Inventaire pour plus de liquidités & une meilleure gestion des achats

Un stock plein et pourtant à court d'argent ? De nombreux restaurateurs connaissent ce problème. Souvent, c'est parce que du capital mort dort dans l'entrepôt sous forme de stocks inutilisés. L'argent immobilisé dans des bouteilles, des aliments et des ingrédients en surplus manque alors à la caisse - des liquidités qui manquent à ton restaurant pour des dépenses plus importantes. En même temps, des stocks peu clairs entraînent une mauvaise gestion des achats: on commande trop de la mauvaise chose ou on oublie d'acheter des choses plus importantes. La solution est évidente : des inventaires réguliers permettent d'avoir une vue d'ensemble et aident à prendre des décisions d'achat fondées. Mais les inventaires traditionnels sont coûteux et donc souvent boudés. Heureusement, les choses sont plus simples aujourd'hui - l'inventaire numérique avec des outils comme BarBrain permet de gagner du temps et fournit des données précises.

Dans cet article, tu apprendras de manière pratique pourquoi les inventaires réguliers sont si importants, comment ils te permettent de gagner plus de liquidités dans la restauration et d'optimiser la gestion des achats dans le restaurant, et comment BarBrain te soutient en tant que solution intelligente.

Capital mort dans l'entrepôt - les coûts cachés pour ton restaurant

Un entrepôt plein peut sembler rassurant à première vue, mais il peut devenir un gouffre financier. Chaque caisse de bière, chaque bouteille de vin et chaque grand emballage inutilisé dans la cave immobilise de l'argent. Cet argent lié est appelé capital mort - il est coincé dans le stock au lieu de travailler pour ton entreprise. L'art consiste à avoir suffisamment de stock pour pouvoir proposer tous les plats et toutes les boissons, mais pas trop pour que les excédents restent sur les étagères comme capital mort ou, au pire, se détériorent. Tout produit qui prend la poussière dans l'entrepôt est en fin de compte un bénéfice perdu.

Exemple : imaginez que vous achetiez dix caisses d'un certain vin en raison d'une remise quantitative, que vous ne vendez en fait que lentement. Tu as maintenant dépensé du capital pour dix caisses, mais tu n'en vendras peut-être que deux par mois. Les huit caisses restantes restent inutilisées pendant des mois - c'est de l'argent bloqué qui te manque ailleurs. De plus, tu risques que le vin perde en qualité entre-temps. Si, au lieu de cela, tu n'avais commandé qu'en fonction de tes besoins réels, il te resterait plus d'argent disponible sur ton compte(plus de liquidités pour ton exploitation).

Outre les surstocks, la détérioration et la démarque inconn ue entraînent également des coûts : les denrées alimentaires périmées doivent être éliminées, ce qui correspond à une double perte - frais d'achat et chiffre d'affaires perdu. De même, les vols non détectés ou les erreurs dans les stocks entraînent des pertes financières. Tout cela s'additionne rapidement pour atteindre des montants considérables. On estime que les entreprises de restauration dépensent environ 35 % de leur budget pour les denrées alimentaires - et 20 % de ces coûts pourraient être économisés grâce à un inventaire correct. En d'autres termes, un cinquième du coût des marchandises est souvent du capital mort ou des pertes évitables parce qu'on n'y regarde pas de trop près. Tu pourrais libérer cet argent grâce à un meilleur contrôle des stocks et l'utiliser ailleurs, par exemple pour des investissements ou des dépenses urgentes. Tu peux obtenir plus de liquidités dans la restauration avant tout en gérant efficacement ton stock et en ne laissant pas d'argent dans les rayons.

Inventaires réguliers - tu gagnes ainsi des liquidités et évites des pertes

La fréquence fait la différence : un inventaire annuel unique est bien pour le bouclement fiscal, mais au quotidien, c'est bien trop peu pour déceler les points faibles. Ce n'est qu'en faisant un inventaire régulier - idéalement tous les mois, voire toutes les semaines - que tu obtiendras une vue d'ensemble continue. Tu peux ainsi réagir plus rapidement, avant que trop de capital ne soit engagé ou gaspillé. Cependant, de nombreux restaurateurs* ne font pas assez souvent d'inventaires. Lors d'une enquête, plus de 41% des établissements ont indiqué qu'ils ne faisaient pas d'inventaire plus d'une fois par an. Il n'est donc pas étonnant que l'on ne s'aperçoive souvent que tardivement de la quantité d'argent qui se cache dans les stocks. En revanche, ceux qui prévoient systématiquement des inventaires mensuels, par exemple, ont un énorme avantage : les problèmes tels que l'augmentation insidieuse des stocks excédentaires ou l'augmentation de l'utilisation des marchandises sont visibles à temps.

Les inventaires réguliers contribuent directement à l'augmentation des liquidités, car ils révèlent les économies potentielles. Voici quelques avantages financiers d'inventaires fréquents:

• Moins de capital immobilisé : tu identifies immédiatement les stocks excédentaires et tu peux les réduire. L'argent auparavant immobilisé est libéré et augmente les liquidités de ton entreprise.
  
  
• Réduction de l'utilisation des marchandises : le contrôle des stocks permet de réduire l'utilisation des marchandises, car on jette moins et on évite les achats inutiles. Une réduction de 1% de l'utilisation des marchandises peut déjà faire économiser des milliers d'euros sur l'année - des inventaires réguliers t'aident à gagner ces points de pourcentage.
  
  
• Système d'alerte précoce : tu remarques à temps lorsque certains produits ne tournent plus guère (articles en rupture de stock). Tu peux ainsi réagir, par exemple en organisant des actions de déstockage ou en réduisant la quantité commandée. Les marchandises mortes sont transformées en argent liquide au lieu de disparaître dans le stock.
  
  
• Prévention du vol et de la démarque : les différences d'inventaire se remarquent immédiatement si tu comptes souvent. Les cas de démarque ou de vol peuvent ainsi être limités et stoppés avant qu'ils ne causent des dommages financiers importants. Des inventaires réguliers et des contrôles aléatoires permettent de découvrir quand et où la démarque inexplicable se produit - et tu peux prendre des mesures correctives.
  
  

Enfin, un inventaire régulier améliore également ton image auprès des banques ou des investisseurs, car un stock géré au plus juste et des chiffres clairs signalent une stabilité financière. Plus de liquidités signifie aussi plus de marge pour des dépenses inattendues et moins de stress en cas de goulot d'étranglement. En bref : des inventaires fréquents sont comme un programme de fitness pour les finances de ton restaurant - un peu fatigant au début, mais avec un net pay-off. Des études montrent que les établissements qui font un inventaire hebdomadaire et qui calculent soigneusement leur consommation de marchandises peuvent augmenter leur bénéfice de 2 à 10 %. Cela vaut donc la peine de s'y tenir !

Une meilleure gestion des achats grâce à des données d'inventaire actualisées

Une gestion efficace des achats commence par des données de stock fiables. Ce n'est que si tu sais exactement ce qui se trouve dans ton stock et en quelle quantité que tu peux acheter en fonction de tes besoins - ni trop, ni trop peu. Des inventaires réguliers fournissent ces données et te permettent d'optimiser tes achats.

Sans inventaire, l'achat de marchandises devient vite un jeu de devinettes : on commande "au petit bonheur la chance" ou on se fie à son intuition et à son expérience. Cela conduit à des erreurs d'achat - par exemple que l'on commande quelque chose qui était en fait encore disponible en quantité suffisante ou que des ingrédients importants manquent soudainement parce que l'on a sous-estimé leur consommation. Dans les deux cas, cela coûte de l'argent : soit tu as trop de marchandises (capital mort), soit, dans le pire des cas, tu dois en racheter à un prix trop élevé parce que quelque chose s'est épuisé de manière inattendue.

Tu peux y remédier grâce à des chiffres de stock actualisés. Tu reconnais les modèles de consommation et tu peux adapter ton assortiment et les rythmes de commande en conséquence. Par exemple, en comparant les inventaires sur plusieurs semaines, tu peux voir quels sont les articles qui se déplacent lentement et ceux qui sont les plus vendus. Ta gestion des achats sera basée sur des données et donc beaucoup plus pertinente. Voici quelques approches pratiques pour optimiser les achats dans un restaurant:

• Commande en fonction des besoins : Consulte les stocks actuels et les chiffres de vente avant chaque commande. Ne commande que les quantités dont tu penses avoir besoin jusqu'à la prochaine livraison. Tu éviteras ainsi les surstocks. Conseil : note les niveaux de stock minimums (par level) pour les ingrédients importants. Lorsque le stock dans l'entrepôt atteint ce seuil, il est temps de passer commande - mais seulement à ce moment-là. Dans le commerce de détail, de tels réapprovisionnements automatiques sont depuis longtemps la norme ; dans la restauration également, tu peux profiter des seuils fixés.
  
  
• Comparer les fournisseurs et les prix : Une bonne gestion des achats ne signifie pas seulement combien tu achètes, mais aussi où tu achètes. Optimiser ses achats signifie aussi vérifier régulièrement les prix et les conditions des fournisseurs. En passant des commandes intelligentes (par exemple en achetant de plus grandes quantités lorsqu'elles sont vraiment nécessaires ou en regroupant les commandes avec d'autres entreprises) et en négociant fermement, tu peux réduire les coûts. Toutefois, le meilleur prix ne sert à rien si la moitié de la livraison n'est pas consommée - c'est pourquoi le commerce d'achat et l'inventaire vont de pair.
  
  
• Tenir compte de la saison et du menu : Planifie les achats en fonction de la saison et de ton menu actuel. Les données d'inventaire te montrent quels ingrédients ont été peu utilisés ces derniers temps - peut-être parce qu'un plat ne se vend pas très bien. De telles connaissances t'aident à adapter ta carte ou à réduire ces postes lors des prochains achats. Tu éviteras ainsi que les stocks ne soient bloqués par des marchandises non disponibles.
  
  
• Créer de la transparence au sein de l'équipe : Communique les résultats de l'inventaire à tes cuisiniers* et à tes collaborateurs du bar. Si tout le monde sait quels produits sont en surplus ou vont bientôt manquer, l'équipe peut agir en conséquence (p. ex. proposer des offres spéciales pour réduire les surplus ou gérer les ingrédients rares avec parcimonie). Une meilleure gestion des achats est un travail d'équipe - ensemble, on peut éviter les ruptures de stock de manière beaucoup plus efficace.
  
  

Si tu tiens compte de ces points, tu t'en rendras vite compte : Tes achats seront plus faciles à planifier, moins stressants et plus économiques. Tu commanderas moins souvent "au hasard", tu ne risqueras plus d'oublier quelque chose et tu n'auras plus besoin de prendre ton téléphone en panique parce que tu n'as plus d'ingrédient. Au lieu de cela, tu as un système d'optimisation des achats au restaurant qui te permet d'économiser du temps, de l'argent et des nerfs. Les solutions numériques modernes peuvent également t'aider en reliant la gestion des stocks et les achats - nous y reviendrons dans la prochaine section.

Inventaire numérique avec BarBrain - booster l'efficacité de l'entrepôt et des achats

La main sur le cœur : la principale raison pour laquelle les inventaires sont traités avec négligence dans de nombreux établissements de restauration est le travail manuel important qu'ils impliquent. Passer des heures à compter les bouteilles, à transporter des caisses, à taper des chiffres dans Excel - pas étonnant que cela soit fait le moins souvent possible. C'est là que l'inventaire numérique entre en jeu. Des applications et des outils spéciaux comme BarBrain rendent le processus d'inventaire plus rapide, plus simple et plus précis. L'inventaire passe ainsi du statut de perte de temps fastidieuse à celui de source de données sur simple pression d'un bouton.

Comment fonctionne l'inventaire numérique avec BarBrain ? Au lieu d'un bloc-notes et d'un stylo, tu utilises un smartphone ou une tablette. L'application te guide à travers les stocks, de nombreux articles sont déjà prédéfinis. Tu peux scannerles bouteilles et les récipients par code-barresou les sélectionner dans une liste de produits, et même saisir les unités entamées d'un simple geste. Plus besoin d'estimer la quantité contenue dans une bouteille de vin ouverte - BarBrain permet de saisir des quantités partielles avec précision. Les données sont saisies numériquement en temps réel et enregistrées de manière centralisée.

Les avantages sont évidents : tu gagnes énormément de temps et tu évites les erreurs. Les restaurateurs rapportent un gain de temps de plus de 50% grâce à l'inventaire numérique avec BarBrain . Alors qu'il te fallait par exemple 4 heures pour faire un inventaire, tu le fais maintenant en 2 heures - peut-être même plus rapidement si tu fais le comptage en parallèle avec ton équipe. BarBrain permet en effet de travailler en équipe: Plusieurs collaborateurs peuvent compter simultanément dans différentes zones de l'entrepôt, ce qui accélère encore le processus. Ainsi, l'inventaire souvent redouté devient un rendez-vous court et planifiable.

Outre le gain de temps, BarBrain te fournit des chiffres fiables. Les erreurs humaines telles que les erreurs de chiffres ou les notes illisibles disparaissent complètement. L'application regroupe toutes les entrées dans une liste d'inventaire propre - sans estimations et sans erreurs de transcription manuelle. Ainsi, les incertitudes ("Avons-nous maintenant 8 ou 18 bouteilles de gin ? Je ne peux pas lire l'écriture..."). Tu reçois un rapport d'inventaire automatique dès la fin de l'opération - entièrement rempli avec tous les stocks et les totaux. Tu peux partager ces données directement avec la direction ou le conseiller fiscal, ce qui te fait gagner du temps et assure une transparence totale.

La saisie numérique crée en outre la base d'autres évaluations. Dans BarBrain, tu peux comparer les résultats d'inventaire sur différentes périodes et ainsi identifier des tendances. Tu constateras peut-être qu'un certain produit diminue de mois en mois - c'est le signe que les choses vont bien et que tu dois veiller à en commander de nouveaux à temps. Ou bien tu vois que, malgré un réapprovisionnement régulier, un article coûteux manque toujours - ce qui pourrait être le signe d'une déperdition. Tu ne peux obtenir de telles informations que si les données sont précises et facilement disponibles. BarBrain te fournit cette base en appuyant sur un bouton.

Un autre avantage : l'intégration dans tes processus. BarBrain ne s'adresse pas seulement aux entreprises individuelles, mais aussi aux filiales - tu gardes une vue d'ensemble de tous les sites en même temps. L'inventaire numérique peut être relié aux systèmes de gestion des marchandises existants via des interfaces ouvertes. Tu peux ainsi relier entre elles les données d'inventaire, les listes d'achats et les chiffres de vente, ce qui automatise encore davantage ta gestion des achats. Par exemple, à moyen terme, tu pourrais arriver avec BarBrain à ce qu'une liste de commande soit automatiquement générée lorsque le stock est inférieur à un seuil minimum. L'application facilite déjà considérablement tes achats : après l'inventaire, tu sais exactement ce qui manque et tu peux passer des commandes ciblées en fonction de l'état actuel du stock.

Il ne faut pas non plus oublier le facteur de motivation de l'équipe: une solution numérique comme BarBrain rend l'inventaire presque ludique. Tes collaborateurs préfèrent scanner rapidement des articles avec leur téléphone portable plutôt que de devoir éplucher des listes tard dans la nuit. Ils sont ainsi plus enclins à effectuer des inventaires plus souvent. Et plus tu fais l'inventaire souvent (par exemple tous les mois au lieu de tous les ans), plus l'effort est réduit - c'est un effet d'auto-renforcement.

Exemple pratique : l'un de nos clients BarBrain, un directeur de restaurant à Munich, raconte qu'auparavant, il faisait l'inventaire tous les deux mois, car c'était tellement fastidieux. Depuis qu'il utilise BarBrain, il fait l'inventaire tous les mois et a ainsi réduit ses stocks d'environ 15 %, ce qui correspond à plusieurs milliers d'euros de capital immobilisé en moins. En même temps, il n'a plus jamais dû improviser à cause d'un manque d'ingrédients ; il voit maintenant à l'avance ce qui va s'épuiser et passe commande à temps. Cet exemple montre comment l 'inventaire numérique et l'optimisation des achats vont de pair.

En résumé, BarBrain t'offre les avantages suivants pour l'inventaire et la gestion des achats:

• Gagner du temps : Economiser plus de la moitié du temps d'inventaire et utiliser les heures de personnel à d'autres fins.
  
  
• Éviter les erreurs : Plus d'erreurs de comptage, de chiffres erronés ou d'estimations - 100% de données d'inventaire correctes .
  
  
• Augmenter la transparence : Des rapports et des évaluations automatiques te donnent à tout moment la vue d'ensemble dont tu as besoin pour prendre des décisions.
  
  
• Efficacité de l'équipe : utiliser plusieurs appareils en même temps pour compter en parallèle - l'inventaire comme action d'équipe au lieu d'une corvée solitaire.
  
  
• Optimiser les achats : Grâce à des chiffres de stock précis, tu peux commander de manière ciblée et éviter le superflu. Les données de stock actuelles sont toujours à portée de main lorsque tu crées des listes de commandes.
  
  
• Simplicité d'utilisation : utilisation intuitive de l'appli, catalogue de produits intégré avec plus de 20 000 articles - du vin aux produits de nettoyage, tu peux tout compter.
  
  

Il n'est donc pas étonnant que plus de 1.000 établissements numérisent déjà leur inventaire F&B avec BarBrain. Dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration d'aujourd'hui, qui doit faire face à des marges réduites et à un manque de personnel, de tels gains d'efficacité peuvent être décisifs. BarBrain ne s'adresse pas seulement aux grands hôtels ou aux chaînes, mais aussi aux établissements individuels du coin, selon la devise : "Si le numérique doit être utilisé, il doit l'être correctement et simplement".

Conclusion : plus de liquidités et moins de stress grâce à un inventaire intelligent

Des inventaires réguliers sont la clé pour éviter le capital mort dans ton entreprise de restauration , pour augmenter les liquidités et pour mettre en place une meilleure gestion des achats. Ce qui était autrefois une corvée peut aujourd'hui être réalisé rapidement et avec précision grâce à des outils d'inventaire numériques comme BarBrain. Tu en ressens les avantages directement dans ton porte-monnaie : un stock allégé signifie moins d'argent immobilisé et moins de pertes dues à la détérioration ou à la démarque. Parallèlement, des données d'inventaire précises permettent d'optimiser les achats, d'éviter les surcommandes et de veiller à ce qu'il y ait toujours ce qu'il faut au bon moment.

Pour toi, en tant que restaurateur*, cela signifie : moins de pression financière, car ton argent ne reste plus improductif dans un entrepôt, et plus de bénéfices, car tu réduis les coûts. En outre, le travail d'organisation diminue - tu as à nouveau plus de temps pour t'occuper des choses vraiment importantes, qu'il s'agisse de l'expérience des clients, du marketing ou simplement d'une soirée libre.

L'important est de passer à l'action dès maintenant. Analyse ton stock : quel est le capital qu'il contient ? À quelle fréquence fais-tu l'inventaire ? Si tu y vois un potentiel, essaie une nouvelle approche. L'inventaire numérique avec BarBrain peut te donner l'impulsion nécessaire pour intégrer cette routine dans ton entreprise. Tu seras surpris de voir à quel point il peut être amusant de voir les chiffres s'améliorer - moins d'amortissements, un taux d'utilisation des marchandises plus bas, plus de liquidités.

À la fin de la journée, il s'agit d'avoir le contrôle de tes stocks plutôt que d'être contrôlé par eux. Un inventaire numérique moderne est ton outil pour obtenir ce contrôle. Avec BarBrain à tes côtés, tu es parfaitement équipé : Tu vois ce que tu as, ce dont tu as besoin et ce que tu peux économiser en un coup d'œil. Tu peux ainsi tirer le maximum de ton entreprise sans que de l'argent ne te file entre les doigts.

Alors, qu'est-ce que tu attends ? Bannis le capital mort de ton entrepôt et accueille une nouvelle ère d'efficacité. Commence tout de suite - ton prochain inventaire pourrait déjà être le premier avec BarBrain et te montrer le potentiel qui sommeille dans ton entrepôt. Plus de liquidités, moins de stress : c'est entre tes mains !