Lieferschein in der Gastronomie: Pflichtangaben, Aufbewahrung und digitale Erfassung

Der Getränkehändler steht um halb zehn an der Hintertür, der Fahrer hat es eilig, und auf dem Klemmbrett wartet der Lieferschein auf deine Unterschrift. Du unterschreibst, stellst die Kisten ins Lager und legst das Papier zu den anderen in die Ablage. Zwei Wochen später kommt die Rechnung, und niemand weiß mehr, ob wirklich zwölf Flaschen Gin geliefert wurden oder nur zehn.

Genau hier entscheidet der Lieferschein, ob dein Einkauf sauber dokumentiert ist oder ob dir Geld durch die Finger rutscht. In diesem Artikel erfährst du, was ein Lieferschein ist, welche Angaben draufstehen sollten, wie er sich von der Rechnung unterscheidet, wie lange du ihn in Deutschland, Österreich und der Schweiz aufbewahrst und wie du Lieferscheine in der Gastronomie digital erfasst, statt sie abzutippen.

1. Was ist ein Lieferschein?

Ein Lieferschein ist das Begleitpapier einer Warenlieferung. Der Lieferant listet darauf auf, welche Artikel in welcher Menge an welchen Empfänger gehen. Für dich als Gastronom ist er das wichtigste Dokument beim Wareneingang: Mit ihm prüfst du, ob die gelieferte Ware zur Bestellung passt, bevor sie im Lager verschwindet.

Eine gesetzliche Pflicht, einen Lieferschein auszustellen, gibt es nicht. Das stellt die IHK Südthüringen klar. In der Praxis liefern Getränkehändler, Großhändler und Lebensmittellieferanten trotzdem fast immer mit Lieferschein, weil er beiden Seiten Sicherheit gibt: Der Lieferant kann die Übergabe belegen, du kannst Abweichungen festhalten.

2. Was auf einem Lieferschein stehen sollte

Weil der Lieferschein gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, gibt es auch keine Pflichtangaben im engeren Sinn. Die IHK Südthüringen empfiehlt aber folgende Inhalte, und genau diese solltest du bei jeder Annahme kontrollieren:

• Name und Adresse von Lieferant und Empfänger
• Ausstellungsdatum
• Art und Anzahl der Ware, also zum Beispiel „Gin London Dry 0,7 l, 12 Flaschen“
• Auftrags- oder Liefernummer
• Auftrags-, Versand- und möglichst Lieferdatum
• Hinweis auf Teillieferungen, falls nicht alles auf einmal kommt (optional)
• Unterschriftenfeld für den Empfänger (optional)

Viele Lieferanten drucken zusätzlich Einkaufspreise auf den Lieferschein. Das ist für dich besonders nützlich: So siehst du Preisänderungen schon bei der Lieferung und nicht erst, wenn die Rechnung kommt.

3. Lieferschein und Rechnung: der Unterschied

Der Lieferschein dokumentiert, was geliefert wurde. Die Rechnung fordert die Bezahlung und muss die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten, etwa Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Eine vollständige Übersicht dieser Angaben gibt die IHK Ulm.

Zwei Berührungspunkte solltest du kennen:

• Lieferschein als Rechnung: Enthält ein Lieferschein alle Pflichtangaben einer Rechnung, gilt er laut IHK Südthüringen selbst als Rechnung.
• Verweis in der Rechnung: Für den Zeitpunkt der Lieferung darf die Rechnung laut IHK Ulm auf den Lieferschein verweisen, wenn sich das Lieferdatum ausdrücklich daraus ergibt. Verweist die Rechnung auf den Lieferschein, gilt laut IHK Südthüringen für ihn weiterhin die Aufbewahrungsfrist der Rechnung.

Für die Aufbewahrung macht das einen großen Unterschied, wie du gleich in Abschnitt 5 siehst.

4. Lieferschein annehmen und unterschreiben

Deine Unterschrift auf dem Lieferschein ist mehr als eine Formalie. Ein vom Empfänger unterschriebener Lieferschein ist laut IHK Südthüringen ein starkes Indiz dafür, dass die Ware im korrekten Zustand und Umfang übernommen wurde. Wer ungeprüft unterschreibt, macht es sich später schwer, eine fehlende Kiste zu reklamieren.

Ein einfaches Rechenbeispiel zeigt, warum sich der Blick lohnt: Bestellt sind 12 Flaschen Gin zu je 18,00 € Einkaufspreis, geliefert werden 10, auf dem Lieferschein stehen aber 12. Unterschreibst du ohne Vermerk, zahlst du im Zweifel 2 × 18,00 € = 36,00 € für Ware, die nie im Lager angekommen ist. In der nächsten Inventur taucht die Lücke dann als Schwund auf, obwohl sie beim Wareneingang entstanden ist.

So läuft die Annahme in vier Schritten ab:

Zuerst gleichst du die Ware direkt an der Tür mit dem Lieferschein ab: Anzahl, Gebinde, Bruch, bei Frischware auch Temperatur und Haltbarkeit. Fehlt etwas, vermerkst du es auf dem Lieferschein, bevor du unterschreibst. Danach fotografierst du den Lieferschein, prüfst die erfassten Positionen und buchst den Wareneingang, damit dein Bestand stimmt. Wie du die Kontrolle selbst strukturierst und was du rechtlich beachten musst, liest du ausführlich im Ratgeber zur Wareneingangskontrolle in der Gastronomie.

5. Lieferschein aufbewahren: Fristen in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Deutschland: Die Abgabenordnung regelt in § 147 Abs. 3 AO ausdrücklich, dass bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung endet. Ist der Lieferschein dagegen Buchungsbeleg, gilt die Frist für Buchungsbelege. Das ist laut IHK Südthüringen etwa dann der Fall, wenn er Rechnungsangaben enthält oder die Rechnung auf ihn verweist. Die Frist für Buchungsbelege beträgt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht statt zehn Jahre; die Verkürzung gilt laut IHK Karlsruhe grundsätzlich ab dem 1.1.2025.

Österreich: Bücher, Aufzeichnungen, Belege und abgabenrelevante Geschäftspapiere sind laut WKO nach der Bundesabgabenordnung sieben Jahre aufzubewahren. Die Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres an, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Ob ein einzelner Lieferschein darunterfällt, hängt davon ab, ob er für die Abgabenerhebung von Bedeutung ist.

Schweiz: Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind laut KMU-Portal des Bundes zehn Jahre aufzubewahren, die Frist beginnt mit Ablauf des Geschäftsjahres. Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Daten jederzeit lesbar gemacht werden können.

Unabhängig von der Pflicht lohnt es sich, Lieferscheine so lange griffbereit zu haben, bis Rechnung und eventuelle Reklamationen geklärt sind. Spätestens in einer Betriebsprüfung zahlt sich eine saubere Belegablage aus. Bei konkreten Fragen zur Archivierung ist dein Steuerbüro der richtige Ansprechpartner.

6. Rechenbeispiel: Was abgetippte Lieferscheine kosten

Viele Betriebe übertragen Lieferscheine von Hand in eine Tabelle oder ins Warenwirtschaftssystem. Das wirkt im Einzelfall harmlos, summiert sich aber. Nimm eine Bar mit 20 Lieferscheinen pro Woche und durchschnittlich 10 Positionen je Lieferschein. Rechnest du 30 Sekunden pro Position für Abtippen und Abgleichen, ergibt das:

20 Lieferscheine × 10 Positionen × 30 Sekunden = 6.000 Sekunden = 100 Minuten pro Woche

Über 52 Wochen sind das 5.200 Minuten oder rund 87 Stunden im Jahr. Bei 20 € Personalkosten je Stunde stecken darin rund 1.733 €, nur für das Übertragen von Papier.

Dazu kommt ein zweiter, oft größerer Effekt: Preisänderungen fallen beim Abtippen leicht unter den Tisch. Steigt der Einkaufspreis für eine Flasche Gin von 18,00 € auf 19,50 €, kosten 4 cl nicht mehr 1,03 €, sondern 1,11 €. Mit 0,85 € für das Tonic und 0,20 € für Limette und Garnitur steigt der Wareneinsatz eines Gin Tonic von 2,08 € auf 2,16 €. Bei 12,00 € Verkaufspreis brutto, also 10,08 € netto, klettert die Wareneinsatzquote von rund 20,6 % auf rund 21,5 %. Bei 500 Gin Tonic im Monat sind das rund 43 € weniger Marge, ohne dass es jemand bemerkt. Wie du den Wareneinsatz sauber berechnest, steht im Ratgeber Wareneinsatz berechnen.

7. Lieferscheine digital erfassen

Digitale Lieferscheine lösen beide Probleme: Die Daten müssen nicht mehr abgetippt werden, und jede Preisänderung wird sichtbar, sobald die Lieferung erfasst ist. Damit das im Alltag funktioniert, sollte die Erfassung drei Dinge können:

1. Positionen automatisch auslesen: Artikel, Mengen, Gebinde und Einkaufspreise werden vom Foto oder aus der Datei übernommen.
2. Lieferantenbezeichnungen zuordnen: Der Händler schreibt „GIN LD 0,7 12er“, in deiner Artikelliste heißt der Artikel „Gin London Dry 0,7 l“. Diese Bezeichnungen müssen zuverlässig deinen Artikeln zugeordnet werden.
3. Direkt in den Bestand buchen: Der erfasste Lieferschein ist erst dann wertvoll, wenn er als Wareneingang im Bestand landet und in die nächste Inventur einfließt.

Gerade der letzte Punkt verbindet den Lieferschein mit deiner Warenwirtschaft. Wareneingänge sind ein fester Teil der Verbrauchsrechnung: Istverbrauch = Anfangsbestand + Wareneingang − Endbestand. Fehlt ein Lieferschein oder ist er falsch erfasst, stimmt der Verbrauch nicht, und du suchst später nach Inventurdifferenzen, die eigentlich beim Wareneingang entstanden sind.

8. Lieferscheine mit BarBrain erfassen

Über 1.000 Betriebe arbeiten mit BarBrain. Mit dem KI-Lieferschein- und Rechnungsscanner fotografierst du Lieferscheine und Rechnungen in der App für iOS und Android oder lädst sie im Web als Datei hoch. Die KI liest Artikel, Mengen, Gebinde und Einkaufspreise aus, du prüfst die Liste und bestätigst sie.

Abweichende Artikelbezeichnungen des Lieferanten ordnet BarBrain deinen Artikeln zu. Liefert der Händler einen Ersatzartikel, fragt die App nach, ob es sich um den gemeinten Artikel handelt, und du bestätigst oder wählst einen anderen. Preisänderungen werden dir direkt beim Scan angezeigt und fließen in deine Artikel und in die Rezeptkalkulation ein. So siehst du sofort, wenn der teurere Gin deinen Gin Tonic verteuert.

Am Ende buchst du den gesamten Einkauf mit einem Klick als Wareneingang, danach ist dein Bestand aktuell. Zusammen mit Inventur, Rezepten und Kassenanbindung entsteht daraus eine durchgängige Warenwirtschaft, in der du Ist- und Sollverbrauch vergleichst.

Der Unterschied zeigt sich vor allem im Alltag: Statt Papierstapel am Monatsende abzuarbeiten, ist jede Lieferung erfasst, sobald sie im Lager steht. Mehr zum Zusammenspiel der Bausteine erfährst du im Überblick zur Warenwirtschaft in der Gastronomie. Wie der Scanner mit deinen Lieferanten funktioniert, zeigen wir dir gern direkt am Beispiel deines Betriebs.

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9. Häufig gestellte Fragen