Kassensystem Gastronomie: Anbieter und Preise im Vergleich 2026

Du führst ein Restaurant, eine Bar oder ein Café und fragst dich, ob es Zeit für ein modernes Kassensystem ist? Ein passendes Kassensystem für die Gastronomie verändert mehr als den Bezahlvorgang – es entscheidet über Bondurchlaufzeit, Auswertbarkeit deiner Umsätze und darüber, ob du bei einer Kassen-Nachschau ruhig bleiben kannst. Dieser Vergleich zeigt dir die Systemtypen, die Preise von sieben Anbietern mit Quelle und Stand – und die Einstiegskosten, die in keinem Listenpreis stehen.

Warum dein Betrieb ein modernes Kassensystem braucht

Ein modernes Kassensystem wickelt nicht nur Zahlungen ab. Es dokumentiert jeden Beleg, erleichtert die Abstimmung mit der Inventur und gibt dir Umsatzdaten in Echtzeit.

Rechtlich entscheidend: Seit dem 1. Januar 2020 verlangt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), dass elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sind. Zertifiziert wird die TSE vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Aktuelle Systeme bringen sie mit, ältere Registrierkassen häufig nicht.

Häufig übersehen: die Meldepflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes elektronische Aufzeichnungssystem mit TSE dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden (§ 146a Abs. 4 AO). Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft oder nachgerüstet wurden, lief die Frist am 31. Juli 2025 ab; seit dem 1. Juli 2025 angeschaffte Geräte sind innerhalb eines Monats zu melden. Die Meldung ist ausschließlich elektronisch über „Mein ELSTER“ oder die ERiC-Schnittstelle wirksam – E-Mail oder Papier zählen nicht. Die Details hat das Bundesfinanzministerium in seinem FAQ zum Kassengesetz zusammengefasst. Wer das System wechselt, gehört dieser Punkt in die Umstellungsplanung.

Was ein modernes System im Alltag bringt:

• Schnellere Bedienung und kürzere Wartezeiten an der Kasse
• Weniger Fehler bei Bestellung und Abrechnung
• Auswertbare Verkaufsdaten nach Zeit, Gericht und Mitarbeiter
• Manipulationssichere Speicherung über die TSE
• Schnittstellen zu Buchhaltung, Lieferdiensten und Warenwirtschaft

Arten von Kassensystemen in der Gastronomie

Stationäre Kassensysteme

Fest installierte Hardware: Touchscreen, Kassenschublade, Bondrucker. Robust und unabhängig von mobiler Konnektivität, dafür unflexibel und platzintensiv. Geeignet für Betriebe mit festen Kassenplätzen und hohem Durchsatz.

Tablet- und iPad-Systeme

Software auf handelsüblichen Tablets. Das Team nimmt Bestellungen am Tisch auf und kassiert dort. Niedrige Hardwarekosten, moderne Bedienung – dafür abhängig von WLAN und Akkulaufzeit. Für Cafés, Bars und kleinere Restaurants meist die beste Wahl.

Cloud-Systeme

Die Daten liegen beim Anbieter statt lokal. Automatische Updates, Zugriff von überall, zentrale Verwaltung mehrerer Standorte. Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung – und ein Offline-Modus für den Fall, dass sie ausfällt.

Funktionen, auf die es in der Gastronomie ankommt

• Tischmanagement: Welche Tische sind besetzt, welche Bestellungen offen
• Splitten und Umbuchen: Rechnungen teilen, Positionen zwischen Tischen verschieben
• Mehrere Zahlungsarten: Bargeld, Karte, Mobile Payment
• Offline-Betrieb: funktioniert bei Internetausfall weiter und synchronisiert nach
• Berichte: Umsatz nach Zeit, Artikel und Mitarbeiter
• KassenSichV-Konformität: TSE integriert, Belegausgabe umgesetzt
• Schnittstellen: Buchhaltung, Lieferdienste, Warenwirtschaft
• Mehrstandortfähigkeit: falls Expansion geplant ist

Preismodelle im Überblick

Anbieter rechnen nach völlig unterschiedlichen Logiken ab. Diese vier Modelle decken den Markt weitgehend ab:

Anbieter im Vergleich: Preise Stand Juli 2026

Die folgenden Angaben sind Einstiegs- und Paketpreise laut den öffentlichen Preisseiten der Anbieter. Die Mehrwertsteuerbasis ist unterschiedlich und deshalb ausgewiesen – ohne diese Angabe sind die Zahlen nicht vergleichbar.

Quelle: öffentliche Preisseiten der Anbieter, geprüft im Juli 2026. Zur Mehrwertsteuer: ready2order, Vectron, Lightspeed und SumUp Kassensystem Plus weisen netto aus, orderbird brutto. Bei gastronovi ist die Basis auf der Preisseite nicht eindeutig ausgewiesen. Hypersoft veröffentlicht keine Preise; die genannte Lizenzangabe stammt aus der Herstellerdokumentation. Verbindlich ist immer das aktuelle Angebot – prüfe die Preise vor einer Entscheidung nach.

Gastrofix erscheint hier nicht mehr: Die Marke wurde von Lightspeed übernommen und ist heute Bestandteil von Lightspeed Restaurant. Wer noch auf ältere Vergleiche mit eigenen Gastrofix-Preisen stößt, liest historische Werte.

Weitere Anbieter im Markt sind GastroSoft und DISH POS aus dem METRO-Umfeld. Beide veröffentlichen Preise, die wir nicht direkt auf den Herstellerseiten prüfen konnten – deshalb stehen sie hier ohne Zahlen. Wer sie in die engere Wahl nimmt, lässt sich ein schriftliches Angebot geben und rechnet es nach demselben Muster durch wie unten.

Was der Listenpreis nicht zeigt

Bei drei der sieben Anbieter ist der beworbene Einstiegspreis nicht der Preis, zu dem das System läuft:

• ready2order: Das TSE-Paket für 15,90 € ist verpflichtend. Realer Einstieg: 51,80 € netto statt 35,90 €, dazu 99 € Aktivierung.
• Vectron SMART: Die Grundgebühr von 34,90 € enthält keine Kassenhardware. Mit dem günstigsten Gerät liegt der Einstieg bei 59,80 €.
• gastronovi: Die Cloud-TSE kostet 14 € zusätzlich. Realer Einstieg: 73 € statt 59 €.

Die folgende Rechnung zeigt die reinen Softwarekosten für einen Kassenplatz über zwölf Monate, alle Werte netto. Die Bruttowerte von orderbird sind dafür durch 1,19 geteilt. Kartenzahlungsgebühren sind nicht enthalten, weil sie vom Umsatz abhängen.

Eigene Berechnung auf Basis der Anbieterpreise, Stand Juli 2026. Ohne Hardware, Schulung und Kartenzahlungsgebühren.

Ab dem zweiten Kassenplatz dreht sich die Rangfolge

Die meisten Anbieter rechnen je Gerät ab. gastronovi nicht – dort gilt der Preis für den Betrieb, unabhängig davon, wie viele Kassen daran hängen. Bei zwei Kassenplätzen sieht dieselbe Rechnung deshalb so aus:

Eigene Berechnung, Stand Juli 2026. Bei ready2order gilt das TSE-Paket geräteübergreifend, bei Vectron kommt je Gerät Hardware hinzu, bei gastronovi ändert sich der Preis nicht.

Der Unterschied zwischen günstigstem und teuerstem Angebot liegt bei zwei Kassen bereits bei rund 780 € im Jahr – und die Reihenfolge ist eine andere als bei einem Gerät. Deshalb lohnt es sich, mit der tatsächlichen Gerätezahl zu rechnen statt mit dem Einstiegspreis.

Zwei Punkte relativieren beide Tabellen: Bei SumUp verlagert sich der Preis in die Transaktionsgebühr. Bei 20.000 € Kartenumsatz im Monat entstehen mit 1,39 % rund 278 € Gebühren – mehr als jede Softwarelizenz hier. Und bei orderbird sind Onboarding und 24/7-Notfallsupport eingeschlossen, die andernorts separat kosten. Der niedrigste Listenpreis ist selten die günstigste Lösung.

Was ein Kassensystem nicht abdeckt: Bestand und Wareneinsatz

Ein Kassensystem weiß, was verkauft wurde. Es weiß nicht, was tatsächlich im Lager steht. Genau in dieser Lücke entsteht der Schwund, den viele Betriebe erst im Jahresabschluss bemerken. Auch die Warenwirtschaftsmodule der Anbieter oben rechnen mit theoretischem Verbrauch aus den Verkaufsdaten – nicht mit gezähltem Bestand. Wie groß diese Differenz wird, zeigt der Beitrag zu Schwund und Bruch in der Gastronomie.

Sichtbar wird der Unterschied auch am Preis: Wer bei gastronovi das Warenwirtschaftsmodul dazubucht, zahlt dafür 129 € im Monat – mehr als das Doppelte der Kassenlizenz. Was ein Warenwirtschaftssystem leisten muss und wie es sich von Kasse und ERP abgrenzt, steht im Beitrag zur Warenwirtschaft in der Gastronomie.

Deshalb lohnt es sich, Kassenauswahl und Bestandsführung getrennt zu denken. BarBrain ist kein Kassensystem und keine nach Kassensicherungsverordnung zertifizierte Lösung, sondern eine Inventur-Software: Sie erfasst den realen Bestand mobil – inklusive Füllstand-Slider für angebrochene Flaschen – und läuft neben jedem POS, ohne dass du dein bestehendes System wechseln musst. Wie der Prozess aufgesetzt wird, beschreibt der Inventur-Guide für die Gastronomie, die Kennzahl dahinter der Beitrag zum Wareneinsatz berechnen.

Worauf du beim Vergleich achten solltest

1. Pflichtmodule identifizieren

Frag bei jedem Angebot: Was ist im Grundpreis nicht enthalten und trotzdem zwingend? TSE, Kassenhardware, Kassenbuch und Belegausgabe sind die typischen Kandidaten.

2. Abrechnungslogik prüfen

Je Gerät oder je Betrieb? Diese eine Frage entscheidet bei mehreren Kassenplätzen über mehrere hundert Euro im Jahr.

3. Bedienbarkeit

Das beste System nützt nichts, wenn es zu kompliziert ist. Dein Team muss es nach kurzer Einweisung bedienen können. Lass dir eine Demo im Livebetrieb zeigen, nicht als Folienpräsentation.

4. Offline-Fähigkeit

Was passiert bei Internetausfall? Ein gutes System kassiert weiter und synchronisiert nach, sobald die Verbindung zurück ist.

5. Schnittstellen

Buchhaltung, Lieferdienste, Zeiterfassung, Inventur – prüfe, ob es dokumentierte Schnittstellen gibt oder nur Exportdateien.

6. Support auf Deutsch

Wenn Freitagabend die Kasse steht, entscheidet die Erreichbarkeit. Prüfe Kanäle und Zeiten, nicht nur die Versprechen auf der Website.

7. Datenexport

Kommst du jederzeit an deine Rohdaten? Ein System ohne sauberen Export bindet dich länger, als dir lieb ist.

KassenSichV, TSE und Belegausgabe

Drei Pflichten werden regelmäßig durcheinandergebracht. Sie hängen zusammen, sind aber getrennt geregelt:

• TSE-Pflicht (§ 146a Abs. 1 AO, KassenSichV): Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen jeden Vorgang über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung protokollieren, sodass nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben.
• Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO): Jedem Gast muss ein Beleg zur Verfügung gestellt werden – gedruckt oder elektronisch. Mitnehmen muss ihn niemand.
• Meldepflicht (§ 146a Abs. 4 AO): Das System ist dem Finanzamt über ELSTER zu melden, mit den oben genannten Fristen.

Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Sicherungspflichten sind nach § 379 AO bußgeldbewehrt; die Höhe hängt vom Einzelfall ab.

Ob ein konkretes System die Anforderungen erfüllt, lässt sich nicht pauschal nach Bauart beantworten. Lass dir die TSE-Zertifizierung und die Konformität schriftlich bestätigen – bei Cloud-Systemen einschließlich der Frage, wo die TSE betrieben wird. Eine saubere Inventurliste gehört zur selben Dokumentationslinie: Sie belegt, was im Lager war, und lässt sich gegen die Kassendaten abstimmen.

Schritt für Schritt zur Entscheidung

1. Anforderungen festlegen: Anzahl Kassenplätze, Nutzer, Standorte, Lieferdienst ja oder nein, Budget pro Monat.
2. Drei Anbieter auswählen und bei jedem den Gesamtpreis inklusive Pflichtmodule über 36 Monate rechnen – mit deiner tatsächlichen Gerätezahl, nicht mit dem Einstiegspreis.
3. Demo im Livebetrieb anfordern, idealerweise mit deinem eigenen Artikelstamm.
4. Migration klären: Wer überträgt Artikel und Preise, wie lange dauert es, wird das Team geschult?
5. Meldung nicht vergessen: Nach der Inbetriebnahme das neue System über ELSTER melden.

Häufige Fragen

Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?

Für einen Kassenplatz liegen die reinen Softwarekosten je nach Anbieter zwischen rund 470 und 1.070 € netto im ersten Jahr, bei zwei Kassenplätzen zwischen rund 880 und 1.660 € (Stand Juli 2026, ohne Hardware und Kartenzahlungsgebühren).

Welches Kassensystem ist das günstigste?

Das hängt an der Gerätezahl. Bei einem Kassenplatz ist SumUp am günstigsten, sofern die Transaktionsgebühren gering bleiben. Ab zwei Kassenplätzen liegt gastronovi vorn, weil dort je Betrieb statt je Gerät abgerechnet wird.

Kann ich mein altes Kassensystem weiter nutzen?

Nur wenn es die Anforderungen der KassenSichV erfüllt, insbesondere eine zertifizierte TSE besitzt. Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Sicherungspflichten sind nach § 379 AO bußgeldbewehrt.

Muss ich mein Kassensystem beim Finanzamt melden?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO. Die Meldung erfolgt ausschließlich elektronisch über „Mein ELSTER“ oder die ERiC-Schnittstelle.

Brauche ich einen Bondrucker?

Nicht zwingend. Die Belegausgabepflicht lässt sich auch elektronisch erfüllen, etwa per QR-Code oder E-Mail. In der Praxis erwarten viele Gäste weiterhin einen Papierbon.

Was ist der Unterschied zwischen Kassensystem und Warenwirtschaft?

Das Kassensystem erfasst den Verkauf. Die Warenwirtschaft steuert Einkauf, Wareneingang und Bestand. Viele Kassen bringen ein Bestandsmodul mit, das aber rechnerisch fortschreibt und ohne Inventur keinen Schwund sichtbar macht.

Kann ich den Anbieter später wechseln?

Grundsätzlich ja, aber die Migration kostet Zeit. Kläre vor Vertragsschluss, in welchem Format du Artikelstamm und Umsatzdaten exportieren kannst.

Fazit

Die Auswahl entscheidet sich selten am Listenpreis. Sie entscheidet sich an drei Fragen: Welche Module sind verpflichtend, wird je Gerät oder je Betrieb abgerechnet, und wie schnell ist jemand erreichbar, wenn es klemmt.

Rechne den Gesamtpreis für deine tatsächliche Gerätezahl über drei Jahre durch, lass dir die TSE-Konformität schriftlich geben und plane die ELSTER-Meldung gleich mit ein. Und denk daran, dass die Kasse nur die eine Hälfte deiner Zahlen liefert – die andere kommt aus dem Lager.