Inventur in der Gastronomie 2025 – Umfrage zeigt Handlungsbedarf

Inventur als Schlüsselfaktor für den Erfolg

Inventur ist für viele Gastronom:innen eine lästige Pflicht. Tatsächlich ist sie aber entscheidend für den Erfolg eines Betriebs. Über 1.000 Gastronomiebetriebe – darunter Restaurants, Bars, Cafés und Hotels – nahmen an einer aktuellen Umfrage der BarBrain GmbH teil. Die Ergebnisse geben einen klaren Einblick, wie Inventuren heute ablaufen

Die Umfrage wurde anonym und ohne Vergütung durchgeführt, um möglichst unverfälschte Einblicke zu erhalten. Die Resultate machen klar: In den meisten Betrieben wird die Inventur noch stiefmütterlich behandelt – gleichzeitig eröffnen sich große Chancen durch digitale Ansätze. Im Beitrag stellen wir die zentralen Erkenntnisse vor und zeigen, weshalb eine konsequente Bestandsaufnahme bares Geld spart.

Inventurhäufigkeit: Wie oft wird gezählt?

Inventurhäufigkeit: Die Umfrage zeigt unterschiedliche Intervalle. 15 % der Befragten führen täglich Inventur durch, 21 % wöchentlich, 33 % monatlich, 8,4 % quartalsweise und 17,8 % jährlich. Diese Verteilung macht deutlich, dass zwar rund 69 % mindestens monatlich inventarisieren, aber ein gutes Viertel der Betriebe nur einmal im Quartal oder seltener eine Bestandsaufnahme vornimmt. Fehlende oder seltene Inventuren machen das Lager jedoch zur gefährlichen Blackbox – mit direkten negativen Folgen für Gewinn, Kostenkontrolle und Abläufe, wie Fachleute betonen Regelmäßige Inventuren sind unerlässlich, um Engpässe zu vermeiden und Verluste rechtzeitig aufzudecken.

Inventurmethoden: Stift, Excel oder Software?

Inventurmethoden: Über die Hälfte der Betriebe (53 %) notiert Bestände noch klassisch mit Stift und Zettel, weitere 27 % nutzen Excel-Tabellen. Nur knapp 8 % setzen bereits ein Kassensystem bzw. eine Warenwirtschafts-Software für die Inventur ein. Rund 12 % gaben andere Verfahren an. Die Dominanz manueller Methoden (über 80 % verzichten auf spezialisierte Tools) deutet auf erhebliche Effizienzpotenziale hin, die durch digitale Lösungen genutzt werden können. Denn Zettelwirtschaft und manuelle Excel-Listen sind nicht nur zeitaufwändig, sie sind auch fehleranfällig – oft fehlt die Zeit, um häufiger zu inventarisieren. Hier setzt die digitale Inventur an, die wir unten genauer betrachten.

Risiken bei seltener Bestandsaufnahme

Ohne regelmäßige Inventur drohen Überraschungen: Beliebte Zutaten oder Getränke können plötzlich ausgehen, weil der Lagerbestand ohne Kontrolle überschätzt wurde. Gleichzeitig bleiben unsichtbare Verluste oft lange unentdeckt. Im Schnitt gehen in der Gastronomie jeden Monat ~20 % des Umsatzes durch Schwund, Diebstahl und kostenlose Getränke verloren – vieles davon fällt erst am Monatsende auf, wenn Soll- und Ist-Bestand nicht übereinstimmen. Bis zu 75 % dieser Inventurverluste sind auf Diebstahl (direkt oder indirekt) zurückzuführen. Mit anderen Worten: Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser. Wer selten oder gar nicht zählt, merkt oft zu spät, wo Ware fehlt oder im Übermaß lagert. Überbestände binden Kapital und enden nicht selten als verdorbener Abfall. Die Konsequenzen reichen von entgangenem Umsatz über gestiegene Warenkosten bis zu unnötiger Lebensmittelverschwendung. Kurz: Fehlende Inventuren schaden dem Betrieb – finanziell wie organisatorisch.

Vorteile regelmäßiger Inventur in der Gastronomie

Eine gründliche Bestandsaufnahme kostet zwar Zeit und Mühe, lohnt sich aber. Hier die wichtigsten Vorteile regelmäßiger Inventuren im Überblick:

• Kosten senken: Mit einer ordnungsgemäßen Inventur lassen sich bis zu 20 % der Wareneinsatzkosten einsparen. Verluste durch Überbestellung oder Verderb werden reduziert, da man den tatsächlichen Bedarf besser im Blick hat.
  
• Bessere Übersicht: Regelmäßige Bestandskontrollen geben jederzeit einen klaren Überblick über alle Vorräte. Man erkennt frühzeitig, wo Waren fehlen oder sich Überbestände anhäufen, bevor diese Kapital binden oder verderben Engpässe im Sortiment (z. B. ein ausverkaufter Wein am Wochenende) werden vermieden, weil der tatsächliche Lagerstand bekannt ist.
  
• Frühwarnsystem: Inventur dient als Frühwarnsystem für den Betrieb. Negative Trends – etwa steigende Warenkosten oder Schwund durch Diebstahl – fallen schneller auf, sodass gegengesteuert werden kann. Ohne Inventurdaten „wirtschaftet man im Dunkeln“ und bemerkt Probleme oft erst, wenn es zu spät ist. Regelmäßige Inventuren schaffen hier Transparenz und Sicherheit.
  
  

Digitale Inventurlösungen: Inventur einfach & effizient

Angesichts der genannten Herausforderungen gewinnt die digitale Inventur an Bedeutung. Moderne Inventur-Apps versprechen eine erhebliche Erleichterung: Eine speziell für Gastronomie und Hotellerie entwickelte Lösung wie BarBrain kann den Inventuraufwand drastisch reduzieren. Statt stundenlang mit Klemmbrett durchs Lager zu laufen, lässt sich heute per Smartphone oder Tablet inventarisieren – alle Artikel vom Wein bis zum Putzmittel werden bequem digital erfasst. Das Ergebnis: bis zu 60 % Zeitersparnis bei der Bestandsaufnahme. Zugleich minimiert die digitale Erfassung Fehlerquellen: Mengen und Füllstände werden präzise dokumentiert, kein nachträgliches Abtippen oder Schätzen mehr nötig. Die Daten stehen sofort zur Verfügung, Schwund und Abweichungen werden unmittelbar sichtbar.

Darüber hinaus ist die Handhabung einfach. Mehrere Teammitglieder können parallel zählen und so gemeinsam die Inventur in Rekordzeit abschließen Über 1.000 Betriebe nutzen solche digitalen Lösungen bereits erfolgreich – vom kleinen Lokal bis zur großen Restaurantkette Sie verlassen sich auf zuverlässige Echtzeit-Inventurzahlen als Entscheidungsgrundlage; ungeahnte Verluste und Überraschungen im Lager gehören damit der Vergangenheit an Auch die Integration in bestehende Kassensysteme oder Warenwirtschaft ist oft möglich, wodurch manuelle Zwischenschritte entfallen.

Fazit: Inventur zahlt sich aus

Die Umfrage verdeutlicht, dass in vielen Gastronomiebetrieben noch Nachholbedarf bei der Inventur besteht – sei es bei der Häufigkeit oder der Methode. Zugleich zeigen die Erkenntnisse das enorme Potenzial einer konsequenten Bestandskontrolle: Regelmäßige Inventuren schützen vor Verlusten und Fehlbeständen und decken Einsparmöglichkeiten auf Insbesondere die Digitalisierung der Inventur verwandelt die oft ungeliebte Zählung in einen effizienten Prozess. Wer auf moderne Tools setzt, schützt sich vor Verlusten und Fehlern und spart Zeit sowie Nerven. Damit wird Inventur vom Pflichttermin zum wertvollen Steuerungsinstrument – und das kommt am Ende dem Gastronomen selbst direkt zugute.

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