Liste d'inventaire pour le secteur hôtelier : modèle Excel et PDF gratuit

Vous avez besoin d'une liste d'inventaire pour votre établissement hôtelier ? La voici : gratuite, immédiate et sans obligation de fournir votre adresse e-mail.

Que vous l'appeliez « liste d'inventaire », « liste des stocks » ou « modèle d'inventaire », cela revient au même : il s'agit d'un aperçu structuré de l'ensemble des stocks de votre entreprise. Dans cet article, nous vous expliquons comment ce modèle est structuré, comment le remplir correctement et quelles sont les spécificités applicables aux bars, restaurants et hôtels. En outre : les bases juridiques concernant l'obligation de réaliser un inventaire et les cas où il est avantageux de passer d'Excel à un logiciel d'inventaire dédié.

1. Télécharger des modèles gratuits

Nous mettons à votre disposition trois modèles que vous pouvez télécharger et utiliser immédiatement :

Modèle 1 – Stock de boissons (Excel) : destiné aux bars, bars à cocktails et restaurants proposant une carte des boissons. Colonnes pour les spiritueux, les vins, la bière et les boissons non alcoolisées. Comprend des formules SUM prédéfinies pour le calcul du montant total. Lien de téléchargement.

Modèle 2 – Alimentation / Cuisine (Excel) : destiné aux cuisines de restaurant et aux services de restauration. Colonnes pour les catégories d'aliments (viande, poisson, produits laitiers, légumes, produits secs), les dates de péremption et l'emplacement de stockage. Lien de téléchargement.

Modèle 3 – Version imprimable (PDF) : à imprimer et à remplir à la main. 4 pages en format paysage couvrant toutes les catégories de boissons et d'aliments, avec des lignes de sous-totaux et une valeur totale des stocks. Il suffit de l'imprimer, de le remplir et de le classer. Lien de téléchargement.

Modèle 4 – Version imprimable (Word) : même structure que le PDF, mais sous forme de document Word modifiable. Vous pouvez renommer les catégories, ajouter des lignes ou ajuster les colonnes avant l'impression – idéal si vous souhaitez adapter le modèle à votre entreprise. Lien de téléchargement.

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2. Comment la liste d'inventaire est-elle structurée ?

Une bonne liste d'inventaire pour l'hôtellerie doit avoir une structure claire afin que vous puissiez répondre à tout moment à des questions telles que « Quelle est la valeur totale de mon stock ? » ou « Combien de bouteilles d'Aperol reste-t-il ? ». Le tableau suivant présente les colonnes principales :

Notre modèle Excel contient toutes ces colonnes préremplies, avec des formules opérationnelles pour le total général et les sous-totaux.

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3. Étape par étape : comment remplir correctement le modèle

Voici un guide pratique pour vous permettre de vous lancer sans attendre :

Étape 1 : Définir les zones. Commencez par déterminer les emplacements de stockage dont vous disposez. Exemples types : bar (derrière le comptoir + réserve), cuisine (produits secs + réfrigérés + surgelés), cave/cave à boissons. Dans le modèle Excel, vous pouvez créer une feuille de calcul distincte pour chaque zone ou indiquer la zone dans une colonne.

Étape 2 : Créez votre fichier de référence des produits. Saisissez tous les produits que vous avez régulièrement en stock. Utilisez des noms précis : pas « Aperol », mais « Aperol Aperitivo 0,7 l ». Cela évite toute confusion lors du prochain inventaire. Vous ne créez ce fichier de référence qu'une seule fois ; pour les inventaires suivants, il vous suffira de saisir les quantités.

Étape 3 : Comptez. Procédez zone par zone. Dans la pratique, il s'est avéré efficace de travailler à deux : l'un compte, l'autre note. Commencez en haut à gauche de l'étagère et procédez systématiquement vers la droite et vers le bas. Pour les bouteilles ouvertes : estimez le niveau de remplissage au dixième près (0,1 = presque vide, 0,5 = à moitié pleine, 0,9 = presque pleine).

[CAPTURE D'ÉCRAN : Exemple d'une liste d'inventaire complétée comprenant 10 à 15 articles, avec les formules mises en évidence et la valeur totale visible]

Étape 4 : Saisissez les prix. Indiquez le prix d'achat net par unité. La formule =Quantité×Prix calcule automatiquement la valeur totale. Au bas de la liste, vous verrez la valeur totale de votre stock : c'est le chiffre dont votre comptable a besoin.

Étape 5 : Enregistrer et archiver. Enregistrez la liste d'inventaire terminée en indiquant la date dans le nom du fichier (par exemple « Inventaire_31/03/2026.xlsx »). Pour votre comptable, exportez également le fichier au format CSV ou PDF.

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4. Liste d'inventaire pour les bars – Quelles sont les différences ?

Les bars sont confrontés à un défi particulier : la majeure partie de leur stock est constituée de bouteilles entamées. Une bouteille de gin remplie à 30 % n'a pas la même valeur qu'une bouteille pleine. Cela rend la gestion des stocks plus complexe dans les bars que dans les restaurants, où la plupart des ingrédients sont comptabilisés comme des emballages entiers.

Notre modèle de gestion des stocks de boissons comprend donc une colonne indiquant le niveau de remplissage estimé des bouteilles ouvertes. Vous devez saisir le nombre de bouteilles pleines, plus le niveau de remplissage de la bouteille ouverte (par exemple, 3,4 pour trois bouteilles pleines et une à 40 % de son contenu).

Conseils spécifiques au bar : triez les spiritueux par rangée de rayonnage, et non par ordre alphabétique. Vous pourrez ainsi compter plus rapidement, car il vous suffira de suivre le rayonnage de gauche à droite. Enregistrez les bières séparément, en distinguant les fûts et les bouteilles. Pour les vins, utilisez une catégorie distincte avec le millésime.

Conseil : si vous stockez plus de 50 spiritueux différents, estimer les niveaux de remplissage dans Excel devient, à la longue, source d'erreurs. Une application de gestion des stocks comme BarBrain propose un curseur de niveau de remplissage, plus précis et plus rapide qu'une estimation manuelle. Vous trouverez ici un article de blog spécialement dédié aux bars ici.

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5. Liste d'inventaire pour les restaurants – Cuisine et réserve

Dans un restaurant, l'accent est mis sur la nourriture. Les règles y sont différentes de celles qui s'appliquent au bar : les denrées périssables ont une date limite de consommation, les unités de mesure sont plus variées (kg, litres, pièces, bottes) et les lieux de stockage sont plus nombreux (à température ambiante, réfrigérés, congelés).

Notre modèle dédié à l'alimentation répond à ce besoin grâce à des catégories prédéfinies : viande et poisson, produits laitiers, fruits et légumes, produits secs, épices, produits surgelés, consommables (serviettes, bougies, produits d'entretien).

Conseils spécifiques aux restaurants : notez la date limite de consommation des denrées périssables. Cela facilite non seulement la prise d'inventaire, mais aussi la gestion selon le principe FIFO (premier entré, premier sorti). Ne comptez pas les produits surgelés à mains nues : le port de gants et la présence d'une deuxième équipe dans les chambres froides permettent de gagner du temps et d'éviter les désagréments.

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6. Liste d'inventaire pour les hôtels – Plusieurs établissements

Les hôtels constituent le cas le plus complexe, car les stocks sont répartis entre plusieurs points de vente : restaurant, bar, service en chambre, cuisine de banquet, minibar, voire un café ou un spa. Chaque point de vente dispose de son propre stock, qui doit être enregistré séparément, mais qui est finalement regroupé dans un seul rapport consolidé.

Dans Excel, on résout ce problème en créant des feuilles de calcul distinctes pour chaque point de vente et une feuille de synthèse qui additionne les totaux de tous les points de vente à l'aide d'une formule SOMME.

Conseils spécifiques aux hôtels : programmez l'inventaire en dehors des périodes de forte affluence. Il est préférable de réaliser l'inventaire du minibar en même temps que le nettoyage des chambres : l'équipe d'entretien enregistre ainsi le stock du minibar dans le cadre de ses tâches habituelles. Pour les cuisines de banquet : enregistrez séparément le stock spécifique à chaque événement afin de savoir si vous devez passer une nouvelle commande.

Conseil : des hôtels tels que le Schloss Elmau et les hôtels 25hours utilisent BarBrain pour gérer leurs stocks de manière simultanée et numérique dans tous leurs points de vente. En savoir plus : Gestion des stocks dans les bars et restaurants d'hôtel – Efficace, précise, flexible

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7. Exigences légales : dans quels cas l'inventaire est-il obligatoire ?

Toutes les entreprises du secteur de l'hôtellerie-restauration ne sont pas tenues de procéder à un inventaire, mais la plupart le sont. Le Code de commerce allemand (HGB) définit clairement ces obligations :

Règle générale (article 240 du Code de commerce allemand) : tout commerçant est tenu de procéder à un inventaire au début de son activité et à la fin de chaque exercice. Le résultat est consigné dans le registre d'inventaire.

Exception (article 241a du Code de commerce allemand) : les entrepreneurs individuels sont dispensés de l'obligation d'inventaire s'ils ne dépassent pas les seuils suivants à deux dates de clôture consécutives : un bénéfice annuel maximal de 80 000 € ET un chiffre d'affaires maximal de 800 000 €. Si vous dépassez l'un ou l'autre de ces montants, vous êtes tenu de tenir une comptabilité et de procéder à un inventaire.

Quelles informations doivent être consignées ? Le type d'article, la quantité, l'unité de mesure, l'emplacement de stockage, la valeur unitaire (prix d'achat) et la valeur totale. Un inventaire correctement tenu répond précisément à ces exigences.

Conséquences du non-respect de cette obligation : lors des contrôles fiscaux, l'absence d'un inventaire en bonne et due forme permet à l'administration fiscale d'estimer votre bénéfice, généralement à votre désavantage. De plus, des amendes peuvent être infligées.

Au-delà de l'obligation légale, un inventaire mensuel est presque toujours utile d'un point de vue commercial, car il permet de mettre en évidence les pertes. Pour en savoir plus, consultez notre article « Inventaire dans le secteur de l'hôtellerie-restauration : le guide complet pour les exploitants ».

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8. Sept conseils pour accélérer l'inventaire

1. ‍Effectuez l'inventaireen dehors des heures de pointe. Prévoyez-le après la fermeture ou un lundi matin. Effectuer l'inventaire pendant les heures d'ouverture entraîne des erreurs et du stress.‍
2. Travaillez par deux. L'un compte, l'autre note. C'est plus rapide et plus précis que de travailler seul.‍
3. Ordre de rangement, pas ordre alphabétique. Triez votre liste d'inventaire pour qu'elle corresponde à la disposition des produits en rayon. Vous effectuez ensuite le comptage en ligne droite, de gauche à droite, au lieu de faire des allers-retours.‍
4. Standardisez les quantités partielles. Mettez-vous d'accord sur une méthode au sein de l'équipe : estimation par dixièmes (de 0,1 à 0,9) pour les bouteilles, pesée pour les produits alimentaires en vrac. La cohérence prime sur la perfection.‍
5. Utilisez les formules Excel. SUM pour les totaux, VLOOKUP pour la recherche automatique des prix, IF pour les alertes de seuil (par exemple, « Réapprovisionner » lorsque le stock passe en dessous du minimum). Notre modèle contient déjà les formules essentielles.‍
6. Tous les mois, pas une fois par an. Un inventaire annuel prend une éternité, car personne ne se souvient plus comment fonctionne le système. Une fois mise en place, une routine mensuelle ne prend souvent qu'une à deux heures par zone.‍
7. Analysez les résultats immédiatement. Un inventaire qui finit dans un tiroir une fois le comptage terminé ne sert à rien. Comparez le stock réel avec le stock théorique (calculé à partir des données d'achat et de vente). Les écarts révèlent des pertes, des vols ou des erreurs d'enregistrement. Pour en savoir plus : «Détecter les pertes et les dommages».

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9. Excel ou logiciel de gestion des stocks : quand est-il rentable de changer ?

Un modèle Excel est le point de départ idéal. Gratuit, flexible, pas de courbe d'apprentissage. Mais il a ses limites :

En règle générale, si vous avez moins de 30 articles et que vous effectuez des inventaires de manière sporadique, Excel suffit. Dès que vous effectuez des inventaires régulièrement, que vous comptez plus de 30 articles ou que plusieurs membres de l'équipe doivent compter en parallèle, un logiciel dédié vous fait gagner plus de temps qu'il n'en coûte.

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10. Foire aux questions

Que doit-on inclure dans un inventaire pour l'hôtellerie ?

Toutes les marchandises présentes dans l'établissement au moment de l'inventaire : produits alimentaires, boissons, spiritueux, vin, bière, boissons non alcoolisées, produits d'entretien, consommables (serviettes, bougies), ustensiles de cuisine. Chaque article est répertorié avec sa quantité, son unité, son prix d'achat et son emplacement de stockage.

À quelle fréquence faut-il effectuer un inventaire dans le secteur de l'hôtellerie-restauration ?

La loi impose un inventaire annuel à la fin de l'exercice financier. D'un point de vue commercial, il est recommandé de procéder à un inventaire mensuel, car cela permet de détecter rapidement les pertes et d'améliorer la précision du coût des marchandises. De nombreux clients de BarBrain effectuent un inventaire mensuel, ce qui leur prend entre 60 et 90 minutes par établissement.

Comment évaluer les bouteilles déjà ouvertes ?

Estimez le niveau de remplissage en dixièmes : de 0,1 (presque vide) à 0,9 (presque plein). Multipliez le prix d'achat de la bouteille pleine par le niveau de remplissage. Exemple : une bouteille de gin (prix d'achat 18 €) avec un niveau de remplissage de 0,4 = valeur en stock de 7,20 €. Dans BarBrain, cette opération s'effectue à l'aide d'un curseur visuel.

En tant qu'exploitant d'un établissement hôtelier, suis-je légalement tenu de procéder à un inventaire ?

Oui, si vous êtes tenu d'établir des états financiers. Le Code de commerce allemand (HGB) impose un inventaire annuel à tous les commerçants. Exception : les entrepreneurs individuels dont le bénéfice est inférieur à 80 000 € et le chiffre d'affaires à 800 000 € lors de deux dates de clôture consécutives. Vous trouverez plus de détails ci-dessus dans la section « Obligations légales ».

Y a-t-il une différence entre une liste d'inventaire et une liste de stock ?

Non. Ces termes sont synonymes. Ils désignent tous deux un document structuré répertoriant l'ensemble des stocks recensés lors d'un inventaire. Les expressions « fiche de stock » et « modèle d'inventaire » ont la même signification.

Puis-je importer mes données Excel dans le logiciel ultérieurement ?

Dans la plupart des cas, oui. BarBrain propose une fonction d'importation CSV et un catalogue de produits comprenant plus de 30 000 articles, ce qui vous évite d'avoir à configurer manuellement un grand nombre de produits. Le passage d'Excel à l'application prend généralement moins d'une journée.