Food & Beverage Software in Deutschland: 10 Anbieter im Überblick [2026]

Die Digitalisierung in der deutschen Gastronomie kommt voran – aber langsam. Während die Kassenumstellung auf TSE-pflichtige Systeme die meisten Betriebe inzwischen hinter sich haben, sieht es hinter den Kulissen oft anders aus. Warenwirtschaft per Excel, Bestellungen per Telefon, Inventur mit Klemmbrett. Rezepte in Ordnern, Kalkulation im Kopf, Einkaufspreise ohne Vergleich. Das Problem ist nicht fehlendes Bewusstsein, sondern die unübersichtliche Anbieterlandschaft.

F&B-Software ist kein homogener Markt. Hinter dem Begriff verbergen sich Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme, Inventur-Apps, Bestellplattformen, Rezeptmanagement-Tools und All-in-One-Plattformen – oft mit Überschneidungen, manchmal mit Lücken. Dieser Artikel sortiert das Feld.

Wir stellen zehn Anbieter vor, die in Deutschland, Österreich und der Schweiz relevant sind – vom spezialisierten Inventur-Tool bis zur umfassenden F&B-Management-Plattform. Kein Ranking, sondern eine ehrliche Einordnung: Was kann jede Lösung, für wen eignet sie sich, und wo liegen die Grenzen?

Drei Kategorien von F&B-Software

Bevor du Anbieter vergleichst, musst du verstehen, welche Art von Software du brauchst. Der Markt lässt sich grob in drei Kategorien einteilen:

1. ‍Speziallösungen: Software, die einen Teilbereich exzellent abdeckt. Beispiele: reine Inventur-Apps, reine Kassensysteme, reine Bestellplattformen. Vorteil: schnelle Einführung, niedriger Preis, hohe Spezialisierung. Nachteil: Insellösung, die mit anderen Tools verbunden werden muss.‍
2. Modulare Plattformen: Systeme, die mehrere Funktionsbereiche als Module anbieten. Du startest mit dem, was du brauchst, und erweiterst später. Beispiele: gastronovi, FoodNotify, Gewinnblick. Vorteil: alles aus einer Hand, Daten fließen zusammen. Nachteil: höhere Komplexität, oft Abhängigkeit vom Kassensystem des Anbieters.‍
3. Back-of-House-Plattformen: Software, die sich auf die Prozesse hinter den Kulissen konzentriert – Warenwirtschaft, Inventur, Einkauf, Rezeptkalkulation – und sich über Schnittstellen mit dem bestehenden Kassensystem verbindet. Beispiele: BarBrain, Apicbase, MarketMan. Vorteil: lässt dein bestehendes POS-System in Ruhe. Nachteil: kein Kassensystem inklusive.

Die richtige Kategorie hängt davon ab, wo du stehst. Wer bereits ein funktionierendes Kassensystem hat und nur die Inventur digitalisieren will, braucht keine All-in-One-Plattform. Wer bei null startet, fährt mit einer modularen Lösung oft besser.

10 F&B-Software-Anbieter im Überblick

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Die Anbieter im Detail

1. BarBrain – Inventur-Spezialist für Bars, Restaurants und Hotels

BarBrain ist eine mobile Inventur-App aus München, die sich auf die schnelle, präzise Bestandsaufnahme in der Gastronomie spezialisiert hat. Das Alleinstellungsmerkmal ist der Slider für angebrochene Flaschen: Statt zu schätzen, wie voll eine Flasche noch ist, setzt du einen Regler auf den Füllstand. Das ist ein entscheidender Vorteil für Bars, in denen angebrochene Spirituosen den Großteil des Inventars ausmachen. Die App läuft auf iOS und Android, mehrere Mitarbeiter können parallel zählen, und der fertige Inventurbericht steht automatisch bereit. Ein Produktkatalog mit über 30.000 Artikeln macht das manuelle Anlegen von Produkten weitgehend überflüssig. Multi-Location wird unterstützt, der Soll-Ist-Vergleich macht Schwund sichtbar.

Neben der Inventur bietet BarBrain ein Rezeptmanagement mit automatischer Kalkulation: Du hinterlegst deine Rezepturen mit Zutaten und Mengen, und die App berechnet den Wareneinsatz pro Portion. Zusätzlich liefert ein integrierter Einkaufspreisvergleich Transparenz darüber, wie sich die Preise deiner Lieferanten entwickeln – standortübergreifend.

Am besten für: Einzelne Bars, Cocktailbars, Restaurants und Hotels, die ihre Inventur digitalisieren wollen, ohne gleich ein komplettes Warenwirtschaftssystem einzuführen.

Preis: Ab 52 € pro Monat.

Referenzkunden: L’Osteria, Schloss Elmau, 25hours Hotels, Enchilada Gruppe.

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2. Gewinnblick – Kassensystem mit Warenwirtschaft und Kalkulation

Gewinnblick positioniert sich als Komplettlösung für die Gastronomie und verbindet Kassensystem mit Warenwirtschaft, Kalkulation, Einkaufssystem und Personalplanung. Besonders hervorzuheben: die Schnittstellen zu Großhändlern wie Transgourmet, Metro und Service-Bund sowie die Integration mit FoodNotify und Apicbase für erweiterte F&B-Funktionalität.

Am besten für: Gastronomiebetriebe, die Kasse und Warenwirtschaft aus einer Hand wollen und Wert auf direkte Lieferantenanbindung legen.

Einschränkung: Vergleichsweise junger Anbieter. Die Marktdurchdringung ist noch geringer als bei gastronovi oder orderbird.

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3. gastronovi – Die deutsche All-in-One-Lösung

Gastronovi aus Bremen ist eine der wenigen echten All-in-One-Lösungen für die Gastronomie in Deutschland. Die Plattform kombiniert Kassensystem, Warenwirtschaft, Kalkulation, Personalplanung, Website-Baukasten, Bestellsystem und Tischreservierung in einer cloudbasierten Lösung. Alle Module greifen ineinander: Was an der Kasse verkauft wird, reduziert den Lagerbestand. Was in der Warenwirtschaft bestellt wird, fließt in die Kalkulation.

Am besten für: Mittelgroße Restaurants und Gastronomiebetriebe, die von null starten oder ihr bestehendes System komplett ablösen wollen. Besonders stark für Betriebe, die alles aus einer Hand wollen.

Preis: Ab 129 € pro Monat.

Einschränkung: Die Warenwirtschaft setzt die Nutzung des gastronovi Kassensystems voraus. Wer bereits ein anderes POS-System hat und behalten möchte, muss die Kasse wechseln – oder auf die Warenwirtschaft verzichten.

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4. Apicbase – Back-of-House für Multi-Unit-Restaurants

Apicbase ist eine belgische Plattform, die sich auf das Menu Engineering und die Rückverfolgbarkeit von Rezepturen spezialisiert hat. Die Software kalkuliert automatisch die Food Costs jeder einzelnen Zutat in jedem Gericht, vergleicht theoretischen mit tatsächlichem Verbrauch und liefert Dashboards für das Management. Über Schnittstellen verbindet sich Apicbase mit gängigen POS-Systemen und ERP-Lösungen.

Am besten für: Multi-Unit-Restaurantgruppen und Franchise-Konzepte, die ihre Rezepturen zentral steuern und die Food Costs über alle Standorte benchmarken wollen.

Einschränkung: Der Fokus liegt auf Food, nicht auf Beverages. Für Bars mit komplexem Spirituosen-Inventar gibt es spezialisiertere Lösungen. DACH-Support verfügbar, aber nicht der Primärmarkt.

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5. MEINbusiness – Controlling-Plattform für Gastronomen und Steuerberater

MEINbusiness verfolgt einen anderen Ansatz als die meisten Tools auf dieser Liste. Statt operative Prozesse zu steuern (Bestellung, Inventur), fokussiert sich die Software auf das betriebswirtschaftliche Controlling. Sie digitalisiert Eingangsrechnungen, verknüpft diese mit Personal- und Kassendaten und generiert automatisch Kennzahlen wie Wareneinsatzquote, Deckungsbeiträge und Personalproduktivität.

Am besten für: Gastronomen, die ihre Zahlen im Griff haben wollen, und Steuerberater, die Mandanten aus der Gastronomie betreuen. Besonders relevant für Multi-Location-Betriebe, die standortübergreifende Reports brauchen.

Einschränkung: Keine operative Inventur-Funktion, kein Bestellmanagement. MEINbusiness sitzt auf den Daten – die operative Erfassung muss vorher passieren.

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6. MarketMan – Internationaler Back-of-House-Standard

MarketMan ist ein international etabliertes System für Inventur, Bestellmanagement und Rezeptkalkulation. Die Stärke liegt in der breiten POS-Integration (Toast, Lightspeed, Square, Clover und weitere) und der automatischen Bestandsführung: Jeder Verkauf an der Kasse reduziert den Lagerbestand in Echtzeit. MarketMan gehört inzwischen zur Meal Ticket Group und ist vor allem in den USA und UK verbreitet.

Am besten für: Internationale Restaurantketten und Betriebe mit englischsprachigem Team, die ein bewährtes System mit starker POS-Integration suchen.

Einschränkung: Der deutschsprachige Support und die Anbindung an deutsche Lieferanten sind begrenzt. Für einen reinen DACH-Betrieb gibt es näher liegende Alternativen.

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7. Choco – Digitale Bestellplattform für Gastronomen

Choco aus Berlin löst ein sehr spezifisches Problem: die Kommunikation zwischen Gastronom und Lieferant. Statt per Telefon, WhatsApp oder Fax zu bestellen, läuft alles über eine App. Bestellhistorie, Chat mit dem Lieferanten, Rechnungsverwaltung – alles an einem Ort. Das Besondere: Choco ist für Gastronomen kostenlos. Die Plattform finanziert sich über die Lieferantenseite.

Am besten für: Jeden Gastronomiebetrieb, der seine Bestellprozesse digitalisieren will – unabhängig von der Betriebsgröße. Als Ergänzung zu einem Inventur- oder Warenwirtschaftssystem, nicht als Ersatz.

Einschränkung: Choco ist kein Inventursystem und kein Warenwirtschaftssystem. Es digitalisiert nur den Bestellprozess. Für eine durchgängige Warenwirtschaft muss es mit anderen Tools kombiniert werden.

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8. orderbird – Das iPad-Kassensystem für Gastronomen

Orderbird ist eines der bekanntesten Kassensysteme für die Gastronomie in Deutschland. Die iPad-basierte Lösung deckt Bestellaufnahme, Tischmanagement, Zahlungsabwicklung und grundlegende Umsatzanalysen ab. Mit orderbird PRO gibt es eine erweiterte Version mit API-Zugang, über den sich Drittanbieter-Software (etwa für Warenwirtschaft oder Buchhaltung) anbinden lässt.

Am besten für: Kleine und mittlere Gastronomiebetriebe, die ein zuverlässiges, einfach zu bedienendes Kassensystem suchen. Besonders beliebt bei Cafés, Bars und inhabergeführten Restaurants.

Einschränkung: Orderbird bietet keine eigene Warenwirtschaft oder Inventurfunktion. Für eine digitale Bestandsführung brauchst du ein zusätzliches Tool wie BarBrain oder FoodNotify.

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9. FoodNotify – F&B-Management-Plattform für den DACH-Raum

FoodNotify aus Wien ist die wohl umfassendste F&B-Plattform im deutschsprachigen Raum. Sie verbindet Bestellwesen (mit direkter Lieferantenanbindung an Großhändler wie Transgourmet oder Metro), Rezeptverwaltung mit LMIV-konformer Allergenkennzeichnung, Warenwirtschaft, digitale Inventur, Catering-Planung und Analytics. Das Ergebnis ist ein durchgängiger Datenfluss: Was du bestellst, fließt in den Lagerbestand. Was du verkaufst, wird automatisch verbucht. Was du auf die Karte setzt, ist allergentechnisch dokumentiert.

Am besten für: Hotelketten, Gemeinschaftsverpflegung, Cateringunternehmen und größere Gastronomiebetriebe, die mehrere Standorte zentral steuern wollen.

Preis: Ab 174,90 € pro Monat.

Einschränkung: Die Plattform bietet kein eigenes Kassensystem. Du brauchst ein bestehendes POS, das per Schnittstelle angebunden wird. Für kleine Einzelbetriebe kann der Funktionsumfang überdimensioniert sein.

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10. Supy – Enterprise-Lösung für Restaurantgruppen

Supy aus Dubai richtet sich an Multi-Branch-Gastronomieunternehmen mit 5+ Standorten. Die Plattform verbindet Procurement, Inventurmanagement, Central-Kitchen-Steuerung und Business Intelligence. Stark: die Echtzeit-Varianzanalyse über alle Standorte und die Multi-Level-Freigabeprozesse für Bestellungen.

Am besten für: Große Restaurantgruppen und Franchise-Konzepte, die zentrale Kontrolle über Einkauf und Bestandsführung über alle Standorte brauchen.

Preis: Ab 250 $ pro Monat.

Einschränkung: DACH ist nicht der Primärmarkt. Support und Integrationen sind auf den Mittleren Osten und UK optimiert. Für deutsche Einzelbetriebe überdimensioniert.

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Welche Software passt zu deinem Betrieb?

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Wie hängt das alles zusammen?

In der Praxis nutzen die meisten Betriebe nicht ein Tool, sondern zwei bis drei, die über Schnittstellen verbunden sind. Ein typisches Setup für ein Restaurant:

Kasse: orderbird oder gastronovi (erfasst Verkäufe)

Inventur: BarBrain (erfasst Bestände, vergleicht mit Soll aus POS-Daten)

Bestellung: Choco (digitalisiert Lieferantenkommunikation)

Controlling: MEINbusiness oder dein Steuerberater über DATEV

Entscheidend ist, dass die Systeme miteinander sprechen. Achte bei der Auswahl darauf, welche Schnittstellen ein Tool anbietet – und ob dein bestehendes Kassensystem unterstützt wird.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist F&B-Software?

F&B steht für Food & Beverage. F&B-Software bezeichnet alle digitalen Tools, die Gastronomen und Hoteliers bei der Verwaltung ihres Lebensmittel- und Getränkebereichs unterstützen. Das umfasst Inventur, Warenwirtschaft, Bestellmanagement, Rezeptkalkulation, Controlling und mehr.

Was kostet F&B-Software in Deutschland?

Die Preisspanne ist groß. Bestellplattformen wie Choco sind kostenlos. Spezialisierte Inventur-Apps wie BarBrain starten ab 52 € pro Monat. Modulare Plattformen wie gastronovi beginnen ab 129 € pro Monat, FoodNotify ab 174,90 €. Enterprise-Lösungen wie Supy starten ab 250 $ pro Monat. Anbieter wie Apicbase und MEINbusiness kalkulieren individuell.

Brauche ich ein All-in-One-System oder kann ich Tools kombinieren?

Beides funktioniert. Ein All-in-One-System (gastronovi, Gewinnblick) ist einfacher, weil alles aus einer Hand kommt. Kombinierte Lösungen (orderbird + BarBrain + Choco) sind flexibler, weil du für jeden Bereich den Spezialisten wählst. Die Kombination erfordert allerdings, dass die Tools über Schnittstellen verbunden sind.

Kann ich F&B-Software testen, bevor ich mich entscheide?

Die meisten Anbieter bieten kostenlose Demos oder Testphasen an. BarBrain beispielsweise bietet 30 Tage kostenlosen Zugang zu allen Funktionen. Nutze die Testphase, um mindestens einen kompletten Workflow (z.B. eine vollständige Inventur) mit dem Tool durchzuspielen.