à la fin de la période, vous ne pouvez pas effectuer de comparaison entre les prévisions et les résultats réels. Et sans cette comparaison, vous ne savez pas si vous subissez des pertes ni où elles se produisent. C'est pourquoi un inventaire régulier est essentiel pour maîtriser les pertes : ce n'est pas le comptage en lui-même qui compte, mais ce que vous en tirez.

Pour un guide détaillé sur la réalisation d'un inventaire, consultez notre guide d'inventaire destiné au secteur de l'hôtellerie et de la restauration.

Par article ou par catégorie ?

Pour le comptable, une comparaison entre les prévisions et les résultats réels au niveau des catégories (spiritueux, vin, bière, alimentation) suffit. Pour la direction opérationnelle, il faut cette comparaison au niveau des articles, car c'est seulement ainsi que l'on peut constater que la démarque sur le gin est de 12 % alors qu'elle n'est que de 2 % pour la vodka. Cela permet de cibler la cause du problème.

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6. Fiches de casse, registres de rétrécissement, listes de pertes – Une documentation adéquate

La documentation remplit deux fonctions : d'une part, elle vous aide, sur le plan opérationnel, à repérer des tendances ; d'autre part, elle vous protège sur le plan fiscal, car elle vous permet de prouver à l'administration fiscale que les marchandises manquantes n'ont pas été vendues au noir.

Que faut-il consigner ?

Tout ce qui sort sans passer par la caisse : bouteilles cassées, nourriture avariée, bière trop mousseuse, boissons renversées, tournées offertes, consommations du personnel, échantillons de dégustation, pertes en ligne. Tout.

Comment documenter ?

Dans sa forme la plus simple : une fiche de casse ou une liste des pertes affichée au bar ou en cuisine. Chaque incident est consigné avec la date, l'heure, le nom de l'article, la quantité, la raison et la signature du membre de l'équipe. À la fin du mois, la liste est transmise à la comptabilité. Avec BarBrain, cela peut également se faire de manière numérique : les casses et les pertes peuvent être enregistrées dans l'application pendant que vous effectuez le comptage. Vous sélectionnez l'article, saisissez la quantité, indiquez la raison (casse, détérioration, gratuit) – et la perte est automatiquement intégrée au rapport d'inventaire. Pas de fiche séparée, pas de ressaisie, rien n'est oublié.

Informations devant figurer sur la liste des pertes :

Date et heure : quand cela s'est-il produit ?

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Article : Quoi exactement ? Pas « bouteille », mais « Bombay Sapphire Gin 1,0 l ».

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Quantité : Combien ? « 1 bouteille » ou « environ 0,3 litre (versé) ».

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Motif : casse, détérioration, perte en cours de route, gratuit, boisson du personnel.

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Membre de l'équipe : Qui a consigné l'incident ? Signature ou initiales.

Dans la comptabilité, les pertes sont ensuite transférées du compte « coût des marchandises » vers un compte distinct intitulé « pertes/détérioration ». Le bénéfice reste inchangé, mais le coût des marchandises est ajusté – et l'administration fiscale peut ainsi constater que vous êtes en mesure de justifier ces pertes.

Important : ne jetez pas les produits avariés ou cassés avant de les avoir répertoriés. En cas de doute, prenez d'abord une photo, puis jetez-les.

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7. Ce à quoi s'attend l'administration fiscale lors d'un contrôle fiscal

Le secteur de l'hôtellerie-restauration est l'un des plus fréquemment contrôlés en Allemagne. Une forte gestion de trésorerie, de nombreuses petites entreprises, une part importante de denrées périssables : tout cela attire l'attention. Lors d'un contrôle fiscal, le contrôleur vérifie si vos recettes correspondent à vos achats. Et c'est précisément là que les pertes deviennent un problème.

Le critère de référence pour l'audit : l'administration fiscale dispose de critères de référence internes concernant le coût des marchandises. Si votre coût des marchandises dépasse 30 % (et même moins pour les boissons), un nouveau calcul est déclenché presque automatiquement. Les pertes non comptabilisées font grimper votre coût des marchandises – et c'est précisément ce qui déclenche l'audit.

Ce que le contrôleur souhaite voir : les listes d'inventaire (complètes, datées et signées), les registres des pertes et des dommages, les données de caisse (sans lacunes, conformes à la norme GoBD), les factures d'achat. Si les documents relatifs aux pertes font défaut, le contrôleur peut estimer le montant des recettes que vous avez « oublié » de déclarer.

Taux forfaitaire pour les pertes de versement : un taux compris entre 3 et 5 % est accepté sans autre justification. Tout pourcentage supérieur doit être justifié – au moyen de registres des purges de conduites, de bons de casse, de registres des boissons offertes et de documents similaires. En l'absence de preuve, le contrôleur fiscal majore le chiffre d'affaires théorique, et vous payez des impôts sur des marchandises que vous n'avez jamais vendues.

Montant moyen des arriérés : pour les micro-entreprises et les petites entreprises, le montant moyen des arriérés à la suite d'un contrôle fiscal s'élève à environ 17 000 €. Une grande partie de ce montant peut être évitée grâce à une documentation adéquate.

Pour en savoir plus sur les contrôles fiscaux, consultez l'article « Contrôle fiscal dans le secteur de l'hôtellerie-restauration : ce que vérifie l'administration fiscale », qui aborde le sujet plus en détail.

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8. 10 mesures pour réduire les pertes et les cassures

Effectuez régulièrement des inventaires. C'est le levier le plus important. Un inventaire mensuel permet de détecter les pertes avant qu'elles ne s'accumulent. Si vous ne faites l'inventaire qu'une fois par an, vous ne repérez les problèmes que douze mois trop tard.

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Mettez en place des fiches de casse. Affichez une liste des pertes à chaque poste (bar, cuisine, réserve). Chaque incident de casse est enregistré immédiatement. Cela prend 10 secondes par incident et permet d'économiser des milliers d'euros lors du prochain contrôle fiscal. Au lieu d'utiliser des fiches papier, BarBrain vous permet d'enregistrer les casses et les pertes directement dans l'application, en indiquant le nom de l'article, la quantité et la raison. L'avantage : les données sont immédiatement reliées à votre inventaire et apparaissent automatiquement dans la comparaison prévisions/réalisations.

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Utilisez des doseurs et des verseurs. Respectez les mesures standardisées pour les spiritueux. 4 cl, c'est 4 cl, et non « une bonne rasade ». À elle seule, cette mesure permet de réduire les pertes lors du service des cocktails de 20 à 30 %.

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Standardisez les recettes. Chaque plat dispose d'une recette indiquant les quantités exactes. Cuisiner au feeling entraîne des portions irrégulières, ce qui génère des pertes qui n'apparaissent jamais sur aucune liste de pertes.

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Appliquez systématiquement le principe FIFO. « Premier entré, premier sorti » : les produits les plus anciens à l'avant, les plus récents à l'arrière. Cela semble évident, mais ce principe est constamment ignoré dans la pratique. Surtout pour les produits réfrigérés, le FIFO est le moyen le plus simple de réduire le gaspillage.

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Ranger et organiser la réserve. Une réserve en désordre entraîne des pertes, car des articles sont négligés, oubliés ou commandés en double. Il faut prévoir un emplacement fixe pour chaque produit, des étagères étiquetées et un rangement régulier.

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Enregistrez les boissons offertes. Chaque boisson offerte doit apparaître quelque part : sur le bon de casse, dans la caisse en tant qu'opération annulée, ou sous forme de remise. Sinon, cela ressemblera à des recettes non déclarées lors d'un contrôle fiscal.

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Enregistrez la commande avant de servir. Aucune boisson ne quitte le bar tant qu'elle n'a pas été enregistrée dans la caisse. C'est difficile les soirs de grande affluence, mais il faut respecter ce principe. Des systèmes automatisés de contrôle du service peuvent garantir son application.

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Sensibilisez votre équipe. La démarque n'est pas un sujet tabou. Parlez ouvertement du coût de la démarque pour l'entreprise. Montrez les chiffres à votre équipe. Quiconque comprend que trois boissons non enregistrées par soirée coûtent 200 € par mois gère les stocks différemment.

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Analysez les rapports sur les pertes. Ne vous contentez pas de compter : analysez. Quels sont les articles qui enregistrent les pertes les plus importantes ? Quels jours ? Pendant quelles équipes ? Les tendances permettent d'en identifier la cause.

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9. Contrôle numérique des pertes avec un logiciel de gestion des stocks

Le contrôle manuel des pertes – fiches de casse, listes Excel, comptabilisation mensuelle – fonctionne, mais il est source d'erreurs et prend beaucoup de temps. Une application de gestion des stocks comme BarBrain automatise le processus :

Comparaison automatique entre les valeurs théoriques et réelles : BarBrain compare le stock compté avec le stock théorique (calculé à partir du dernier inventaire et des achats). Les écarts apparaissent immédiatement, par article, par catégorie et par emplacement.

Curseur de niveau de remplissage : pour les bouteilles ouvertes, vous faites glisser un curseur jusqu'au niveau de remplissage au lieu de deviner. Cela rend le comptage des stocks au bar plus précis – et la comparaison entre les valeurs théoriques et réelles plus pertinente.

Rapports automatiques : après chaque inventaire, vous recevez un rapport complet indiquant la valeur des stocks, la consommation et les pertes. Finis les calculs manuels et le chaos dans Excel.

Évolution dans le temps : les inventaires mensuels avec BarBrain vous permettent de suivre l'évolution des pertes au fil du temps. Vous pouvez ainsi voir immédiatement si vos mesures portent leurs fruits – ou si les pertes sur certains articles recommencent à augmenter.

BarBrain ne remplace pas la fiche de casse : celle-ci doit toujours être remplie au moment où la casse survient. Mais l'application se charge de la comparaison entre les valeurs prévisionnelles et réelles, ce qui donne tout son sens à la fiche de casse.

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10. Foire aux questions

Quel est le taux de démarque normal dans le secteur de l'hôtellerie-restauration ?

La DEHOGA considère que 3 % du coût des marchandises constitue une valeur de référence. Pour les bars où la part des spiritueux est importante, un taux de 3 à 5 % est réaliste. Tout chiffre supérieur à cela indique des problèmes systématiques : manque de contrôle des portions, mauvaises conditions de stockage ou vol.

Dois-je signaler les casse et les denrées avariées ?

Il n'existe aucune obligation légale explicite de tenir un registre des pertes. Mais sans documentation, vous ne pourrez pas expliquer au fisc pourquoi votre coût des marchandises est si élevé lors d'un contrôle fiscal. Le fisc estimera alors vos recettes à la hausse, ce qui vous sera préjudiciable. Dans la pratique, un registre des pertes est donc une exigence de facto.

Qu'est-ce qu'un journal de retrait ?

Un registre des pertes (ou registre des déperditions) est un registre continu dans lequel sont consignés tous les mouvements de stock hors ventes normales : casse, détérioration, boissons offertes, pertes en ligne, boissons consommées par le personnel. Il sert de justificatif auprès de l'administration fiscale.

Comment calculer ma perte de coulée ?

Perte de versement = Quantité achetée – Quantité vendue (selon les données de caisse) – Pertes et avaries enregistrées. Vous tirez les achats des factures et les ventes des données de caisse. La différence qui ne peut s'expliquer par les pertes et avaries correspond à votre perte de versement.

En quoi la gestion des stocks permet-elle de lutter contre les pertes ?

L'inventaire à lui seul ne permet pas d'éviter les pertes. Mais il les rend visibles. La comparaison entre les chiffres théoriques et les chiffres réels – c'est-à-dire entre le stock théorique et le stock effectivement compté – vous indique quels articles manquent et en quelle quantité. Ce n'est qu'avec ces informations que vous pouvez prendre des mesures correctives ciblées. Sans inventaire, les pertes restent invisibles.

Quel niveau de perte au transvasement l'administration fiscale accepte-t-elle ?

Un taux forfaitaire de 3 à 5 %, selon le type d'activité. Les pertes supérieures à ce taux doivent être justifiées – au moyen de fiches de casse, de registres de vidange des conduites ou de justificatifs relatifs aux boissons offertes. En l'absence de justificatifs, l'administration fiscale procède à une estimation qui vous sera défavorable.