Software für Gastronomie: Der komplette Marktüberblick

Kassensystem, Dienstplan, Inventur, Buchhaltung – wer heute einen gastronomischen Betrieb führt, braucht Software. Aber welche? Der Markt ist unübersichtlich: Dutzende Anbieter, unterschiedliche Preismodelle, Speziallösungen neben All-in-One-Plattformen, internationale Player neben deutschen Nischenanbietern. Dazu kommt, dass viele Vergleichsseiten entweder veraltet sind oder nur eine Handvoll Tools nennen.

Dieser Artikel liefert den kompletten Überblick. 25+ Anbieter, sortiert in acht Kategorien, mit konkreten Preisen, Herkunft, Stärken und Schwächen. Keine Werbetexte, keine Affiliate-Links – nur die Fakten, die du für eine fundierte Entscheidung brauchst. Egal ob du ein einzelnes Café betreibst, eine Bar mit drei Standorten managst oder die IT-Landschaft einer Hotelkette planst.

Abgrenzung: Wenn du gezielt Back-of-House-Tools vergleichen willst, lies unseren F&B-Software-Vergleich mit 8 Anbietern. Hier geht es um den gesamten Markt über alle Kategorien hinweg.

Die 8 Kategorien der Gastronomie-Software

Bevor wir in die einzelnen Anbieter eintauchen, ein kurzer Überblick über die acht Softwarekategorien, die in der Gastronomie relevant sind. Nicht jeder Betrieb braucht alle acht – aber jeder sollte wissen, welche Möglichkeiten es gibt.

Die Grenzen zwischen den Kategorien sind fließend. Manche Anbieter decken zwei oder drei Bereiche ab. gastronovi etwa vereint Kasse, Warenwirtschaft und Reservierung. FoodNotify kombiniert Inventur, Warenwirtschaft und Bestellwesen. Wo ein Anbieter in mehreren Kategorien auftaucht, ist das entsprechend vermerkt.

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1. Kassensysteme (POS)

Das Kassensystem ist das Herzstück jeder Gastronomie. Es verarbeitet Bestellungen, rechnet ab, erzeugt die gesetzlich vorgeschriebenen TSE-Belege und liefert die Umsatzdaten, auf denen alles andere aufbaut. Seit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) muss jedes System eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen. Bei der Wahl kommt es auf drei Dinge an: Welche Hardware unterstützt das System, wie hoch sind die laufenden Kosten und wie gut lässt es sich mit anderen Tools verbinden?

Worauf achten: TSE-Konformität ist Pflicht, nicht Kür. Prüfe außerdem Transaktionsgebühren (sie können die Softwaregebühren übersteigen), Schnittstellen zu Buchhaltung und Warenwirtschaft sowie die Vertragslaufzeit. Bei einer Betriebsprüfung wird das Kassensystem als Erstes unter die Lupe genommen.

Anbieter im Detail

orderbird PRO ist der bekannteste Gastro-Kassenspezialist im deutschsprachigen Raum. Das Berliner Unternehmen gehört seit 2022 zum italienischen Zahlungsdienstleister Nexi und bedient über 17.000 Betriebe in DACH. Stärke: tiefe Gastro-Integration, umfangreiche Schnittstellen. Schwäche: ausschließlich iPad-basiert, keine Android-Option. Das Preismodell ab 99,90 €/Monat liegt im Mittelfeld.

SumUp senkt die Einstiegshürde auf null: Die Software kostet nichts, Hardware gibt es ab 39 €. Bezahlt wird über 1,69 % Transaktionsgebühr pro Kartenzahlung. Für kleine Betriebe mit niedrigem Kartenumsatz ideal, bei höheren Umsätzen aber teurer als Flatrate-Modelle. Funktional eher Basis.

ready2order aus Wien punktet mit maximaler Hardwarefreiheit: iPad, Android-Tablet, Windows-PC, Webbrowser – alles möglich. Der Einstieg bei 34,90 €/Monat ist günstig. Gerade für Betriebe, die vorhandene Geräte nutzen wollen, eine starke Option. Die Analysefunktionen sind solide, aber weniger tiefgehend als bei Lightspeed.

Lightspeed Restaurant ist die Premium-Wahl für Betriebe, die datengetrieben arbeiten. Das börsennotierte Unternehmen aus Montreal liefert starke Analytik, Multi-Location-Fähigkeiten und ein breites Integrationsangebot. Ab 69 €/Monat positioniert es sich im oberen Segment. Für kleine Einzelbetriebe überdimensioniert, für ambitionierte Konzepte und Ketten oft die richtige Wahl.

gastronovi aus Bremen verfolgt den All-in-One-Ansatz: Kasse, Warenwirtschaft, Reservierung und sogar ein Website-Baukasten – alles aus einer Hand. Module sind einzeln zubuchbar, das Startpaket liegt bei 129 €/Monat. Vorteil: kein Schnittstellenchaos. Nachteil: Wer nur eine Kasse braucht, zahlt für das Ökosystem mit.

POSSUM positioniert sich als preisgünstiger Herausforderer: 39 €/Monat Softwaregebühr und nur 0,59 % Transaktionsgebühren – die niedrigsten im deutschen Markt. Funktional noch jünger als die etablierten Wettbewerber, aber für kostenbewusste Betriebe einen Blick wert.

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2. Inventur-Software

Inventur ist die unbeliebteste Aufgabe in der Gastronomie – und gleichzeitig eine der wichtigsten. Ohne regelmäßige Bestandserfassung bleiben Schwund, Überbestellungen und falsche Kalkulationen unsichtbar. Digitale Inventur-Software ersetzt Stift und Zettel durch mobile Apps, spart Zeit und liefert automatisch Auswertungen wie Schwundquoten, Wareneinsatz und Nachbestellvorschläge.

Worauf achten: Wie groß ist der Produktkatalog (musst du alles manuell anlegen?), unterstützt die App Barcode-Scan und Flüssigkeitsschätzung für angebrochene Flaschen, gibt es POS-Schnittstellen, und ist Multi-Location-Management möglich? Einen detaillierten Vergleich findest du hier.

Anbieter im Detail

BarBrain aus München ist auf Inventur in der Getränkegastronomie spezialisiert. Der Füllstand-Slider für angebrochene Flaschen ist ein Alleinstellungsmerkmal, das kein Wettbewerber in dieser Form bietet. Mit über 20.000 Produkten im Katalog, Rezeptmanagement, Einkaufspreisvergleich und Multi-Location-Unterstützung richtet sich die Software an Bars, Restaurants, Hotels und Clubs. Über 1.000 Betriebe nutzen die Lösung, darunter L’Osteria, Schloss Elmau und 25hours Hotels. Einstieg ab 52 €/Monat.

FoodNotify ist die umfangreichste F&B-Plattform im deutschsprachigen Raum. Das Wiener Unternehmen (gegründet 2014) deckt Inventur, Warenwirtschaft, Bestellwesen und Rezeptmanagement ab. Der Preis ab 174,90 €/Monat spiegelt den Funktionsumfang wider. Ideal für große Betriebe, die möglichst viel in einer Plattform bündeln wollen. Für reine Bar-Inventur überdimensioniert.

MarketMan (Teil der Meal Ticket Group) stammt aus Israel und ist primär im US- und UK-Markt stark. Die POS-Integrationen mit Toast, Lightspeed und Square sind ausgereift. Deutschsprachiger Support ist begrenzt, und der DACH-spezifische Produktkatalog fehlt. Geschätzter Preis: circa 150 €/Monat. Für international aufgestellte Ketten interessant, für rein deutschsprachige Betriebe weniger.

Apicbase aus Belgien richtet sich explizit an Multi-Unit-Betriebe und Ketten. Der Fokus liegt auf Menu Engineering und Food-Cost-Analyse über mehrere Standorte. Preise gibt es nur auf Anfrage, was auf ein höheres Preissegment hindeutet. Für Einzelbetriebe zu komplex, für Ketten mit zehn oder mehr Standorten ein starkes Werkzeug.

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3. Warenwirtschaft

Ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) steuert den gesamten Warenfluss: Einkauf, Wareneingang, Lagerbestand und Verbrauch. In der Gastronomie bedeutet das konkret: automatische Nachbestellvorschläge basierend auf Verbrauchsdaten, Lieferantenvergleich und Rückverfolgbarkeit. Die Grenzen zur Inventur-Software sind fließend – viele Lösungen decken beides ab.

Worauf achten: Schnittstellen zu Großhändlern (Transgourmet, Metro, Service-Bund), automatischer Abgleich zwischen Soll- und Ist-Bestand sowie die Möglichkeit, Lieferantenkonditionen zu vergleichen.

Anbieter im Detail

FoodNotify liefert die breiteste Warenwirtschaft im DACH-Raum. Der Vorteil: Inventur, WaWi und Bestellwesen greifen nahtlos ineinander. Wer Transgourmet oder Metro als Lieferanten nutzt, kann Bestellungen direkt aus dem System auslösen. Der Preis ist entsprechend: Ab 174,90 € monatlich.

gastronovi bietet Warenwirtschaft als Modul seiner All-in-One-Lösung an. Wichtig: Das WaWi-Modul setzt die gastronovi-Kasse voraus. Wer bereits ein anderes Kassensystem nutzt, kann die WaWi-Funktion nicht isoliert einsetzen.

Gewinnblick verbindet Kasse, Warenwirtschaft und Kalkulation in einem System. Das deutsche Unternehmen wirbt mit direkten Schnittstellen zu Transgourmet, Metro und Service-Bund. Preise gibt es nur auf Anfrage. Für Betriebe, die alles aus einer Hand wollen und sich nicht an ein österreichisches oder internationales System binden möchten.

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4. Rezeptmanagement & Kalkulation

Rezeptmanagement-Software digitalisiert Rezepturen, berechnet automatisch Food Costs pro Portion und hilft bei der Allergenkennzeichnung (LMIV). Für jeden Betrieb, der mehr als eine Handvoll Gerichte anbietet, ist das ein enormer Effizienzgewinn. Die Kalkulation zeigt in Echtzeit, ob ein Gericht profitabel ist oder ob der Wareneinsatz aus dem Ruder läuft.

Worauf achten: Werden Einkaufspreise automatisch aktualisiert, rechnet die Software Allergene und Nährwerte korrekt durch, und gibt es eine saubere Verbindung zur Inventur? Weitere Details findest du hier.

BarBrain kombiniert Rezeptmanagement mit automatischer Kalkulation und einem Einkaufspreisvergleich – besonders stark für Restaurants, Hotels und Bars, wo Rezepturen komplex und Margen eng sind. Auch Footnotify eignet sich für diese Anforderungen sehr gut. Apicbase spielt seine Stärke im standortübergreifenden Menu Engineering aus. Gewinnblick bietet Kalkulation als Teil seines Gesamtpakets.

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5. Bestellplattformen

Bestellplattformen digitalisieren die Kommunikation zwischen Gastronom und Lieferant. Statt Fax, Telefon oder WhatsApp läuft die Bestellung über eine App oder Plattform – mit Bestellhistorie, Preisvergleich und automatischer Dokumentation.

Choco aus Berlin hat sich als kostenlose Bestellplattform für Gastronomen etabliert. Die App ersetzt Fax und Telefon durch eine Chat-ähnliche Oberfläche, über die Bestellungen direkt an Lieferanten gehen. Vorteil: kein Risiko, da kostenlos. Nachteil: keine integrierte Warenwirtschaft. FoodNotify baut die Bestellfunktion direkt in die WaWi ein. Wer FoodNotify für Inventur und Warenwirtschaft nutzt, kann die Bestellung gleich mit abwickeln.

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6. Personalplanung

Personalkosten machen in der Gastronomie 30–40 % des Umsatzes aus. Ohne digitale Dienstplanung und Zeiterfassung lassen sich diese Kosten kaum steuern. Seit der Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung (BAG-Urteil 2022) ist eine digitale Lösung quasi Pflicht.

Worauf achten: Gastro-spezifische Features wie Split-Schichten, Trinkgeldverwaltung und Lohnvorbereitung mit DATEV-Export. Mobile Verfügbarkeit ist Pflicht – Mitarbeiter müssen den Dienstplan unterwegs einsehen können.

Anbieter im Detail

gastromatic aus Darmstadt ist seit 2014 auf Gastronomie-Personal spezialisiert. Das Core-Paket ab 91 €/Monat umfasst Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung. Stärke: tiefes Gastro-Verständnis, exzellente DATEV-Schnittstelle. Für Betriebe ab ca. 15 Mitarbeitern wirtschaftlich sinnvoll.

Ordio (gegründet 2021) hat sich mit über 1.500 Kunden schnell am Markt positioniert. Ab 89 € pro Standort und Monat bietet es Dienstplanung, Zeiterfassung und digitale Checklisten. Die Checklisten-Funktion ist ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber reinen Planungstools.

Planday aus Dänemark nutzt ein Pro-Kopf-Modell: ab 2,99 € pro Mitarbeiter und Monat. Für kleine Teams extrem günstig, bei großen Belegschaften steigen die Kosten. Die mobile App gilt als eine der besten im Markt. Schnittstellen zu deutschen Lohnsystemen sind vorhanden, aber weniger tief als bei gastromatic.

e2n ist ein deutscher Gastro-Spezialist mit Fokus auf Lohnfunktionen und Compliance. Preise gibt es nur auf Anfrage. Besonders für Betriebe relevant, die eine nahtlose Übergabe an den Steuerberater benötigen.

7. Reservierung & Gästemanagement

Reservierungssysteme digitalisieren Tischvergabe, No-Show-Management und Gästekommunikation. Für Restaurants mit hoher Auslastung sind sie unerlässlich, für Bars und Clubs oft weniger relevant.

Worauf achten: Google-Integration (Reservierung direkt über Google Maps), automatische Bestätigungen und Erinnerungen, No-Show-Schutz durch Kreditkarten-Hinterlegung oder Anzahlungen sowie die Reichweite der Plattform (wie viele Gäste finden dich darüber?).

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OpenTable ist der globale Marktführer. Der größte Vorteil: die riesige Gäste-Community, die aktiv über OpenTable nach Restaurants sucht. Die Basisversion ist kostenlos, Premium-Features kosten extra. Für Betriebe mit Laufkundschaft-Potenzial attraktiv. resmio aus Berlin punktet mit starker Google-Integration: Reservierungen direkt über Google Maps und die Google-Suche. Die Basisversion ist kostenlos, ab 49 €/Monat kommen Funktionen wie automatische Bestätigungen und Marketingtools dazu. quandoo (ebenfalls Berlin) arbeitet mit einem Provisionsmodell: Pro vermittelter Reservierung fällt eine Gebühr an. International stark, in DACH hinter OpenTable und resmio.

8. Controlling & Buchhaltung

Controlling-Software liefert die Kennzahlen, die ein Betrieb zum Steuern braucht: Wareneinsatzquote, BWA, Deckungsbeiträge, Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz. Buchhaltungssoftware automatisiert Belegerfassung, Umsatzsteuervoranmeldung und DATEV-Export. Beides zusammen bildet das finanzielle Rückgrat des Betriebs.

Worauf achten: DATEV-Export ist in Deutschland quasi Pflicht. Gastro-spezifisches Controlling (Wareneinsatzquote nach Warengruppe) bieten nur Speziallösungen. Allgemeine Buchhaltungssoftware wie lexoffice oder sevDesk deckt die Basisanforderungen ab.

MEINbusiness aus Tirol ist auf Gastro-Controlling spezialisiert. Die Software liefert branchenspezifische Kennzahlen (Wareneinsatzquote pro Warengruppe, Deckungsbeiträge pro Gericht) und richtet sich bewusst auch an Steuerberater, die Gastro-Mandanten betreuen. Preise nur auf Anfrage. lexoffice und sevDesk sind keine Gastro-Lösungen im engeren Sinn, aber die meistgenutzten Buchhaltungstools für kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland. Ab 7,90 bzw. 8,90 €/Monat liefern sie Belegerfassung, Rechnungsstellung und DATEV-Export. Für Gastronomen, die kein spezialisiertes Controlling brauchen, völlig ausreichend.

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Dein Betrieb → Dein Setup: 6 Szenarien mit Gesamtkosten

Die richtige Kombination hängt von Betriebstyp, Größe und Budget ab. Hier sechs typische Szenarien mit konkreten Tool-Kombinationen und geschätzten Monatskosten:

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So spielen die Tools zusammen: Schnittstellen-Logik

Kein Tool existiert isoliert. Die entscheidende Frage ist: Welche Systeme tauschen Daten automatisch aus und wo musst du manuell exportieren und importieren?

Kasse → Inventur: Das Kassensystem liefert die Abverkaufsdaten. Daraus errechnet die Inventur-Software den Soll-Bestand. Diese Schnittstelle ist die wichtigste – ohne sie bleibt die Inventur eine reine Bestandsaufnahme ohne Schwundanalyse. BarBrain bietet direkte POS-Integrationen. FoodNotify ebenfalls.

Inventur → Warenwirtschaft: Ist- und Soll-Bestände fließen in die Warenwirtschaft, die daraus Nachbestellvorschläge generiert.

Warenwirtschaft → Bestellung: Im besten Fall löst die WaWi Bestellungen direkt bei Großhändlern aus. Alternativ lässt sich Choco als separates Bestelltool nutzen.

Kasse → Buchhaltung: Tagesumsatz, Steuersätze und Zahlungsarten müssen in die Buchhaltung fließen. DATEV-Export ist der Standard. orderbird, ready2order und Lightspeed bieten das nativ. Bei SumUp geht es über CSV-Exporte.

Personal → Buchhaltung: Arbeitsstunden und Lohnvorbereitungsdaten aus gastromatic oder Ordio werden an DATEV übermittelt. Diese Schnittstelle spart dem Steuerberater erheblich Arbeit.

Faustregel: Je mehr Systeme desselben Anbieters du nutzt, desto reibungsloser der Datenaustausch. Je mehr Best-of-Breed-Tools du kombinierst, desto mehr Schnittstellen musst du prüfen und pflegen.

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Die 5 häufigsten Fehler bei der Software-Auswahl

1. ‍Nur den Preis vergleichen, nicht die Gesamtkosten. Eine Kasse für 0 €/Monat klingt günstig – bis die Transaktionsgebühren bei 2.000 € Kartenumsatz monatlich 33,80 € betragen. Rechne immer die Gesamtkosten inklusive Transaktionsgebühren, Hardware und Zusatzmodule.‍
2. Ohne klare Anforderungen starten: Wer Software kauft, ohne vorher zu definieren, welche Probleme sie lösen soll, landet bei Funktionen, die niemand nutzt – und vermisst die, die er wirklich braucht. Schreib vorher drei konkrete Schmerzpunkte auf (z. B. „Inventur dauert 4 Stunden", „Wareneinsatz unklar", „Dienstplan per WhatsApp"). Dann filtert sich der Markt von selbst.
3. Zu früh in All-in-One investieren. All-in-One-Systeme sind bequem, aber oft teuer und weniger flexibel. Für ein einzelnes Café reicht eine einfache Kasse plus Buchhaltungstool. Das Geld für eine Überall-Lösung ist besser in gutes Personal investiert.‍
4. Vertragslaufzeiten übersehen. Manche Anbieter locken mit günstigen Preisen, binden dich aber 24 Monate. Prüfe die Kündigungsfrist. Monatlich kündbar ist der Standard – alles andere sollte durch einen deutlichen Preisvorteil gerechtfertigt sein.‍
5. Stift und Zettel zu lange behalten. Viele Betriebe schieben die Digitalisierung vor sich her und zählen Bestände weiterhin auf Papier. Das kostet nicht nur Stunden pro Woche, sondern verdeckt auch Schwund und Kalkulationsfehler. Ein detaillierter Blick auf das Schwundproblem findet sich unter /blog/schwund-und-bruch.

FAQ: Häufige Fragen zu Gastronomie-Software

Was kostet Gastronomie-Software im Durchschnitt?

Die Spanne reicht von 0 € (SumUp-Kasse, Choco-Bestellplattform) bis über 400 €/Monat für umfassende Stacks aus Kasse, Warenwirtschaft und Personalplanung. Ein typisches Mittelklasse-Setup mit Kasse, Inventur und Buchhaltung liegt bei 100–200 € monatlich.

Brauche ich ein zertifiziertes Kassensystem?

Ja. Seit dem 1. Januar 2020 schreibt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vor. Alle in diesem Artikel genannten Kassensysteme erfüllen diese Anforderung. Wer ohne TSE kassiert, riskiert Strafzahlungen bei einer Betriebsprüfung (/blog/betriebsprufung-gastronomie).

Kann ich verschiedene Anbieter miteinander kombinieren?

Ja, und in den meisten Fällen ist das sogar sinnvoll. Prüfe aber vorab, ob die Schnittstellen tatsächlich existieren und ob Daten automatisch fließen oder manuell exportiert werden müssen.

Was ist der Unterschied zwischen Inventur-Software und Warenwirtschaft?

Inventur-Software erfasst Bestände (Zählung), vergleicht Soll mit Ist und analysiert Schwund. Warenwirtschaft steuert zusätzlich den gesamten Warenfluss: Einkauf, Wareneingang, Lageroptimierung und Nachbestellungen. Viele Lösungen überschneiden sich. Details dazu unter /blog/inventur-gastronomie-guide.

Welche Software eignet sich speziell für Bars?

Bars haben andere Anforderungen als Restaurants: angebrochene Flaschen, komplexe Cocktail-Rezepturen, schneller Ausschank. BarBrain ist der einzige Anbieter im DACH-Markt mit einem dedizierten Füllstand-Slider für Flüssigkeiten (/branchen/bars-und-cocktailbars). Für die Kasse eignen sich orderbird oder ready2order.

Gibt es kostenlose Gastronomie-Software?

Ja, mit Einschränkungen. SumUp bietet eine kostenlose Kasse (finanziert über Transaktionsgebühren), Choco eine kostenlose Bestellplattform, und resmio eine kostenlose Basisversion für Reservierungen. Vollwertige Inventur- oder WaWi-Lösungen ohne Kosten gibt es nicht – für einfache Inventurlisten kannst du aber Excel-Vorlagen nutzen (/blog/inventurliste-gastronomie-bar-excel-liste).

Wie lange dauert die Einführung einer neuen Software?

Das hängt von der Komplexität ab. Eine Kasse ist in wenigen Stunden eingerichtet. Inventur-Software braucht 1–2 Wochen für den Artikelstamm (sofern kein fertiger Katalog vorhanden – BarBrain liefert 20.000+ Produkte, was die Einrichtung beschleunigt). Warenwirtschaftssysteme benötigen 2–4 Wochen inklusive Lieferantenanbindung.

Welche Rolle spielt DATEV-Export?

In Deutschland arbeiten die meisten Steuerberater mit DATEV. Ein DATEV-Export aus Kasse und Buchhaltungssoftware spart dem Steuerberater Arbeit und dir Kosten. Achte darauf, dass deine Kasse (mindestens als CSV) und dein Buchhaltungstool DATEV-kompatibel sind.

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