À quelle fréquence doit-on faire l'inventaire dans la restauration ?

Dans le secteur de la restauration, les inventaires font souvent partie des tâches mal aimées - mais ils sont extrêmement importants. Les restaurants, les bars et les hôtels investissent jusqu'à 35 % de leur budget dans des produits tels que la nourriture et les boissons. Des études montrent qu'un contrôle efficace des stocks permet d'économiser jusqu'à 20 % de ces coûts de marchandises. Parallèlement, les entreprises de restauration perdent chaque mois environ 20 % de leur chiffre d'affaires en raison de la démarque, du vol ou de pertes involontaires. La question de la fréquence optimale de l'inventaire dans la restauration est donc cruciale : à quelle fréquence doit-on faire l'inventaire pour minimiser les pertes et augmenter les bénéfices ? Dans cet article, vous apprendrez de manière pratique quels sont les intervalles d'inventaire judicieux, quelles sont les dispositions légales en vigueur, quels sont les avantages économiques d'un inventaire plus fréquent et comment la planification numérique des inventaires avec BarBrain peut vous aider à planifier et à réaliser efficacement les inventaires.

Inventaire légal obligatoire pour les restaurants

Avant d'en venir à la fréquence optimale, il vaut la peine de jeter un coup d'œil aux dispositions légales. Y a-t-il une obligation d'inventaire dans les restaurants? En principe, en Allemagne , chaque entreprise commerciale est légalement tenue de procéder à un inventaire au moins une fois par an - typiquement à la fin de l'exercice (généralement le 31 décembre). Cet inventaire dit annuel sert à recenser intégralement tous les actifs et les dettes à une date de référence. Selon le code de commerce (§ 240 HGB), toutes les entreprises soumises à l'obligation d'établir un bilan (c'est-à-dire les commerçants qui tiennent des livres) doivent dresser un inventaire complet.

Il existe toutefois des exceptions pour les petites entreprises. Les entrepreneurs individuels (commerçants individuels) qui ont réalisé moins de 600.000 € de chiffre d'affaires et moins de 60.000 € d'excédent annuel pendant deux années consécutives sont exemptés de l'obligation d'inventaire. Pour de nombreux petits restaurants et bars, l'obligation d'inventaire ne s'applique donc pas formellement. Il n'existe pas d 'exceptions spéciales uniquement pour les entreprises de restauration - les mêmes seuils s'appliquent que dans les autres secteurs. Néanmoins, même un petit restaurant doit faire un inventaire au moins au démarrage ou à la fermeture de l'établissement (et bien sûr déclarer des stocks corrects pour la déclaration fiscale).

Conclusion juridique : dans la plupart des cas , un inventaire annuel est le minimum légal - les grands restaurants, les chaînes ou tous ceux qui établissent un bilan ne peuvent notamment pas y échapper. Un restaurant individuel en dessous des seuils n'a certes pas d'obligation légale d'inventaire, mais dans ce cas également, l'inventaire complet devrait être saisi volontairement au moins une fois par an. Car l'inventaire n'est pas seulement un exercice obligatoire, il offre des avantages concrets pour son propre commerce, comme nous le verrons ci-après.

Fréquence d'inventaire recommandée dans la restauration

L'inventaire annuel légal est donc le minimum requis. Mais une fois par an, est-ce vraiment suffisant ? La pratique et les spécialistes répondent : non. Un inventaire annuel seul ne suffit généralement pas pour garder le contrôle des stocks. Entre les inventaires annuels, des écarts considérables peuvent s'accumuler sans que l'on s'en rende compte - marchandises avariées, vol, casse ou écritures erronées. Si celles-ci ne sont remarquées qu'en fin d'année, il est souvent trop tard pour prendre des mesures correctives. C'est pourquoi il est de plus en plus admis que des inventaires réguliers tout au long de l'année sont nécessaires pour travailler avec succès sur le plan économique.

Quelle est la fréquence appropriée ? De nombreux experts recommandent un inventaire mensuel dans l'hôtellerie et la restauration. Cela permet de garder un œil sur le flux de marchandises et de détecter les problèmes à temps. En effet, "pour une gestion optimisée des coûts, il est recommandé de procéder à un inventaire mensuel " - notamment pour les stocks de marchandises de grande valeur, cela permet de garder le contrôle du flux de marchandises et de réduire la démarque et les vols. Un inventaire mensuel fournit donc régulièrement des chiffres fiables, par exemple pour calculer et contrôler avec précision l'utilisation des marchandises (coûts de consommation). Les experts du secteur soulignent que les inventaires mensuels sont utiles dans la restauration pour obtenir des valeurs d'utilisation des marchandises plus fiables et une gestion des coûts plus pertinente. En d'autres termes : En saisissant chaque mois son stock, on sait plus précisément ce qui a été réellement consommé en termes de marchandises et on peut adapter les calculs en conséquence.

Bien entendu, la fréquence optimale de l'inventaire dépend de chaque cas. La taille et le type d'établissement jouent un rôle : certains restaurants effectuent des inventaires hebdomadaires, d'autres des inventaires mensuels ou trimestriels - l'important est d'avoir un rythme fixe adapté à l'établissement. Les petits bars avec un assortiment raisonnable peuvent éventuellement se contenter d'inventaires trimestriels, tandis que les hôtels avec plusieurs points de vente ou les grands restaurants peuvent effectuer des inventaires partiels chaque semaine (par exemple, boissons chaque semaine, nourriture chaque mois). Il est essentiel que les inventaires soient réguliers et planifiés. Un plan d'inventaire fixe - par exemple à la fin de chaque mois - crée un engagement. Les collaborateurs savent alors quand l'inventaire est effectué et les mouvements de stock peuvent être adaptés en conséquence.

Conseil : vous pouvez réduire la charge en effectuant des inventaires courants au coup par coup. Par exemple, vous pouvez compter chaque semaine une zone de stockage différente (semaine 1 : boissons, semaine 2 : congélateurs, etc.), de sorte qu'à la fin du mois, tout ait été enregistré une fois. De telles procédures d'inventaire permanent sont même autorisées par la loi (§ 241 HGB) et répartissent les dépenses sur l'année. À la fin de l'année, on a déjà compté tous les stocks à un moment donné de l'année et il ne reste plus qu'à vérifier les différences, ce qui réduit considérablement le stress lié à l'inventaire.

En résumé, un inventaire devrait avoir lieu au moins une fois par an (obligation légale pour beaucoup). Il est toutefois préférable de procéder à un inventaire plus fréquent, idéalement tous les mois, afin de garder une vue d'ensemble à tout moment. Dans la pratique, les entreprises de restauration de toutes tailles s'en sortent bien en effectuant un inventaire à la fin du mois (ou des inventaires de stock réguliers à intervalles rapprochés) afin de maîtriser leurs chiffres clés.

Avantages d'un inventaire régulier du stock

Mais pourquoi se donner tant de mal ? Un inventaire régulier des stocks - que ce soit tous les mois ou à intervalles rapprochés - présente de nombreux avantages en termes de gestion d'entreprise:

• Meilleur contrôle des coûts (utilisation des marchandises) : Grâce à des inventaires fréquents, vous savez exactement combien de marchandises ont été effectivement consommées. Vous pouvez calculer la consommation de marchandises par période et la comparer au chiffre d'affaires. Les écarts se remarquent immédiatement. Sans inventaire, l'utilisation des marchandises doit être estimée, ce qui n'est pas précis. Des inventaires réguliers permettent de mettre en évidence les coûts invisibles. Vous reconnaissez ainsi, par exemple, si la consommation de marchandises augmente soudainement et pouvez prendre des mesures correctives. Un inventaire conséquent peut réduire considérablement les coûts courants des marchandises - des études parlent d'un potentiel d'économie allant jusqu'à 20 % grâce à une gestion efficace des stocks .
  
  
• Détecter la démarque inconnue, le vol et les erreurs : sans inventaire, les stocks de marchandises perdus ou volés ("démarque inconnue") passent souvent inaperçus. Un comptage régulier agit comme un système d'alerte précoce. Si, par exemple, des spiritueux coûteux manquent systématiquement ou si la quantité de viande consommée est supérieure à celle vendue, vous le voyez en temps réel. Vous pouvez en déterminer les causes - qu'il s'agisse de vols, de négligences ou d'erreurs comptables - et prendre des mesures ciblées pour y remédier. L'expérience le montre : Des inventaires fréquents réduisent considérablement la démarque, car les irrégularités sont rapidement remarquées et corrigées. Les collaborateurs sont en outre plus attentifs, car ils savent que les stocks sont contrôlés en permanence.
  
  
• Optimisation de la gestion des stocks et des commandes : Avec des données de stock actuelles, vous évitez les surstocks et les goulots d'étranglement. Vous reconnaissez les produits qui tournent rapidement et ceux qui sont en rupture de stock. Vous pouvez ainsi mieux planifier vos achats. Si vous constatez par exemple chaque mois qu'un certain vin est peu consommé, vous en commandez moins - à l'inverse, vous pouvez avoir plus d'une bière populaire en stock. Des commandes ciblées sur la base de chiffres de consommation réels permettent d'économiser de l'argent et de l'espace de stockage. En outre, de bonnes données d'inventaire permettent d'améliorer les conditions d'achat: Si l'on connaît exactement ses besoins, on peut commander de plus grandes quantités de manière stratégique ou mieux négocier avec les fournisseurs. Bref, l'inventaire crée une transparence qui conduit à une gestion plus efficace des marchandises.
  
  
• Moins de détérioration et de gaspillage : dans la restauration notamment, les aliments risquent de se détériorer s'ils sont stockés en trop grande quantité. Grâce à un inventaire régulier des stocks, vous voyez à temps ce qui est bientôt périmé ou ce qui est en trop. Vous pouvez ainsi adapter les menus (par exemple, proposer un plat comme recommandation du jour pour utiliser les excédents) ou mettre les commandes en pause. Cela permet de réduire le gaspillage alimentaire et de faire des économies. En même temps, vous vous assurez que des produits frais sont toujours utilisés - ce qui rehausse également les normes de qualité.
  
  
• Meilleure préparation aux contrôles : Disposer à tout moment de listes d'inventaire à jour est une bénédiction en cas de contrôle fiscal ou d'audit. Vous pouvez présenter tous les chiffres sans faille, ce qui accélère le contrôle. En interne aussi, vous évitez l'agitation de fin d'année : Si vous avez déjà compté proprement tout au long de l'année, vous n'avez plus qu'à faire des ajustements minimes pour l'inventaire annuel. L'inventaire passe d'une grande action à un processus routinier. Le stress de l'équipe diminue également - l'inventaire devient la normalité et non "l'épouvantail de l'année".
  
  

En bref : l'inventaire régulier est un facteur de réussite. Il augmente la rentabilité, car les coûts diminuent et les pertes sont stoppées. Il améliore les bases de décision, car tous les chiffres du stock sont fiables. Et il augmente le professionnalisme de l'entreprise, tant aux yeux des autorités financières que des collaborateurs qui remarquent qu'il y a un système cohérent derrière.

Exemple pratique : l'inventaire mensuel réduit les coûts et la démarque inconnue

Une recommandation théorique est une chose - mais quel est l'impact concret d'un inventaire fréquent dans la pratique? Examinons un exemple fictif basé sur des expériences typiques dans le secteur de la restauration :

Le restaurant "Zum Genießer" (le gourmet) n'avait jusqu'à présent réalisé un grand inventaire qu'une fois par an, au 31 décembre. A chaque fois, une importante différence théorique/réelle Des marchandises d'une valeur de plusieurs milliers d'euros manquaient sans que l'on sache quand ni pourquoi. Les exploitants ont supposé qu'il s'agissait d'une "démarque normale" et ont laissé les choses en l'état.

En 2024, la direction a décidé de mettre en place un inventaire mensuel de mettre en place un système d'inventaire. Dès le premier mois, ils ont constaté des choses étonnantes : en janvier, ils ont fait l'inventaire du stock de bar et ont constaté que 5 bouteilles de whisky premium de plus que ce qui avait été vendu selon la caisse. Apparemment, les alcools forts étaient soit mal comptabilisés par le personnel, soit offerts en cadeau. La découverte rapide de cette perte a permis de prendre immédiatement des mesures correctives : formation du personnel du bar et contrôle plus strict du service et de la comptabilisation.

Dans l'entrepôt de la cuisine, l'inventaire de février a révélé que certains ingrédients frais étaient régulièrement achetés en trop grandes quantités. Une partie d'entre eux finissait à la poubelle sans être utilisée. Le chef de cuisine a alors adapté le rythme des commandes et réduit les quantités en stock pour les produits rapidement périssables.

Après quelques mois, des résultats ont été obtenus des résultats tangiblesLe taux moyen de ratio d'utilisation des marchandises (coûts des marchandises par rapport au chiffre d'affaires) est passé de 30 % à 27 %. Pour un chiffre d'affaires mensuel de 50.000 € par exemple, cela représentait une économie de économie de 1.500 € par mois. En outre, les différences d'inventaire (pertes inexplicables) ont diminué d'environ 50 % de moins. L'équipe de "Zum Genießer" rapporte que les processus sont devenus plus fluides - ils ont toujours un œil sur ce qui est en stock, ce qui évite les pénuries soudaines et les surstocks.

Cet exemple le montre bien : un inventaire mensuel peut sembler fastidieux, mais il est vite rentabilisé par une réduction des coûts et un meilleur contrôle. Ce qui n'était auparavant qu'un mauvais réveil en fin d'année est désormais identifié et corrigé en permanence. Ainsi, un inventaire régulier améliore directement la situation bénéficiaire et l'efficacité opérationnelle de l'entreprise de restauration.

Planification numérique de l'inventaire avec BarBrain

Les inventaires coûtent du temps et des efforts - les solutions numériques peuvent être d'une aide précieuse. C'est notamment la planification et la réalisation numériques des inventaires à l'aide d'outils modernes qui rendent les inventaires fréquents praticables. BarBrain, une application d'inventaire spécialement conçue pour la restauration, en est un exemple. Les outils d'inventaire numériques tels que BarBrain offrent plusieurs avantages :

• Planification efficace : dans le logiciel, les inventaires peuvent être planifiés et programmés. Vous déterminez quand et à quelle fréquence l'inventaire doit être effectué et le système vous rappelle, ainsi qu'à votre équipe, les dates d'inventaire à venir. Il est possible de créer des listes de contrôle pour différentes zones de l'entrepôt. Cette organisation numérique simplifie considérablement la préparation de l'inventaire - il n'y a plus de paperasserie.
  
  
• Gain de temps lors de l'exécution : BarBrain annonce une réduction de plus de la moitié du temps d'inventaire. Au lieu de parcourir les rayons avec une planche à pince et un stylo, vos collaborateurs utilisent des smartphones ou des tablettes. Il suffit par exemple de balayer l'écran tactile pour enregistrer la quantité de bouteilles et de récipients. Les quantités et le nombre d'articles peuvent être saisis plus rapidement. Plusieurs personnes peuvent faire l'inventaire en équipe, même simultanément sur différents appareils, ce qui réduit considérablement la durée totale . Un tel inventaire accéléré permet de réaliser des inventaires plus fréquents sans paralyser le fonctionnement de l'entreprise.
  
  
• Précision et moins d'erreurs : les systèmes d'inventaire numériques éliminent de nombreuses sources d'erreurs. Il n'est plus nécessaire d'estimer ou de noter manuellement - avec BarBrain, les bouteilles ou les emballages entamés en particulier sont enregistrés avec plus de précision (grâce à des échelles visuelles et donc pour déterminer le poids ou le remplissage) au lieu d'être estimés grossièrement. De plus, les données sont directement enregistrées numériquement, ce qui évite les erreurs de chiffres ou de transmission. BarBrain promet des chiffres fiables à 100 %, sans erreur d'estimation, car toutes les entrées aboutissent immédiatement et de manière cohérente dans une liste d'inventaire. L'évaluation se fait en appuyant sur un bouton, ce qui exclut toute erreur de calcul humaine.
  
  
• Évaluation automatique et intégration : les logiciels d'inventaire modernes peuvent souvent être reliés au système de caisse (POS). Les ventes sont ainsi automatiquement déduites du stock. Le logiciel indique en temps réel ce qui devrait être encore disponible selon les ventes. Lors de l'inventaire, il ne vous reste plus qu'à constater les écarts. De plus, des rapports et des analyses peuvent être générés immédiatement : par exemple, rapport sur l'utilisation des marchandises, taux de démarque, valeur du stock. Certains systèmes vous informent également automatiquement lorsque les stocks sont faibles ou que les seuils sont dépassés. Tout cela fait partie d'une planification numérique de l'inventaire - le système vous aide à prendre des décisions sur le moment où il faut passer des commandes supplémentaires et où il y a des anomalies.
  
  
• Gestion facile de l'inventaire & documentation dans le cloud : avec un outil comme BarBrain, toutes les données d'inventaire se trouvent au même endroit. Les inventaires précédents peuvent être facilement comparés (par ex. stock de ce mois-ci vs. stock du mois dernier). Les données sont stockées en toute sécurité et peuvent être consultées de partout. Pour les entreprises à succursales ou les chaînes, cela présente des avantages supplémentaires : Tous les sites travaillent avec le même système et la centrale garde une vue d'ensemble des stocks de tous les magasins en temps réel.
  
  

En somme, une solution numérique comme BarBrain rend l'inventaire plus rapide, plus précis et plus facile à planifier. Cela réduit la réticence à effectuer des inventaires plus souvent. Alors qu'auparavant, par manque de temps, on se contentait peut-être d'un comptage trimestriel, les aides numériques permettent de passer sans problème à un inventaire mensuel, voire continu, au bénéfice du résultat de l'entreprise.

Recommandations d'action pour la pratique d'inventaire

Pour finir, quelques recommandations pratiques sur la manière de mettre en œuvre une fréquence d'inventaire optimale dans votre entreprise de restauration :

1. Respecter l'obligation légale : Assurez-vous de respecter l'inventaire annuel légal (généralement au 31 décembre ou à la fin de votre exercice comptable). Même si vous êtes en dessous du seuil d'obligation d'inventaire, prévoyez au moins un inventaire complet annuel afin d'avoir une clôture propre.
   
   
2. Définir le rythme approprié : Analysez votre entreprise et décidez à quelle fréquence les inventaires sont raisonnablement réalisables. Pour la plupart des restaurants, un inventaire mensuel est réaliste et recommandé, car chaque clôture mensuelle fournit ainsi des chiffres fiables. Les petits établissements ne disposant pas d'un stock complexe peuvent éventuellement travailler avec des inventaires bimensuels ou trimestriels - mais une fréquence plus élevée est toujours préférable pour le contrôle des coûts. Les marchandises de valeur (spiritueux à prix élevé, cuts de viande chers, etc.) devraient plutôt être comptées plus souvent. Trouvez un calendrier qui convient à votre équipe et à votre entreprise.
   
   
3. Créer des dates fixes et des routines : Déterminez un jour fixe pour l'inventaire (dans le meilleur des cas, le dernier jour du mois). Communiquez ces dates suffisamment tôt à l'équipe, inscrivez-les dans le calendrier et tenez-en compte dans le plan de service. Un inventaire doit être respecté de manière conséquente, comme un rendez-vous important. Ainsi, il fera partie du fonctionnement normal. Si possible, effectuez l'inventaire en dehors des heures de pointe afin de garantir le calme et la concentration et de vous concentrer sur le client.
   
   
4. Bien préparer l'entrepôt : l'ordre dans l'entrepôt est essentiel pour pouvoir compter rapidement. Triez les marchandises par catégorie (boissons, produits secs, entrepôts frigorifiques, etc.). Rassemblez les produits identiques et séparez clairement les différents lots. Les marchandises avariées ou périmées doivent être triées au préalable. Veillez à ce que tous les articles soient étiquetés. Ces mesures préparatoires permettent de gagner énormément de temps pendant l'inventaire. L'astuce : étiquetez l'entrepôt afin de faciliter la tâche des employés.
   
   
5. Impliquer et former l'équipe : L'inventaire est un travail d'équipe. Désignez un responsable de l'inventairequi coordonne le comptage. Formez le personnel à la manière correcte de compter et d'enregistrer. Attribuez à chacun une tâche ou une zone claire (par exemple, la personne A compte le bar, la personne B la cuisine). Une équipe bien rodée travaille plus rapidement et plus précisément. Faites également prendre conscience à vos collaborateurs de l ' importance de l'inventaire en partageant avec eux les résultats et les mesures qui en découlent . Ainsi, la motivation et la diligence augmentent.
   
   
6. Documenter et utiliser les résultats : Consignez les résultats de l'inventaire par écrit ou sous forme numérique - de préférence dans une liste d'inventaire continue. Analysez les chiffres après chaque inventaire : À combien s'élevait l'utilisation des marchandises ? Y a-t-il eu des anomalies ou des pertes ? Adaptez vos commandes ou vos processus en fonction de ces résultats. Un inventaire sans évaluation est un potentiel gaspillé - tirez donc les conséquences des données. L'équipe devrait également recevoir un feedback, par exemple : "La démarque au bar a diminué de moitié ce mois-ci - bon travail !
   
   
7. Utiliser des outils numériques : Envisagez d'utiliser un logiciel d'inventaire ou une application (comme BarBrain). C'est surtout si vous souhaitez effectuer des inventaires fréquents (tous les mois ou plus) qu'un système numérique s'avère payant. Il permet de gagner du temps, d'augmenter la précision et de simplifier toute la planification de l'inventaire. De la préparation de l'inventaire (listes de contrôle, rappel) au suivi (rapports automatiques) en passant par l'exécution (numérisation/comptage rapide), un bon logiciel soutient le processus dans son ensemble. Les coûts initiaux ou la formation sont rapidement compensés par le gain de temps et un meilleur contrôle des stocks.
   
   
8. Maintenir la continuité : Une fois que l'on a établi un cycle d'inventaire, il faut s'y tenir. Au début, cela peut être un changement, mais à chaque répétition, le processus devient plus routinier et plus rapide. S'il arrive que l'on soit à l'étroit dans un mois, on peut faire un inventaire partiel - mais évitez les longues périodes de vide. L'inventaire régulier devrait devenir aussi naturel que l'établissement du décompte mensuel. Ce n'est qu'alors que vous profiterez vraiment de tous les avantages du contrôle continu des stocks.
   
   

Conclusion : l'inventaire régulier comme facteur de réussite

En résumé, il faut faire un inventaire : Quelle devrait être la fréquence d'un inventaire dans la restauration ? - Idéalement, plus souvent que la loi ne le prescrit. Il faut le faire au moins une fois par an (et c'est obligatoire pour la plupart des établissements). Mais ceux qui ne font l'inventaire qu'une fois par an perdent du potentiel: les inventaires mensuels ou réguliers aident à découvrir les pertes cachées, à réduire les coûts et à garder le contrôle des stocks. C'est justement dans un secteur où les marges sont réduites que la bonne fréquence d'inventaire peut fournir un avantage concurrentiel décisif.

Qu'il s'agisse d'un petit bistrot, d'un bar branché ou d'une grande chaîne de restaurants, tous peuvent profiter d'inventaires plus fréquents. Du point de vue de l'économie d'entreprise, cela vaut la peine, car on peut économiser jusqu'à des milliers d'euros par an, qui autrement "disparaîtraient". Une fréquence d'inventaire élevée est aujourd'hui réalisable en pratique grâce à la planification numérique des inventaires et à des aides telles que BarBrain, qui minimisent les efforts. Ainsi, l'inventaire n'est plus un exercice difficile, mais devient un processus de routine simple et efficace.

Au final, la règle est la suivante : trouvez l'intervalle d'inventaire qui convient à votre entreprise - mais tendez plutôt vers une fréquence plus élevée que vers une fréquence trop faible. Les connaissances acquises et le meilleur contrôle de votre stock compensent largement l'effort fourni. Un inventaire bien planifié et régulier n'est pas un mal nécessaire, mais la clé du succès dans la restauration. L'inventaire n'est alors plus seulement une obligation, mais devient un exercice libre - avec une influence positive sensible sur votre résultat et le fonctionnement de votre entreprise.

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