Über Schloss Elmau
Schloss Elmau ist eines der bekanntesten Luxusresorts in Deutschland. G7-Gipfel fanden hier statt, die Gästeliste liest sich wie ein Who’s Who aus Wirtschaft, Politik und Kultur. Zum Resort gehören zwei Bars mit einem umfangreichen Spirituosen-Portfolio: eine Bar direkt im Schloss und eine zweite im benachbarten Retreat. Keven McFarland, der Barmanager, verantwortet die Bestandsführung beider Standorte.
Die Herausforderung: bis zu 8 Stunden für eine Inventur
Vor BarBrain war die monatliche Inventur der zeitintensivste administrative Prozess in Kevens Arbeitsalltag. Zwei Bars, hunderte Spirituosen, dutzende Weine, Biere, Softdrinks – jede Flasche musste per Hand erfasst, notiert und später in Excel übertragen werden.
„Wir waren früher bei sechs bis acht Stunden für die Inventur. Das war grausam – keiner hat das gerne gemacht.“– Keven McFarland, Barmanager, Schloss Elmau
Das Problem war nicht nur der Zeitaufwand. Die manuelle Erfassung führte zu Fehlern bei Anbruchflaschen, doppelten Zählungen und einer Nachbearbeitungszeit von nochmals 1–2 Stunden. In einem Luxusresort, in dem Personalstunden teuer sind und Service-Exzellenz nicht verhandelbar ist, war das ein konkretes wirtschaftliches Problem.
Warum BarBrain
Keven evaluierte mehrere Lösungen. Die Entscheidung fiel auf BarBrain aus drei Gründen: Die App war speziell für die Getränkeinventur in der Gastronomie entwickelt worden – kein generisches Lagerverwaltungstool. Der Schieberegler für Anbruchflaschen ersparte das umständliche Wiegen oder Schätzen. Und das parallele Zählen ermöglichte es, beide Bars gleichzeitig zu inventarisieren.
Für die digitale Inventur-App von BarBrain brauchte Kevens Team keine zusätzliche Hardware – Smartphone oder Tablet reichte.
Implementierung
Die Einrichtung lief gemeinsam mit dem BarBrain-Team im Onboarding. Dabei wurde das Produktportfolio beider Bars digital angelegt – inklusive aller Spirituosen, Weine, Biere und Softdrinks. Innerhalb einer Woche war das Team geschult. Die erste digitale Inventur konnte am darauffolgenden Monatsende stattfinden.
„Die App ist intuitiv. Meine Mitarbeiter haben das in 15 Minuten verstanden.“– Keven McFarland, Barmanager, Schloss Elmau
Was sich im Betrieb verändert hat
Neben der reinen Zeitersparnis hatte die Umstellung auf BarBrain weiterreichende Effekte. Die automatisierten Inventurberichte gehen direkt an das Controlling, was die Transparenz über den Wareneinsatz der Bars erhöht. Schwund fällt schneller auf. Bestellmengen lassen sich präziser planen, weil die Bestandsdaten aktuell und verlässlich sind. Für ein Haus wie Schloss Elmau, in dem zwei Bars mit Premium-Spirituosen arbeiten, summiert sich das. Wenn eine Flasche Macallan 18 nicht korrekt erfasst wird, reden wir nicht über Centbeträge.
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