Erreurs d'inventaire dans la restauration et comment les éviter

Les erreurs les plus fréquentes lors de l'inventaire dans la restauration et comment les éviter

L'inventaire est un élément décisif de toute entreprise de restauration. Il ne sert pas seulement à contrôler les stocks, mais aussi à optimiser les coûts, à réduire la démarque et à respecter les exigences légales. Pourtant, l'inventaire est souvent perçu comme une corvée, surtout si les mêmes erreurs sont commises à chaque fois. Dans ce blog, nous t'expliquons pourquoi un inventaire précis est si important, nous mettons en lumière les pièges fréquents et nous te donnons des conseils pratiques pour les éviter. En outre, nous jetons un coup d'œil sur les avantages qu'offre une solution numérique comme BarBrain.

L'inventaire est-il obligatoire dans la restauration ?

Une question importante : les restaurateurs sont-ils légalement tenus de faire un inventaire ? La réponse est : cela dépend.

• Obligation d'inventaire : selon l'article 240 du code de commerce allemand (HGB), les entreprises qui établissent leur bilan sont tenues de dresser un inventaire annuel.
• Exceptions : Les commerçants individuels qui, au cours de deux exercices successifs, ne réalisent pas plus de 600.000 € de chiffre d'affaires et 60.000 € d'excédent annuel sont exemptés de l'obligation d'inventaire.

Qu'est-ce que cela signifie pour les restaurateurs ? Même s'il n'y a pas d'obligation légale, l'inventaire est un outil indispensable pour rendre son entreprise plus efficace, minimiser les pertes et prendre des décisions éclairées.

Pourquoi l'inventaire est-il si important pour la restauration ?

Outre les exigences légales, un inventaire régulier offre un certain nombre d'avantages :

• Contrôle des coûts : un inventaire précis permet d'éviter les surcommandes et d'identifier les économies potentielles.
• Détecter la démarque inconnue : Les écarts entre le stock théorique et le stock réel peuvent indiquer un vol, une détérioration ou un stockage incorrect.
• Améliorer l'efficacité : un inventaire structuré te permet de mieux planifier les commandes et de réduire les coûts de stockage.
• Conformité : un inventaire bien documenté te protège des problèmes en cas de contrôle fiscal.

Les erreurs les plus fréquentes lors de l'inventaire et comment les éviter

1. préparation insuffisante

De nombreux inventaires échouent déjà au niveau de la préparation. En l'absence de listes claires, de catégories ou d'une gestion structurée des stocks, l'inventaire peut devenir chaotique et propice aux erreurs.

Tu éviteras ainsi cette erreur :

• Créer des listes : Utilise des listes d'inventaire préétablies, idéalement numériques, pour garder une vue d'ensemble.
• Définir les zones de stockage : Séparer le bar, la cuisine, les chambres froides et l'entrepôt externe.
• Briefer les collaborateurs : Attribue à chaque membre de l'équipe un domaine clairement défini et organise un bref briefing.

2. saisie erronée des quantités

La saisie des bouteilles entamées, des emballages ouverts ou des denrées périssables est souvent imprécise, ce qui entraîne des stocks erronés.

Tu éviteras ainsi cette erreur :

• Systèmes de graduation : Travaille avec des échelles standardisées (par ex. 1/4, 1/2, 3/4) pour les liquides.
• Outils numériques : mise sur BarBrain, qui fournit des mesures précises du niveau de remplissage et minimise les erreurs.
• Double contrôle : fais contrôler les postes critiques par une deuxième personne.

3. ne pas tenir compte de la démarque et du vol

La démarque inconnue peut être due à un stockage inadéquat, à la détérioration ou au vol. Sans inventaires réguliers, elle passe souvent inaperçue.

Tu éviteras ainsi cette erreur :

• Inventaires réguliers : prévoyez des inventaires mensuels ou, à défaut, trimestriels afin de détecter rapidement la démarque.
• Analyse de la démarque inconnue : documente les articles ou les domaines qui attirent l'attention et analyse les causes.
• Systèmes de surveillance : combiner les outils numériques avec des mesures organisationnelles pour minimiser les pertes.

4. indication des prix manquante ou inexacte

Une erreur fréquente est l'indication incomplète ou erronée des prix d'achat. Cela conduit à des rapports inexacts et peut poser problème en cas de contrôle fiscal.

Tu éviteras ainsi cette erreur :

• Maintenir les listes de prix à jour : Etablis des listes de prix d'achat régulièrement mises à jour.
• Calcul automatique : utilise un logiciel comme BarBrain, qui calcule automatiquement les stocks et leurs valeurs.

5. pression du temps et manque d'organisation

La pression du temps conduit souvent à des comptages hâtifs et erronés. C'est particulièrement problématique dans le secteur de la restauration, où les activités sont rarement interrompues.

Tu éviteras ainsi cette erreur :

• Profiter des périodes de repos : Planifie l'inventaire un jour de repos ou en dehors des heures d'ouverture.
• Procéder étape par étape : Divise l'inventaire en petites sections (p. ex. bar, cuisine, entrepôt).
• Automatisation : avec des outils numériques comme BarBrain, tu gagnes du temps et tu obtiens des résultats plus précis.

Meilleures pratiques dans la restauration

Pour éviter les problèmes typiques, les restaurateurs devraient tenir compte des mesures suivantes :

• L'inventaire en tant que projet d'équipe : intègre activement ton équipe dans le processus afin de minimiser les erreurs.
• Un ordre de stockage clair : une gestion structurée des stocks facilite considérablement l'inventaire.
• Intégrer la durabilité : Des inventaires précis permettent de réduire le gaspillage alimentaire.
• Effectue des contrôles réguliers : Répéter l'inventaire à intervalles rapprochés afin de détecter la démarque et les pertes.

Comment BarBrain révolutionne l'inventaire

Avec BarBrain, tu disposes d'une solution spécialement conçue pour répondre aux exigences du secteur de la restauration :

• Détection automatisée du niveau de remplissage : Idéal pour les boissons comme les spiritueux et le vin.
• Simplicité d'utilisation : Intuitif et rapide - ton équipe peut se mettre au travail immédiatement.
• Gain de temps : de nombreux utilisateurs font état d'une réduction du temps d'inventaire pouvant atteindre 50 %.
• Rapports transparents : des rapports générés automatiquement t'aident à analyser la démarque et à réduire les pertes.

Conclusion : des inventaires sans erreur sont possibles

Un inventaire sans erreur nécessite une planification, une organisation et les bons outils. Avec des processus clairs, une formation régulière et l'aide de solutions numériques comme BarBrain, tu peux éviter les erreurs typiques et optimiser ton contrôle des stocks.

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