Comment faire un inventaire de la gastronomie

Pour les restaurateurs, l'inventaire est un instrument indispensable pour le contrôle des stocks, la comptabilité financière et l'optimisation de la gestion des marchandises. Les nouveaux restaurateurs ou les établissements dont le succès ne cesse de croître sont particulièrement confrontés à la question de savoir pourquoi et comment réaliser correctement un inventaire. Cet article de blog explique pas à pas le déroulement d'un inventaire gastronomique, ses exigences légales et donne de précieux conseils pour améliorer l'efficacité.

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Pourquoi faut-il faire un inventaire dans la restauration?‍

Un inventaire sert à recenser tous les actifs d'un restaurant afin d'obtenir un état des lieux précis. Il s'agit non seulement d'une nécessité économique, mais aussi d'une obligation légale.

Objectifs de l'inventaire :

• Détermination du stock réel de marchandises: tous les aliments, boissons et consommables doivent être enregistrés.
• Une comptabilité correcte: les données de stock sont intégrées dans l'analyse économique (BWA) et sont transmises au conseiller fiscal.
• Éviter les problèmes fiscaux: Un inventaire erroné ou incomplet peut entraîner des désaccords avec l'administration fiscale.
• Détecter la démarque inconnue et le vol: Un inventaire régulier permet d'identifier les pertes dues à la casse, au vol ou à la détérioration.
• Optimisation des commandes: L'analyse de l'état des stocks permet de mieux planifier ce qui doit être commandé et en quelle quantité.

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Législation sur l'inventaire dans la restauration

Selon le code de commerce (HGB, § 240), tout commerçant est tenu de procéder à un inventaire annuel. Pour les entreprises de restauration, il en résulte les exigences suivantes :

1. Inventaire annuel (obligatoire): Une fois par an, à la date de clôture du bilan (généralement le 31 décembre), tous les stocks doivent être comptés et évalués.
2. Inventaire à jour fixe: il est réalisé à une date précise.
3. Inventaire permanent: dans ce cas, les stocks sont gérés en permanence, ce qui n'est praticable qu'avec une solution numérique comme BarBrain ou un système de gestion des marchandises.
4. Obligation de documentation: les stocks saisis doivent être conservés de manière complète et compréhensible.
   

Le non-respect de ces règles peut entraîner des problèmes avec l'administration fiscale et compromettre la reconnaissance fiscale des stocks.

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Le déroulement optimal d'un inventaire gastronomique

Préparation de l'inventaire

• Fixer une date (idéalement le dernier jour du mois ou avant la clôture de l'exercice).
• désigner la ou les personnes responsables (cadre supérieur ou directeur)
• Définir la méthode de saisie (Excel, exportation de la caisse, app comme BarBrain).
• Définir les zones de stockage : Cuisine, réfrigération, bar, espace de stockage.

Inventaire structuré

L'inventaire doit être effectué séparément par secteur afin d'éviter les erreurs :

Important : plus la saisie est précise, meilleure sera l'évaluation ultérieure.

Recensement des stocks

• Comptage manuel ou assistance numérique ?
• Listes Excel: simples, mais sujettes aux erreurs.
• Solutions numériques telles que BarBrain: permettent une saisie plus précise grâce à la mesure du poids et à l'évaluation automatisée du prix.
• Documenter précisément la quantité par article (p. ex. 37 bouteilles d'Aperol, 8 bouteilles de vin rouge).
• Les bouteilles ouvertes doivent également être estimées: En l'absence de fonction de pesée, il convient d'utiliser des valeurs empiriques.

Évaluation des stocks

• Vérifier les prix d'achat des articles et les comparer aux factures actuelles des fournisseurs.
• Calcul de la valeur totale des stocks afin de l'utiliser pour l'analyse de gestion.
• Identification des écarts entre le stock théorique et le stock réel (vol, casse, démarque).

Contrôle et clôture

• Vérifier que toutes les données saisies sont complètes.
• Etablir un rapport d'inventaire et le coordonner avec le conseiller fiscal.
• Conserver la documentation sur les stocks en toute sécurité.

À quelle fréquence un inventaire doit-il être effectué ?

En fonction de la taille de l'entreprise et de ses besoins, l'inventaire peut avoir lieu à différents intervalles :

Conclusion

Un inventaire correct et régulier est essentiel pour le succès d'une entreprise de restauration. Il permet non seulement de gérer les stocks de manière transparente, mais aussi d'éviter les problèmes avec l'administration fiscale et de contrôler les coûts de manière plus précise.

Les outils numériques modernes comme BarBrain facilitent considérablement la saisie, car ils automatisent non seulement le comptage, mais intègrent également les prix d'achat et les statistiques de consommation. Qu'il soit mensuel, trimestriel ou annuel, un inventaire bien mené permet aux restaurateurs de contrôler leur gestion des marchandises et d'assurer le bon fonctionnement du restaurant.