Wie mache ich eine Inventur in der Gastronomie?

Die Inventur ist für Gastronomen ein unverzichtbares Instrument zur Kontrolle der Bestände, zur Finanzbuchhaltung und zur Optimierung der Warenwirtschaft. Besonders neue Gastronomen oder Betriebe mit wachsendem Erfolg stehen vor der Frage, warum und wie eine Inventur korrekt durchgeführt wird. Dieser Blogbeitrag erklärt Schritt für Schritt den Ablauf einer Gastronomie-Inventur, ihre rechtlichen Anforderungen und gibt wertvolle Tipps zur Effizienzsteigerung.

‍

Warum muss eine Inventur in der Gastronomie gemacht werden?‍

Eine Inventur dient dazu, alle Vermögenswerte eines Restaurants zu erfassen, um eine exakte Bestandsaufnahme zu erhalten. Sie ist nicht nur eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben.

Ziele der Inventur:

• Ermittlung des tatsächlichen Warenbestands: Alle Lebensmittel, Getränke und Verbrauchsmaterialien müssen erfasst werden.
• Korrekte Buchführung: Die Bestandsdaten fließen in die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ein und werden an den Steuerberater weitergeleitet.
• Vermeidung von Steuerproblemen: Eine fehlerhafte oder unvollständige Inventur kann zu Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt führen.
• Schwund und Diebstahl erkennen: Eine regelmäßige Inventur hilft dabei, Verluste durch Bruch, Diebstahl oder Verderb zu identifizieren.
• Optimierung der Bestellungen: Durch die Analyse des Lagerbestands kann besser geplant werden, was und in welcher Menge nachbestellt werden muss.

‍

Rechtliche Vorgaben zur Inventur in der Gastronomie

Laut dem Handelsgesetzbuch (HGB, § 240) ist jeder Kaufmann verpflichtet, eine jährliche Inventur durchzuführen. Für gastronomische Betriebe ergeben sich daraus folgende Anforderungen:

1. Jahresinventur (Pflicht): Einmal jährlich zum Bilanzstichtag (meist 31.12.) müssen alle Bestände gezählt und bewertet werden.
2. Stichtagsinventur: Sie erfolgt genau an einem bestimmten Tag.
3. Permanente Inventur: Hierbei werden Bestände laufend gepflegt, was nur mit einer digitalen Lösung wie BarBrain oder einem Warenwirtschaftssystem praktikabel ist.
4. Verpflichtung zur Dokumentation: Die erfassten Bestände müssen vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt werden.
   

Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu Problemen mit dem Finanzamt führen und die steuerliche Anerkennung von Beständen gefährden.

‍

Der optimale Ablauf einer Gastronomie-Inventur

Vorbereitung der Inventur

• Termin festlegen (idealerweise am Monatsletzten oder vor dem Jahresabschluss).
• Verantwortliche Person(en) bestimmen (leitender Mitarbeiter oder Geschäftsführer).
• Erfassungsmethode festlegen (Excel, Kassen-Export, App wie BarBrain).
• Lagerbereiche definieren: Küche, Kühlung, Bar, Lagerraum.

Strukturierte Bestandsaufnahme

Inventur sollte nach Bereichen getrennt durchgeführt werden, um Fehler zu vermeiden:

Wichtig: Je genauer die Erfassung, desto besser die spätere Auswertung.

Erfassung der Bestände

• Manuelle Zählung oder digitale Unterstützung?
• Excel-Listen: Einfach, aber fehleranfällig.
• Digitale Lösungen wie BarBrain: Ermöglichen eine genauere Erfassung durch Gewichtsmessung und automatisierte Preisbewertung.
• Menge pro Artikel genau dokumentieren (z. B. 37 Flaschen Aperol, 8 Flaschen Rotwein).
• Geöffnete Flaschen müssen ebenfalls geschätzt werden: Bei fehlender Wiegefunktion sollte man Erfahrungswerte nutzen.

Bewertung der Bestände

• Einkaufspreise der Artikel gegenchecken und mit aktuellen Lieferantenrechnungen abgleichen.
• Berechnung des Gesamtwerts der Bestände, um diesen für die betriebswirtschaftliche Auswertung zu nutzen.
• Identifizierung von Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Bestand (Diebstahl, Bruch, Schwund).

Kontrolle und Abschluss

• Alle erfassten Daten auf Vollständigkeit prüfen.
• Inventurbericht erstellen und mit dem Steuerberater abstimmen.
• Bestandsdokumentation sicher aufbewahren.

Wie oft sollte eine Inventur durchgeführt werden?

Je nach Betriebsgröße und Bedarf kann die Inventur in unterschiedlichen Intervallen stattfinden:

Fazit

Eine korrekte und regelmäßig durchgeführte Inventur ist essenziell für den Erfolg eines Gastronomiebetriebs. Sie hilft nicht nur, den Warenbestand transparent zu verwalten, sondern verhindert auch Probleme mit dem Finanzamt und ermöglicht eine präzisere Kostenkontrolle.

Moderne digitale Tools wie BarBrain erleichtern die Erfassung erheblich, da sie nicht nur das Zählen automatisieren, sondern auch Einkaufspreise und Verbrauchsstatistiken integrieren. Egal, ob monatlich, quartalsweise oder jährlich – eine gut durchgeführte Inventur gibt Gastronomen die Kontrolle über ihre Warenwirtschaft und sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Restaurant.