Inventarisfouten in de cateringindustrie en hoe ze te vermijden

De meest voorkomende inventarisfouten in de cateringsector en hoe ze te vermijden

Het bijhouden van voorraden is een cruciaal onderdeel van elk cateringbedrijf. Het wordt niet alleen gebruikt om de voorraadniveaus te controleren, maar ook om de kosten te optimaliseren, krimp te verminderen en te voldoen aan wettelijke vereisten. Toch wordt het bijhouden van de voorraad vaak gezien als een karwei - vooral als keer op keer dezelfde fouten worden gemaakt. In deze blog leggen we uit waarom een nauwkeurige inventarisatie zo belangrijk is, belichten we veelvoorkomende valkuilen en geven we praktische tips om ze te vermijden. We kijken ook naar de voordelen van een digitale oplossing zoals BarBrain.

Is inventariseren verplicht in de horeca?

Een belangrijke vraag: Moeten cateraars wettelijk een inventarisatie uitvoeren? Het antwoord is: Dat hangt ervan af.

• Inventarisverplichting: Volgens §240 van het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB) zijn boekhoudkundige bedrijven verplicht om een jaarlijkse inventaris op te stellen.
• Uitzonderingen: Eenmanszaken die niet meer dan €600.000 omzet en €60.000 netto-inkomen genereren in twee opeenvolgende boekjaren zijn vrijgesteld van de inventarisatieplicht.

Wat betekent dit voor restauranthouders? Zelfs als er geen wettelijke verplichting is, is het bijhouden van de voorraad een onmisbaar hulpmiddel om je eigen zaak efficiënter te maken, verliezen te minimaliseren en weloverwogen beslissingen te nemen.

Waarom is inventarisatie zo belangrijk voor de cateringsector?

Naast de wettelijke vereisten biedt een regelmatige inventarisatie een aantal voordelen:

• Kostenbeheersing: Een nauwkeurige inventarisatie voorkomt overbestellingen en helpt potentiële besparingen te herkennen.
• Herken krimp: Verschillen tussen doel- en werkelijke voorraadniveaus kunnen duiden op diefstal, bederf of onjuiste opslag.
• Efficiëntie verhogen: met een gestructureerde inventaris kun je bestellingen beter plannen en opslagkosten verlagen.
• Naleving: Een goed gedocumenteerde inventaris beschermt je tegen problemen tijdens belastingcontroles.

De meest voorkomende inventarisfouten en hoe ze te vermijden

1. onvoldoende voorbereiding

Veel inventarisaties mislukken in de voorbereidingsfase. Zonder duidelijke lijsten, categorieën of gestructureerd voorraadbeheer kan het inventariseren chaotisch en foutgevoelig worden.

Hoe deze fout te vermijden:

• Maak lijsten: Gebruik kant-en-klare inventarislijsten, liefst digitaal, om het overzicht te bewaren.
• Definieer opslagruimtes: Scheid bar, keuken, koelruimtes en externe opslag.
• Breng medewerkers op de hoogte: Wijs elk teamlid een duidelijk afgebakend gebied toe en voer een korte briefing uit.

2. onjuiste registratie van hoeveelheden

De registratie van geopende flessen, open verpakkingen of bederfelijk voedsel is vaak onnauwkeurig, wat leidt tot onjuiste voorraadniveaus.

Hoe deze fout te vermijden:

• Schaalsystemen: Werken met gestandaardiseerde schalen (bijv. 1/4, 1/2, 3/4) voor vloeistoffen.
• Digitaal gereedschap: Vertrouw op BarBrain, dat nauwkeurige waterpasmetingen biedt en fouten tot een minimum beperkt.
• Dubbele controle: Laat kritieke items door een tweede persoon controleren.

3. houden geen rekening met krimp en diefstal

Krimp kan worden veroorzaakt door onjuiste opslag, bederf of diefstal. Zonder regelmatige inventarisatie blijft het vaak onopgemerkt.

Hoe deze fout te vermijden:

• Regelmatige inventarisaties: Plan maandelijkse of anders driemaandelijkse inventarisaties om krimp in een vroeg stadium te herkennen.
• Krimpanalyse: Documenteer opvallende artikelen of gebieden en analyseer de oorzaken.
• Bewakingssystemen: Combineer digitale hulpmiddelen met organisatorische maatregelen om verliezen tot een minimum te beperken.

4. ontbrekende of onnauwkeurige prijsinformatie

Een veelgemaakte fout is de onvolledige of onjuiste aangifte van aankoopprijzen. Dit leidt tot onnauwkeurige rapporten en kan problemen veroorzaken bij belastingcontroles.

Hoe deze fout te vermijden:

• Houd prijslijsten up-to-date: Maak regelmatig bijgewerkte lijsten met inkoopprijzen.
• Automatische berekening: Gebruik software zoals BarBrain, die aandelen en hun waarden automatisch berekent.

5. tijdsdruk en gebrek aan organisatie

Tijdsdruk leidt vaak tot overhaaste, onjuiste tellingen. Dit is vooral een probleem in de cateringsector, waar de zaken zelden stilstaan.

Hoe deze fout te vermijden:

• Gebruik rustige periodes: Plan de inventarisatie op een rustige dag of buiten openingstijden.
• Stapsgewijze procedure: Verdeel de inventaris in kleine secties (bijv. bar, keuken, magazijn).
• Automatisering: Met digitale tools zoals BarBrain bespaart u tijd en zorgt u voor nauwkeurigere resultaten.

Beste praktijken uit de cateringindustrie

Om typische problemen te voorkomen, moeten cateraars de volgende maatregelen overwegen:

• Inventarisatie als teamproject: Integreer je team actief in het proces om fouten tot een minimum te beperken.
• Overzichtelijke magazijnorganisatie: Gestructureerde magazijnopslag maakt inventariseren veel eenvoudiger.
• Duurzaamheid integreren: Een nauwkeurige inventarisatie helpt voedselverspilling tegen te gaan.
• Regelmatige controles: Herhaal de inventarisatie met korte tussenpozen om krimp en verliezen te herkennen.

Hoe BarBrain een revolutie teweegbrengt in het maken van aandelen

Met BarBrain krijgt u een oplossing die speciaal is ontwikkeld voor de eisen van de horeca:

• Automatische detectie van het vulniveau: Ideaal voor dranken zoals sterke drank en wijn.
• Eenvoudige bediening: Intuïtief en snel - je team kan meteen aan de slag.
• Tijdsbesparing: Veel gebruikers melden een tijdsbesparing tot 50% bij het inventariseren.
• Transparante rapporten: Automatisch gegenereerde rapporten helpen je om krimp te analyseren en verliezen te beperken.

Conclusie: Foutloze inventarisaties zijn mogelijk

Foutloos inventariseren vereist planning, organisatie en de juiste hulpmiddelen. Met duidelijke processen, regelmatige training en de ondersteuning van digitale oplossingen zoals BarBrain kunt u typische fouten vermijden en uw voorraadbeheer optimaliseren.

‍

Probeer BarBrain nu 30 dagen gratis uit en ervaar hoe eenvoudig efficiënt inventariseren kan zijn!