Quel est l'intérêt d'un inventaire dans la restauration ?

Quel est l'intérêt d'un inventaire dans la restauration ?

Inventaire - rien que le mot fait rouler les yeux de nombreux restaurateurs. "Chronophage, ennuyeux, inutile, je ne le ferai pas", entend-on souvent lorsqu'il est question de l'inventaire dans l'entrepôt. Comme de nombreux établissements ne sont pas légalement tenus de procéder à un inventaire régulier, le sujet est volontiers repoussé, voire totalement ignoré. Pourtant, ceux qui pensent que les inventaires peuvent être évités perdent de l'argent. Quel est donc l 'intérêt réel d'un inventaire, en particulier dans les restaurants et les établissements gastronomiques ? En bref : beaucoup de choses. De la détermination de chiffres clés importants comme l'utilisation des marchandises à la détection de la démarque inconnue, les inventaires réguliers sont un facteur de réussite sous-estimé dans le secteur de la restauration.

Dans ce qui suit, nous montrons pourquoi les inventaires sont indispensables à la réussite économique et à une gestion efficace des stocks dans la restauration. Vous découvrirez également comment les solutions d'inventaire numérique modernes pour la restauration, telles que BarBrain, permettent d'accélérer et de simplifier le processus d'inventaire.

L'inventaire, base de la réussite économique

Faire l'inventaire, c'est dresser le bilan complet des stocks d'un établissement, des spiritueux dans le bar aux aliments dans la cuisine. Dans la restauration en particulier, ce stock immobilise beaucoup de capital : les marchandises qui restent sur les étagères sont de l'argent investi qui ne sera récupéré que lorsque les produits seront vendus. Un inventaire permet d'avoir une vue d'ensemble claire de tous les stocks et du budget qui y est lié. Pour les restaurateurs qui réussissent, cette vue d'ensemble vaut de l'or, car seul celui qui sait exactement quels sont les stocks disponibles et quelle est la valeur de l'inventaire peut prendre des décisions de gestion fondées.

En outre, l'inventaire fournit la base d'indicateurs clés. Un exemple est le taux d'utilisation des marchandises - c'est-à-dire le rapport entre la consommation de marchandises (denrées alimentaires, boissons) et le chiffre d'affaires réalisé. Pour calculer précisément l'utilisation des marchandises, il faut connaître le stock initial et le stock final d'une période donnée. L'inventaire fournit ces chiffres. Des inventaires réguliers permettent donc de surveiller et d'optimiser l'utilisation des marchandises. Un restaurant qui maîtrise son utilisation des marchandises peut optimiser de manière ciblée l'utilisation des marchandises, c'est-à-dire identifier les coûts d'achat trop élevés ou les portions surdimensionnées et prendre des mesures correctives. Le résultat : une baisse des coûts et une augmentation des marges bénéficiaires.

Bien entendu, ces avantages ne se déploient que si les inventaires sont effectivement et régulièrement effectués. C'est pourquoi les entreprises de restauration devraient planifier les inventaires de manière fixe dans le déroulement de l'activité et impliquer leur personnel dès le début. Si tous les employés comprennent l'utilité de l'inventaire et comment il contribue à l'amélioration de l'activité, ils seront plus motivés pour effectuer l'inventaire avec soin et rapidité.

Détecter la démarque, le vol et le gaspillage

Des inventaires réguliers permettent de détecter les irrégularités dans les stocks de marchandises. Dans le secteur de la restauration en particulier, la démarque inconn ue est malheureusement fréquente, qu'elle soit due au vol, à la détérioration ou tout simplement à un travail imprécis. S'il y a moins de bouteilles de vin sur les étagères à la fin du mois que ce qui a été vendu selon les statistiques de vente, c'est que quelque chose ne va pas. Les différences d'inventaire peuvent avoir différentes causes : un verre cassé, des entrées oubliées, mais aussi le vol par des collaborateurs ou des pertes dues à un stockage inapproprié.

Un exemple pratique : un bar constate, lors de l'inventaire, que des spiritueux coûteux manquent régulièrement sans que les recettes correspondantes aient été comptabilisées. Grâce à cette information, les gérants peuvent prendre des contre-mesures ciblées - comme la formation des employés sur le portionnement, des contrôles plus stricts ou l'installation de systèmes de sécurité. Les inventaires permettent également de réduire le gaspillage alimentaire. Si, dans un restaurant, les denrées périssables sont souvent périmées et doivent être éliminées, l'inventaire met clairement en évidence cette situation. Les responsables peuvent alors adapter les quantités commandées ou modifier les recettes afin d'utiliser les ingrédients à temps. En bref, les inventaires créent de la transparence et protègent contre les pertes inaperçues qui, sinon, réduiraient directement les bénéfices.

Gestion efficace des stocks dans la restauration

Un inventaire régulier est également la base d'une gestion efficace des stocks. Connaître ses stocks permet d'optimiser la gestion des commandes: On rachète exactement ce dont on a réellement besoin. Sans inventaire, on risque d'avoir soit trop de stock (ce qui immobilise du capital et augmente le risque de détérioration), soit trop peu (de sorte que, dans le pire des cas, des plats ou des boissons appréciés ne sont pas disponibles).

Les inventaires permettent aux restaurateurs d'identifier les tendances et les modèles de consommation. Par exemple, l'évaluation d'un inventaire montre qu'une certaine bière se vide nettement plus vite en été qu'en hiver. Grâce à cette connaissance, les commandes peuvent être adaptées à la saison. De même, si un certain vin est à peine consommé, il est possible de réduire les achats ou d'adapter la carte des vins afin d'éviter les ruptures de stock. En outre, un inventaire permet de classer physiquement le stock. Le principe du "premier entré, premier sorti"(FIFO) est souvent appliqué : Les marchandises les plus anciennes doivent être placées en tête, afin qu'elles soient consommées en premier et que rien ne s'abîme. Un inventaire offre l'occasion de mettre en œuvre de telles mesures organisationnelles et de rendre ainsi la gestion des stocks globalement plus efficace. En bref, une bonne gestion des stocks de la restauration s'appuie sur des données d'inventaire fiables. Ainsi, les surstocks sont évités, le stock reste clair et l'équipe de cuisine et de bar a toujours sous la main les ingrédients dont elle a besoin pour un déroulement sans faille.

Inventaire numérique dans la restauration : logiciel d'inventaire pour les restaurants

Malgré tous les avantages, de nombreux restaurateurs rechignent à faire l'inventaire. L'inventaire classique signifie souvent : compter les bouteilles pendant des heures après la fermeture de l'entreprise, transporter des caisses, noter les stocks dans les entrepôts frigorifiques et, à la fin, reporter le tout sur des tableaux Excel. C'est non seulement fastidieux, mais aussi source d'erreurs - surtout lorsque les bouteilles entamées ou les emballages ouverts sont estimés "au pifomètre". Heureusement, nous sommes à l'ère du numérique : les logiciels d'inventaire modernes peuvent simplifier et accélérer considérablement le processus. Cela permet également de réduire les frais de personnel : là où auparavant plusieurs collaborateurs étaient occupés pendant des heures, le processus est aujourd'hui nettement plus rapide - ce qui ménage les nerfs et les frais de personnel.

Mot-clé : l'inventaire numérique dans la restauration: des applications et des solutions logicielles spéciales permettent de simplifier considérablement l'inventaire. Un exemple pratique : un restaurant est passé d'une fréquence d'inventaire trimestrielle à une fréquence mensuelle après être passé à une solution numérique. Malgré des inventaires fréquents, le temps passé a globalement diminué - car l'application pour smartphone a permis d'enregistrer les stocks beaucoup plus rapidement qu'avec une planche à pince et un bout de papier. Les articles peuvent être saisis en scannant le code-barres ou en utilisant des listes prédéfinies. Pour les spiritueux, il n'est plus nécessaire de procéder à une estimation incertaine : Les outils modernes permettent de saisir avec précision le niveau de remplissage d'une bouteille à l'aide d'un curseur ou même par reconnaissance photographique. Les sources d'erreur sont minimisées et le résultat de l'inventaire est immédiatement disponible sous forme numérique.

De telles solutions de logiciels d'inventaire pour restaurants offrent souvent encore plus : des évaluations sur simple pression d'un bouton, la synchronisation avec les systèmes de gestion des marchandises et l'exportation des données pour la comptabilité. Ainsi, non seulement le restaurateur a moins de travail pendant l'inventaire, mais il profite en permanence de données de stock actualisées. Les commandes peuvent être automatisées lorsque le stock tombe en dessous d'un seuil défini. Des rapports indiquent quels sont les produits qui se déplacent le plus rapidement ou où se trouvent des taux de démarque remarquables. Tout cela permet de prendre plus facilement les bonnes décisions en temps réel.

BarBrain.com - la solution d'inventaire numérique pour les entreprises de restauration

Lorsque l'on cherche un logiciel d'inventaire adapté, on tombe rapidement sur BarBrain.com. BarBrain est une application d'inventaire spécialement conçue pour la gastronomie et déjà largement utilisée dans les bars, restaurants et hôtels. Sa devise : "L'inventaire le plus rapide pour Food & Beverage". En effet, BarBrain simplifie énormément le processus d'inventaire. Grâce à l'application, les employés peuvent facilement saisir le stock de boissons et d'aliments via leur smartphone ou leur tablette. Au lieu de peser péniblement chaque bouteille ou d'en estimer le contenu, il suffit de saisir le niveau de remplissage à l'aide de l'échelle de l'écran tactile - le système convertit automatiquement les quantités et les valeurs. Il est également possible de scanner des codes-barres ou de sélectionner des produits à partir de listes enregistrées, ce qui est une aide énorme, surtout lorsqu'il y a beaucoup d'ingrédients différents dans la cuisine.

Les avantages sont évidents : gain de temps, précision et vue d'ensemble. Selon le fabricant, l'inventaire peut être terminé jusqu'à 70 % plus rapidement avec BarBrain qu'avec la méthode traditionnelle - un gain énorme pour toute équipe qui ne veut pas passer des heures à compter après le travail. En même temps, la saisie numérique augmente la précision : toutes les données sont immédiatement disponibles sous forme électronique, les fautes de frappe ou les erreurs de chiffres sont évitées. BarBrain offre en outre une connexion aux systèmes de caisse et de gestion des marchandises courants, de sorte que les stocks et les ventes sont synchronisés. Des rapports et des analyses peuvent être consultés à tout moment, par exemple pour évaluer l'utilisation des marchandises ou détecter la démarque inconnue.

Autre point positif tiré de la pratique : l'équipe chargée de l'inventaire peut travailler en parallèle et voir en temps réel quelles zones ont déjà été comptées. Aucun secteur n'est oublié et les doubles comptages sont évités. En fait, plus de 1.000 entreprises de restauration font déjà confiance à BarBrain - du petit bar branché à la grande chaîne de restaurants, les utilisateurs témoignent de processus nettement plus efficaces. Pour chaque entreprise de restauration - petit bar ou grand restaurant - cela vaut la peine d'essayer cette solution d'inventaire numérique.

Conclusion : l'inventaire est payant

Même s'il semble parfois fastidieux, la réponse à la question "A quoi sert un inventaire ?" est claire : il permet de contrôler, de réduire les coûts et, au final, d'augmenter les bénéfices. Dans les restaurants et les bars en particulier, l'inventaire régulier est un facteur de réussite décisif. Que ce soit pour déterminer l'utilisation des marchandises, pour éviter les pertes ou pour optimiser la gestion des stocks, les inventaires fournissent la base de données pour tous ces domaines. Les entreprises qui inventorient de manière conséquente maîtrisent mieux leurs chiffres et peuvent réagir plus rapidement aux problèmes. Il en résulte une réduction des coûts, moins de surprises et un fonctionnement sans faille de l'entreprise.

Pour les restauratrices et les restaurateurs, il n'y a donc aucune raison de renoncer aux inventaires. Au contraire : il vaut la peine d'introduire un plan d'inventaire fixe - que ce soit mensuel ou même hebdomadaire pour les secteurs critiques. Et pour limiter les dépenses, il est recommandé d'utiliser des outils modernes. BarBrain.com est un excellent exemple de la manière dont une solution d'inventaire numérique peut transformer l'obligation en un exercice libre. Si l'on veut profiter pleinement des avantages de l'inventaire, il faut recourir à de tels outils. Ainsi, l'inventaire passe du statut de travail supplémentaire mal aimé à celui d'instrument de gestion intelligent qui fait avancer votre entreprise de restauration sur le plan économique.