Comment faire un inventaire dans la restauration ?

Pourquoi les inventaires sont importants

Inventaire - rien que ce mot fait probablement râler et gémir tous les restaurateurs. Compter les bouteilles, les caisses et les aliments après une longue journée de travail ne fait certainement pas partie des tâches préférées dans un bar, un restaurant ou un hôtel. Pourtant, tu ne peux pas éviter l'inventaire dans la restauration - et il y a de bonnes raisons à cela. Un inventaire minutieux est la base de ton succès : tu gardes une vue d'ensemble de ton stock de marchandises, tu reconnais à temps les pertes ou les pénuries et tu peux calculer correctement les coûts et l'utilisation des marchandises. En bref : un stock actuel et précis est la base de décisions fondées : de l'achat à la fixation des prix des aliments et des boissons. De plus, en effectuant des inventaires réguliers, tu montres à ton équipe que l'on fait attention au stock de marchandises. Cette approche professionnelle a un effet disciplinant et valorisant : si tout le monde sait qu'un comptage est effectué régulièrement, on prend automatiquement plus soin des produits. L'inventaire peut paraître fastidieux, mais il est la colonne vertébrale d'une entreprise de restauration réussie.

Quand et à quelle fréquence faut-il faire un inventaire ?

De nombreuses entreprises effectuent classiquement leur inventaire en fin d'année, car il est important pour le bilan annuel et la comptabilité. Dans de tels inventaires à date fixe, le stock complet de marchandises est enregistré à une date de référence (généralement le 31 décembre), ce qui peut être décisif pour les impôts et le bénéfice. Mais ne faire qu'un inventaire par an n'est pas idéal si tu veux toujours garder le contrôle. Plus c'est régulier, mieux c'est : dans la pratique, faire l'inventaire tous les mois a fait ses preuves. Tu obtiendras ainsi des chiffres actualisés en permanence sur ton stock et tu pourras rapidement constater les pertes ou les écarts et y remédier dans le pire des cas. C'est surtout dans le secteur des boissons ou des denrées périssables qu'un inventaire mensuel est utile pour constater immédiatement un vol, une perte ou un surstockage. Bien sûr, la fréquence dépend de ton entreprise - un petit café peut se contenter d'un inventaire trimestriel, tandis qu'un grand restaurant avec un stock important et un débit élevé devrait même compter chaque semaine. Les solutions numériques modernes facilitent considérablement les inventaires fréquents : avec la bonne application, même un inventaire mensuel dans le secteur de la restauration devient une routine qui ne prend guère de temps. Il est surtout important que tu fasses preuve de constance - que ce soit toutes les semaines, tous les mois ou tous les trois mois, prévois des dates d'inventaire fixes pour que rien ne passe à la trappe.

Préparation de l'inventaire

Une bonne préparation, c'est la moitié du travail. Avant de commencer à compter, tu devrais passer par les étapes suivantes :

• Fixer une date et une période : Choisis un moment où ton entreprise est fermée ou peu active - par exemple après les heures de travail ou un jour de repos. Prévois suffisamment de temps et assure-toi qu'aucune nouvelle marchandise n'arrive ou qu'aucun transfert important n'ait lieu pendant l'inventaire. Tu éviteras ainsi les interruptions et les erreurs.
• Organiser la structure de l'entrepôt : Fais au préalable le tour de tes entrepôts, chambres froides et comptoirs. L 'ordre facilite grandement l'inventaire. Trie les produits similaires, nettoie et élimine les produits gâtés. Assure-toi que chaque marchandise a une place bien définie et une étiquette. Une structure de stockage propre t'évite de perdre la vue d'ensemble lors du comptage ou d'enregistrer quelque chose en double/pas du tout.
• Mettre des outils à disposition : Réfléchis au préalable à la méthode que tu vas utiliser pour réaliser l'inventaire - classiquement avec un stylo et du papier, avec un tableau Excel ou numériquement avec une application (comme BarBrain par exemple). Selon la méthode choisie, tu auras besoin de différents ustensiles. Prépare des listes d'inventaire imprimées et du matériel d'écriture si tu comptes sur papier. Pour Excel, prépare un ordinateur portable ou une tablette avec le tableau correspondant (éventuellement avec un chargeur). Si tu utilises une application d'inventaire, installe-la sur tous les smartphones/tablettes nécessaires et veille à ce que les appareils soient chargés. Pense aussi à des outils tels que des balances ou des gobelets gradués pour les récipients ouverts, afin de pouvoir déterminer avec précision les quantités de remplissage.
• Constituer une équipe : L'inventaire ne doit pas être un one-man-show - au contraire, avec des aides,cela va plus vite. Prévois donc à l'avance quelles collaboratricest'aideront. L'idéal est de constituer des équipes de deux personnes : l'une compte, l'autre note ou saisit les données. Répartis les équipes par secteur (p. ex. bar, cuisine, entrepôt) afin qu'elles puissent travailler en parallèle sans se gêner. Attribue à chaque groupe un domaine clairement délimité et une liste, afin que rien ne soit compté deux fois ou oublié.
• Préparer la liste des articles : Dresse la liste de tous les articles qui doivent être comptés. Il peut s'agir d'une liste de stock imprimée à partir de ton système de gestion des marchandises ou d'un simple tableau avec tous les produits concernés. Veille à couvrir chaque groupe de marchandises - des spiritueux, de la bière, du vin et des jus de fruits aux articles non alimentaires tels que les produits de nettoyage ou les consommables, en passant par les aliments utilisés dans la cuisine. Si tu travailles avec une application comme BarBrain, tu peux y créer à l'avance ton catalogue de produits (de nombreux produits standard sont déjà disponibles dans BarBrain). Un aperçu complet des articles permet de s'assurer qu'aucun poste ne sera oublié le jour de l'inventaire.

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Réalisation de l'inventaire : papier, Excel ou BarBrain ?

C'est le moment de compter - tu as en principe trois possibilités de procéder. Chaque méthode a ses avantages et ses inconvénients :

Inventaire au stylo et au papier :

La variante traditionnelle : de nombreux restaurateurs ont encore recours à la planche à pince, au papier et au stylo. Tu fais le tour de ton entrepôt et tu notes la quantité disponible de chaque article. On utilise souvent des listes préparées à l'avance à cocher ou on note librement à vue. Cette procédure est simple, mais elle exige une concentration maximale. Des erreurs peuvent facilement se produire - on se trompe, on oublie quelque chose dans le feu de l'action ou on ne peut pas déchiffrer sa propre écriture plus tard. De même, le comptage sur papier est généralement le plus long. Une fois que tout est noté, tu dois encore additionner les chiffres et les transférer dans un système (par exemple dans le système de caisse ou dans Excel) afin de déterminer la valeur totale. Ce double travail - noter d'abord, puis recopier - coûte du temps et des nerfs. En bref : faire l'inventaire avec un papier et un crayon est possible et pas compliqué sans technique, mais cela prend beaucoup de temps et est source d'erreurs.

Les restaurateurs se heurtent souvent à leurs limites lorsqu'il s'agit de bouteilles ouvertes ou de nombreuses variantes d'un même spiritueux. On perd alors rapidement la vue d'ensemble pour savoir s'il s'agissait d'une bouteille d'Aperol de 0,5 l, de 0,7 l ou d'un litre. Si vous vous contentez d'estimer à l'œil nu, vous risquez d'obtenir des résultats imprécis.

Une alternative possible est le pesage: Avec une balance et l'indication du poids à vide, il est possible de calculer le contenu exact d'une bouteille entamée. Cette méthode est plus précise que l'estimation, mais elle prend du temps et est sujette à des erreurs si les poids à vide ne sont pas corrects.

De plus, le comptage sur papier est généralement le plus long. Une fois que tout est noté, tu dois encore additionner les chiffres et les transférer dans un système (par exemple dans le système de caisse ou dans Excel) afin d'obtenir la valeur totale. Ce double travail - noter d'abord, puis recopier - coûte du temps et des nerfs. En résumé : l'inventaire avec un papier et un crayon est possible et pas compliqué sans technique, mais il prend beaucoup de temps et est sujet aux erreurs - surtout pour les emballages ouverts et les articles avec de nombreuses variantes.

Inventaire avec Excel :

Avec Excel, l'inventaire peut être organisé de manière plus structurée : Tu crées tes articles au préalable dans un tableau, tu ajoutes des colonnes pour les quantités et les valeurs et tu peux enregistrer des formules qui te déchargent du calcul. Cela permet d'économiser la calculatrice et de minimiser les erreurs d'addition classiques.

Dans la pratique, il apparaît toutefois rapidement qu'Excel a ses limites dans la gastronomie. En particulier lorsqu'il s'agit de spiritueux en plusieurs contenances - par exemple 0,5 l, 0,7 l ou 1 l - il n'est souvent pas évident de savoir d'emblée quelle variante est comptée. Les bouteilles entamées sont tout aussi délicates : sans outil, le contenu ne peut être estimé que grossièrement, ce qui réduit la précision. Tu peux certes travailler avec une balance, mais cela implique à chaque fois des manipulations supplémentaires et un surcroît de travail considérable. Dans la pratique, il n'est pas rare que de telles estimations donnent lieu à des écarts étranges : Tout à coup, le procès-verbal indique qu'il y a plus de liquide dans une bouteille de scotch chère entamée que le mois précédent - une erreur évidente due à des estimations erronées.

Autre point : Excel n'est pas fait pour travailler "entre les étagères et le réfrigérateur". Que ce soit sur un ordinateur portable ou une tablette, la manipulation est encombrante et la saisie n'est souvent pas pratique, surtout dans les entrepôts exigus. Ainsi, malgré le tableau numérique, il reste beaucoup de travail manuel et on perd facilement la vue d'ensemble en cas de stocks importants.

Inventaire numérique avec BarBrain :

La manière la plus confortable de faire l'inventaire est d'utiliser une application d'inventaire spécialisée. BarBrain est un exemple de solution numérique spécialement conçue pour la restauration. Au lieu d'utiliser des fiches ou Excel, il te suffit de prendre ton smartphone ou ta tablette. Dans l'application BarBrain, tout ton assortiment est clairement présenté - trié par catégories et lieux de stockage. Tu peux sélectionner l'article et saisir la quantité directement sur l'étagère ou le réfrigérateur. Cela se fait d'une simple pression ou d'un balayage sur l'écran tactile, de manière très intuitive. Une bouteille de vin entamée ? Pas de problème : grâce à un curseur, tu détermines le niveau de remplissage avec précision (par ex. 0,3 de 0,75 litre), au lieu de te contenter d'une estimation approximative. Chaque entrée est immédiatement saisie numériquement et synchronisée en temps réel avec les autres appareils. Ainsi, plusieurs personnes peuvent compter en même temps dans différentes zones sans que rien ne soit saisi deux fois - le travail d'équipe est facile ! Ainsi, pendant que tu comptes, BarBrain calcule déjà tout en arrière-plan. Les erreurs de transcription sont exclues, car il n'y a plus de saisie manuelle. Une fois le comptage terminé, il te suffit d'appuyer sur un bouton pour obtenir un rapport d'inventaire complet : tous les stocks, les totaux, les différences et la valeur totale sont immédiatement disponibles. L'inventaire numérique avec BarBrain est donc plus rapide, plus précis et moins stressant que les anciennes méthodes. Beaucoup de ceux qui sont passés à cette méthode le disent : faire un inventaire sans le chaos des fiches et sans Excel, c'est vraiment possible - et on ne veut plus jamais revenir en arrière !

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Évaluation et suivi

Après le comptage commence la partie tout aussi importante : évaluer les résultats de l'inventaire et prendre les mesures qui s'imposent. Avec une solution numérique comme BarBrain, une grande partie de cette tâche est automatique - mais que ce soit de manière analogique ou numérique, occupe-toi des points suivants :

1. Documenter les résultats de l'inventaire : Assure-toi que toutes les quantités comptées sont correctement consignées. Si tu as compté sur papier, reporte tous les chiffres proprement dans ta liste Excel ou ton système de gestion des marchandises. Vérifie tout de suite la plausibilité : y a-t-il des valeurs extrêmement élevées ou basses qui laissent supposer une erreur ? Mieux vaut recompter une fois de plus que de reprendre des données erronées.
2. Effectuer une comparaison théorique/réelle : Compare le stock réel compté avec le stock théorique (c'est-à-dire ce qui devrait être présent selon la comptabilité ou le dernier état d'inventaire). En cas d'écarts - appelés différences d'inventaire - note l'importance de la différence pour chaque article. Avec BarBrain, ces différences apparaissent automatiquement dans le rapport.
3. Trouver les causes des divergences : Analysez les grandes différences de manière critique. Les quantités manquantes pourraient-elles être dues à un vol ou à une perte (p. ex. renversement, évaporation) ? Les recettes n'ont peut-être pas été respectées à la lettre ou des erreurs ont-elles été commises lors de la dernière livraison ? Parle ouvertement des résultats de l'inventaire avec ton équipe. Il est souvent possible de clarifier les causes - par exemple, le fait que l'on ait comptabilisé de manière imprécise en cas d'activité intense - et de prendre les mesures correctives qui s'imposent.
4. Documenter les pertes et les bris : Tout ce qui est avarié, renversé ou cassé doit être consigné séparément. Tu peux maintenant sortir ces quantités du stock. Cela permet d'avoir des stocks corrects et d'éviter que tu aies "payé", par exemple, pour des marchandises périssables qui ne sont plus du tout là. Une documentation propre des pertes est également importante du point de vue de la gestion d'entreprise et des impôts. Avec BarBrain, tu peux saisir ces pertes directement pendant l'inventaire, de sorte que rien ne soit oublié.
5. Actualise les stocks et recalcule les prix : Actualise ensuite tes listes de stock et, le cas échéant, la gestion des marchandises avec les nouveaux chiffres réels. Tu sais maintenant exactement ce qui est en stock et en quelle quantité pour chaque article. Calcule la valeur totale de ton stock (si ce n'est pas fait automatiquement) - cette valeur est par exemple prise en compte dans les comptes annuels. Grâce à l'inventaire, tu peux maintenant également déterminer ton utilisation de marchandises (consommation) pour la période précédente, en tenant compte du stock initial et final ainsi que des entrées.
6. Utiliser les connaissances acquises : L'inventaire n'est pas seulement un jeu de chiffres, il te fournit des informations précieuses pour l'avenir. Regarde quels sont les produits qui ont subi une perte supérieure à la moyenne ou où se trouvent des stocks étonnamment élevés. Ces informations t'aident à adapter tes achats et tes stocks - par exemple, à commander moins d'un article qui s'est avéré être un article de rupture de stock ou à examiner d'un œil critique pourquoi un article coûteux manque. Partage également les résultats avec ton équipe : les félicitations pour les écarts minimes sont motivantes et, en cas de problème, vous pouvez trouver ensemble des solutions (meilleure formation, contrôle plus strict, recettes optimisées, etc.) L'objectif est de tirer des enseignements de chaque inventaire afin d'améliorer continuellement le fonctionnement de l'entreprise et la structure des coûts.

Avantages de l'inventaire numérique avec BarBrain

Pourquoi devrais-tu passer d'un système de fiches ou d'Excel à un inventaire numérique - en particulier à BarBrain? Voici un aperçu des principaux avantages:

• Énorme gain de temps : les utilisateurs de BarBrain rapportent qu'ils réalisent leur inventaire en deux fois moins de temps qu'auparavant. Grâce au comptage parallèle en équipe et à l'absence de travail ultérieur (pas de saisie, pas d'addition manuelle), tu économises des heures de travail supplémentaire. L'inventaire passe d'un projet quotidien à une routine rapidement accomplie.
• Meilleure précision : la saisie numérique élimine les sources d'erreur. Les erreurs de chiffres lors de la saisie ou les notes illisibles appartiennent au passé. BarBrain te guide systématiquement à travers tous les articles, de sorte que rien ne soit oublié. Tu peux indiquer avec précision les quantités entamées - plus besoin de deviner combien il y a dans une bouteille entamée. Au final, tu obtiens des données de stock fiables sur lesquelles tu peux vraiment compter.
• Simplicité d'utilisation : l'application d'inventaire est intuitive, même pour les débutants en technique. Au lieu de jongler avec des formules Excel compliquées, tu tapes dans une interface conviviale. Pas besoin de scanner à grands frais ou d'utiliser un appareil spécial - ton smartphone ou ta tablette suffisent amplement. Ainsi, pour toi et ton équipe, l'inventaire devient aussi simple que l'utilisation d'une application pour smartphone.
• Travail d'équipe et synchronisation en temps réel : BarBrain est conçu pour que plusieurs personnes fassent l'inventaire en même temps. Que ce soit au bar, en cuisine ou dans l'entrepôt, chacun peut travailler sur son propre appareil dans le même cycle d'inventaire. Toutes les données convergent en temps réel. L'ensemble de l'inventaire est ainsi terminé beaucoup plus rapidement et personne ne doit se tourner les pouces ou tenir des listes à tour de rôle. Cette collaboration augmente non seulement l'efficacité, mais aussi la motivation au sein de l'équipe - l'inventaire devient un "projet" commun au lieu d'une lutte solitaire en fin de journée.
• Evaluation automatique & rapports : Dès que tu as fini de compter, BarBrain génère un rapport d'inventaire en appuyant sur un bouton. Tu y verras immédiatement la valeur totale de ton stock, toutes les quantités par article et les éventuelles différences par rapport à la dernière fois. Les pertes dues à des ruptures/déclins sont également indiquées séparément, si tu les as enregistrées. Tu peux utiliser ces rapports pour ta comptabilité ou pour ton conseiller fiscal sans avoir à retravailler quoi que ce soit. La documentation complète a été créée pour ainsi dire en même temps.
• Des données à jour et un meilleur contrôle : comme l'inventaire numérique permet de gagner du temps, tu peux l'effectuer plus souvent, par exemple tous les mois. Cela te permet d'avoir des données de stock constamment à jour. Les surprises dans les stocks appartiennent au passé : Tu reconnais à temps si un produit se fait rare ou s'il manque une quantité inattendue. Tu peux ainsi réagir immédiatement, planifier plus précisément les commandes de réapprovisionnement et minimiser le gaspillage. Globalement, BarBrain te donne une toute nouvelle visibilité sur tes stocks, ce qui facilite énormément la gestion de l'entreprise.

Conclusion

L'inventaire dans la restauration ne doit pas être un sujet d'angoisse. Avec une bonne planification, la bonne équipe et surtout la méthode adéquate, l'inventaire fastidieux devient un processus maîtrisable - peut-être même un peu routinier. Que tu veuilles passer au numérique pour la première fois ou que tu aies déjà de l'expérience, il vaut la peine d'oser s'éloigner du tableau à pince et d'Excel. L'inventaire numérique avec une solution comme BarBrain permet d'économiser du temps, des nerfs et, en fin de compte, de l'argent. Imagine que tu réalises ton prochain inventaire en quelques minutes au lieu de passer des heures à travailler la nuit - et que les résultats soient corrects et disponibles du premier coup. Alors, pourquoi s'embêter avec le chaos des fiches et Excel quand on peut faire plus simple ?

BarBrain est prêt à moderniser également ton inventaire - de manière simple, numérique et avec une véritable valeur ajoutée. Convaincs-toi et fais le pas suivant : organise une démo gratuite et teste BarBrain gratuitement pendant 30 jours dans ton entreprise. Tu verras comme l'inventaire devient soudain plus facile. Une fois l'inventaire numérique réalisé, tu ne voudras plus jamais revenir à l'ancienne méthode ! C'est le moment idéal pour passer à la solution d'inventaire moderne et te permettre de consacrer plus de temps à l'essentiel - tes clients et ton activité principale. Essaye-le et épargne-toi le stress de l'inventaire - BarBrain t'y aidera !