Inventaire dans la restauration : réaliser avec précision & efficacité

L'inventaire est un élément essentiel dans la restauration, tant pour les secteurs de l'alimentation que de la boisson. Il ne fournit pas seulement des aperçus importants sur le stock de marchandises, mais il est également très important pour le fisc. Que ce soit pour un restaurant ou un bar, la question "Comment faire un inventaire ?" est complexe, car il faut tenir compte aussi bien des denrées périssables que des spiritueux. Dans cet article, nous vous montrons comment se déroule un inventaire pour les aliments et les boissons, pourquoi il est si important et comment vous pouvez l'organiser efficacement. Pour finir, vous découvrirez comment la solution numérique BarBrain révolutionne le processus d'inventaire.

Pourquoi un inventaire est-il si important pour l'alimentation et les boissons ?

L'inventaire dans la restauration comprend deux catégories centrales : Les aliments (food) et les boissons (beverages). Ces deux domaines ont des exigences différentes, mais sont tout aussi importants l'un que l'autre :

Food (alimentation) :

• Les denrées périssables : De nombreux aliments comme la viande, le poisson, les fruits ou les produits laitiers ont une durée de conservation courte. Un inventaire précis permet de minimiser la détérioration et de contrôler les coûts.
• Contrôle des portions : les aliments sont souvent consommés en portions (p. ex. 200 g de steak), ce qui nécessite une saisie et un calcul précis.
• Gestion des commandes : un inventaire régulier permet d'éviter les surcommandes qui peuvent entraîner des pertes.

Beverages (boissons) :

• Détermination du niveau de remplissage : le stock est déterminé à l'aide des niveaux de remplissage des spiritueux, du vin et des bouteilles de bière. Des estimations erronées entraînent souvent des imprécisions.
• Valeur des marchandises : les spiritueux et les boissons haut de gamme ont souvent une valeur élevée. Un inventaire correct permet d'éviter la démarque inconnue ou le vol.

‍

Un inventaire correct dans le secteur de la restauration remplit plusieurs objectifs essentiels :

• Comptabilité et bilan annuel: les stocks en fin d'exercice influencent directement le bénéfice et donc la charge fiscale. C'est pourquoi l'administration fiscale attache une importance particulière à la tenue d'inventaires complets et précis.
• Prévention de la démarque inconnue: un inventaire régulier permet d'identifier et de réduire les pertes dues au vol, à la détérioration ou aux ruptures de stock.
• Calcul et rentabilité: l'inventaire donne un aperçu de la consommation de marchandises et aide les restaurateurs à mieux planifier leurs quantités d'achat et à éviter les coûts inutiles.
• Conformité aux exigences fiscales: Une gestion des stocks peu rigoureuse peut entraîner des problèmes lors des contrôles fiscaux, par exemple lorsque les informations ne correspondent pas aux factures.

Le déroulement d'un inventaire dans la restauration pour l'alimentation et les boissons

Le processus d'inventaire diffère légèrement pour les denrées alimentaires et les boissons, mais la procédure générale reste la même :

Étape 1 : Préparation

• Définir les zones de stockage : La cuisine, le bar, les chambres froides et les entrepôts externes doivent être considérés séparément.
• Créer des listes d'inventaire : Créer des listes séparées pour les stocks alimentaires et les stocks de boissons afin d'éviter toute confusion.
• Vérifier l'historique de la consommation : Comparer les données de consommation des inventaires passés afin d'identifier les points faibles typiques (par exemple, la démarque ou les commandes excédentaires).

Étape 2 : Inventaire

• Stocks alimentaires : comptez tous les aliments un par un, des ingrédients de base aux plats préparés. Mesurez les denrées périssables en unités de poids (p. ex. kg, g) et les produits secs en nombre de pièces ou en volume.
• Stocks de boissons : saisissez les bouteilles (pleines et entamées), les caisses, les canettes et les fûts. Pour les bouteilles ouvertes, notez le niveau de remplissage estimé (par ex. 0,5 litre).

Étape 3 : Prix et valeurs

• Coûts alimentaires : saisissez le prix unitaire (par exemple 10 € par kg de viande de bœuf) et calculez la valeur totale.
• Valeur des boissons : pour les spiritueux et les vins de qualité supérieure, les prix d'achat devraient être documentés afin de déterminer la valeur des marchandises.

Étape 4 : Création de rapports

Créez un rapport avec les stocks finaux, les valeurs des marchandises et un aperçu des entrées et des sorties. Ces rapports sont importants pour la comptabilité et la déclaration d'impôts.

‍

Les défis particuliers de l'inventaire alimentaire

Les aliments représentent souvent un plus grand défi que les boissons. Voici quelques problèmes typiques et comment les résoudre :

Perte

Les aliments à courte durée de conservation doivent être documentés de manière particulièrement précise. Des inventaires réguliers permettent d'éviter les surstocks.

Quantités indiquées

De nombreux aliments sont enregistrés en kilogrammes, en grammes ou en litres, ce qui rend l'inventaire difficile. Une solution numérique peut ici aider à éviter les erreurs.

Plats préparés

Les ingrédients qui sont déjà intégrés dans les plats (par exemple les soupes ou les vinaigrettes) devraient être documentés séparément afin de garder une vue d'ensemble.

Erreur de calcul

Des portions mal définies entraînent souvent des fluctuations de la consommation. Une saisie précise est essentielle pour améliorer le calcul des coûts.

‍

Les défis de l'inventaire des boissons

L'inventaire des boissons a également ses exigences spécifiques :

‍

Estimation des niveaux de remplissage

Il est difficile de déterminer avec précision le niveau de remplissage, en particulier pour les spiritueux. Les estimations devraient être faites de manière uniforme (par exemple à l'aide d'une échelle graduée).

Valeur élevée des marchandises

Les spiritueux, les vins et les bières artisanales ont souvent un prix d'achat élevé. Des imprécisions dans l'inventaire entraînent rapidement des pertes financières.

Retrait

Dans les bars, la démarque (due par exemple à des boissons renversées ou à des vols) est un problème fréquent. Un inventaire régulier permet d'identifier ces pertes.

‍

Conseils pour la création de listes d'inventaire

Une liste d'inventaire bien structurée est la base d'un inventaire réussi. Les conseils suivants permettent d'organiser efficacement les listes :

• Des listes séparées pour l'alimentation et les boissons : vous gardez ainsi une vue d'ensemble et évitez les confusions.
• Des catégories détaillées : Divisez les produits alimentaires par groupes tels que "produits frais", "ingrédients secs" et "emballages".
• Listes déroulantes et modèles : utilisez Excel ou une application d'inventaire pour simplifier la saisie.

‍

Inventaire numérique avec BarBrain : la prochaine étape

L'inventaire manuel prend du temps et est source d'erreurs. Avec l'application d'inventaire numérique BarBrain, les restaurateurs gagnent du temps et de la précision :

• Enregistrement automatisé des stocks de produits alimentaires et de boissons : Les niveaux de remplissage sont mesurés avec précision et les aliments peuvent être rapidement documentés.
• Moins de démarque : des inventaires réguliers permettent de minimiser les pertes.
• Gain de temps : les restaurateurs font état d'un gain de temps de plus de 50 %.
• Création facile de rapports : les rapports automatiques facilitent la collaboration avec le conseiller fiscal.

‍

Conclusion

La question "comment faire un inventaire" est particulièrement complexe dans le secteur de la restauration, car les domaines de l'alimentation et de la boisson présentent tous deux des défis spécifiques. Un inventaire précis et bien documenté permet non seulement de minimiser la démarque, mais aussi d'éviter les pertes financières. Avec BarBrain, les restaurateurs disposent d'une solution moderne qui facilite considérablement le processus d'inventaire.

‍

Testez BarBrain maintenant gratuitement pendant 30 jours et découvrez à quel point votre prochain inventaire peut être efficace ! Réservez une démo maintenant !