Soll-Ist-Vergleich in der Gastronomie: Formeln, Beispiele und Monatsroutine

Der Monat ist vorbei, die BWA liegt auf dem Tisch: 30 Prozent Wareneinsatz. Geplant waren 27. Drei Prozentpunkte klingen nach wenig, bei 56.000 Euro Monatsumsatz sind es aber 1.680 Euro. Die Frage ist nur: Wo genau ist das Geld geblieben? Genau darauf gibt dir ein Soll-Ist-Vergleich eine Antwort. Er zeigt, wo dein Betrieb vom Plan abweicht, wie groß die Lücke ist und wo du zuerst hinschauen solltest.

In diesem Ratgeber erfährst du, wie der Soll-Ist-Vergleich in der Gastronomie funktioniert, welche Formeln du brauchst und wie du ihn mit zwei Rechenbeispielen vom Monatsabschluss bis zur einzelnen Gin-Flasche anwendest.

1. Was ist ein Soll-Ist-Vergleich?

Ein Soll-Ist-Vergleich ist eine Grundmethode des Controllings: Du stellst geplante oder erwartete Werte (Soll) den tatsächlich erreichten Werten (Ist) gegenüber. Die Haufe Akademie beschreibt dafür fünf Schritte: Soll-Werte definieren, Ist-Werte erheben, Abweichungen vergleichen, Ursachen analysieren und Maßnahmen ableiten.

Wichtig ist der Unterschied zwischen Plan und Soll. Der Plan ist das, was du dir am Monatsanfang vorgenommen hast, zum Beispiel 60.000 Euro Umsatz. Das Soll ist der Wert, der bei der tatsächlichen Leistung hätte herauskommen müssen. Hast du nur 56.000 Euro umgesetzt, muss auch dein Wareneinsatz entsprechend niedriger ausfallen. Wer diesen Unterschied übersieht, unterschätzt Abweichungen oder sucht an der falschen Stelle.

2. Die zwei Ebenen des Soll-Ist-Vergleichs in der Gastronomie

In einem Gastronomiebetrieb lohnt sich der Soll-Ist-Vergleich auf zwei Ebenen, die aufeinander aufbauen:

• Kennzahlen-Ebene: Im Monatsabschluss vergleichst du Umsatz, Wareneinsatz, Personalkosten und weitere Kosten mit deinem Plan. Diese Ebene sagt dir, ob etwas aus dem Ruder läuft.
• Waren-Ebene: Je Artikel vergleichst du, wie viel laut Kasse und Rezept hätte verbraucht werden sollen und wie viel laut Inventur tatsächlich verbraucht wurde. Diese Ebene sagt dir, wo etwas aus dem Ruder läuft.

Viele Betriebe bleiben auf der ersten Ebene stehen. Sie sehen dann zwar, dass die Wareneinsatzquote zu hoch ist, wissen aber nicht, ob es am Gin, am Fassbier oder an der Küche liegt. Erst die zweite Ebene macht aus einer schlechten Zahl eine konkrete Aufgabe.

3. Woher das Soll kommt: Plan, Rezept und Kasse

Ein Soll-Ist-Vergleich ist nur so gut wie sein Soll. In der Gastronomie hat es drei Quellen:

• Dein Plan: Zielwerte, zum Beispiel 27 Prozent Wareneinsatzquote oder 32 Prozent Personalkostenquote, die du aus Vorjahren oder deiner Kalkulation ableitest.
• Deine Rezepte: Sie legen fest, wie viel von jeder Zutat in einem Gericht oder Drink steckt. Ohne Rezept gibt es kein Soll je Artikel.
• Deine Kasse: Sie liefert, wie oft jedes Produkt verkauft wurde. Verkäufe mal Rezeptmenge ergibt den Sollverbrauch.

Am Beispiel Gin Tonic: Das Rezept sieht 4 cl Gin, 0,2 l Tonic Water sowie Limette und Garnitur vor. Bei 18,00 Euro Einkaufspreis für die 0,7-Liter-Flasche kosten 4 cl Gin 1,03 Euro, dazu kommen 0,85 Euro für das Tonic und 0,20 Euro für Limette und Garnitur. Das ergibt 2,08 Euro Wareneinsatz. Bei 12,00 Euro Verkaufspreis brutto bleiben nach 19 Prozent Mehrwertsteuer 10,08 Euro netto, die Wareneinsatzquote liegt also bei rund 21 Prozent. Dieser Wert ist dein Soll für jeden verkauften Gin Tonic.

Wie du den Wareneinsatz für dein gesamtes Sortiment sauber herleitest, zeigt der Ratgeber Wareneinsatz berechnen. Für den Soll-Ist-Vergleich zählt vor allem eins: Die Rezepte müssen dem entsprechen, was hinter der Bar und in der Küche wirklich passiert.

4. Soll-Ist-Vergleich berechnen: die Formeln

Für die Kennzahlen-Ebene brauchst du zwei Formeln:

• Absolute Abweichung = Ist − Soll
• Relative Abweichung in Prozent = (Ist − Soll) ÷ Soll × 100

Für die Waren-Ebene kommen drei Formeln dazu:

• Istverbrauch = Anfangsbestand + Wareneingang − Endbestand
• Sollverbrauch = Verkäufe × Rezeptmenge
• Abweichung = Istverbrauch − Sollverbrauch, in Euro multipliziert mit dem Einkaufspreis

Ist der Istverbrauch höher als der Sollverbrauch, fehlt Ware, die nicht über die Kasse gelaufen ist. Ist er niedriger, wurde laut Kasse mehr verkauft, als laut Inventur verbraucht wurde. Das passiert etwa, wenn ein Rezept mehr vorsieht, als tatsächlich ausgeschenkt wird, oder wenn ein Wareneingang nicht erfasst wurde.

5. Rechenbeispiel 1: Wareneinsatz im Monatsabschluss

Ein Restaurant mit Bar plant für den Monat 60.000 Euro Nettoumsatz und eine Wareneinsatzquote von 27 Prozent. Der geplante Wareneinsatz liegt damit bei 16.200 Euro. Tatsächlich setzt der Betrieb 56.000 Euro um, der Wareneinsatz liegt bei 16.800 Euro.

• Plan gegen Ist: 16.800 − 16.200 = 600 Euro mehr Wareneinsatz als geplant. Das wirkt überschaubar.
• Soll gegen Ist: Bei 56.000 Euro Umsatz hätten 27 Prozent nur 15.120 Euro Wareneinsatz bedeutet. Die tatsächliche Abweichung beträgt also 16.800 − 15.120 = 1.680 Euro oder rund 11 Prozent.
• Wareneinsatzquote: 16.800 ÷ 56.000 = 30 Prozent statt 27 Prozent.

Der niedrigere Umsatz hätte den Wareneinsatz eigentlich um 1.080 Euro senken müssen. Dieser Effekt verdeckt im reinen Plan-Ist-Vergleich einen Großteil des Problems. Genau deshalb solltest du das Soll immer auf die tatsächliche Leistung umrechnen. Dasselbe Prinzip gilt für Personal- und weitere Kostenquoten.

6. Rechenbeispiel 2: Warenverbrauch je Artikel

Die 1.680 Euro aus Beispiel 1 sagen dir noch nicht, wo du ansetzen sollst. Dafür gehst du auf die Waren-Ebene. Nimm die Bar dieses Restaurants, die im Monat diese Zahlen für Gin London Dry hat:

• Anfangsbestand 4,20 Liter (6 Flaschen), Wareneingang 8,40 Liter (12 Flaschen), Endbestand 4,85 Liter
• Istverbrauch: 4,20 + 8,40 − 4,85 = 7,75 Liter
• Laut Kasse verkauft: 160 Gin Tonic mit je 4 cl und 10 Negroni mit je 3 cl Gin
• Sollverbrauch: 160 × 0,04 + 10 × 0,03 = 6,70 Liter
• Abweichung: 7,75 − 6,70 = 1,05 Liter, das sind 1,5 Flaschen oder 27,00 Euro Wareneinsatz

Rechnet man die 1,05 Liter in Drinks um, sind das gut 26 Gin Tonic, die nie bezahlt wurden. Beim Verkaufspreis von 12,00 Euro entspricht das rund 315 Euro Umsatz brutto. Für die beiden anderen Artikel der Auswertung sieht es so aus: Beim Aperitif-Likör (1,0-Liter-Flasche, 15,00 Euro Einkaufspreis) liegt der Sollverbrauch bei 4,0 Litern, verbraucht wurden 4,5 Liter. Die halbe Flasche kostet 7,50 Euro. Beim Prosecco stimmen Soll und Ist mit je 6,0 Litern überein. In Summe fehlen bei diesen drei Artikeln 34,50 Euro Ware.

Der Gin liegt mit 1,05 Litern rund 16 Prozent über dem Soll, der Aperitif-Likör mit einem halben Liter um 12,5 Prozent. Hochgerechnet auf ein Sortiment mit Hunderten Artikeln ergibt sich aus vielen kleinen Lücken schnell der große Betrag aus dem Monatsabschluss.

7. Toleranzgrenzen und Ursachen für Abweichungen

Nicht jede Abweichung verlangt eine Reaktion. Im Controlling arbeitet man deshalb mit Toleranzgrenzen. Das Schweizer Fachportal WEKA nennt Toleranzen von ±5 Prozent bezogen auf den Planwert als typisch und betont, dass die passende Grenze je nach Kostenart, Branche und Unternehmensphilosophie variiert. Für deine Bar heißt das: Lege je Warengruppe fest, ab wann du nachhakst. Im Beispiel oben liegen Gin und Aperitif-Likör deutlich über 5 Prozent, der Prosecco ist unauffällig.

Liegt eine Abweichung über deiner Grenze, kommen in der Praxis vor allem diese Ursachen infrage:

• Übergießen ohne Messbecher oder mit großzügigem Augenmaß
• Drinks, die nicht gebucht wurden, etwa Personalgetränke oder Einladungen
• Bruch und Verderb ohne Eintrag in der Verlustliste
• Fehlbuchungen an der Kasse, zum Beispiel ein falscher Artikel
• Rezepte, die nicht mehr aktuell sind
• Ein unvollständiger Wareneingang oder Zählfehler in der Inventur

Die letzten drei Punkte sind keine echten Verluste, sondern Datenfehler. Prüfe sie deshalb zuerst, bevor du im Team nach Gründen suchst. Wie du Verluste sauber dokumentierst, zeigt der Ratgeber zu Schwund und Bruch.

8. Der Soll-Ist-Vergleich als Monatsroutine in vier Schritten

Seine Wirkung entfaltet der Soll-Ist-Vergleich erst, wenn er regelmäßig läuft. Eine einfache Routine für den Monatsabschluss sieht so aus:

1. Soll festlegen: Plane deine Zielwerte für Umsatz und Kostenquoten, halte die Rezepte aktuell und lege deine Toleranzgrenzen je Warengruppe fest.
2. Ist erfassen: Mach zum Monatsende die Inventur, prüfe, ob alle Lieferscheine als Wareneingang gebucht sind, und zieh die Verkaufszahlen aus der Kasse für denselben Zeitraum.
3. Abweichung bewerten: Rechne die Abweichungen in Menge, Euro und Prozent aus und sortiere sie nach Eurobetrag. Die größten Beträge kommen zuerst.
4. Maßnahmen umsetzen: Kläre die Ursache für jede Abweichung über der Toleranz, setze eine konkrete Maßnahme um, etwa Messbecher oder eine Schulung, und prüfe im Folgemonat, ob die Abweichung kleiner geworden ist.

Der vierte Schritt ist der wichtigste. Ein Soll-Ist-Vergleich, der nur Zahlen sammelt, kostet Zeit. Einer, der zu Maßnahmen führt, spart Geld.

9. Fünf typische Fehler beim Soll-Ist-Vergleich

• Plan statt Soll: Wer den Wareneinsatz nicht auf den tatsächlichen Umsatz umrechnet, unterschätzt Abweichungen, wie Beispiel 1 zeigt.
• Veraltete Rezepte: Hat sich die Ausschankmenge oder der Einkaufspreis geändert, stimmt das Soll nicht mehr.
• Unterschiedliche Zeiträume: Inventurstichtag und Kassenzeitraum müssen genau zusammenpassen, sonst entstehen Abweichungen, die es nicht gibt.
• Nur ein Gesamtwert: Eine Abweichung über das ganze Sortiment zeigt dir nicht, wo du ansetzen sollst. Du brauchst Werte je Artikel.
• Brutto und netto gemischt: Wareneinsatz und Umsatz müssen beide netto betrachtet werden, sonst verschiebt die Mehrwertsteuer deine Quote.

Mit diesen Punkten im Blick werden deine Abweichungen belastbar. Was du tun kannst, wenn sich nach der Zählung dennoch Lücken im Bestand zeigen, liest du im Ratgeber zu Inventurdifferenzen.

10. Soll-Ist-Vergleich mit BarBrain: Kasse, Rezept und Inventur verbunden

Von Hand ist der Soll-Ist-Vergleich auf Artikelebene aufwendig. Du musst Kassenberichte abtippen, jeden Verkauf mit dem Rezept multiplizieren, Bestände addieren und Lieferscheine abgleichen. BarBrain verbindet diese Schritte. Mit der Kassenanbindung lösen die Rezepte deine Verkäufe in Zutaten auf und ergeben den Sollverbrauch. Die Inventur liefert den Bestand je Bereich, der Wareneingang kommt über den Lieferschein-Scanner dazu. Daraus berechnet BarBrain den Istverbrauch und zeigt dir die Abweichungen je Artikel in Menge und Euro, ausgewertet je Zeitraum.

Die Grundlage dafür ist das Rezeptmanagement: Dort pflegst du Rezepte für Speisen, Getränke und Cocktails, siehst die Wareneinsatzquote je Rezept, und die Einkaufspreise aktualisieren sich automatisch aus dem Einkauf. So bleibt dein Soll aktuell, ohne dass du Tabellen nachpflegen musst.

Führst du mehrere Outlets, ist jedes Outlet ein eigener Account mit eigenen Bereichen. Die Inventuren laufen getrennt, über die Admin-Übersicht vergleichst du die Outlets miteinander, etwa bei Wareneinsatzquote und Schwund. So siehst du schnell, welcher Standort vom Soll abweicht und wo sich ein genauer Blick lohnt.

Du willst sehen, wie der Soll-Ist-Vergleich in BarBrain funktioniert? Demo buchen: In 30 Minuten zeigen wir dir die Auswertung.

11. Häufig gestellte Fragen