Was mache ich mit den Zahlen aus einer Inventur? – Leitfaden für Gastronomiebetriebe

Eine Inventur zu machen ist Pflicht, doch die gewonnenen Inventurdaten sind ein Schatz, der vielen Gastronomen verborgen bleibt. Gerade in Restaurants und gastronomischen Betrieben liefern diese Zahlen wertvolle Einblicke: Wareneinsatz berechnen, Schwachstellen aufdecken, Kennzahlen im Restaurant überwachen und fundierte Entscheidungen treffen. In diesem Beitrag erfährst du praxisnah, wie du Inventurdaten analysieren und nutzen kannst, um Prozesse zu verbessern, Kosten zu senken, die Speisekarte zu optimieren und insgesamt wirtschaftlich erfolgreicher zu arbeiten. Dabei wird auch gezeigt, wie digitale Lösungen – etwa eine Inventursoftware für die Gastronomie wie BarBrain – helfen, deine Inventurdaten auszuwerten und übersichtlich zu visualisieren.

Warum Inventurdaten so wichtig sind

Eine Inventur erfasst den aktuellen Warenbestand deines Betriebs. Ob du monatlich, quartalsweise oder jährlich zählst – nach jeder Bestandsaufnahme hältst du Zahlen in der Hand, die weit mehr sind als Formalität. Diese Daten zeigen dir unter anderem:

• Warenverbrauch und Wareneinsatz: Wie viel Ware wurde in der Periode verbraucht und zu welchem Wert?
• Aktueller Lagerbestand: Welche Vorräte lagern noch in Küche, Kühlhaus und Keller?
• Abweichungen: Gibt es Inventurdifferenzen, z.B. Fehlbestände oder Überschüsse im Vergleich zum Soll?

Ohne Auswertung blieben diese Informationen ungenutzt. Eine regelmäßige Inventurauswertung in der Gastronomie ist der Schlüssel zur besseren Kostenkontrolle . Nur wer seine Bestände und Verbräuche kennt, kann gezielt gegensteuern und Verluste vermeiden. Im nächsten Schritt schauen wir uns an, wie du zentrale Kennzahlen aus deinen Inventurdaten gewinnst.

Wareneinsatz berechnen und verstehen

Wareneinsatz bezeichnet den Wert der verbrauchten Waren in einem bestimmten Zeitraum (meist pro Monat) – also was dich die verbrauchten Lebensmittel und Getränke tatsächlich gekostet haben. Der Wareneinsatz ist eine der wichtigsten Kennzahlen in Restaurants , denn er beeinflusst direkt deine Rentabilität. Um den Wareneinsatz zu ermitteln, gibt es eine einfache Formel:

Wareneinsatz = Anfangsbestand + Einkäufe – Endbestand

Diese Berechnung ergibt den Warenverbrauch in Euro. Ein kurzes Beispiel: Hattest du zu Monatsbeginn Waren im Wert von 7.000 € auf Lager, hast für 28.000 € neu eingekauft und am Monatsende noch 9.000 € auf Lager, dann beträgt dein Wareneinsatz 26.000 € . Setzt du im selben Monat 100.000 € (Netto) um, entspricht das einer Wareneinsatzquote von 26 % .

Ob 26 % nun gut oder schlecht sind, hängt vom Gastronomie-Konzept ab. Bei Wareneinsatzquoten gelten oft Richtwerte: Viele Betriebe streben unter 30 % Wareneinsatz vom Umsatz an, wobei je nach Konzept auch 30–35 % üblich sein können . Wichtig ist, dass du deine eigene Wareneinsatzquote regelmäßig trackst und mit deinen Kalkulationen abgleichst. Steigt die Quote plötzlich an, ist das ein Warnsignal – es könnte auf Ineffizienzen oder höhere Kosten hindeuten.

Tipp: Berechne den Wareneinsatz monatlich. So erkennst du Trends oder Ausreißer schnell und kannst rechtzeitig Maßnahmen ergreifen. Eine Monatsinventur schafft die Grundlage, um Kosten im Blick zu behalten und Abweichungen früh zu entdecken .

Schwund und Bruch aufdecken (Unsichtbare Verluste erkennen)

Neben dem normalen Verbrauch können Inventurdaten auch auf Verluste hinweisen, die über den Wareneinsatz hinausgehen – nämlich Schwund und Bruch. Diese Begriffe bezeichnen den nicht verkauften Verbrauch:

• Schwund: Verluste durch Diebstahl, Verderb oder Fehlportionierungen (also alles, was „verschwunden“ ist, ohne Umsatz zu bringen).
• Bruch: Zerstörte Ware, z.B. zerbrochene Flaschen oder kaputte Gebinde.

Ohne Inventur bleiben Schwund und Bruch oft unbemerkt. Schwund wird sichtbar, indem man den tatsächlichen Verbrauch laut Inventur dem theoretischen Verbrauch laut Verkauf gegenüberstellt . Die Formel dafür lautet:

Schwund = tatsächlicher Verbrauch (laut Inventur) – theoretischer Verbrauch (laut Kasse)

Und die Schwundquote in Prozent ergibt sich aus: (Schwund / Wareneinsatz) × 100. Branchenwerte zeigen, dass etwa 3 % Schwund vom Wareneinsatz noch als normal gelten – alles darüber sollte dringend untersucht werden  . DEHOGA (Deutscher Hotel- und Gaststättenverband) nennt 3 % als branchenüblichen Richtwert . Liegt deine Schwundquote höher, läuft etwas schief.

Beispiel: Du hast laut Kasse 427 Flaschen Bier verkauft, aber laut Inventur wurden tatsächlich 472 Flaschen verbraucht – es fehlen also 45 Flaschen. Das entspricht einer Schwundquote von rund 9,5 % . Dieser Wert liegt deutlich über dem Richtwert und erfordert Nachforschungen: Wurden Flaschen beschädigt? Wurde Bier ausgeschankt, aber nicht boniert (erfasst)? Oder gab es Diebstahl? Hier zeigt sich, wie Inventurdaten helfen, Probleme aufzudecken, die sonst im Verborgenen bleiben.

Bruch solltest du ebenfalls dokumentieren. Zerbrochene Flaschen oder verdorbene Ware gehören festgehalten, idealerweise direkt bei der Inventur. Die Bruchquote (Wert der beschädigten Ware im Verhältnis zum Wareneinsatz) gibt Aufschluss darüber, wie viel dich solche Vorfälle kosten . Sind Schwund oder Bruch hoch, kannst du Gegenmaßnahmen ergreifen – zum Beispiel Lagerorganisation verbessern, Mitarbeiter schulen oder striktere Kontrollen einführen.

Wichtige Kennzahlen aus der Inventurauswertung

Durch das Auswerten deiner Inventurdaten erhältst du mehrere Kennzahlen, die für dein Restaurant entscheidend sind:

• Wareneinsatz (€): Absoluter Warenverbrauch in Euro pro Zeitraum (Monat, Woche).
• Wareneinsatzquote (% vom Umsatz): Verhältnis von Wareneinsatz zu Nettoumsatz. Diese Quote zeigt, wieviel vom Umsatz für Waren draufgeht – je niedriger, desto besser für den Gewinn.
• Schwundmenge und Schwundquote: Menge/ Wert der nicht verkauften Ware (Schwund) und Anteil am Wareneinsatz. Gibt an, wie effektiv du Verluste verhinderst. Ein Schwund über ~3 % ist ein Warnsignal .
• Bruch: Wert der zerbrochenen oder entsorgten Ware.
• Lagerbestand: Gesamtwert der vorhandenen Ware. Sinkt oder steigt dein Lagerbestand stark, beeinflusst das die Liquidität. Zu hohe Bestände binden Kapital; zu niedrige führen zu Engpässen.
• Lagerumschlag: Wie oft dein Lager sich „dreht“. Berechnet aus Wareneinsatz und durchschnittlichem Lagerbestand. Ein höherer Lagerumschlag bedeutet, dass Ware zügig verkauft wird (was gut ist, um Frische zu sichern und Lagerkosten zu senken).

Diese Kennzahlen für das Restaurant helfen dir, deinen Betrieb zu steuern. Du kannst sie von Monat zu Monat vergleichen und auch Benchmarking betreiben: Wie steht dein Wareneinsatz im Vergleich zu ähnlichen Betrieben? Liegt deine Wareneinsatzquote deutlich höher als der Branchendurchschnitt (z.B. 35 % vs. üblich 25 % ), solltest du nach Optimierungspotenzial suchen. Solche Vergleichswerte decken Schwachstellen auf und zeigen, wo Handlungsbedarf besteht .

Prozesse mit Inventurdaten verbessern

Inventurdaten analysieren heißt, konkrete Maßnahmen zur Prozessoptimierung abzuleiten. Anhand der Zahlen erkennst du, wo Abläufe haken oder verbessert werden können:

• Einkaufsprozess optimieren: Stimmen deine Bestellmengen? Wenn regelmäßig Lebensmittel weggeworfen werden, bestellst du zu viel. Passe Bestellrhythmen und -mengen an den tatsächlichen Verbrauch an . Umgekehrt vermeidest du Engpässe, wenn Inventurdaten zeigen, dass bestimmte Zutaten schneller ausgehen als gedacht.
• Lagerhaltung verbessern: Hohe Verluste durch Verderb deuten auf Lagerprobleme hin. Verbessere die Lagerstruktur – z.B. klare Beschriftungen, FIFO-Prinzip (First In – First Out) und richtige Lagerbedingungen, damit Waren länger halten. Eine ordentliche Lagerorganisation reduziert Fehler, Schwund und Bruch .
• Portionsgrößen standardisieren: Wenn dein Wareneinsatz ungewöhnlich hoch ist, könnten zu große Portionsgrößen die Ursache sein . Einheitliche Rezepte und Portionskontrolle stellen sicher, dass nicht versehentlich mehr verbraucht wird als kalkuliert. Das senkt den Verbrauch ohne Qualitätsverlust.
• Mitarbeiter schulen: Sorge dafür, dass dein Team versteht, wie wichtig korrekte Bestandsaufnahme und sparsamer Umgang mit Ressourcen sind. Mitarbeiter sollten Schwund (z.B. verschüttete Getränke) und Bruch sofort melden. Eine Kultur der Transparenz hilft, versteckte Verluste zu reduzieren.
• Verkaufsprozesse überprüfen: Ein Abgleich von Inventur- und Kassendaten zeigt, ob alles, was verbraucht wurde, auch verkauft/boniert wurde. Falls nicht, liegt eventuell ein Problem im Kassensystem oder im Bedienprozess vor (z.B. werden gewisse Artikel vergessen abzurechnen). Hier können Schulungen oder Systemanpassungen nötig sein.

Durch solche Verbesserungen in Lager, Küche und Service läuft dein Betrieb effizienter. Jede Prozessoptimierung zahlt sich auch finanziell aus – weniger Chaos und Verluste, mehr Übersicht und Kontrolle.

Kosten senken durch Inventurauswertung

Einer der größten Vorteile einer konsequenten Inventurauswertung ist das Sparen von Kosten. Die Kennzahlen machen Ineffizienzen sichtbar, die dein Budget belasten. Typische Kostenfallen, die du durch Inventurdaten entlarven kannst, sind unter anderem:

• Überlagerung und Verderb: Zu hohe Lagerbestände führen oft dazu, dass Ware verdirbt und abgeschrieben werden muss – reines verlorenes Geld. Inventurdaten helfen dir, Überbestände zu erkennen und abzubauen. So kaufst du in Zukunft gezielter ein und vermeidest Verluste durch verdorbene Lebensmittel .
• Diebstahl und unentdeckter Schwund: Wenn Inventur und Verkauf nicht übereinstimmen, verlierst du Waren im Wert von oft hunderten Euro. Indem du diese Lücke kennst (z.B. 5 % Schwundquote), kannst du Maßnahmen gegen Diebstahl und Schwund einleiten – etwa Zugangsbegrenzungen zum Lager, Kameras, oder genauere Ausschankkontrollen. Das drückt die Schwundquote wieder Richtung Normalmaß (~3 %)  und spart bares Geld.
• Ungünstige Einkaufskonditionen: Vielleicht zeigt dein Wareneinsatz, dass gewisse Produkte extrem teuer eingekauft werden. Mit den Daten in der Hand kannst du gezielt nach kostengünstigeren Lieferanten suchen oder bessere Konditionen verhandeln . Auch Mengenrabatte lassen sich optimal nutzen, wenn du deinen Bedarf genau kennst.
• Fehlkalkulierte Gerichte: Falls einzelne Speisen einen ungewöhnlich hohen Wareneinsatz verursachen, überprüfe die Kalkulation. Eventuell musst du den Verkaufspreis anpassen oder die Rezeptur ändern, um wieder eine vernünftige Marge zu erzielen. Hierzu sind genaue Rezeptdaten nötig, aber die Inventur liefert den ersten Hinweis, dass etwas nicht stimmt (wenn z.B. der Wareneinsatz insgesamt steigt, ohne dass der Umsatz mithält).
• Kapitalbindung: Ein volles Lager bindet Kapital, das dir für andere Ausgaben fehlt. Durch regelmäßige Inventuren weißt du, wie viel Geld im Lager steckt. Ziel ist ein schlanker Warenbestand, der den Bedarf deckt, aber kein übermäßiges Kapital blockiert.

Jeder dieser Punkte zeigt: Inventurdaten helfen direkt beim Kosten senken. Indem du Verschwendung aufdeckst und gezielt eliminierst, steigt automatisch dein Gewinn. Viele Maßnahmen sind einfach: So kann bereits die Reduktion von Portionsgrößen oder die kreative Verwertung von Überschüssen (z.B. Tagesgerichte aus Resten entwickeln) erheblich zur Senkung des Wareneinsatzes beitragen .

Speisekarte mit Inventurdaten optimieren

Auch die Speisekarte deines Restaurants profitiert von der Inventurauswertung. Wie das? Inventurdaten verraten dir, welche Zutaten in welchen Mengen verbraucht wurden und zu welchem Kostenanteil. Kombiniert mit Verkaufszahlen der einzelnen Gerichte kannst du ein Menü-Engineering betreiben:

• Renner und Penner identifizieren: Finde heraus, welche Gerichte sich gut verkaufen (Renner) und welche Ladenhüter sind (Penner). Wenn ein Gericht selten bestellt wird, aber teure oder schnell verderbliche Zutaten erfordert, ist es ein Kandidat zum Streichen – er verursacht Kosten, aber kaum Umsatz.
• Wareneinsatz pro Gericht prüfen: Schau dir an, welche Speisen einen besonders hohen Wareneinsatz (in € oder %) haben. Ist das durch einen entsprechend höheren Preis gedeckt? Wenn nicht, stimmt die Kalkulation nicht. Gegebenenfalls solltest du den Preis erhöhen oder günstigere Zutaten verwenden. Beispiel: Kostet ein Schnitzel in der Herstellung 5 € und du möchtest eine Rohgewinnmarge von 70 %, müsstest du es für ~16,70 € verkaufen . Liegt dein aktueller Preis darunter, läuft etwas falsch.
• Zutaten- und Lieferantenauswahl: Inventurdaten zeigen, welche Zutaten viel zum Wareneinsatz beitragen. Vielleicht gibt es preiswertere Alternativen oder saisonale Produkte, die günstiger sind. Saisonale Gerichte können den Wareneinsatz senken, ohne die Qualität zu schmälern  – allerdings erfordert das, die Speisekarte periodisch anzupassen.
• Lagerfähige vs. frische Ware: Analysiere, ob du viele frische Zutaten wegwerfen musst, weil die Nachfrage nicht planbar ist. Möglicherweise lohnt es sich, die Speisekarte so zu gestalten, dass mehr länger haltbare Zutaten genutzt werden und empfindliche Ware nur in Gerichten vorkommt, die wirklich oft bestellt werden.

Durch diese Optimierungen wird deine Speisekarte nicht nur profitabler, sondern auch qualitativ konsistenter. Am Ende führst du nur Gerichte, die sich lohnen und beliebt sind, und hast weniger Verderb. Inventurdaten liefern die Faktenbasis, um solche Entscheidungen objektiv zu treffen, anstatt nach Bauchgefühl zu agieren.

Digitale Inventurdaten auswerten – effizient statt händisch

Die Auswertung all dieser Kennzahlen und Erkenntnisse klingt aufwendig – und das ist sie tatsächlich, wenn man nur mit Zettel, Stift und Tabellen arbeitet. Hier kommt das Stichwort digitale Inventurdaten auswerten ins Spiel. Moderne Gastronomiebetriebe setzen auf digitale Helfer bei der Inventur, um Fehler zu minimieren und Auswertungen zu automatisieren.

Digitale Tools wie Kassensysteme oder Inventur-Apps erleichtern die Datenerfassung enorm. Durch die Integration von Verkauf und Bestand erhältst du in Echtzeit Auswertungen zu Wareneinsatz und Lagerkennzahlen, was eine schnelle Reaktion ermöglicht.

Vorteile einer digitalen Inventur und Inventurauswertung:

• Zeiteinsparung bei der Bestandsaufnahme: Apps wie BarBrain ermöglichen es, per Smartphone oder Tablet alle Artikel direkt einzugeben, oft sogar per Barcode-Scan oder automatischer Mengenerfassung. Das geht erheblich schneller als manuelles Zählen mit anschließender Excel-Eingabe  .
• Weniger Fehler, verlässlichere Daten: Digitale Systeme rechnen automatisch und vermeiden Zahlendreher oder Schätzfehler. Verlässliche Inventur-Ergebnisse ohne manuelle Eingabefehler sind die Basis für eine korrekte Auswertung . Wenn z.B. geöffnete Flaschen via Wiegen exakt erfasst werden , stimmt der Inventurwert und du kannst dich auf die Kennzahlen verlassen.
• Automatische Berechnung wichtiger Kennzahlen: Gute Inventursoftware für die Gastronomie nimmt dir das Rechnen ab. Wareneinsatz, Wareneinsatzquote, Schwund oder Deckungsbeiträge können direkt nach der Inventur auf Knopfdruck bereitstehen. So siehst du sofort, wo du stehst, ohne stundenlang Reports zu bauen.
• Übersichtliche Visualisierung: Digitale Lösungen stellen deine Inventurdaten oft in Dashboard-Form dar – mit Grafiken, Verlaufsdiagrammen und Ampelfarben für Kennzahlen. Du erkennst auf einen Blick Trends, z.B. wenn der Wareneinsatz in den letzten drei Monaten stetig gestiegen ist, oder wenn der Lagerwert ungewöhnlich hoch ist. Diese Visualisierung macht das komplexe Zahlenwerk leicht verständlich für dich und dein Team.
• Daten immer und überall verfügbar: Cloud-basierte Tools erlauben es, die Auswertungen jederzeit abzurufen – ob im Büro oder unterwegs. Gerade für Inhaber mehrerer Filialen ist es hilfreich, alle Standorte zentral im Blick zu haben.

Kurz gesagt: Digitale Inventurlösungen sparen Zeit und liefern bessere Daten. Damit legst du den Grundstein, um die in diesem Artikel beschriebenen Analysen und Optimierungen mühelos durchzuführen. Ein herausragendes Beispiel dafür ist BarBrain, das wir nun genauer vorstellen.

Inventursoftware Gastronomie: BarBrain als Lösung

Bei der Vielzahl an digitalen Helfern möchten wir BarBrain.com als spezialisierte Lösung für Gastronomie-Inventuren hervorheben. BarBrain ist eine Inventursoftware für Food & Beverage, die den gesamten Inventurprozess und die Datenauswertung erheblich vereinfacht. Doch was genau bietet BarBrain?

• Schnelle, einfache Inventur: BarBrain ist als App verfügbar und ermöglicht es, auf mehreren Geräten gleichzeitig zu zählen – ideal, wenn dein Team parallel verschiedene Lagerbereiche inventarisiert . Das verkürzt die Inventurdauer drastisch. Jede Eingabe erfolgt per Tipp oder Scan, selbst angebrochene Einheiten werden präzise erfasst .
• Umfassender Produktkatalog: Das System kennt über 20.000 Artikel aus Gastronomie und Hotellerie – von Spirituosen und Softdrinks über Lebensmittel bis hin zu Non-Food-Verbrauchsgütern . Du kannst also alles zählen, was in deinem Betrieb vorkommt, ohne mühsam Produktdaten anzulegen.
• Automatischer Inventurbericht: Sobald die Zählung abgeschlossen ist, erstellt BarBrain automatisch einen fertigen Inventurbericht . Darin sind alle relevanten Zahlen zusammengefasst – Wareneinsatz, Differenzen, Bestände etc. Die Nachbearbeitung entfällt, du hast sofort verwertbare Ergebnisse in der Hand.
• Zentrale Auswertung und Visualisierung: BarBrain liefert dir eine gesamtheitliche Übersicht über deinen Wareneinsatz und andere Kennzahlen, selbst über mehrere Betriebe hinweg . Das heißt, wenn du z.B. zwei Restaurants betreibst, siehst du auf einen Blick den kombinierten Wareneinsatz und kannst Vergleiche anstellen. Die Daten werden in einem Dashboard anschaulich präsentiert (z.B. nach Warengruppen, Filialen, Zeiträumen).
• Kostenkontrolle in Echtzeit: Durch die präzisen, aktuellen Zahlen erkennst du mit BarBrain sofort, wo du stehst. Hohe Schwundquoten oder aus dem Ruder laufende Wareneinsatzquoten springen ins Auge, sodass du frühzeitig reagieren kannst.
• Zeit- und Kostenersparnis: Laut Anbieter sparen Betriebe mit BarBrain im Schnitt rund 10 Stunden Inventurzeit pro Monat ein und vermeiden Fehler, was hochgerechnet mehrere tausend Euro jährlich an Einsparungen bedeuten kann  . Diese gewonnene Zeit kannst du in dein Kerngeschäft investieren – bessere Gästezufriedenheit, Marketing oder neue Angebote.

Insgesamt ist BarBrain ein praktisches Werkzeug, um digitale Inventurdaten auszuwerten und in die Tat umzusetzen. Es richtet sich genau an Branchenprofis wie dich, die Transparenz über ihre Zahlen haben wollen, ohne sich in komplizierten Excel-Auswertungen zu verlieren.

Fazit: Mit Inventurdaten zum gastronomischen Erfolg (Handlungsempfehlung)

Inventurdaten sind mehr als Zahlenkolonnen – sie sind der Kompass für deinen Unternehmenserfolg. Wenn du weißt, was dein Wareneinsatz ist, wo Verluste passieren und welche Gerichte profitabel sind, kannst du fundierte Entscheidungen treffen. Unser praxisnaher Blick zeigte, wie du durch Inventurauswertung Prozesse optimierst, Kosten senkst, deine Speisekarte verbesserst und somit wirtschaftlich erfolgreicher arbeitest.

Die wichtigste Handlungsempfehlung lautet: Nutze deine Inventurdaten regelmäßig und konsequent. Führe idealerweise monatliche Inventuren durch und werte die Ergebnisse zeitnah aus. Setze dir Zielwerte (z.B. Wareneinsatzquote unter X %, Schwund unter Y %) und verfolge die Entwicklung. Schon einfache Maßnahmen – von besseren Bestellmengen bis zur Rezepturänderung eines teuren Gerichts – können große Wirkung zeigen, wenn sie auf Daten basieren.

Um dir die Arbeit zu erleichtern, lohnt sich der Einsatz einer digitalen Inventursoftware. Mit Tools wie BarBrain kannst du die Auswertung deiner Inventurdaten quasi auf Autopilot stellen. Das System liefert dir übersichtlich alle Inventurauswertungen für die Gastronomie, die du brauchst, und gibt dir damit die Grundlage, die richtigen Schritte zu setzen . Am Ende gilt: Vertraue auf die Zahlen – sie zeigen dir objektiv, wo dein Betrieb steht und wo du hebeln kannst. Mit diesem Wissen und den richtigen Werkzeugen wie BarBrain an der Hand bist du bestens gerüstet, um Kostenfallen zu entschärfen, Abläufe zu straffen und deinen Gästen weiterhin großartige Erlebnisse zu bieten – bei solidem Gewinn für dein Geschäft.