Preiskalkulation Gastronomie Excel kostenlos: Wareneinsatz, Verkaufspreis, Deckungsbeitrag – mit Gratis-Vorlage

Rund 60 % aller Gastronomiebetriebe in Deutschland scheitern in den ersten fünf Jahren. Einer der häufigsten Gründe: Die Verkaufspreise decken die tatsächlichen Kosten nicht. Wer ohne saubere Kalkulation arbeitet, verschenkt Marge – oder schlimmer: macht mit jedem verkauften Gericht Verlust, ohne es zu merken.

Dieser Artikel erklärt die betriebswirtschaftliche Logik hinter der Preiskalkulation in der Gastronomie, zeigt typische Fehler und liefert ein konkretes Rechenmodell, das sich direkt in Excel umsetzen lässt. Am Ende steht eine kostenlose Excel-Vorlage mit vier Tabellenblättern – von der Rohstoffliste bis zur Deckungsbeitrags-Analyse.

Warum falsche Kalkulation die Hauptursache für Margenprobleme ist

Viele Gastronomen setzen Preise nach Gefühl oder orientieren sich an der Konkurrenz. Das Problem: Die eigene Kostenstruktur bleibt unsichtbar. Ein Pasta-Gericht, das auf der Karte 14,90 € kostet, kann bei einem Wareneinsatz von 5,20 € profitabel sein – bei einem Wareneinsatz von 6,80 € durch Preiserhöhungen beim Lieferanten aber plötzlich unter die Rentabilitätsgrenze fallen.

Die drei häufigsten Kalkulationsfehler in der Praxis:

1. Kein Einheitspreis-System: Einkaufspreise werden pro Gebinde erfasst, aber die Kalkulation rechnet mit Portionsmengen. Ohne automatische Umrechnung (Preis pro Gramm, Preis pro Milliliter) entstehen systematische Fehler.
2. Schwund wird ignoriert: Zwischen Einkauf und Teller liegen Verluste durch Putzen, Schälen, Verdampfen und Verderb. Wer diese 3–10 % nicht einkalkuliert, unterschätzt den realen Wareneinsatz.
3. MwSt.-Differenzierung fehlt: Speisen unterliegen wieder dem ermäßigten Satz von 7 %, Getränke 19 %. Eine Kalkulation, die nicht zwischen netto und brutto unterscheidet, führt zu falschen Margen.

Wareneinsatz berechnen: Die Basis jeder Gastronomie-Kalkulation

Der Wareneinsatz (Food Cost) ist der Materialkostenanteil am Verkaufspreis. Er wird als Prozentsatz ausgedrückt und ist die zentrale Steuerungskennzahl in der Gastronomie.

Die Formel:

Wareneinsatz (%) = Materialkosten pro Portion / Netto-Verkaufspreis × 100

Branchen-Richtwerte für den Wareneinsatz:

Diese Werte gelten als Orientierung. Entscheidend ist nicht der Wareneinsatz allein, sondern der absolute Deckungsbeitrag pro Gericht.

Deckungsbeitrag Gastronomie: Warum der Prozentsatz nicht reicht

Der Deckungsbeitrag (DB) ist der Betrag, der nach Abzug des Wareneinsatzes vom Netto-Verkaufspreis übrig bleibt. Er steht zur Deckung der Fixkosten und zur Gewinnerzielung zur Verfügung.

Deckungsbeitrag (DB) = Netto-Verkaufspreis – Wareneinsatz

Ein Beispiel verdeutlicht, warum der prozentuale Wareneinsatz irreführend sein kann:

Die Pasta hat einen besseren Wareneinsatz-Prozentsatz. Das Entrecôte liefert trotz 40 % Wareneinsatz fast doppelt so viel Deckungsbeitrag in Euro. Im Alltag bedeutet das: Ein Betrieb, der überwiegend margenschwache Gerichte mit gutem WE-Prozentsatz verkauft, kann trotzdem unter der Break-even-Schwelle bleiben.

Fixe vs. variable Kosten: Richtig differenzieren

Für die Preiskalkulation ist die Unterscheidung zwischen variablen und fixen Kosten fundamental:

• ‍Variable Kosten steigen proportional mit der Absatzmenge: Rohstoffe, Verpackung, Servietten, Kreditkartengebühren (anteilig). Je mehr Portionen verkauft werden, desto höher die variablen Kosten.
• ‍Fixkosten fallen unabhängig vom Umsatz an: Miete, Pacht, Gehälter (Grundgehalt), Versicherungen, AfA, Energie (Grundlast), GEMA, Steuerberater. Diese Kosten laufen auch bei null Gästen weiter.

Die Kalkulation des Verkaufspreises basiert auf dem Wareneinsatz (variable Kosten). Die Fixkosten werden durch den Deckungsbeitrag gedeckt. Der Break-even-Punkt markiert die Absatzmenge, ab der die Summe aller Deckungsbeiträge die Fixkosten übersteigt.

Das Kalkulationsmodell: Vom Einkaufspreis zum Brutto-Verkaufspreis

Die Kalkulation in dem von uns erstellten Excel Tool folgt einem vierstufigen Prozess:

Schritt 1 – Einheitspreis ermitteln

Jeder Rohstoff wird auf seinen kleinsten Einheitspreis heruntergebrochen:

Preis pro Einheit = Einkaufspreis / Gebindegröße

Beispiel: Olivenöl 1 Liter für 7,90 € → 7,90 / 1.000 ml = 0,0079 €/ml

Schritt 2 – Rezeptkalkulation (Wareneinsatz pro Portion)

Für jede Zutat wird die benötigte Menge mit dem Einheitspreis multipliziert. Die Summe ergibt den Wareneinsatz pro Portion. Ein Schwundzuschlag von 3–5 % deckt Putz-, Schäl- und Garverluste ab.

Schritt 3 – Aufschlagsfaktor und Netto-Verkaufspreis

Aufschlagsfaktor = 1 / Ziel-Wareneinsatz (%)

Netto-Verkaufspreis = Wareneinsatz × Aufschlagsfaktor

Beispiel: Wareneinsatz von 3,48 € bei Ziel-Wareneinsatz 28 % → Faktor 3,57 → Netto-VK = 12,43 €

Schritt 4 – Brutto-Verkaufspreis

Brutto-VK = Netto-VK × (1 + MwSt.-Satz)

Speisen: 12,43 € × 1,07 = 13,30 € → Kartenpreis z.B. 13,90 €

Getränke: 8,50 € × 1,19 = 10,12 € → Kartenpreis z.B. 10,50 €

Der kalkulierte Brutto-Verkaufspreis wird auf einen marktfähigen Kartenpreis gerundet. Die tatsächliche Wareneinsatz-Quote ergibt sich dann rückwärts aus dem gewählten Kartenpreis.

Praxisbeispiel: Pasta Carbonara kalkulieren

Folgendes Beispiel zeigt die Rezeptkalkulation Excel einer Pasta Carbonara (1 Portion):

Verkaufspreis berechnen bei Ziel-Wareneinsatz 28 %:

• Aufschlagsfaktor: 1 / 0,28 = 3,57
• Netto-VK: 2,28 € × 3,57 = 8,14 €
• Brutto-VK (7 % MwSt.): 8,14 € × 1,07 = 8,71 €
• Kartenpreis: 8,90 € oder 9,50 € (je nach Positionierung)
• Tatsächlicher WE bei 8,90 € brutto: 2,28 / (8,90 / 1,07) = 27,4 %

Typische Fehler in Excel-Kalkulationen – und wie man sie vermeidet

1. ‍Hardcodierte Preise statt Formeln. Wer den Einkaufspreis direkt in die Rezeptkalkulation tippt statt ihn aus einer zentralen Rohstoffliste zu referenzieren, muss bei jeder Preisänderung dutzende Zellen manuell aktualisieren. Die Lösung: Eine separate Rohstoffliste (Tabellenblatt 1), aus der alle Rezeptkalkulationen per Formel den aktuellen Einheitspreis ziehen.‍
2. Brutto und netto verwechselt. Einkaufspreise enthalten oft MwSt. (19 % bei Getränkegroßhandel), Verkaufspreise können netto oder brutto gemeint sein. Konsistenz ist entscheidend: Die gesamte Kalkulation sollte netto laufen. Die MwSt. wird erst im letzten Schritt aufgeschlagen.‍
3. Keine Versionierung. Wer die gleiche Datei überschreibt, verliert die historische Entwicklung. Empfehlung: Dateinamen mit Datum (Kalkulation_2026-02.xlsx) oder ein Cloud-System mit Versionshistorie.‍
4. Fehlende Absicherung gegen Division durch Null. Leere Zellen in der Gebindegröße führen zu Fehlern. Die Excel-Vorlage im Download verwendet WENN-Funktionen, um solche Fälle abzufangen.

Die kostenlose Excel-Vorlage: 4 Tabellenblätter für die vollständige Kalkulation

Die Vorlage zum Download enthält vier miteinander verknüpfte Tabellenblätter:

1. Tabellenblatt 1 – Rohstoffliste: Alle Zutaten mit Artikelname, Einkaufspreis, Gebindegröße und automatisch berechnetem Einheitspreis. Blaue Zellen sind Eingabefelder, schwarze Zellen enthalten Formeln.
2. Tabellenblatt 2 – Rezeptkalkulation: Pro Gericht werden die Zutaten, Mengen und Kosten erfasst. Der Einheitspreis wird per Formel aus Blatt 1 gezogen. Ein Schwundzuschlag (Standard: 5 %) wird automatisch addiert. Mehrere Gerichte können untereinander kalkuliert werden.
3. Tabellenblatt 3 – Verkaufspreis-Berechnung: Ziel-Wareneinsatz % eingeben → Aufschlagsfaktor, Netto- und Brutto-VK werden automatisch berechnet. MwSt.-Sätze für Speisen (7 %) und Getränke (19 %) sind als Annahmen hinterlegt und jederzeit änderbar.
4. Tabellenblatt 4 – Deckungsbeitrags-Analyse & Break-Even: Zeigt den Deckungsbeitrag pro Gericht in Euro und Prozent.

Hier kannst du dir die Tabelle kostenlos herunterladen: Excel Liste zum Download

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Von der Kalkulation zum laufenden Controlling

Eine Kalkulation ist nur so gut wie die Daten, auf denen sie basiert. Wer die Einkaufspreise in der Rohstoffliste einmal pro Quartal aktualisiert und den Soll-Ist-Vergleich zwischen kalkuliertem und tatsächlichem Wareneinsatz monatlich durchführt, erkennt Abweichungen frühzeitig.

Der tatsächliche Wareneinsatz ergibt sich aus der Inventur: Anfangsbestand + Einkäufe – Endbestand = Verbrauch. Dieser Verbrauch, geteilt durch den Netto-Umsatz, ergibt den realen WE-Prozentsatz. Liegt er über dem kalkulierten Wert, gibt es drei mögliche Ursachen: Preiserhöhungen beim Lieferanten, übermäßiger Schwund oder unkontrollierte Portionsgrößen.

Für ein noch präziseres und belastbares Controlling reicht eine statische Excel-Kalkulation langfristig nicht aus. Entscheidend ist die Verbindung von Rezeptkalkulation, Wareneinsatz-Tracking und Inventurdaten in einem System.

Ein digitales Rezeptmanagement-Tool wie das Rezeptmanagement von BarBrain ermöglicht genau diese Verzahnung:

• Zentrale Rezeptdatenbank: Jede Zutat ist mit aktuellem Einkaufspreis hinterlegt und wird automatisch in die Kalkulation übernommen.
• Automatische Aktualisierung der Rezeptkosten: Ändern sich Lieferantenpreise, wirken sich diese sofort auf Deckungsbeitrag und Wareneinsatzquote aus.
• Soll-Ist-Abgleich auf Produktebene: Der kalkulierte Verbrauch pro Rezept wird mit dem tatsächlichen Lagerverbrauch aus der Inventur abgeglichen.
• Transparente Portionskontrolle: Abweichungen werden nicht nur auf Monatsbasis, sondern artikel- und rezeptgenau sichtbar.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Wie hoch sollte der Wareneinsatz in der Gastronomie sein?

Für Speisen gelten 25–32 % als gesund, für alkoholische Getränke 15–22 %, für Kaffee 10–18 %. Entscheidend ist jedoch der absolute Deckungsbeitrag pro Gericht, nicht nur der Prozentsatz.

Was ist der Unterschied zwischen Aufschlag und Marge?

Der Aufschlag bezieht sich auf den Einkaufspreis (Basis: Wareneinsatz), die Marge auf den Verkaufspreis (Basis: Umsatz). Ein Aufschlag von 300 % auf 2 € ergibt einen VK von 8 €. Die Marge beträgt dann 75 % (6 € / 8 €). In der Gastronomie wird üblicherweise mit dem Wareneinsatz-Prozentsatz gearbeitet, der der Marge-Logik entspricht.

Brauche ich für die Kalkulation eine spezielle Software?

Für den Einstieg reicht Excel oder Google Sheets. Die kostenlose Vorlage aus diesem Artikel deckt Rohstoffliste, Rezeptkalkulation, Verkaufspreisberechnung und Deckungsbeitrags-Analyse ab. Wer mehr als 30 Rezepturen kalkuliert oder mehrere Standorte verwaltet, profitiert von spezialisierten F&B-Management-Tools.

Wie oft sollte ich meine Kalkulation aktualisieren?

Einkaufspreise mindestens quartalsweise prüfen, bei volatilen Rohstoffen (Butter, Fleisch, Fisch) monatlich. Die Wareneinsatz-Quote sollte monatlich per Inventur kontrolliert werden.

Was bedeutet Break-even in der Gastronomie?

Der Break-even-Punkt ist die Absatzmenge, ab der die Summe aller Deckungsbeiträge die monatlichen Fixkosten deckt. Alles darüber ist Gewinn. Die Excel-Vorlage berechnet diesen Wert automatisch, wenn Fixkosten und geschätzte Verkaufsmengen eingegeben werden.

Welche MwSt.-Sätze gelten für die Gastronomie?

Seit Januar 2024 gilt für Speisen in der Gastronomie wieder der ermäßigte Satz von 7 %. Getränke (außer Leitungswasser) unterliegen dem Regelsteuersatz von 19 %. Die Excel-Vorlage differenziert beide Sätze automatisch.

Zusammenfassung

Preiskalkulation in der Gastronomie ist keine optionale Fleißarbeit, sondern Überlebenssicherung. Wer den Wareneinsatz pro Portion nicht kennt, kann keinen fundierten Verkaufspreis setzen – und verliert Marge, ohne es zu bemerken.

Das Prinzip ist einfach: Einheitspreis berechnen → Rezept kalkulieren → Aufschlagsfaktor anwenden → MwSt. aufschlagen → Deckungsbeitrag prüfen. Die begleitende Excel-Vorlage setzt diesen Prozess in vier Tabellenblätter um – kostenlos, formelbasiert, sofort einsetzbar.