Inventuren gehören in der Gastronomie oft zu den ungeliebten Pflichten – aber sie sind enorm wichtig.
Inventuren gehören in der Gastronomie oft zu den ungeliebten Pflichten – aber sie sind enorm wichtig. Restaurants, Bars und Hotels investieren bis zu 35 % ihres Budgets in Waren wie Lebensmittel und Getränke. Studien zeigen, dass durch effiziente Bestandskontrollen bis zu 20 % dieser Warenkosten eingespart werden können . Gleichzeitig gehen in Gastronomiebetrieben monatlich rund 20 % des Umsatzes durch Schwund, Diebstahl oder unbeabsichtigte Verluste verloren . Die Frage nach der optimalen Inventur-Häufigkeit in der Gastronomie ist also entscheidend: Wie oft sollte man Inventur machen, um Verluste zu minimieren und den Gewinn zu steigern? In diesem Beitrag erfahren Sie praxisnah, welche Inventurintervalle sinnvoll sind, welche rechtlichen Vorgaben es gibt, welche betriebswirtschaftlichen Vorteile eine häufigere Inventur bringt und wie digitale Inventurplanung mit BarBrain Ihnen dabei helfen kann, Inventuren effizient zu planen und durchzuführen.
Bevor wir zur optimalen Frequenz kommen, lohnt ein Blick auf die rechtlichen Vorgaben. Gibt es eine Inventurpflicht im Restaurant? Grundsätzlich ist in Deutschland jedes kaufmännische Unternehmen gesetzlich verpflichtet, mindestens einmal jährlich eine Inventur durchzuführen – typischerweise zum Ende des Geschäftsjahres (meist der 31.12.). Diese sogenannte Jahresinventur dient dazu, alle Vermögenswerte und Schulden zu einem Stichtag vollständig zu erfassen. Laut Handelsgesetzbuch (§ 240 HGB) müssen alle bilanzierungspflichtigen Unternehmen (also Kaufleute, die Bücher führen) ein vollständiges Inventarverzeichnis erstellen.
Allerdings gibt es Ausnahmen für kleine Betriebe. Einzelunternehmer (Einzelkaufleute), die in zwei aufeinanderfolgenden Jahren weniger als 600.000 € Umsatz und weniger als 60.000 € Jahresüberschuss erzielt haben, sind von der Inventurpflicht befreit. Für viele kleine Restaurants und Bars gilt daher formal keine Pflicht zur Inventur. Spezielle Ausnahmen nur für Gastronomiebetriebe gibt es nicht – es gelten dieselben Schwellenwerte wie in anderen Branchen. Dennoch muss auch ein kleines Restaurant zumindest beim Start oder bei Schließung des Betriebs eine Inventur machen (und natürlich für die Steuererklärung korrekte Bestände angeben).
Fazit rechtlich: In den meisten Fällen ist eine jährliche Inventur das gesetzliche Minimum – insbesondere größere Restaurants, Ketten oder alle, die bilanzieren, kommen daran nicht vorbei. Ein einzelnes Restaurant unterhalb der Schwellenwerte hat zwar keine gesetzliche Inventurpflicht, doch freiwillig sollte auch hier mindestens einmal pro Jahr der vollständige Bestand erfasst werden. Denn Inventur ist nicht nur Pflichtübung, sondern bietet handfeste Vorteile für das eigene Geschäft, wie wir im Folgenden sehen.
Die gesetzliche Jahresinventur ist also die Mindestanforderung. Aber ist einmal im Jahr wirklich genug? Praxis und Fachleute sagen: nein. Eine jährliche Bestandsaufnahme allein reicht meist nicht aus, um die Lager im Griff zu behalten. Zwischen den Jahresinventuren können sich unbemerkt erhebliche Abweichungen ansammeln – verdorbene Ware, Diebstahl, Bruch oder fehlerhafte Buchungen. Wenn diese erst am Jahresende auffallen, ist es oft zu spät, gegenzusteuern. Daher setzt sich immer mehr die Erkenntnis durch, dass regelmäßige Inventuren während des Jahres nötig sind, um wirtschaftlich erfolgreich zu arbeiten.
Wie oft ist sinnvoll? Viele Experten empfehlen eine monatliche Inventur im Gastgewerbe. So behält man den Warenfluss laufend im Blick und entdeckt Probleme frühzeitig. Tatsächlich gilt: „Für ein optimiertes Kostenmanagement empfiehlt sich eine monatliche Inventur“ – gerade bei höherwertigem Warenbestand behält man so den Warendurchsatz im Griff und kann Schwund sowie Diebstähle reduzieren. Eine monatliche Bestandsaufnahme liefert also regelmäßig verlässliche Zahlen, zum Beispiel um den Wareneinsatz (Verbrauchskosten) exakt zu berechnen und zu kontrollieren. Branchenkenner betonen, dass monatliche Inventuren in der Gastronomie sinnvoll sind, um verlässlichere Wareneinsatz-Werte und ein aussagekräftigeres Kostenmanagement zu erhalten. Mit anderen Worten: Wer jeden Monat seinen Lagerbestand erfasst, weiß genauer, was an Waren wirklich verbraucht wurde, und kann die Kalkulationen entsprechend anpassen.
Natürlich hängt die optimale Inventurhäufigkeit vom Einzelfall ab. Größe und Art des Betriebs spielen eine Rolle: Einige Restaurants führen wöchentlich Inventuren durch, andere monatlich oder vierteljährlich – wichtig ist ein fester Rhythmus, der zum Betrieb passt. Kleine Bars mit überschaubarem Sortiment kommen eventuell mit quartalsweisen Inventuren aus, während Hotels mit mehreren Outlets oder große Restaurantbetriebe vielleicht jede Woche Teil-Inventuren machen (zum Beispiel Getränke wöchentlich, Food monatlich). Entscheidend ist, dass Inventuren regelmäßig und planmäßig erfolgen. Ein fester Inventurplan – etwa jeweils zum Monatsende – schafft Verbindlichkeit. Die Mitarbeiter wissen dann, wann gezählt wird, und Lagerbewegungen können daran ausgerichtet werden.
Tipp: Sie können die Belastung reduzieren, indem Sie laufende Inventuren stückweise durchführen. Zum Beispiel kann man jede Woche einen anderen Lagerbereich zählen (Woche 1: Getränke, Woche 2: Tiefkühler, usw.), sodass am Monatsende alles einmal erfasst wurde. Solche permanenten Inventurverfahren sind sogar gesetzlich zulässig (§ 241 HGB) und verteilen den Aufwand über das Jahr . Am Jahresende hat man dann bereits alle Bestände irgendwann im Jahr gezählt und muss nur noch Differenzen prüfen, was den großen Inventurstress deutlich verringert .
Zusammengefasst sollte mindestens einmal jährlich eine Inventur stattfinden (gesetzliche Pflicht für viele). Besser ist jedoch eine häufigere Inventur – idealerweise monatlich, um jederzeit den Überblick zu behalten. In der Praxis fahren Gastronomiebetriebe aller Größen gut damit, zum Monatsabschluss eine Inventur zu machen (oder regelmäßige Lagerinventuren in kurzen Intervallen), um ihre Kennzahlen im Griff zu haben.
Warum aber der ganze Aufwand? Eine regelmäßige Lagerinventur – ob monatlich oder in kurzen Abständen – bringt zahlreiche betriebswirtschaftliche Vorteile:
Kurzum: Die regelmäßige Inventur ist ein Erfolgsfaktor. Sie erhöht die Profitabilität, weil Kosten sinken und Verluste gestoppt werden. Sie verbessert die Entscheidungsgrundlagen, denn alle Zahlen vom Lager sind verlässlich. Und sie erhöht die Professionalität des Betriebs – sowohl in den Augen der Finanzbehörden als auch bei Mitarbeitern, die merken, dass ein konsequentes System dahintersteht.
Eine theoretische Empfehlung ist das eine – aber wie wirkt sich häufige Inventur konkret in der Praxis aus? Schauen wir uns ein fiktives Beispiel an, das auf typischen Erfahrungen aus der Gastronomie basiert:
Das Restaurant „Zum Genießer“ hatte bislang nur einmal im Jahr, zum 31.12., eine große Inventur durchgeführt. Dabei wurde jedes Mal ein erheblicher Soll-Ist-Unterschied festgestellt – Waren im Wert von mehreren tausend Euro fehlten, ohne dass klar war, wann oder warum. Die Betreiber nahmen an, das sei „normaler Schwund“ und ließen es darauf beruhen.
2024 entschied sich die Geschäftsführung, eine monatliche Inventur einzuführen. Bereits nach dem ersten Monat zeigte sich Erstaunliches: Im Januar inventarisierten sie den Barbestand und stellten fest, dass 5 Flaschen Premium-Whisky mehr verbraucht waren, als laut Kasse verkauft wurden. Offenbar wurden Hochprozentiges entweder vom Personal falsch verbucht oder verschenkt. Durch das zeitnahe Aufdecken dieses Schwunds konnte man sofort gegensteuern – Schulung des Barpersonals und strengere Kontrolle bei Ausschank und Verbuchung.
Im Küchenlager ergab die Februar-Inventur, dass einige frische Zutaten regelmäßig in zu großen Mengen eingekauft wurden. Ein Teil davon landete unverwertet im Müll. Daraufhin passte der Küchenchef den Bestellrhythmus an und reduzierte die Lagermengen bei schnell verderblicher Ware.
Nach einigen Monaten zeigten sich handfeste Ergebnisse: Der durchschnittliche Wareneinsatzquotient (Warenkosten im Verhältnis zum Umsatz) sank von ursprünglich 30 % auf 27 %. Bei einem Monatsumsatz von z.B. 50.000 € bedeutete das eine Ersparnis von 1.500 € pro Monat. Zudem gingen die Inventurdifferenzen (nicht erklärbarer Schwund) um etwa 50 % zurück. Das Team vom „Zum Genießer“ berichtet, dass die Abläufe reibungsloser wurden – man hat stets im Blick, was vorrätig ist, wodurch weder plötzliche Engpässe noch Überbestände auftraten.
Dieses Beispiel verdeutlicht: Eine monatliche Inventur mag aufwendig erscheinen, doch sie zahlt sich durch niedrigere Kosten und mehr Kontrolle schnell aus. Was früher erst am Jahresende als böses Erwachen kam, wird nun laufend erkannt und korrigiert. So verbessert die regelmäßige Inventur direkt die Gewinnsituation und die operative Effizienz des Gastronomiebetriebs.
Inventuren kosten Zeit und Mühe – digitale Lösungen können hier enorm helfen. Insbesondere die digitale Inventurplanung und -durchführung mit modernen Tools macht häufige Inventuren erst praktikabel. Ein Beispiel dafür ist BarBrain, eine speziell für Gastronomie entwickelte Inventur-App. Digitale Inventurtools wie BarBrain bieten mehrere Vorteile:
In Summe macht eine digitale Lösung wie BarBrain die Inventur schneller, genauer und planbarer. Das senkt die Hemmschwelle, Inventuren öfter durchzuführen. Wo man früher vielleicht aus Zeitgründen nur vierteljährlich gezählt hat, kann man mit digitalen Helfern problemlos auf monatliche oder sogar kontinuierliche Inventur umsteigen – zum Nutzen des Betriebsergebnisses.
Zum Abschluss einige praktische Empfehlungen, wie Sie die optimale Inventurfrequenz in Ihrem Gastronomiebetrieb umsetzen können:
Zusammengefasst: Wie häufig sollte eine Inventur in der Gastronomie stattfinden? – Idealerweise häufiger, als es das Gesetz vorschreibt. Mindestens einmal pro Jahr muss sein (und ist für die meisten Betriebe Pflicht). Doch wer nur einmal jährlich Inventur macht, verschenkt Potenzial: Monatliche oder regelmäßige Inventuren helfen, versteckte Verluste aufzudecken, Kosten zu senken und die Lager im Griff zu behalten. Gerade in einer Branche mit knappen Margen kann die richtige Inventur-Häufigkeit den entscheidenden Wettbewerbsvorteil liefern.
Ob kleines Bistro, angesagte Bar oder große Restaurantkette – alle können von häufigeren Bestandsaufnahmen profitieren. Betriebswirtschaftlich lohnt es sich, weil man bis zu Tausende Euro im Jahr sparen kann, die sonst „verschwinden“ würden. Praktisch umsetzbar wird eine hohe Inventurfrequenz heute durch digitale Inventurplanung und Helfer wie BarBrain, die den Aufwand minimieren. So muss eine Inventur kein ungeliebter Kraftakt mehr sein, sondern wird zum schlanken Routineprozess mit großer Wirkung.
Am Ende gilt: Finden Sie das passende Inventur-Intervall für Ihren Betrieb – aber tendieren Sie lieber zu häufiger statt zu selten. Die gewonnenen Erkenntnisse und die verbesserte Kontrolle über Ihr Lager machen den Aufwand mehr als wett. Eine gut geplante, regelmäßige Inventur ist kein notwendiges Übel, sondern ein Schlüssel zum Erfolg in der Gastronomie. Inventur ist dann nicht mehr nur Pflicht, sondern wird zur Kür – mit spürbar positivem Einfluss auf Ihr Ergebnis und den Betriebsablauf.
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