Excel Inventurliste für die Gastronomie

In der Gastronomie entscheidet der Überblick über den Warenbestand über Rentabilität und Gästezufriedenheit. Eine strukturierte Inventarliste – ob als Excel‑Tabelle oder digitale Lösung – hilft dir, Kosten zu kontrollieren und Umsatzchancen zu erkennen. Fachquellen weisen darauf hin, dass die Erfassung der Bestände nicht nur Zeit spart, sondern auch Überbestände reduziert und die Menüplanung erleichtert.

Die regelmäßige Inventur ist ein wichtiger Bestandteil in jedem Restaurant und Gastronomiebetrieb, um den Überblick über Lagerbestände zu behalten und die Kosten zu kontrollieren. Eine Inventurliste für die Gastronomie, beispielsweise als Excel-Vorlage oder PDF, kann dabei helfen, Zeit und Aufwand zu sparen. In diesem Beitrag erklären wir, wie man eine Inventurliste in Excel für die Gastronomie erstellt und welche Vorlagen sich gut für die Gastronomie eignen. Mit den richtigen Methoden und Vorlagen wird die Inventur in der Gastronomie deutlich effizienter. Am Ende des Beitrags stellen wir Ihnen eine kostenlose Excel-Vorlage für die Getränkebestand-Inventur zur Verfügung.

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1. Grundstruktur der Inventurliste für die Gastronomie in Excel

Eine Inventurliste sollte mehr sein als eine lose Sammlung von Zahlen. Sie braucht eine klare Struktur, damit du jederzeit Antworten auf Fragen wie „Wie hoch ist der Warenwert?“ oder „Wie viele Flaschen sind aktuell noch verfügbar?". Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Spalten für eine Inventurliste in Excel:

• Produktname: Detaillierte Bezeichnung (z. B. „Bacardi Carta Blanca Rum“)‍
• Artikelnummer: Eindeutige Nummer, um alle Artikel leicht zu erfassen
• Einheit: Typische Mengeneinheit wie Flaschen, Liter, Gewicht oder Gebindegrößen
• Standort Bereich: Lagerort der Ware(Bar, Küche, Keller)
• Bestand: Angaben zum aktuellen Bestand, um die Übersicht zu behalten
• Einkaufspreis: Diese Informationen helfen bei der Kalkulation für deinen Warenbestand und Rentabilität und ermöglichen eine genaue Wertbestimmung
• Verkaufspreis: Auch den Verkaufspreis solltest du hilfsweise dokumentieren, um deinen Umsatz besser planen zu können
• Kommentar: Bei dem Kommentar kannst du nützliche Hinweise, wie Haltbarkeit dokumentieren

2. Kategorien und verschiedene Inventurlisten für die Gastronomie erstellen

Ein Gastronomiebetrieb hat meist mehrere Lagerorte: Bar, Küche, Kühlräume oder Keller. Trenne diese Bereiche in deiner Liste klar voneinander. Innerhalb jedes Bereichs sollten Produkte in Kategorien wie Spirituosen, Weine, Softdrinks und Lebensmittel eingeteilt werden. Diese zweistufige Kategorisierung verbessert die Übersicht und beschleunigt die Inventur. Achte darauf, dass du Seriennummern, Mindesthaltbarkeitsdaten oder Chargennummern separat erfasst – so kannst du im Schadensfall schnell reagieren.

Tipp: Laden Sie unsere kostenlose Inventur-Vorlage für Excel oder PDF herunter, um Ihre Bestände noch einfacher zu organisieren.

3. Tipps zur Zeiteinsparung bei der Inventur für die Gastronomie

4. Preise und Werte für die Gastronomie-Inventurliste in Excel

Eine präzise Warenwertberechnung ist essenziell: Der Einkaufspreis pro Einheit und der Gesamtkostenblock (Menge×Preis) geben Auskunft über den Lagerwert und helfen bei der Kalkulation der Speisen‑ und Getränkepreise. Notiere Preisänderungen in einer separaten Spalte, damit du bei Preisschwankungen schnell reagieren kannst. In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, zusätzlich den Zeitwert oder die Restlaufzeit eines Produkts zu erfassen (z. B. bei Weinen oder gealterten Spirituosen).

5. Gastronomie-Inventur effizient an den Steuerberater übermitteln

Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist ein weiterer wichtiger Punkt bei der Erstellung einer Inventurliste für die Gastronomie. Hier sind einige Best Practices:

• Kategorien nach Lagerorten und Artikelgruppen: Klare Kategorisierungen erleichtern die Übermittlung und die Steuerprüfung.
• CSV-Export der Excel-Liste: So kann der Steuerberater die Inventur-Daten einfach weiterverarbeiten.
• Dokumentation für Steuerprüfungen: Eine gut strukturierte und vollständig ausgefüllte Inventurliste hilft bei der Vorbereitung auf Prüfungen.

6. Vor- und Nachteile einer Inventurliste für die Gastronomie in Excel

Vorteile einer Excel Inventur Liste:

• Flexibilität und geringe Kosten: Eine Excel-Vorlage ist anpassbar und oft kostenlos verfügbar.
• Grundlegende Automatisierung durch Formeln: Automatische Berechnungen ermöglichen eine einfache Verwaltung.

Nachteile einer Excel Inventur Liste:

• Fehleranfälligkeit und hoher Zeitaufwand: Manuelle Eingaben sind zeitaufwendig und führen häufig zu Fehlern, besonders bei umfangreichen Beständen.
• Begrenzte Automatisierung: Im Gegensatz zu spezialisierten Inventur-Apps ist Excel nur begrenzt automatisierbar und bietet keine Echtzeit-Synchronisation.

7. Digitale Alternative zur Excel-Inventurliste für die Gastronomie

Für Gastronomen, die nach einer einfacheren Lösung suchen, ist eine Inventur-App für die Gastronomie eine sinnvolle Alternative. Eine spezialisierte Lösung wie BarBrain reduziert den Aufwand und die Fehlerquote und bietet eine smarte digitale Inventur für die Gastronomie.

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