Inventurliste in Excel für die Gastronomie erstellen: So organisierst du deine Bestände effizient und sparst Zeit

Die regelmäßige Inventur ist ein wichtiger Bestandteil in jedem Restaurant und Gastronomiebetrieb, um den Überblick über Lagerbestände zu behalten und die Kosten zu kontrollieren. Eine Inventurliste für die Gastronomie, beispielsweise als Excel-Vorlage oder PDF, kann dabei helfen, Zeit und Aufwand zu sparen. In diesem Beitrag erklären wir, wie man eine Inventurliste in Excel für die Gastronomie erstellt und welche Vorlagen sich gut für die Gastronomie eignen. Mit den richtigen Methoden und Vorlagen wird die Inventur in der Gastronomie deutlich effizienter. Am Ende des Beitrags stellen wir Ihnen eine kostenlose Excel-Vorlage für die Getränkebestand-Inventur zur Verfügung.

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1. Grundstruktur der Inventurliste für die Gastronomie in Excel

Die Basis für eine effektive Inventur für Restaurants ist eine klare Struktur in Excel. Diese Spalten sind in einer Inventurliste für die Gastronomie besonders nützlich:

• Artikelnummer: Eindeutige Nummer, um alle Artikel leicht zu erfassen.
• Produktname: Detaillierte Bezeichnung (z. B. „Bacardi Carta Blanca Rum“).
• Einheit: Typische Mengeneinheit wie Flaschen, Liter oder Kisten.
• Anfangsbestand und Endbestand: Angaben zum aktuellen Bestand, um die Übersicht zu behalten.
• Preis pro Einheit und Gesamtwert: Diese Informationen helfen bei der Kalkulation für die Gastronomie und ermöglichen eine genaue Wertbestimmung.

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2. Kategorien und verschiedene Inventurlisten für die Gastronomie erstellen

Ein Restaurant oder Bar hat oft verschiedene Lagerbereiche und Produktarten. Die Struktur der Inventurliste kann durch folgende Kategorien verbessert werden:

• Lagerbereiche trennen: Eine separate Liste für den Barbereich, die Küche, den Keller und die Kühlräume ist oft sinnvoll.
• Produktkategorien für Getränkebestände: Die Einteilung in Kategorien wie Spirituosen, Softdrinks und Lebensmittel hilft, eine übersichtliche und zeitsparende Inventur zu erstellen.

Tipp: Laden Sie unsere kostenlose Inventur-Vorlage für Excel oder PDF herunter, um Ihre Bestände noch einfacher zu organisieren.

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3. Tipps zur Zeiteinsparung bei der Inventur für die Gastronomie in Excel

Für die Getränkeinventur in Excel und die allgemeine Bestandsaufnahme sind folgende Best Practices nützlich:

• Vorlagen und Dropdown-Menüs: Eine gute Vorlage mit Dropdown-Menüs für Artikelkategorien und Einheiten beschleunigt die Eingabe und minimiert Fehler.
• Automatisierte Berechnungen: Nutze Formeln für automatisierte Berechnungen des Endbestands und des Gesamtwerts.
• Farblich markierte Inventurpositionen: Farbliche Markierungen bei häufig benötigten Artikeln helfen, niedrige Bestände schnell zu erkennen.

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4. Preise und Werte für die Gastronomie-Inventurliste in Excel

Eine detaillierte Kalkulation und der Überblick über den Warenwert sind wichtige Elemente für die Gastronomie. Fügen Sie in Ihre Inventur-Vorlage für Excel folgende Spalten ein:

• Preis pro Einheit: Um den Wert des Inventars korrekt zu erfassen, sollte jede Einheit einen festen Preis haben.
• Wertänderungen dokumentieren: Wenn sich Preise ändern, vermerken Sie dies in der Liste, um eine korrekte Kostenübersicht zu behalten.

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5. Gastronomie-Inventur effizient an den Steuerberater übermitteln

Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist ein weiterer wichtiger Punkt bei der Erstellung einer Inventurliste für die Gastronomie. Hier sind einige Best Practices:

• Kategorien nach Lagerorten und Artikelgruppen: Klare Kategorisierungen erleichtern die Übermittlung und die Steuerprüfung.
• CSV-Export der Excel-Liste: So kann der Steuerberater die Inventur-Daten einfach weiterverarbeiten.
• Dokumentation für Steuerprüfungen: Eine gut strukturierte und vollständig ausgefüllte Inventurliste hilft bei der Vorbereitung auf Prüfungen.

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6. Vor- und Nachteile einer Inventurliste für die Gastronomie in Excel

Vorteile einer Excel Inventur Liste:

• Flexibilität und geringe Kosten: Eine Excel-Vorlage ist anpassbar und oft kostenlos verfügbar.
• Grundlegende Automatisierung durch Formeln: Automatische Berechnungen ermöglichen eine einfache Verwaltung.

Nachteile einer Excel Inventur Liste:

• Fehleranfälligkeit und hoher Zeitaufwand: Manuelle Eingaben sind zeitaufwendig und führen häufig zu Fehlern, besonders bei umfangreichen Beständen.
• Begrenzte Automatisierung: Im Gegensatz zu spezialisierten Inventur-Apps ist Excel nur begrenzt automatisierbar und bietet keine Echtzeit-Synchronisation.

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7. Digitale Alternative zur Excel-Inventurliste für die Gastronomie

Für Gastronomen, die nach einer einfacheren Lösung suchen, ist eine Inventur-App für die Gastronomie eine sinnvolle Alternative. Eine spezialisierte Lösung wie BarBrain reduziert den Aufwand und die Fehlerquote und bietet eine smarte digitale Inventur für die Gastronomie.

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