Case Study: Schloss Elmau reduziert Inventurzeit um 60%

Auf einen Blick

• ‍Betrieb: Schloss Elmau – Luxury Spa Resort & Cultural Hideaway‍
• Branche: 5-Sterne-Hotellerie / Luxusresort‍
• Standort: Elmau, Oberbayern‍
• Einsatzbereich: 2 Hotelbar-Standorte (Schloss + Retreat)
• ‍Ergebnis: Über 60% Zeitersparnis bei der Getränkeinventur

Über Schloss Elmau

Schloss Elmau ist eines der bekanntesten Luxusresorts in Deutschland. G7-Gipfel fanden hier statt, die Gästeliste liest sich wie ein Who’s Who aus Wirtschaft, Politik und Kultur. Zum Resort gehören zwei Bars mit einem umfangreichen Spirituosen-Portfolio: eine Bar direkt im Schloss und eine zweite im benachbarten Retreat. Keven McFarland, der Barmanager, verantwortet die Bestandsführung beider Standorte.

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Die Herausforderung: 8 Stunden für eine Inventur

Vor BarBrain war die monatliche Inventur der zeitintensivste administrative Prozess in Kevens Arbeitsalltag. Zwei Bars, hunderte Spirituosen, dutzende Weine, Biere, Softdrinks – jede Flasche musste per Hand erfasst, notiert und später in Excel übertragen werden.

„Wir waren früher bei sechs bis acht Stunden für die Inventur. Das war grausam – keiner hat das gerne gemacht.“– Keven McFarland, Barmanager, Schloss Elmau

Das Problem war nicht nur der Zeitaufwand. Die manuelle Erfassung führte zu Fehlern bei Anbruchflaschen, doppelten Zählungen und einer Nachbearbeitungszeit von nochmals 1–2 Stunden. In einem Luxusresort, in dem Personalstunden teuer sind und Service-Exzellenz nicht verhandelbar ist, war das ein konkretes wirtschaftliches Problem.

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Warum BarBrain

Keven evaluierte mehrere Lösungen. Die Entscheidung fiel auf BarBrain aus drei Gründen: Die App war speziell für die Getränkeinventur in der Gastronomie entwickelt worden – kein generisches Lagerverwaltungstool. Der Schieberegler für Anbruchflaschen ersparte das umständliche Wiegen oder Schätzen. Und das parallele Zählen ermöglichte es, beide Bars gleichzeitig zu inventarisieren.

Die digitale Inventur-App von BarBrain ließ sich innerhalb eines Tages einrichten. Kevens Team brauchte keine zusätzliche Hardware – Smartphone oder Tablet reichte. Alle Features im Überblick zeigt, was BarBrain im Detail abdeckt.

Implementierung

Das Setup verlief unkompliziert. BarBrain richtete das Produktportfolio beider Bars digital ein – inklusive aller Spirituosen, Weine, Biere und Softdrinks. Innerhalb einer Woche war das Team geschult. Die erste digitale Inventur konnte am darauffolgenden Monatsende stattfinden.

„Die App ist intuitiv. Meine Mitarbeiter haben das in 15 Minuten verstanden.“– Keven McFarland, Barmanager, Schloss Elmau

Ergebnisse

Die messbaren Veränderungen nach drei Monaten mit BarBrain:

„Diese App ist genial, weil sie die Mitarbeiter wieder motiviert, die Inventur zu machen. Was früher eine lästige Aufgabe war, macht jetzt sogar Spaß.“– Keven McFarland, Barmanager, Schloss Elmau

Operational Impact

Neben der reinen Zeitersparnis hatte die Umstellung auf BarBrain weiterreichende Effekte. Die automatisierten Inventurberichte gehen direkt an das Controlling, was die Transparenz über den Wareneinsatz der Bars erhöht. Schwund fällt schneller auf. Bestellmengen lassen sich präziser planen, weil die Bestandsdaten aktuell und verlässlich sind. Für ein Haus wie Schloss Elmau, in dem zwei Bars mit Premium-Spirituosen arbeiten, summiert sich das. Wenn eine Flasche Macallan 18 nicht korrekt erfasst wird, reden wir nicht über Centbeträge.

Über BarBrain

BarBrain ist die schnellste digitale Inventurlösung für die Gastronomie und Hotellerie. Über 1.000 Betriebe – vom Einzelrestaurant bis zur Restaurantkette – nutzen die App für ihre monatliche Bestandsaufnahme. Die Einrichtung dauert weniger als einen Tag, der 30-Tage-Test ist kostenlos.