Inventaire obligatoire dans la restauration - Que dois-tu savoir ?

Ce que tu dois savoir sur les exigences légales lors d'un inventaire

Dans le secteur de la restauration, les défis sont nombreux, mais les exigences légales en matière d'inventaire sont souvent l'une des plus complexes. Le respect des règles est essentiel, en particulier pour les entreprises soumises à l'obligation d'établir un bilan, car un inventaire erroné ou incomplet peut rapidement entraîner des problèmes avec le fisc. Mais qu'exigent exactement le législateur et les autorités fiscales ? Dans cet article, nous expliquons quelles sont les exigences légales en matière d'inventaire dans la restauration, quelles sont les conséquences et comment tu peux t'y conformer avec un minimum d'efforts.

L'inventaire est-il une obligation légale ?

Le code de commerce allemand (HGB) oblige les entreprises à effectuer régulièrement un inventaire. L'objectif est d'obtenir une vue d'ensemble précise des actifs d'une entreprise afin de garantir un bilan et un calcul des bénéfices corrects. Pour les restaurateurs, cela signifie que tous les stocks, approvisionnements et matériaux doivent être enregistrés et documentés.

Les bases légales de l'inventaire se trouvent notamment dans :

• §240 DU CODE DE COMMERCE ALLEMAND : Oblige les entreprises qui établissent leur bilan à dresser un inventaire complet.
• §241 DU CODE DE COMMERCE ALLEMAND : Règle des procédures simplifiées pour les petites entreprises (par exemple, inventaire par échantillonnage).
• Code fiscal allemand (AO) : Exige la conservation des documents d'inventaire pendant au moins 10 ans.

Qui est tenu de faire un inventaire ?

Toutes les entreprises ne sont pas obligées de faire un inventaire. Il existe des règles claires pour savoir quand l'obligation d'inventaire s'applique :

• Les entreprises soumises à l'obligation d'établir un bilan : Toutes les entreprises soumises à l'obligation de tenir une comptabilité selon le Code de commerce allemand doivent procéder à un inventaire.
• Les commerçants individuels, à l'exception des entreprises qui réalisent moins de 600 000 € de chiffre d'affaires et 60 000 € de bénéfices au cours de deux exercices consécutifs, sont exemptés de l'obligation d'inventaire.

Pour les restaurateurs, la règle est la suivante : en règle générale, presque tous les grands établissements, tels que les restaurants, les bars ou les hôtels, sont tenus de procéder à un inventaire, en particulier s'ils sont tenus d'établir un bilan.

Que faut-il saisir lors de l'inventaire ?

L'inventaire porte sur tous les actifs corporels et incorporels de l'exploitation :

1. Stocks physiques :

• Aliments et boissons
• Matériaux d'emballage
• Produits de nettoyage
• Équipement comme les verres, les assiettes ou les ustensiles de cuisine

2. Valeurs non physiques :

• Créances sur ventes et prestations de services
• Licences, comme les logiciels pour les systèmes de caisse

Important : les marchandises endommagées ou avariées doivent également être documentées et dévalorisées en conséquence.

‍

Quand faut-il faire l'inventaire dans la restauration ?

Exigences légales :

Le code de commerce (§240 HGB) impose aux entreprises soumises à l'obligation d'établir un bilan un inventaire à la date de clôture. Celui-ci doit généralement être effectué à la fin de l'exercice, le plus souvent le 31 décembre. L'objectif est de dresser un inventaire complet qui sera intégré au bilan et permettra de déterminer correctement les bénéfices.

Mise en œuvre pratique dans la restauration :

Alors que l'obligation légale impose un inventaire annuel, un inventaire mensuel ou trimestriel s'avère plus judicieux. Pourquoi ?

• Détecter la démarque à temps : Des inventaires réguliers permettent d'identifier plus rapidement les pertes dues au vol, à la détérioration ou à un mauvais stockage.
• Optimisation des commandes : Grâce à des inventaires plus fréquents, tu peux mieux adapter les commandes aux besoins réels et éviter les surstocks.
• Les variations saisonnières : Le secteur de la restauration est marqué par des changements saisonniers. Des inventaires plus fréquents te donneront une idée plus précise des stocks et des taux de rotation, par exemple en été ou à Noël.

Recommandation :

• Inventaire mensuel : Idéal pour les entreprises ayant un fort potentiel de démarque ou une grande diversité de marchandises, comme les restaurants ou les bars.
• Inventaire trimestriel : convient aux petites entreprises ou à celles dont les stocks sont plus stables.
• Inventaire annuel : obligation de respecter les prescriptions légales et de servir de base à l'établissement des comptes annuels.

Un inventaire bien planifié et régulier te permet non seulement de répondre aux exigences légales, mais aussi de minimiser la démarque, de réduire les coûts et d'augmenter l'efficacité de ton entreprise. Des outils comme BarBrain facilitent considérablement le processus et permettent de gagner un temps précieux.

‍

Quelles sont les obligations en matière de documentation ?

L'inventaire doit être entièrement documenté et les documents doivent être conservés pendant au moins 10 ans. Les points suivants sont essentiels :

• Listes d'inventaire : contiennent tous les articles saisis avec les quantités et les valeurs.
• Évaluation des stocks : tous les articles doivent être évalués au plus bas de leur valeur d'acquisition ou de leur valeur de marché.
• Rapports et procès-verbaux : montrent les résultats exacts de l'inventaire, y compris les écarts et la démarque.

‍

Quelles sont les conséquences en cas d'erreur ?

Les inventaires erronés ou incomplets peuvent avoir de graves conséquences :

1. Conséquences fiscales :

• Des informations incomplètes peuvent entraîner des paiements complémentaires ou des amendes.
• Lors des contrôles fiscaux, les données d'inventaire imprécises constituent un point de litige fréquent.

2. Problèmes opérationnels :

• Des stocks manquants ou des valeurs erronées peuvent entraîner des pertes financières.
• La démarque ou le vol ne sont pas détectés, ce qui met en péril la rentabilité de l'entreprise.

‍

Conseil : un inventaire correct et régulier protège des problèmes et augmente la transparence.

‍

Comment BarBrain peut-il t'aider à répondre aux exigences légales ?

Le respect des exigences légales est souvent complexe et prend beaucoup de temps. Avec des solutions numériques comme BarBrain, tu peux considérablement simplifier le processus :

• Inventaire automatisé : mesure précise du niveau de remplissage des boissons et détection simple des aliments.
• Rapports numériques : création automatique de listes d'inventaire et de procès-verbaux conformes aux exigences légales.
• Gain de temps : réduit jusqu'à 50 % le travail d'inventaire.
• Analyse de la démarque inconnue : met en évidence les écarts entre les stocks théoriques et les stocks réels afin de minimiser les pertes.

‍

Conclusion : un inventaire conforme à la loi sans stress

Les exigences légales en matière d'inventaire dans la restauration sont clairement définies, mais dans la pratique, elles représentent souvent un défi. Avec une bonne préparation, une documentation minutieuse et des outils numériques comme BarBrain, tu peux non seulement respecter les exigences légales, mais aussi augmenter l'efficacité de ton entreprise.