Wie mache ich eine Inventur in der Gastronomie?

Warum Inventuren wichtig sind

Inventur – allein das Wort lässt vermutlich jeden Gastronomen schimpfen und stöhnen. Nach einem langen Arbeitstag noch Flaschen, Kisten und Lebensmittel zählen gehört sicher nicht zu den Lieblingsaufgaben in Bar, Restaurant oder Hotel. Trotzdem kommst du um die Inventur in der Gastronomie nicht herum – und das hat gute Gründe. Eine sorgfältige Bestandsaufnahme liefert die Grundlage für deinen Erfolg: Du behältst den Überblick über deinen Warenbestand, erkennst Schwund oder Engpässe frühzeitig und kannst Kosten sowie Wareneinsatz ordentlich kalkulieren. Kurz gesagt: Ein aktueller, genauer Lagerbestand ist die Basis für fundierte Entscheidungen: vom Einkauf bis zur Preisgestaltung bei Speisen und Getränken. Außerdem zeigst du mit regelmäßigen Inventuren deinem Team, dass auf den Warenbestand geachtet wird. Dieser professionelle Umgang wirkt disziplinierend und wertschätzend: Wenn alle wissen, dass regelmäßig gezählt wird, geht man automatisch sorgsamer mit den Produkten um. Die Inventur mag lästig sein, aber sie ist das Rückgrat eines erfolgreichen Gastronomiebetriebs.

Wann und wie oft sollte eine Inventur gemacht werden?

Viele Betriebe führen ihre Inventur klassischerweise zum Jahresende durch, weil sie für den Jahresabschluss und die Buchhaltung wichtig ist. In solchen Stichtagsinventuren wird der komplette Warenbestand an einem Stichtag (meist 31.12.) erfasst, was für die Steuer und den Gewinn entscheidend sein kann. Doch nur einmal im Jahr zu zählen ist nicht ideal, wenn du stets die Kontrolle behalten möchtest. Je regelmäßiger, desto besser: In der Praxis hat es sich bewährt, monatlich die Inventur zu machen. So erhältst du laufend aktuelle Zahlen über deinen Lagerbestand und kannst Verluste oder Abweichungen schnell feststellen und im Worst Case entgegenwirken. Gerade im Getränkebereich oder bei verderblichen Lebensmitteln ist eine monatliche Bestandsaufnahme sinnvoll, um Diebstahl, Schwund oder Überlagerung sofort zu bemerken. Natürlich hängt die Frequenz von deinem Betrieb ab – ein kleines Café kommt vielleicht mit einer vierteljährlichen Inventur aus, während ein großes Restaurant mit umfangreichem Lagerbestand und hohem Durchlauf sogar wöchentlich zählen sollte. Moderne digitale Lösungen machen häufige Inventuren deutlich einfacher: Mit der richtigen App wird selbst eine monatliche Inventur in der Gastronomie zur Routine, die kaum Zeit in Anspruch nimmt. Wichtig ist vor allem, dass du Konstanz reinbringst – ob wöchentlich, monatlich oder alle 3 Monate, plane feste Inventur-Termine ein, damit nichts unter den Tisch fällt.

Vorbereitung der Inventur

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Bevor du mit dem Zählen loslegst, solltest du folgende Schritte durchgehen:

• Termin und Zeitraum festlegen: Wähle einen Zeitpunkt, an dem dein Betrieb geschlossen ist oder wenig Betrieb herrscht – z.B. nach Feierabend oder an einem Ruhetag. Plane genügend Zeit ein und stelle sicher, dass während der Inventur keine neuen Waren eintreffen oder große Umbuchungen stattfinden. So vermeidest du Unterbrechungen und Fehler.
• Lagerstruktur ordnen: Gehe vorher durch deine Lager, Kühlhäuser und Theken. Ordnung erleichtert die Inventur ungemein. Sortiere ähnliche Produkte zusammen, räume auf und entsorge Verdorbenes. Stelle sicher, dass jede Ware einen klaren Platz und eine Beschriftung hat. Eine saubere Lagerstruktur verhindert, dass du beim Zählen den Überblick verlierst oder etwas doppelt/gar nicht erfasst.
• Hilfsmittel bereitstellen: Überlege dir im Vorfeld, mit welcher Methode du die Inventur durchführen willst – klassisch mit Stift und Papier, mit einer Excel-Tabelle oder digital mit einer App (wie z.B. BarBrain). Je nach Methode brauchst du unterschiedliche Utensilien. Bereite gedruckte Inventurlisten und Schreibmaterial vor, wenn du auf Papier zählst. Für Excel stelle einen Laptop oder ein Tablet mit der entsprechenden Tabelle bereit (ggf. mit Ladegerät). Falls du eine Inventur-App nutzt, installiere sie auf allen nötigen Smartphones/Tablets und sorge dafür, dass die Geräte aufgeladen sind. Denke auch an Hilfsmittel wie Waagen oder Messbecher für offene Behälter, damit du Füllmengen genau bestimmen kannst.
• Team einteilen: Inventur muss keine One-Man-Show sein – im Gegenteil, mit Helferinnen geht es schneller. Plane also frühzeitig, welche Mitarbeiterinnen dich unterstützen. Ideal sind Teams zu zweit: Eine Person zählt, die andere notiert oder gibt die Daten ein. Teile die Teams nach Bereichen ein (z.B. Bar, Küche, Lagerraum), damit parallel gearbeitet werden kann, ohne sich in die Quere zu kommen. Weise jeder Gruppe einen klar abgegrenzten Bereich und eine Liste zu, damit nichts doppelt gezählt oder übersehen wird.
• Artikelübersicht vorbereiten: Erstelle eine Liste aller Artikel, die gezählt werden müssen. Das kann eine ausgedruckte Bestandsliste aus deinem Warenwirtschaftssystem sein oder eine einfache Tabelle mit allen relevanten Produkten. Achte darauf, jede Warengruppe abzudecken – von Spirituosen, Bier, Wein und Säften über Lebensmittel in der Küche bis hin zu Non-Food-Artikeln wie Reinigungsmittel oder Verbrauchsmaterial. Wenn du mit einer App wie BarBrain arbeitest, kannst du dort vorab deinen Produktkatalog anlegen (viele Standard-Produkte sind in BarBrain schon vorhanden). Eine vollständige Artikelübersicht stellt sicher, dass am Inventurtag kein Posten vergessen wird.

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Durchführung der Inventur: Papier, Excel oder BarBrain?

Jetzt wird gezählt – dabei hast du grundsätzlich drei Möglichkeiten, wie du vorgehen kannst. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile:

Inventur mit Stift und Papier:

Die traditionelle Variante: Viele Gastronomen greifen immer noch zu Klemmbrett, Zettel und Kugelschreiber. Du gehst durch dein Lager und schreibst von jedem Artikel die vorhandene Menge auf. Oft nutzt man vorbereitete Listen zum Abhaken oder man notiert frei nach Sicht. Dieses Vorgehen ist einfach, erfordert aber höchste Konzentration. Fehler können leicht passieren – man verschreibt sich, übersieht etwas im Eifer des Gefechts oder kann die eigene Handschrift später nicht entziffern. Auch dauert die Zählung auf Papier meist am längsten. Nachdem alles aufgeschrieben ist, musst du die Zahlen nämlich noch zusammenrechnen und in ein System übertragen (z.B. ins Kassensystem oder in Excel), um den Gesamtwert zu ermitteln. Die doppelte Arbeit – erst aufschreiben, dann abtippen – kostet Zeit und Nerven. Kurzum: Inventur mit Zettel und Stift ist möglich und ohne Technik unkompliziert, aber sehr zeitaufwendig und fehleranfällig.

Oft stoßen Gastronomen hier vor allem an ihre Grenzen, wenn es sich um offene Flaschen handelt oder um viele Varianten derselben Spirituose. Dann wird schnell der Überblick verloren, ob es die Flasche Aperol mit 0,5 l, 0,7 l oder doch 1 l war. Wer hier nur nach Augenmaß schätzt, riskiert ungenaue Ergebnisse.

Eine mögliche Alternative ist das Wiegen: Mit einer Waage und der Angabe des Leergewichts lässt sich der exakte Inhalt einer angebrochenen Flasche berechnen. Das ist präziser als Schätzen, kostet jedoch Zeit und ist fehleranfällig, wenn Leergewichte nicht korrekt vorliegen.

Zusätzlich dauert die Zählung auf Papier meist am längsten. Nachdem alles aufgeschrieben ist, musst du die Zahlen noch zusammenrechnen und in ein System übertragen (z.B. ins Kassensystem oder in Excel), um den Gesamtwert zu ermitteln. Die doppelte Arbeit – erst aufschreiben, dann abtippen – kostet Zeit und Nerven. Kurzum: Inventur mit Zettel und Stift ist möglich und ohne Technik unkompliziert, aber sehr zeitaufwendig und fehleranfällig – besonders bei offenen Gebinden und Artikeln mit vielen Varianten.

Inventur mit Excel:

Mit Excel lässt sich die Inventur schon strukturierter gestalten: Du legst deine Artikel vorab in einer Tabelle an, ergänzt Spalten für Mengen und Werte und kannst Formeln hinterlegen, die dir das Rechnen abnehmen. Das spart den Taschenrechner und minimiert klassische Additionsfehler.

In der Praxis zeigt sich aber schnell, dass Excel in der Gastronomie seine Grenzen hat. Gerade bei Spirituosen in mehreren Gebindegrößen – etwa 0,5 l, 0,7 l oder 1 l – ist oft nicht auf Anhieb klar, welche Variante gerade gezählt wird. Ähnlich knifflig sind angebrochene Flaschen: Ohne Hilfsmittel lässt sich der Inhalt nur grob schätzen, was die Genauigkeit mindert. Zwar kannst du hier mit einer Waage arbeiten, aber das bedeutet jedes Mal zusätzliche Handgriffe und einen deutlichen Mehraufwand. In der Praxis kommt es durch solche Schätzungen nicht selten zu merkwürdigen Abweichungen: Plötzlich steht im Protokoll, dass in einer angebrochenen Flasche teuren Scotch mehr Flüssigkeit ist als im Monat zuvor – ein offensichtlicher Fehler, der auf falsche Einschätzungen zurückgeht.

Ein weiterer Punkt: Excel ist nicht für die Arbeit „zwischen Regalen und Kühlschrank“ gemacht. Ob am Laptop oder Tablet – das Handling ist sperrig, und gerade in beengten Lagern ist die Eingabe oft unpraktisch. So bleibt trotz digitaler Tabelle viel Handarbeit, und bei größeren Beständen verliert man leicht den Überblick.

Digitale Inventur mit BarBrain:

Am komfortabelsten ist die Inventur, wenn du eine spezialisierte Inventur-App verwendest. BarBrain ist ein Beispiel für eine digitale Lösung, die eigens für die Gastronomie entwickelt wurde. Statt Zettel oder Excel zu nutzen, nimmst du einfach dein Smartphone oder Tablet zur Hand. In der BarBrain-App ist dein ganzes Sortiment übersichtlich angelegt – nach Kategorien und Lagerorten sortiert. Du kannst direkt am Regal oder Kühlschrank den Artikel auswählen und die Menge eingeben. Das geht per Tipp oder Wisch auf dem Touchscreen, ganz intuitiv. Eine angebrochene Weinflasche? Kein Problem: Mit einem Schieberegler bestimmst du den Füllstand präzise (z.B. 0,3 von 0,75 Liter), anstatt nur grob zu schätzen. Jede Eingabe wird sofort digital erfasst und in Echtzeit mit den anderen Geräten synchronisiert. So können mehrere Personen gleichzeitig in verschiedenen Bereichen zählen, ohne dass irgendetwas doppelt erfasst wird – Teamwork leicht gemacht! Während du also zählst, rechnet BarBrain im Hintergrund schon alles zusammen. Übertragungsfehler sind ausgeschlossen, denn es gibt kein manuelles Abtippen mehr. Nach Abschluss der Zählung hast du auf Knopfdruck einen vollständigen Inventurbericht: Alle Bestände, Summen, Differenzen und der Gesamtwert sind sofort verfügbar. Die digitale Inventur mit BarBrain ist dadurch schneller, genauer und stressfreier als die alten Methoden. Viele, die einmal umgestiegen sind, sagen: Inventur ohne Zettelchaos und Excel ist tatsächlich möglich – und man will nie wieder zurück!

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Auswertung und Nachbereitung

Nach dem Zählen beginnt der ebenso wichtige Teil: die Ergebnisse der Inventur auszuwerten und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Mit einer digitalen Lösung wie BarBrain geht vieles davon automatisch – aber egal ob analog oder digital, kümmere dich um folgende Punkte:

1. Inventurergebnisse dokumentieren: Stelle sicher, dass alle gezählten Mengen ordentlich festgehalten sind. Wenn du auf Papier gezählt hast, übertrage nun alle Zahlen sauber in deine Excel-Liste oder dein Warenwirtschaftssystem. Prüfe dabei gleich auf Plausibilität: Gibt es extrem hohe oder niedrige Werte, die einen Fehler vermuten lassen? Lieber einmal mehr nachzählen als falsche Daten übernehmen.
2. Soll-Ist-Vergleich durchführen: Vergleiche den gezählten Ist-Bestand mit dem Soll-Bestand (also dem, was laut Buchführung oder letztem Inventurstand vorhanden sein sollte). Bei Abweichungen – sogenannten Inventurdifferenzen – notiere dir die Größe der Differenz für jeden Artikel. Mit BarBrain erhältst du solche Differenzen automatisch im Bericht angezeigt.
3. Ursachen für Abweichungen finden: Analysiere große Differenzen kritisch. Könnten die Fehlmengen auf Diebstahl oder Schwund (z.B. Verschütten, Verdunsten) zurückzuführen sein? Wurden vielleicht Rezepte nicht genau eingehalten oder gab es Fehler bei der letzten Lieferung? Sprich mit deinem Team offen über die Inventurergebnisse. Oft lassen sich Ursachen klären – etwa dass bei hektischem Betrieb ungenau gebucht wurde – und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten.
4. Verluste und Bruch dokumentieren: Alles, was verdorben, verschüttet oder kaputtgegangen ist, sollte separat festgehalten werden. Diese Mengen kannst du nun aus dem Bestand ausbuchen. Das sorgt für korrekte Lagerbestände und verhindert, dass du z.B. für verderbliche Ware „bezahlt“ hast, die gar nicht mehr da ist. Eine saubere Dokumentation von Verlusten ist auch betriebswirtschaftlich und steuerlich relevant. Mit BarBrain kannst du solche Verluste direkt während der Inventur erfassen, sodass nichts vergessen wird.
5. Bestände aktualisieren und nachkalkulieren: Aktualisiere anschließend deine Bestandslisten und ggf. die Warenwirtschaft mit den neuen Ist-Zahlen. Nun weißt du genau, was und wie viel von jedem Artikel auf Lager ist. Berechne den Gesamtwert deines Lagerbestands (falls nicht automatisch geschehen) – dieser Wert fließt z.B. in den Jahresabschluss ein. Dank der Inventur kannst du jetzt auch deinen Wareneinsatz (Verbrauch) für den zurückliegenden Zeitraum bestimmen, indem du Anfangs- und Endbestand sowie Zugänge berücksichtigst.
6. Erkenntnisse nutzen: Die Inventur ist nicht nur Zahlenspielerei, sie liefert dir wertvolle Erkenntnisse für die Zukunft. Schaue dir an, welche Produkte überdurchschnittlich viel Schwund hatten oder wo überraschend hohe Bestände liegen. Diese Infos helfen dir, Einkauf und Lagerhaltung anzupassen – z.B. weniger von einem Artikel zu bestellen, der sich als Ladenhüter entpuppt hat, oder kritisch zu prüfen, warum ein teurer Posten fehlt. Teile die Ergebnisse auch mit deinem Team: Lob für geringe Abweichungen motiviert, und bei Problemen könnt ihr gemeinsam Lösungen finden (bessere Schulung, strengere Kontrolle, optimierte Rezepte etc.). Das Ziel ist, aus jeder Inventur zu lernen, um den Betriebsablauf und die Kostenstruktur kontinuierlich zu verbessern.

Vorteile der digitalen Inventur mit BarBrain

Warum solltest du von Zettelwirtschaft oder Excel auf eine digitale Inventur umsteigen – speziell auf BarBrain? Hier die größten Vorteile im Überblick:

• Enorme Zeitersparnis: BarBrain-Nutzer berichten, dass sie ihre Inventur in der Hälfte der Zeit schaffen, die sie vorher benötigt haben. Durch das parallele Zählen im Team und den Wegfall der Nacharbeit (kein Abtippen, kein manuelles Zusammenrechnen) sparst du Stunden an Überstunden. Inventur wird vom Tagesprojekt zur schnell erledigten Routine.
• Höhere Genauigkeit: Digitale Erfassung eliminiert Fehlerquellen. Zahlendreher beim Abtippen oder unleserliche Notizen gehören der Vergangenheit an. BarBrain führt dich systematisch durch alle Artikel, sodass nichts vergessen wird. Anbruchsmengen kannst du präzise angeben – das Rätselraten, wie viel in der angebrochenen Flasche drin ist, entfällt. Insgesamt erhältst du verlässliche Bestandsdaten, auf die du dich wirklich verlassen kannst.
• Einfache Handhabung: Die Inventur-App ist intuitiv bedienbar, auch für Technik-Einsteiger. Anstatt mit komplizierten Excel-Formeln zu jonglieren, tippst du in einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Kein aufwendiges Scannen oder Spezialgerät ist nötig – dein Smartphone oder Tablet reicht völlig aus. So wird die Inventur für dich und dein Team so einfach wie das Bedienen einer Smartphone-App.
• Teamwork und Echtzeit-Sync: BarBrain ist darauf ausgelegt, dass mehrere Personen gleichzeitig zählen. Ob Bar, Küche oder Lager – jeder kann auf seinem eigenen Gerät im selben Inventur-Durchgang arbeiten. Alle Daten laufen in Echtzeit zusammen. Dadurch ist die gesamte Inventur viel schneller fertig und niemand muss Däumchen drehen oder abwechselnd Listen führen. Diese Kollaboration erhöht nicht nur die Effizienz, sondern auch die Motivation im Team – Inventur wird zum gemeinschaftlichen „Project“ statt zum einsamen Kampf am Feierabend.
• Automatische Auswertung & Berichte: Sobald ihr fertig seid mit Zählen, erstellt BarBrain per Knopfdruck einen Inventurbericht. Darin siehst du sofort den Gesamtwert deines Lagers, alle Mengen pro Artikel und eventuelle Differenzen zum letzten Mal. Auch Verluste durch Bruch/Schwund sind separat ausgewiesen, wenn du sie erfasst hast. Du kannst diese Reports für deine Buchhaltung oder den Steuerberater nutzen, ohne noch irgendetwas nachbearbeiten zu müssen. Die lückenlose Dokumentation ist quasi nebenbei mit entstanden.
• Aktuelle Daten und bessere Kontrolle: Weil die digitale Inventur so zeitsparend ist, kannst du sie häufiger durchführen – beispielsweise monatlich. Das verschafft dir ständig aktuelle Lagerdaten. Überraschungen im Warenbestand gehören der Vergangenheit an: Du erkennst rechtzeitig, wenn ein Produkt knapp wird oder wenn unerwartet viel fehlt. So kannst du sofort gegensteuern, Nachbestellungen präziser planen und Verschwendung minimieren. Insgesamt bekommst du mit BarBrain eine ganz neue Transparenz über deine Vorräte, was die Betriebssteuerung enorm erleichtert.

Fazit

Inventur in der Gastronomie muss kein Angstthema sein. Mit guter Planung, dem richtigen Team und vor allem der passenden Methode wird aus der lästigen Bestandsaufnahme ein beherrschbarer Prozess – vielleicht sogar ein bisschen Routine. Ob du nun erstmals digital gehen willst oder bereits Erfahrungen hast: Es lohnt sich, den Schritt weg von Klemmbrett und Excel zu wagen. Die digitale Inventur mit einer Lösung wie BarBrain spart Zeit, Nerven und am Ende auch Geld. Stell dir vor, du erledigst deine nächste Inventur in Minuten statt in stundenlanger Nachtarbeit – und die Ergebnisse sind auf Anhieb korrekt und verfügbar. Warum also noch mit Zettelchaos und Excel quälen, wenn es auch einfacher geht?

BarBrain ist bereit, auch deine Inventur zu modernisieren – einfach, digital und mit echtem Mehrwert. Überzeuge dich selbst und mach den nächsten Schritt: Vereinbare eine kostenlose Demo und teste BarBrain 30 Tage lang gratis in deinem Betrieb. Du wirst sehen, wie viel leichter Inventur plötzlich von der Hand geht. Einmal digital inventarisiert, willst du nie wieder zurück zur alten Methode! Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um auf die moderne Inventurlösung umzusteigen und dir mehr Zeit für das Wesentliche zu verschaffen – deine Gäste und dein Kerngeschäft. Probier es aus und erspare dir den Inventur-Stress – BarBrain hilft dir dabei!