Rechnungsprüfung in der Gastronomie: Ablauf, Pflichtangaben und Checkliste

Am Monatsende liegen 30 Rechnungen auf dem Tisch, die Hälfte davon kam per E-Mail. Jede wird kurz überflogen, an die Buchhaltung weitergeleitet und bezahlt. Dass der Getränkelieferant für den Gin plötzlich 1,80 Euro mehr pro Flasche verlangt und vier Flaschen Tonic berechnet hat, die nie angekommen sind, fällt niemandem auf. Genau hier setzt die Rechnungsprüfung an: Sie stellt sicher, dass du nur bezahlst, was du bestellt, erhalten und zu diesem Preis vereinbart hast.

In diesem Ratgeber erfährst du, wie die Rechnungsprüfung in der Gastronomie abläuft, welche Pflichtangaben eine Eingangsrechnung in Deutschland, Österreich und der Schweiz braucht, worauf du bei Mengen und Preisen achtest und was sich durch die E-Rechnung ändert. Am Ende findest du eine Checkliste für deinen Alltag.

1. Was ist eine Rechnungsprüfung?

Bei der Rechnungsprüfung kontrollierst du jede Eingangsrechnung, bevor du sie bezahlst und an die Buchhaltung gibst. In der Praxis unterscheidet man drei Ebenen:

• Formelle Prüfung: Enthält die Rechnung alle gesetzlichen Pflichtangaben, damit du die Vorsteuer abziehen kannst?
• Sachliche Prüfung: Wurden die berechneten Artikel in dieser Menge und Qualität wirklich bestellt und geliefert, und stimmen die vereinbarten Preise?
• Rechnerische Prüfung: Sind Einzelpreise, Summen, Rabatte und Steuerbeträge korrekt berechnet?

Die Rechnungsprüfung ist der letzte Schritt einer Kette. Davor steht die Wareneingangskontrolle, bei der du die Lieferung an der Tür prüfst, und der Lieferschein, auf dem du Mengen und Abweichungen dokumentierst. Die Rechnung bringt beides zusammen: Was auf dem Lieferschein abgezeichnet wurde, sollte auch auf der Rechnung stehen, und zwar zum vereinbarten Preis.

2. Rechnungsprüfung in der Gastronomie: Warum sie sich lohnt

In einem typischen Restaurant oder einer Bar kommen jeden Monat Dutzende Rechnungen zusammen: Getränkegroßhandel, Brauerei, Weinhändler, Obst und Gemüse, Fleisch, Molkerei, Bäckerei, Reinigungsmittel. Jede einzelne Rechnung ist schnell durchgesehen. Gerade deshalb rutschen Fehler durch, und sie summieren sich.

Drei Gründe sprechen für eine konsequente Rechnungsprüfung:

• Vorsteuer sichern: Laut IHK Region Stuttgart müssen die Angaben in Rechnungen vollständig und richtig sein, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. Der Rechnungsempfänger muss die Angaben deshalb auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen.
• Wareneinsatz im Griff behalten: Jeder Euro, der zu viel berechnet wird, landet direkt in deinem Wareneinsatz. Unbemerkte Preiserhöhungen verschieben außerdem deine Kalkulation, ohne dass du es merkst.
• Saubere Lieferantenbeziehung: Wer Abweichungen zeitnah und sachlich meldet, klärt sie meist schnell. Wer erst Monate später reklamiert, hat schlechtere Karten, weil sich niemand mehr an die Lieferung erinnert.

3. Ablauf der Rechnungsprüfung in 4 Schritten

Damit die Rechnungsprüfung nicht zur Zusatzschicht wird, braucht sie einen festen Ablauf. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

1. Erfassen: Sammle alle Eingangsrechnungen an einer Stelle, egal ob sie auf Papier, als PDF per E-Mail oder als E-Rechnung kommen. Lege fest, wer sie entgegennimmt.
2. Abgleichen: Vergleiche jede Position mit dem Lieferschein und, wenn vorhanden, mit deiner Bestellung. Dieser Abgleich aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung wird oft als Drei-Wege-Abgleich bezeichnet.
3. Klären: Abweichungen meldest du dem Lieferanten mit Rechnungsnummer, Position und Betrag und bittest um eine korrigierte Rechnung.
4. Freigeben: Erst wenn alles stimmt, gibst du die Rechnung zur Zahlung frei und legst sie für die Buchhaltung ab.

Wichtig ist, dass Wareneingang und Rechnungsprüfung nicht von derselben Erinnerung abhängen. Wenn der Lieferschein bei der Annahme sauber abgezeichnet und erfasst wurde, dauert der Abgleich mit der Rechnung nur wenige Minuten.

4. Formelle Prüfung: Pflichtangaben auf Eingangsrechnungen

Bei der formellen Prüfung geht es um die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Sie unterscheiden sich in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Deutschland

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung laut IHK Region Stuttgart unter anderem diese Angaben enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift von Lieferant und Leistungsempfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren
• Zeitpunkt der Lieferung
• nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen, etwa Boni
• Steuersatz, Entgelt und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto reichen weniger Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Lieferung, Entgelt und Steuerbetrag als Gesamtsumme sowie der Steuersatz. Liefert dein Großhändler gemischte Ware, etwa Lebensmittel und Getränke, müssen die Beträge nach Steuersätzen getrennt ausgewiesen sein. Mehr zu den Sätzen findest du in unserem Leitfaden zur Mehrwertsteuer in der Gastronomie.

Geprüfte Rechnungen bewahrst du als Buchungsbelege auf. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt dafür laut IHK Karlsruhe eine Frist von acht statt zehn Jahren.

Österreich

In Österreich gelten eigene Rechnungsmerkmale. Laut Unternehmensserviceportal (USP) gelten bei Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro Erleichterungen: Name und Adresse des Empfängers, die laufende Rechnungsnummer und die UID können entfallen, und es genügt, den Bruttobetrag und den Steuersatz anzugeben. Übersteigt der Gesamtbetrag 10.000 Euro, ist zusätzlich die UID des Leistungsempfängers anzugeben.

Schweiz

In der Schweiz nennt Art. 26 MWSTG die Rechnungselemente. Laut WEKA Schweiz gehören dazu Name und Ort des Leistungserbringers mit seiner MWST-Nummer, Name und Adresse des Leistungsempfängers, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Verschiedene Steuersätze sind separat auszuweisen.

5. Sachliche und rechnerische Prüfung: Worauf du achtest

Formfehler kosten dich im Zweifel die Vorsteuer. Im Alltag fallen Fehler aber vor allem bei der sachlichen und rechnerischen Prüfung auf. Diese Punkte solltest du bei jeder Rechnung kontrollieren:

• Mengen: Stimmt die berechnete Menge mit dem überein, was auf dem Lieferschein abgezeichnet wurde? Fehlmengen, die du bei der Annahme notiert hast, dürfen nicht berechnet sein.
• Artikel und Gebinde: Wurde der bestellte Artikel berechnet oder ein Ersatzartikel? Passt das Gebinde, also zum Beispiel 0,7 l statt 1,0 l oder 24 statt 20 Flaschen pro Kiste?
• Preise: Entspricht der Einzelpreis deinem vereinbarten Einkaufspreis? Preiserhöhungen solltest du kennen, bevor du sie bezahlst.
• Rabatte und Boni: Sind Staffelrabatte, Aktionspreise oder vereinbarte Boni korrekt abgezogen?
• Pfand und Leergut: Sind Pfand und zurückgegebenes Leergut richtig verrechnet?
• Rechenweg: Stimmen Menge mal Preis, Zwischensummen, Steuerbeträge und Endsumme?
• Doppelte Rechnungen: Wurde dieselbe Lieferung schon einmal berechnet, etwa als Papierrechnung und zusätzlich per E-Mail?
• Bankverbindung: Hat sich die Bankverbindung eines bekannten Lieferanten plötzlich geändert, frag lieber telefonisch über eine bekannte Nummer nach, bevor du überweist.

6. Rechenbeispiel: Was eine ungeprüfte Getränkerechnung kostet

Ein Beispiel aus dem Bar-Alltag: Eine Cocktailbar bekommt von ihrem Getränkelieferanten eine Rechnung über drei Positionen. Vereinbart sind 18,00 Euro netto für die Flasche Gin London Dry. Bei der Annahme wurden außerdem nur 44 statt 48 Flaschen Tonic Water geliefert, das wurde auf dem Lieferschein vermerkt.

• Gin London Dry 0,7 l: 12 Flaschen zu 19,80 Euro statt 18,00 Euro. Das sind 12 × 1,80 Euro = 21,60 Euro zu viel.
• Tonic Water 0,2 l: 48 Flaschen zu 0,85 Euro berechnet, geliefert wurden 44. Das sind 4 × 0,85 Euro = 3,40 Euro zu viel.
• Aperitif-Likör 1,0 l: 6 Flaschen zu 15,00 Euro, korrekt.

Die Rechnung lautet auf 368,40 Euro netto, richtig wären 343,40 Euro gewesen. Auf dieser einen Rechnung sind also 25,00 Euro netto zu viel berechnet. Das klingt überschaubar. Passiert so etwas aber nur zweimal im Monat, sind es 25 Euro × 2 × 12 Monate = 600 Euro im Jahr, die ohne Gegenleistung das Haus verlassen.

Dazu kommt ein zweiter, weniger sichtbarer Effekt: Die Preiserhöhung beim Gin um 10 Prozent bleibt nicht auf diese eine Lieferung beschränkt. Wird sie nicht bemerkt, rechnest du weiter mit dem alten Einkaufspreis, und deine Kalkulation stimmt nicht mehr.

7. Preiserhöhungen: Was ein neuer Einkaufspreis für deine Kalkulation bedeutet

Bleiben wir beim Gin. Bei 18,00 Euro je 0,7-Liter-Flasche kosten 4 cl Gin 1,03 Euro. Mit Tonic Water für 0,85 Euro und Limette und Garnitur für 0,20 Euro liegt der Wareneinsatz eines Gin Tonic bei 2,08 Euro. Steigt der Gin auf 19,80 Euro, kosten 4 cl 1,13 Euro und der Drink 2,18 Euro.

Bei einem Verkaufspreis von 12,00 Euro brutto bleiben nach 19 Prozent Mehrwertsteuer 10,08 Euro netto. Die Wareneinsatzquote steigt damit von rund 21 auf rund 22 Prozent. Das sind etwa 0,10 Euro weniger Rohertrag pro Drink. Bei 400 verkauften Gin Tonic im Monat fehlen rund 40 Euro, und das allein bei einem Drink.

Die Rechnungsprüfung ist deshalb der richtige Moment, um Einkaufspreise zu aktualisieren. Wer neue Preise direkt in seine Rezepte übernimmt, sieht sofort, welche Drinks und Gerichte neu kalkuliert werden sollten. Wie das mit dem Rezeptmanagement von BarBrain funktioniert, zeigen wir weiter unten.

8. E-Rechnung: Was sich für Gastronomen ändert

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland laut IHK Berlin verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Gastronomiebetriebe sind davon nicht ausgenommen. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Datenformat nach der Norm EN 16931. Ein PDF zählt nicht dazu, sondern gilt als sonstige Rechnung.

Für die Ausstellung gibt es Übergangsfristen. Nach Angaben der IHK Berlin ist vorgesehen, dass Lieferanten im B2B-Bereich noch bis Ende 2026 Papier- und PDF-Rechnungen verschicken dürfen, sofern du zustimmst. Für Lieferanten mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro soll das bis Ende 2027 gelten. Größere Lieferanten stellen also ab 2027 E-Rechnungen aus. Kleinbetragsrechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Für deine Rechnungsprüfung heißt das: Rechnungen kommen in den nächsten Jahren in mehreren Formaten gleichzeitig. Umso wichtiger ist ein fester Eingangskanal, an dem alle Rechnungen landen, und ein Ablauf, der für jedes Format gleich bleibt.

9. Checkliste Rechnungsprüfung

Diese Punkte kannst du für jede Eingangsrechnung abhaken:

• Rechnung ist an deinen Betrieb adressiert und enthält alle Pflichtangaben.
• Rechnungsnummer und Datum sind vorhanden, die Rechnung ist nicht doppelt.
• Jede Position passt zum abgezeichneten Lieferschein.
• Artikel und Gebinde entsprechen deiner Bestellung.
• Einzelpreise entsprechen den vereinbarten Einkaufspreisen.
• Rabatte, Boni, Pfand und Leergut sind korrekt verrechnet.
• Steuersätze sind getrennt ausgewiesen, Summen und Steuerbeträge stimmen.
• Abweichungen sind beim Lieferanten reklamiert, die korrigierte Rechnung liegt vor.
• Neue Einkaufspreise sind in Artikeln und Rezepten aktualisiert.
• Rechnung ist zur Zahlung freigegeben und für die Buchhaltung abgelegt.

10. Rechnungsprüfung mit BarBrain

Der aufwendigste Teil der sachlichen Prüfung ist der Abgleich von Positionen und Preisen. Genau hier spart dir der KI-Lieferschein- und Rechnungsscanner von BarBrain Arbeit, mit dem bereits über 1.000 Betriebe arbeiten. Du fotografierst den Lieferschein bei der Warenannahme mit dem Smartphone oder lädst eine Rechnung als PDF hoch. Die KI liest Artikel, Mengen, Gebinde und Einkaufspreise aus und ordnet abweichende Artikelbezeichnungen deines Lieferanten deinen eigenen Artikeln zu.

Geänderte Einkaufspreise zeigt dir BarBrain beim Scan direkt in der Liste an, inklusive prozentualer Änderung. Die Gin-Preiserhöhung aus dem Rechenbeispiel siehst du also, bevor du die Rechnung freigibst. Du prüfst die Positionen, bestätigst sie und buchst den gesamten Wareneingang mit einem Klick. Dein Bestand ist damit sofort aktuell, und die nächste Inventur startet mit korrekten Zahlen.

Der neue Einkaufspreis fließt automatisch in deine Artikel und in die Rezeptkalkulation. Zutatenkosten und Wareneinsatz je Rezept sind damit auf dem Stand der zuletzt gescannten Lieferung. Ob die eingekaufte Ware auch verkauft wurde, zeigt dir anschließend ein Soll-Ist-Vergleich.

Ohne digitale Erfassung tippst du Positionen in eine Tabelle ab, entdeckst Preisänderungen nur zufällig beim Durchblättern, trägst den Bestand nach der Lieferung separat nach und ziehst neue Preise in der Kalkulation von Hand nach. Der Vergleich zeigt den Unterschied:

Du willst sehen, wie das in deinem Betrieb aussieht? Demo buchen und den Scanner mit deinen eigenen Lieferscheinen und Rechnungen ausprobieren.

11. Häufig gestellte Fragen