Bien utiliser les chiffres après l'inventaire

Que faire des chiffres d'un inventaire ? - Guide pour les entreprises de restauration

Faire un inventaire est une obligation, mais les données d'inventaire obtenues sont un trésor qui reste caché à de nombreux restaurateurs. Dans les restaurants et les entreprises gastronomiques, ces chiffres fournissent des informations précieuses : calculer l'utilisation des marchandises, découvrir les points faibles, surveiller les chiffres clés du restaurant et prendre des décisions fondées. Dans cet article, tu apprendras de manière pratique comment analyser et utiliser les données d'inventaire afin d'améliorer les processus, de réduire les coûts, d'optimiser la carte des menus et de travailler globalement avec plus de succès sur le plan économique. Il montre également comment les solutions numériques - par exemple un logiciel d'inventaire pour la restauration comme BarBrain - peuvent t'aider à évaluer et à visualiser clairement tes données d'inventaire.

Pourquoi les données d'inventaire sont-elles si importantes ?

Un inventaire recense le stock actuel de marchandises de ton entreprise. Que tu fasses le compte tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, tu as en main, après chaque inventaire, des chiffres qui sont bien plus qu'une simple formalité. Ces données te montrent entre autres

• Consommation de marchandises et utilisation de marchandises: quelle quantité de marchandises a été consommée pendant la période et à quelle valeur ?
• Stock actuel: quels sont les stocks qui se trouvent encore dans la cuisine, la chambre froide et la cave ?
• Des écarts sont constatés: Y a-t-il des différences d'inventaire, par exemple des ruptures de stock ou des excédents par rapport aux prévisions ?

Sans évaluation, ces informations resteraient inutilisées. Une évaluation régulière de l'inventaire dans la restauration est la clé d'un meilleur contrôle des coûts. Ce n'est qu'en connaissant ses stocks et sa consommation que l'on peut agir de manière ciblée et éviter les pertes. Dans l'étape suivante, nous allons voir comment tu peux obtenir des chiffres clés à partir de tes données d'inventaire.

Calculer et comprendre l'utilisation des marchandises

Le coût des marchandises désigne la valeur des marchandises consommées sur une période donnée (généralement par mois) - c'est-à-dire ce que t'ont réellement coûté les aliments et les boissons consommés. Le coût des marchandises est l'un des indicateurs les plus importants dans les restaurants, car il influence directement ta rentabilité. Il existe une formule simple pour calculer le coût de revient des marchandises :

Utilisation des marchandises = stock initial + achats - stock final

Ce calcul donne la consommation de marchandises en euros. Voici un bref exemple: Si tu as un stock de 7.000 € au début du mois, que tu as acheté pour 28.000 € et qu'il te reste 9.000 € en stock à la fin du mois, ton utilisation de marchandises est de 26.000 € . Si tu réalises un chiffre d'affaires net de 100.000 € au cours du même mois, cela correspond à un taux d'utilisation des marchandises de 26 %.

La question de savoir si 26 % est une bonne ou une mauvaise chose dépend du concept de restauration. En ce qui concerne les taux d'utilisation des marchandises, il existe souvent des valeurs indicatives : de nombreux établissements visent un taux d'utilisation des marchandises inférieur à 30 % du chiffre d'affaires, mais selon le concept, un taux de 30-35 % peut être courant. Il est important que tu suives régulièrement ton propre taux d'utilisation des marchandises et que tu le compares à tes calculs. Si le taux augmente soudainement, c'est un signal d'alarme - cela pourrait indiquer des inefficacités ou des coûts plus élevés.

Conseil : calcule chaque mois le coût des marchandises. Tu pourras ainsi identifier rapidement les tendances ou les écarts et prendre des mesures à temps. Un inventaire mensuel permet de garder un œil sur les coûts et de détecter rapidement les écarts.

Détecter les pertes et les ruptures (identifier les pertes invisibles)

Outre la consommation normale, les données d'inventaire peuvent également indiquer des pertes qui dépassent l'utilisation des marchandises - à savoir la démarque et la casse. Ces termes désignent la consommation non vendue:

• Déperdition: pertes dues au vol, à la détérioration ou aux erreurs de portionnement (c'est-à-dire tout ce qui a "disparu" sans générer de chiffre d'affaires).
• Casse: marchandise détruite, par exemple des bouteilles cassées ou des emballages brisés.

Sans inventaire, la démarque et les ruptures passent souvent inaperçues. La démarque est visible en comparant la consommation réelle selon l'inventaire à la consommation théorique selon les ventes. La formule est la suivante

Déperdition = consommation réelle (selon inventaire) - consommation théorique (selon caisse)

Et le taux de démarque en pourcentage se calcule comme suit : (Les valeurs sectorielles indiquent qu'environ 3 % de la valeur des marchandises perdues sont encore considérés comme normaux - tout ce qui est supérieur à ce chiffre devrait être examiné d'urgence. DEHOGA (association allemande de l'hôtellerie et de la restauration) indique 3 % comme valeur de référence habituelle dans le secteur. Si ton taux de démarque inconnue est plus élevé, c'est que quelque chose ne va pas.

Exemple : selon la caisse, tu as vendu 427 bouteilles de bière, mais selon l'inventaire, 472 bouteilles ont en fait été consommées - il manque donc 45 bouteilles. Cela correspond à un taux de perte d'environ 9,5 % . Ce chiffre est nettement supérieur à la valeur indicative et nécessite des recherches : Des bouteilles ont-elles été endommagées ? De la bière a-t-elle été servie, mais pas comptabilisée ? Ou y a-t-il eu des vols ? C'est là que l'on voit comment les données d'inventaire aident à mettre en évidence des problèmes qui, autrement, resteraient cachés.

Tu devrais également documenter les ruptures. Les bouteilles cassées ou les marchandises avariées doivent être consignées, idéalement directement lors de l'inventaire. Le taux de casse (valeur de la marchandise endommagée par rapport à la marchandise utilisée) permet de savoir combien te coûtent de tels incidents. Si la démarque inconnue ou la casse sont élevées, tu peux prendre des mesures pour y remédier, par exemple en améliorant l'organisation de l'entrepôt, en formant les collaborateurs ou en introduisant des contrôles plus stricts.

Chiffres clés de l'évaluation de l'inventaire

En analysant tes données d'inventaire, tu obtiens plusieurs indicateurs qui sont décisifs pour ton restaurant :

• Consommation de marchandises (€): Consommation absolue de marchandises en euros par période (mois, semaine).
• Ratio d'utilisation des marchandises (% du chiffre d'affaires): Rapport entre l'utilisation de marchandises et le chiffre d'affaires net. Ce taux indique la part du chiffre d'affaires consacrée aux marchandises - plus il est bas, plus le bénéfice est élevé.
• Quantité et taux de démarque: quantité/valeur des marchandises non vendues (démarque) et part de l'utilisation des marchandises. Indique l'efficacité avec laquelle tu évites les pertes. Une démarque supérieure à ~3 % est un signal d'alarme.
• Casse: valeur de la marchandise cassée ou mise au rebut.
• Stock: valeur totale des marchandises disponibles. Si ton stock diminue ou augmente fortement, cela influence les liquidités. Des stocks trop élevés immobilisent des capitaux ; des stocks trop bas entraînent des goulots d'étranglement.
• Taux de rotation des stocks: combien de fois ton stock "tourne". Calculée à partir de l'utilisation des marchandises et du stock moyen. Une rotation des stocks plus élevée signifie que les marchandises sont vendues rapidement (ce qui est bon pour garantir la fraîcheur et réduire les coûts de stockage).

Ces indicateurs pour le restaurant t'aident à piloter ton entreprise. Tu peux les comparer d'un mois à l'autre et aussi faire du benchmarking: Comment se situe ton taux d'utilisation des marchandises par rapport à d'autres établissements similaires ? Si ton taux d'utilisation des marchandises est nettement plus élevé que la moyenne du secteur (p. ex. 35 % contre 25 % habituellement), tu devrais chercher un potentiel d'optimisation. De telles valeurs comparatives révèlent les points faibles et montrent où il faut agir.

Améliorer les processus avec les données d'inventaire

Analyser les données d'inventaire signifie prendre des mesures concrètes pour optimiser les processus. Les chiffres te permettent de voir où les processus sont bloqués ou peuvent être améliorés:

• Optimiser le processus d'achat : Les quantités que tu commandes sont-elles correctes ? Si des aliments sont régulièrement jetés, tu en commandes trop. Adapte les rythmes et les quantités de commande à la consommation réelle. Inversement, tu peux éviter les pénuries si les données d'inventaire montrent que certains ingrédients s'épuisent plus vite que prévu.
• Améliorer la gestion des stocks : Des pertes élevées dues à la détérioration indiquent des problèmes de stockage. Améliorez la structure de l'entrepôt - par exemple, des étiquettes claires, le principe FIFO (premier entré, premier sorti) et des conditions de stockage correctes pour que les marchandises durent plus longtemps. Une bonne organisation de l'entrepôt réduit les erreurs, la perte et la casse.
• Standardiser les tailles des portions : Si ta consommation de marchandises est anormalement élevée, cela peut être dû à des portions trop grandes. L'uniformisation des recettes et le contrôle des portions permettent d'éviter de consommer accidentellement plus que ce qui a été calculé. Cela permet de réduire la consommation sans perte de qualité.
• Former les collaborateurs : veiller à ce que ton équipe comprenne l'importance d'un inventaire correct et d'une utilisation économique des ressources. Les employés devraient signaler immédiatement les pertes (par exemple, les boissons renversées) et les bris. Une culture de la transparence permet de réduire les pertes cachées.
• Vérifier les processus de vente : Une comparaison des données d'inventaire et de caisse montre si tout ce qui a été consommé a été vendu/bonifié. Si ce n'est pas le cas, il y a peut-être un problème dans le système de caisse ou dans le processus d'utilisation (par exemple, certains articles sont oubliés d'être facturés). Dans ce cas, des formations ou des adaptations du système peuvent être nécessaires.

Grâce à de telles améliorations dans l'entrepôt, la cuisine et le service, ton entreprise fonctionne plus efficacement. Chaque optimisation de processus est également payante sur le plan financier - moins de chaos et de pertes, plus de clarté et de contrôle.

Réduire les coûts grâce à l'évaluation de l'inventaire

L'un des plus grands avantages d'une évaluation cohérente de l'inventaire est la réduction des coûts. Les chiffres clés mettent en évidence les inefficacités qui grèvent ton budget. Les pièges typiques en matière de coûts que tu peux démasquer grâce aux données d'inventaire sont entre autres

• Surstockage et détérioration : des stocks trop importants entraînent souvent la détérioration des marchandises et leur dépréciation - de l'argent perdu. Les données d'inventaire t'aident à identifier les stocks excédentaires et à les réduire. Tu pourras ainsi à l'avenir faire des achats plus ciblés et éviter les pertes dues à des denrées alimentaires avariées.
• Vol et démarque inconnue : si l'inventaire et les ventes ne correspondent pas, tu perds des marchandises d'une valeur de plusieurs centaines d'euros. En connaissant cet écart (par exemple 5 % de démarque), tu peux prendre des mesures contre le vol et la démarque, par exemple en limitant l'accès à l'entrepôt, en installant des caméras ou en contrôlant plus précisément le débit de boissons. Cela permet de ramener la démarque inconnue à un niveau normal (~3 %) et d'économiser de l'argent.
• Des conditions d'achat défavorables : Il se peut que l'utilisation de tes marchandises montre que certains produits sont achetés à des prix extrêmement élevés. Avec les données en main, tu peux rechercher de manière ciblée des fournisseurs moins chers ou négocier de meilleures conditions. Les rabais de quantité peuvent également être utilisés de manière optimale si tu connais exactement tes besoins.
• Plats mal calculés : si certains plats entraînent une consommation de marchandises anormalement élevée, vérifie le calcul. Tu dois éventuellement adapter le prix de vente ou modifier la recette afin de retrouver une marge raisonnable. Pour ce faire, des données précises sur les recettes sont nécessaires, mais l'inventaire fournit le premier indice que quelque chose ne va pas (si, par exemple, la consommation de marchandises augmente globalement sans que le chiffre d'affaires suive).
• Immobilisation du capital : un stock plein immobilise du capital qui te manque pour d'autres dépenses. En effectuant des inventaires réguliers, tu sais combien d'argent se trouve dans le stock. L'objectif est d'avoir un stock de marchandises allégé qui couvre les besoins, mais qui ne bloque pas un capital excessif.

Chacun de ces points le montre : Les données d'inventaire aident directement à réduire les coûts. En mettant en évidence le gaspillage et en l'éliminant de manière ciblée, tu augmentes automatiquement tes bénéfices. De nombreuses mesures sont simples : la réduction de la taille des portions ou l'utilisation créative des excédents (p. ex. développer des plats du jour à partir des restes) peuvent déjà contribuer de manière significative à la réduction de l'utilisation des marchandises.

Optimiser le menu avec les données d'inventaire

Le menu de ton restaurant profite également de l'évaluation de l'inventaire. Comment cela se fait-il ? Les données d'inventaire te révèlent quels ingrédients ont été consommés, en quelles quantités et à quel pourcentage des coûts. Combinées aux chiffres de vente des différents plats, elles te permettent de faire de l'ingénierie de menu:

• Identifier les bons et les mauvais élèves : Déterminez les plats qui se vendent bien (succès) et ceux qui ne se vendent pas (échec). Si un plat est rarement commandé, mais qu'il nécessite des ingrédients chers ou rapidement périssables, il est candidat à la suppression - il génère des coûts, mais peu de ventes.
• Vérifier le coût des marchandises par plat : Regarde quels plats ont une consommation de marchandises particulièrement élevée (en € ou en %). Est-ce que cela est couvert par un prix plus élevé correspondant ? Si ce n'est pas le cas, le calcul n'est pas correct. Le cas échéant, tu devrais augmenter le prix ou utiliser des ingrédients moins chers. Exemple : si une escalope coûte 5 € à la production et que tu souhaites une marge brute de 70 %, tu devrais la vendre à ~16,70 € . Si ton prix actuel est inférieur à ce montant, c'est que quelque chose ne va pas.
• Choix des ingrédients et des fournisseurs : Les données d'inventaire montrent quels ingrédients contribuent beaucoup à la consommation de marchandises. Il existe peut-être des alternatives moins chères ou des produits de saison qui sont moins chers. Les plats saisonniers peuvent réduire l'utilisation des marchandises sans diminuer la qualité - mais cela nécessite d'adapter périodiquement le menu.
• Produits stockables vs produits frais : analyse si tu dois jeter beaucoup d'ingrédients frais parce que la demande n'est pas prévisible. Il vaut peut-être la peine de concevoir le menu de manière à utiliser davantage d'ingrédients qui se conservent plus longtemps et à n'inclure les produits sensibles que dans les plats qui sont vraiment souvent commandés.

Grâce à ces optimisations, ton menu sera non seulement plus rentable, mais aussi plus cohérent en termes de qualité. Au final, tu ne gères que des plats qui valent la peine et qui sont appréciés, et tu as moins de gaspillage. Les données d'inventaire fournissent la base factuelle permettant de prendre de telles décisions de manière objective, au lieu d'agir selon son instinct.

Exploiter les données d'inventaire numériques - efficacement plutôt que manuellement

L'évaluation de tous ces chiffres et résultats semble fastidieuse - et elle l'est effectivement si l'on ne travaille qu'avec des feuilles de papier, un stylo et des tableaux. C'est là qu'intervient le mot-clé évaluer les données d'inventaire numériques. Les entreprises de restauration modernes misent sur des aides numériques pour l'inventaire afin de minimiser les erreurs et d'automatiser les évaluations.

Les outils numériques tels que les systèmes de caisse ou les applications d'inventaire facilitent énormément la saisie des données. L'intégration des ventes et des stocks te permet d'obtenir des évaluations en temps réel sur l'utilisation des marchandises et les chiffres clés du stock, ce qui permet de réagir rapidement.

Avantages d'un inventaire numérique et d'une évaluation de l'inventaire :

• Gain de temps lors de l'inventaire : des applications comme BarBrain permettent de saisir directement tous les articles via un smartphone ou une tablette, souvent même par scannage du code-barres ou saisie automatique de la quantité. C'est beaucoup plus rapide que le comptage manuel suivi de la saisie dans Excel.
• Moins d'erreurs, des données plus fiables : Les systèmes numériques calculent automatiquement et évitent les erreurs de chiffres ou d'estimation. Des résultats d'inventaire fiables, sans erreurs de saisie manuelle, sont la base d'une évaluation correcte. Si, par exemple, les bouteilles ouvertes sont enregistrées avec précision via le pesage, la valeur d'inventaire est correcte et tu peux te fier aux chiffres clés.
• Calcul automatique des indicateurs importants : Un bon logiciel d'inventaire pour la restauration te décharge de tout calcul. L'utilisation des marchandises, le taux d'utilisation des marchandises, les pertes ou les marges de contribution peuvent être disponibles directement après l'inventaire en appuyant sur un bouton. Tu vois ainsi immédiatement où tu en es, sans devoir construire des rapports pendant des heures.
• Visualisation claire : les solutions numériques présentent souvent tes données d'inventaire sous forme de tableau de bord - avec des graphiques, des diagrammes d'évolution et des couleurs de feu pour les indicateurs. Tu peux reconnaître les tendances d'un seul coup d'œil, par exemple si l'utilisation des marchandises a augmenté régulièrement au cours des trois derniers mois ou si la valeur du stock est anormalement élevée. Cette visualisation rend les chiffres complexes faciles à comprendre pour toi et ton équipe.
• Des données toujours et partout disponibles : Les outils basés sur le cloud permettent de consulter les évaluations à tout moment, que ce soit au bureau ou en déplacement. Il est particulièrement utile pour les propriétaires de plusieurs filiales d'avoir une vue centralisée de tous les sites.

En bref, les solutions d'inventaire numérique permettent de gagner du temps et fournissent de meilleures données. Tu poses ainsi la première pierre pour réaliser sans peine les analyses et les optimisations décrites dans cet article. BarBrain, que nous allons maintenant présenter plus en détail, en est un exemple remarquable.

Logiciel d'inventaire pour la restauration : BarBrain comme solution

Parmi la multitude d'assistants numériques, nous souhaitons mettre en avant BarBrain.com en tant que solution spécialisée dans les inventaires de la restauration. BarBrain est un logiciel d'inventaire pour l'alimentation et la restauration qui simplifie considérablement l'ensemble du processus d'inventaire et l'analyse des données. Mais qu'offre BarBrain exactement ?

• Inventaire rapide et facile : BarBrain est disponible sous forme d'application et permet de compter simultanément sur plusieurs appareils - idéal si ton équipe fait l'inventaire de différentes zones de l'entrepôt en parallèle. Cela réduit considérablement la durée de l'inventaire. Chaque saisie se fait par tapotement ou scan, même les unités entamées sont enregistrées avec précision.
• Un catalogue de produits complet : Le système connaît plus de 20.000 articles de la gastronomie et de l'hôtellerie - des spiritueux et des boissons sans alcool aux produits alimentaires et aux biens de consommation non alimentaires. Tu peux donc compter tout ce qui se trouve dans ton établissement sans avoir à créer péniblement des données sur les produits.
• Rapport d'inventaire automatique : Dès que le comptage est terminé, BarBrain génère automatiquement un rapport d'inventaire prêt à l'emploi. Tous les chiffres importants y sont résumés : utilisation des marchandises, différences, stocks, etc. Il n'y a pas de traitement ultérieur, tu as immédiatement en main des résultats exploitables.
• Évaluation et visualisation centralisées : BarBrain te fournit une vue d'ensemble de ton chiffre d'affaires et d'autres indicateurs, même pour plusieurs établissements. Cela signifie que si tu exploites par exemple deux restaurants, tu peux voir d'un seul coup d'œil la consommation combinée de marchandises et faire des comparaisons. Les données sont présentées de manière claire dans un tableau de bord (par ex. par groupe de marchandises, par filiale, par période).
• Contrôle des coûts en temps réel : grâce aux chiffres précis et actuels, BarBrain te permet de savoir immédiatement où tu en es. Les taux de démarque élevés ou les taux d'utilisation des marchandises qui dérapent sautent aux yeux, ce qui te permet de réagir à temps.
• Gain de temps et d'argent : selon le fournisseur, les établissements économisent en moyenne 10 heures d'inventaire par mois et évitent les erreurs, ce qui peut représenter plusieurs milliers d'euros d'économies par an. Tu peux investir ce temps gagné dans ton activité principale - meilleure satisfaction des clients, marketing ou nouvelles offres.

Dans l'ensemble, BarBrain est un outil pratique pour évaluer les données d'inventaire numérique et les mettre en pratique. Il s'adresse précisément aux professionnels du secteur comme toi, qui veulent avoir une transparence sur leurs chiffres sans se perdre dans des évaluations Excel compliquées.

Conclusion : réussir dans la restauration grâce aux données d'inventaire (recommandation d'action)

Les données d'inventaire sont plus que des colonnes de chiffres - elles sont la boussole de la réussite de ton entreprise. Si tu sais ce que représente ton utilisation de marchandises, où se produisent les pertes et quels plats sont rentables, tu peux prendre des décisions fondées. Notre regard pratique a montré comment l'évaluation de l'inventaire te permet d'optimiser les processus, de réduire les coûts, d'améliorer ton menu et donc de travailler avec plus de succès sur le plan économique.

La recommandation d'action la plus importante est la suivante : utilise tes données d'inventaire régulièrement et de manière conséquente. Réalise idéalement des inventaires mensuels et évalue les résultats en temps réel. Fixe-toi des objectifs (par exemple, un taux d'utilisation des marchandises inférieur à X %, une perte inférieure à Y %) et suis leur évolution. Même des mesures simples - allant de l'amélioration des quantités commandées à la modification de la recette d'un plat coûteux - peuvent avoir un impact important si elles sont basées sur des données.

Pour te faciliter la tâche, il vaut la peine d'utiliser un logiciel d'inventaire numérique. Avec des outils comme BarBrain, tu peux quasiment mettre l'évaluation de tes données d'inventaire en pilotage automatique. Le système te fournit de manière claire toutes les évaluations d'inventaire dont tu as besoin pour la gastronomie et te donne ainsi la base pour prendre les bonnes mesures. En fin de compte, il faut se fier aux chiffres - ils te montrent objectivement où se trouve ton entreprise et où tu peux faire levier. Avec ces connaissances et les bons outils comme BarBrain en main, tu es parfaitement équipé pour désamorcer les pièges des coûts, rationaliser les processus et continuer à offrir à tes clients de grandes expériences - tout en réalisant de solides bénéfices pour ton entreprise.