Case Study: Wie L’Osteria die Inventurzeit pro Filiale um 2–3 Stunden reduziert

• ‍Betrieb: L’Osteria – europaweit agierende Restaurantkette‍
• Branche: Systemgastronomie / Casual Dining‍
• Standorte: Über 160 Restaurants in 9 Ländern‍
• Einsatzbereich: Monatliche F&B-Inventur über alle Filialen‍
• Ansprechpartner: Apostolos Behrendt, Betriebsleiter (Filiale München)‍
• Ergebnis: 2–3 Stunden Zeitersparnis pro Inventur und Filiale

Über L’Osteria

L’Osteria ist eine der größten Restaurantketten Europas. Über 160 Standorte in 9 Ländern, bekannt für übergroße Pizza und Pasta in Trattoria-Qualität. Was auf den Tellern einfach aussieht, erfordert hinter den Kulissen präzise Prozesse – von der Warenbeschaffung über die Lagerhaltung bis zur monatlichen Inventur. Apostolos Behrendt ist Betriebsleiter einer L’Osteria-Filiale in München. Er kennt den Inventurprozess aus beiden Perspektiven: vor und nach BarBrain. Der Unterschied, sagt er, sei enorm.

Die Herausforderung: Monatsende, Klemmbrett, Mitternacht

Der letzte Tag im Monat. Die Küche ist geputzt, die letzten Gäste gehen. Aber für das Team von Apostolos fängt jetzt der anstrengendste Teil an: Inventur. Getränke, Lebensmittel, Verpackungsmaterial, Besteck – jeder Artikel musste einzeln erfasst werden. Von Hand, auf ausgedruckten Excel-Listen, mit Klemmbrett.

„Am Monatsende steht immer die Inventur an, da freut sich natürlich keiner drauf, weil es einfach sehr zeitaufwendig ist und keinen Spaß macht.“– Apostolos Behrendt, Betriebsleiter, L’Osteria München

Das größte Problem war nicht der einzelne Zählvorgang, sondern die Summe. Hunderte Positionen, ein einzelnes Team, ein einziges Klemmbrett. Dann die Daten manuell in Excel übertragen, zusammenrechnen, auf Fehler prüfen. In einer Filiale mit dem Sortiment einer L’Osteria zog sich das regelmäßig bis nach Mitternacht. Multipliziert man das über 200 Standorte, wird der Hebel klar: Jede Stunde, die pro Filiale gespart wird, bedeutet tausende Personalstunden im Jahr für die gesamte Kette.

Warum BarBrain

Für eine Restaurantkette mit über 200 Filialen zählt ein Faktor über alle anderen: Skalierbarkeit. Die digitale Inventur-App von BarBrain brachte drei entscheidende Vorteile:

Paralleles Zählen: Statt dass ein Mitarbeiter allein durch das Lager läuft, können zwei, drei oder vier Leute gleichzeitig zählen. Jeder auf seinem eigenen Smartphone. Die Daten synchronisieren in Echtzeit.

Sofortige Zusammenführung: Kein manuelles Zusammentragen von Listen, kein Excel-Export, kein Abtippen. Am Ende des Zählprozesses steht das Ergebnis – automatisch konsolidiert.

Smartphone-basiert: Keine zusätzliche Hardware, keine Spezialgeräte. Das Team nutzt vorhandene Smartphones oder Tablets. Die vollständige Feature-Übersicht zeigt alle Funktionen im Detail.

Implementierung

BarBrain wurde in allen L’Osteria-Filialen eingeführt. Das Setup pro Standort war unkompliziert: Produktportfolio digital erfassen, Lagerbereiche zuweisen, Team einweisen. Da die App intuitiv aufgebaut ist, war die Einarbeitungszeit minimal.

„Seitdem wir BarBrain haben, ist die Inventur deutlich leichter geworden. Das Team muss keine Excel-Tabellen mehr ausdrucken oder durch die Lager rennen.“– Apostolos Behrendt, Betriebsleiter, L’Osteria München

Entscheidend für eine Kette: Der Rollout lässt sich standardisieren. Einmal eingerichtet, läuft der Prozess in jeder Filiale gleich ab – mit vergleichbaren Ergebnissen.

Ergebnisse

Die messbaren Veränderungen pro Filiale seit der Umstellung auf BarBrain:

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„Pro Inventur sparen wir mindestens zwei bis drei Stunden. Früher war die Inventur eine lästige Aufgabe, aber jetzt machen es die Mitarbeiter fast schon gerne, weil es super schnell geht und keinen Stress mehr verursacht.“– Apostolos Behrendt, Betriebsleiter, L’Osteria München

Operational Impact

Für einen Einzelstandort sind 2–3 Stunden Zeitersparnis spürbar. Für eine Kette mit über 160 Filialen ist es transformativ. Hochgerechnet spart L’Osteria durch BarBrain hunderte Personalstunden pro Monat – allein bei der Inventur.

Hinzu kommt die Datenqualität. Wenn vier Mitarbeiter gleichzeitig zählen und die Ergebnisse automatisch zusammengeführt werden, sinkt die Fehlerquote gegenüber dem manuellen Prozess erheblich. Das wirkt sich direkt auf die Wareneinsatz-Berechnung aus: Präzisere Bestandsdaten bedeuten genauere Food Costs, bessere Einkaufsplanung und früheres Erkennen von Schwund.

Für das Management einer Restaurantkette heißt das: vergleichbare, verlässliche Inventurdaten über alle Standorte hinweg – ohne Abhängigkeit von der Excel-Kompetenz einzelner Filialleiter.

Über BarBrain

BarBrain ist die schnellste digitale Inventurlösung für die Gastronomie und Hotellerie. Über 1.000 Betriebe – vom Einzelrestaurant bis zur Restaurantkette – nutzen die App für ihre monatliche Bestandsaufnahme. Die Einrichtung dauert weniger als einen Tag, der 30-Tage-Test ist kostenlos.