Orderbird vs. BarBrain – Welche Lösung ist besser für Deine Inventur?

Orderbird überzeugt als Kassensystem mit einfacher Bedienung im Service, stößt aber bei der Bestandsaufnahme an Grenzen. BarBrain ist hingegen kein Kassensystem, sondern eine spezialisierte Inventur-App, die genau diese Lücke füllt. Im Überblick zeigt sich: BarBrain ermöglicht schnellere Zählung, präzise Ergebnisse und automatische Reports, während Orderbird für Inventuren ohne Erweiterungen auf manuelle Prozesse zurückfällt.

Praxisvergleich: Inventur in Gastronomie und Hotellerie

Wie wirken sich diese Unterschiede nun in der Praxis aus? Stellen wir uns zwei Szenarien vor:

• Inventur in einer Bar/Restaurant (Orderbird): Der Barmanager nutzt Orderbird für den täglichen Verkauf, muss für die Monatsinventur jedoch auf Excel-Listen zurückgreifen. Nach Betriebsschluss druckt er Lagerlisten aus oder schreibt mit Stift und Papier die Bestände auf. Angebrochene Flaschen werden geschätzt, da Orderbird keine spezifische Funktion zur Mengenerfassung hat. Anschließend müssen die Zahlen händisch in eine Tabelle abgetippt und ausgewertet werden. Dieser doppelte Arbeitsschritt – erst notieren, dann übertragen – kostet viel Zeit und birgt Fehlerquellen. Oft wird bis spät in die Nacht gezählt und gerechnet, was die Inventur zur ungeliebten Marathon-Aufgabe macht.
  
  
• Inventur in einer Bar/Restaurant (BarBrain): Das Team nutzt BarBrain direkt am Lagerort auf Smartphone oder Tablet. Jeder Artikel wird direkt in der App erfasst – sei es per Antippen eines Plus/Minus-Buttons oder per Slider für den Füllstand angebrochener Flaschen. Zwei Mitarbeiter können parallel arbeiten: einer zählt im Thekenbereich, der andere im Lager, beide in derselben geteilten Bestandsliste. Dank Echtzeit-Synchronisation fließen alle Eingaben unmittelbar zusammen. Eine Flasche Wein zur Hälfte voll? Einfach via Schieberegler exakt als „0,5“ erfassen statt zu raten. Am Ende der Zählung erstellt BarBrain automatisch einen fertigen Inventurbericht mit allen Summen, Differenzen zum Vormonat und Lagerwerten. Das mühselige Abtippen und Nachrechnen entfällt komplett – menschliche Fehler ebenso. Die gesamte Inventur ist so in einem Bruchteil der Zeit erledigt, oft mehr als doppelt so schnell wie mit Zettelwirtschaft.
  
  

Branchenspezifische Vorteile: In der Systemgastronomie und Hotellerie, wo regelmäßig Inventuren in mehreren Bereichen stattfinden (Bar, Küche, Housekeeping), wird der Unterschied noch deutlicher. Orderbird als Kasse erfasst zwar Verkäufe, deckt aber nicht alle Warengruppen ab – z. B. Verbrauchsmaterialien im Hotel (Minibar, Housekeeping) lassen sich dort gar nicht inventarisieren. BarBrain ermöglicht eine bereichsübergreifende Bestandsaufnahme des gesamten Sortiments: von Spirituosen und Wein über Food-Artikel bis hin zu Putzmitteln. Ein Hotelmanager kann BarBrain nutzen, um alle Lagerorte – Restaurant, Bar, Minibars auf den Zimmern und Wirtschaftslager – in einer App zu zählen. Die individuelle Lagerstruktur wird in BarBrain eins-zu-eins abgebildet, sodass kein Posten vergessen wird. Die Folge: volle Transparenz über alle Bestände, ohne mühsames Zusammenführen unterschiedlicher Listen aus diversen Abteilungen.

Zudem ist BarBrain herstellerunabhängig. Betriebe, die Orderbird als Kasse einsetzen, können BarBrain als ergänzendes Tool für Inventuren nutzen, ohne ihre gewohnte POS-Umgebung aufzugeben. Die Inventurdaten lassen sich aus BarBrain exportieren und beispielsweise in Orderbirds Warenwirtschafts-Export oder die Buchhaltung übernehmen. Damit verbindet BarBrain praktische Zählhilfe mit bestehenden Systemen, anstatt diese zu ersetzen.