Cijfers correct gebruiken na de inventarisatie

Wat doe ik met de cijfers van een inventarisatie? - Gids voor cateringbedrijven

Inventariseren is verplicht, maar de verkregen inventarisgegevens zijn een schat die voor veel restauranthouders verborgen blijft. Vooral in restaurants en cateringbedrijven bieden deze cijfers waardevolle inzichten: de kosten van goederen berekenen, zwakke punten blootleggen, belangrijke cijfers in het restaurant controleren en gefundeerde beslissingen nemen. In dit artikel leer je hoe je inventarisgegevens op een praktische manier kunt analyseren en gebruiken om processen te verbeteren, kosten te verlagen, het menu te optimaliseren en al met al succesvoller te werken. Het laat ook zien hoe digitale oplossingen - zoals inventarisatiesoftware voor de horeca zoals BarBrain - u kunnen helpen bij het evalueren en duidelijk visualiseren van uw inventarisgegevens.

Waarom inventarisatiegegevens zo belangrijk zijn

Een inventaris houdt de huidige voorraad goederen in je bedrijf bij. Of je nu maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks telt - na elke inventarisatie heb je cijfers in handen die veel meer zijn dan een formaliteit. Deze gegevens laten je onder andere zien

• Verbruik van goederen en kostprijs van verkochte goederen: Hoeveel goederen werden verbruikt in de periode en tegen welke waarde?
• Huidige voorraad: Welke voorraden zijn er nog in de keuken, de koelcel en de kelder?
• Afwijkingen: Zijn er inventarisverschillen, bijv. tekorten of overschotten ten opzichte van de doelstelling?

Zonder analyse zou deze informatie ongebruikt blijven. Regelmatige voorraadanalyse in de horeca is de sleutel tot betere kostenbeheersing. Alleen wie zijn voorraden en verbruik kent, kan gerichte tegenmaatregelen nemen en verliezen vermijden. In de volgende stap bekijken we hoe u kerncijfers uit uw voorraadgegevens kunt halen.

De kosten van verkochte goederen berekenen en begrijpen

De kostprijs van verkochte goederen verwijst naar de waarde van de geconsumeerde goederen in een bepaalde periode (meestal per maand) - met andere woorden, wat het geconsumeerde eten en drinken je daadwerkelijk heeft gekost. De kostprijs van verkochte goederen is een van de belangrijkste kengetallen in restaurants omdat het een directe invloed heeft op je winstgevendheid. Er is een eenvoudige formule om de kostprijs van verkochte goederen te berekenen:

Kostprijs van goederen = beginvoorraad + aankopen - eindvoorraad

Deze berekening resulteert in het verbruik van goederen in euro's. Een snel voorbeeld: Als je aan het begin van de maand goederen ter waarde van €7.000 in voorraad had, voor €28.000 nieuwe aankopen deed en aan het einde van de maand nog steeds €9.000 in voorraad had, zouden je kosten van verkochte goederen €26.000 zijn. Als je in dezelfde maand €100.000 (netto) omzet, komt dit overeen met een kostprijs van verkochte goederen van 26%.

Of 26% goed of slecht is, hangt af van het cateringconcept. Veel bedrijven streven naar minder dan 30% kostprijs van de omzet, hoewel 30-35% ook gebruikelijk kan zijn, afhankelijk van het concept. Het is belangrijk dat je regelmatig je eigen verhouding van de kosten van verkochte goederen bijhoudt en vergelijkt met je berekeningen. Als de verhouding plotseling stijgt, is dat een waarschuwingsteken - het kan duiden op inefficiëntie of hogere kosten.

Tip: Bereken de kostprijs van verkochte goederen op maandelijkse basis. Zo kun je trends of uitschieters snel herkennen en tijdig actie ondernemen. Een maandelijkse inventarisatie vormt de basis om de kosten in de gaten te houden en afwijkingen in een vroeg stadium op te sporen.

Krimp en breuk detecteren (onzichtbare verliezen herkennen)

Naast normaal verbruik kunnen voorraadgegevens ook verliezen aangeven die verder gaan dan de kosten van de verkochte goederen, namelijk krimp en breuk. Deze termen verwijzen naar onverkocht verbruik:

• Krimp: Verliezen door diefstal, bederf of onjuiste portionering (d.w.z. alles wat "verdwenen" is zonder verkoop te genereren).
• Breuk: Vernielde goederen, bijv. gebroken flessen of gebroken containers.

Zonder inventarisatie blijven krimp en breuk vaak onopgemerkt. Krimp wordt zichtbaar door het werkelijke verbruik volgens de inventaris te vergelijken met het theoretische verbruik volgens de verkoop. De formule hiervoor is

Krimp = werkelijk verbruik (volgens inventaris) - theoretisch verbruik (volgens kasregister)

En het krimppercentage in procenten wordt als volgt berekend: (krimp / kosten van verkochte goederen) × 100. Waarden uit de branche tonen aan dat ongeveer 3% krimp van de kosten van verkochte goederen nog steeds als normaal wordt beschouwd - alles daarboven moet dringend worden onderzocht. DEHOGA (de Duitse hotel- en restaurantvereniging) noemt 3% als een standaardwaarde in de branche. Als uw krimppercentage hoger is, gaat er iets mis.

Voorbeeld: Volgens de kassa heb je 427 flesjes bier verkocht, maar volgens de inventaris zijn er 472 flesjes daadwerkelijk opgebruikt - er ontbreken dus 45 flesjes. Dit komt overeen met een krimppercentage van ongeveer 9,5% . Deze waarde ligt ver boven de standaardwaarde en moet worden onderzocht: Waren de flessen beschadigd? Werd er bier geschonken maar niet geregistreerd? Of was er sprake van diefstal? Dit laat zien hoe inventarisatiegegevens kunnen helpen om problemen aan het licht te brengen die anders verborgen zouden blijven.

Je moet ook breuken documenteren. Gebroken flessen of bedorven goederen moeten worden geregistreerd, idealiter direct tijdens het inventariseren. Het breukpercentage (waarde van beschadigde goederen in verhouding tot de kostprijs van de goederen) geeft informatie over hoeveel dergelijke incidenten u kosten. Als er veel krimp of breuk is, kunt u maatregelen nemen - bijvoorbeeld de organisatie van het magazijn verbeteren, medewerkers opleiden of strengere controles invoeren.

Belangrijke kerncijfers uit de inventarisatieanalyse

Het analyseren van je voorraadgegevens geeft je een aantal belangrijke cijfers die cruciaal zijn voor je restaurant:

• Kosten van goederen (€): Absoluut verbruik van goederen in euro's per periode (maand, week).
• Verhouding kosten van verkochte goederen (% van verkoop): Verhouding tussen de kosten van verkochte goederen en de netto-omzet. Deze verhouding laat zien hoeveel van de omzet wordt besteed aan goederen - hoe lager, hoe beter voor de winst.
• Krimphoeveelheid en krimppercentage: hoeveelheid/waarde van onverkochte goederen (krimp) en aandeel in de kosten van verkochte goederen. Geeft aan hoe effectief je verliezen voorkomt. Krimp boven ~3% is een waarschuwingssignaal.
• Breuk: Waarde van de gebroken of weggegooide goederen.
• Voorraad: Totale waarde van de goederen in voorraad. Als je voorraadniveau sterk daalt of stijgt, heeft dat een impact op de liquiditeit. Te veel voorraad legt beslag op kapitaal; te weinig voorraad leidt tot knelpunten.
• Voorraadomzet: Hoe vaak je magazijn "draait". Berekend op basis van de kosten van verkochte goederen en het gemiddelde voorraadniveau. Een hogere omloopsnelheid van de voorraad betekent dat goederen snel worden verkocht (wat goed is voor de versheid en lagere opslagkosten).

Deze kerncijfers voor het restaurant helpen je bij het beheren van je bedrijf. Je kunt ze van maand tot maand vergelijken en ook benchmarking uitvoeren: Hoe verhouden uw kosten van verkochte goederen zich tot soortgelijke bedrijven? Als je verhouding van de kosten van verkochte goederen aanzienlijk hoger is dan het gemiddelde in de sector (bijvoorbeeld 35% tegenover de gebruikelijke 25%), moet je op zoek gaan naar optimalisatiemogelijkheden. Dergelijke vergelijkende waarden brengen zwakke punten aan het licht en laten zien waar actie nodig is.

Processen verbeteren met inventarisatiegegevens

Inventarisatiegegevens analyseren betekent specifieke maatregelen afleiden voor procesoptimalisatie. Je kunt de cijfers gebruiken om te herkennen waar processen vastlopen of verbeterd kunnen worden:

• Optimaliseer het inkoopproces: Zijn je bestelhoeveelheden juist? Als er regelmatig voedsel wordt weggegooid, bestel je te veel. Pas uw bestelfrequentie en hoeveelheden aan het werkelijke verbruik aan. Omgekeerd kun je knelpunten voorkomen als uit voorraadgegevens blijkt dat bepaalde ingrediënten sneller opraken dan verwacht.
• Verbeter de opslag: Hoge verliezen door bederf wijzen op opslagproblemen. Verbeter de magazijnstructuur - bijv. duidelijke etikettering, FIFO-principe (First In - First Out) en juiste opslagomstandigheden zodat goederen langer meegaan. Een goede organisatie van het magazijn vermindert fouten, krimp en breuk.
• Standaardiseer portiegroottes: Als je inkoopkosten ongewoon hoog zijn, kan de oorzaak liggen in te grote porties. Gestandaardiseerde recepten en portiecontrole zorgen ervoor dat er niet per ongeluk meer wordt geconsumeerd dan berekend. Dit verlaagt het verbruik zonder kwaliteitsverlies.
• Train medewerkers: Zorg ervoor dat je team begrijpt hoe belangrijk het is om de voorraad correct aan te houden en zuinig om te gaan met grondstoffen. Medewerkers moeten krimp (bijv. gemorste drankjes) en breuk onmiddellijk melden. Een cultuur van transparantie helpt om verborgen verliezen te beperken.
• Controleer verkoopprocessen: Een vergelijking van inventaris- en kassagegevens laat zien of alles wat geconsumeerd werd ook verkocht/ontvangen werd. Als dat niet zo is, kan er een probleem zijn in het kassasysteem of in het bedieningsproces (bijv. bepaalde artikelen zijn vergeten te factureren). Training of systeemaanpassingen kunnen hier nodig zijn.

Dergelijke verbeteringen in het magazijn, de keuken en de service zorgen ervoor dat je bedrijf efficiënter draait. Elke procesoptimalisatie betaalt zich ook financieel terug - minder chaos en verliezen, meer overzicht en controle.

Kosten verlagen door voorraden te analyseren

Een van de grootste voordelen van een consistente voorraadanalyse is kostenbesparing. De kerncijfers brengen inefficiënties aan het licht die een last zijn voor je budget. Typische kostenvallen die je kunt blootleggen met behulp van inventarisgegevens zijn onder andere

• Overvoorraad en bederf: Te grote voorraden leiden er vaak toe dat goederen bederven en moeten worden afgeschreven - puur verloren geld. Inventarisatiegegevens helpen je om overtollige voorraad te herkennen en te verminderen. Hierdoor kun je in de toekomst gerichter inkopen en verlies door bedorven voedsel voorkomen.
• Diefstal en onopgemerkte krimp: Als de inventaris en de verkoop niet overeenkomen, verlies je goederen die vaak honderden euro's waard zijn. Als je deze kloof herkent (bijv. 5% krimppercentage), kun je maatregelen nemen om diefstal en krimp te voorkomen - zoals het beperken van de toegang tot het magazijn, camera's of nauwkeurigere controles van de goederen in de verkoop. Dit zal het krimpcijfer terugbrengen naar normaal (~3%) en u geld besparen.
• Ongunstige inkoopvoorwaarden: Misschien blijkt uit je kostprijs van verkochte goederen dat bepaalde producten tegen extreem hoge prijzen worden ingekocht. Met de gegevens in de hand kunt u op zoek gaan naar meer rendabele leveranciers of onderhandelen over betere voorwaarden. Kwantumkortingen kunnen ook worden geoptimaliseerd als u uw exacte vereisten kent.
• Verkeerd berekende gerechten: Als afzonderlijke gerechten een ongewoon hoge kostprijs van verkochte goederen veroorzaken, controleer dan de berekening. Misschien moet je de verkoopprijs aanpassen of het recept wijzigen om weer een redelijke marge te krijgen. Hiervoor zijn nauwkeurige receptgegevens nodig, maar de inventaris geeft de eerste indicatie dat er iets mis is (bijvoorbeeld als de totale kosten van verkochte goederen stijgen zonder dat de verkoop gelijke tred houdt).
• Kapitaalbeslag: Een vol magazijn legt kapitaal vast dat u niet hebt voor andere uitgaven. Door regelmatig de voorraad op te nemen, weet u hoeveel geld er in het magazijn zit. Het doel is om een slanke voorraad te hebben die de vraag dekt, maar niet te veel kapitaal vastlegt.

Elk van deze punten laat zien: Inventarisgegevens helpen direct om kosten te verlagen. Door verspilling op te sporen en gericht te elimineren, verhoogt u automatisch uw winst. Veel maatregelen zijn eenvoudig: het verkleinen van porties of het creatief gebruiken van overschotten (bijvoorbeeld het ontwikkelen van dagschotels uit restjes) kan een aanzienlijke bijdrage leveren aan het verlagen van de kosten van goederen.

Menu optimaliseren met inventarisatiegegevens

Het menu van je restaurant profiteert ook van de voorraadanalyse. Hoe werkt dat? Voorraadgegevens vertellen je welke ingrediënten zijn verbruikt, in welke hoeveelheden en tegen welke kosten. In combinatie met de verkoopcijfers van de afzonderlijke gerechten kun je menu-engineering uitvoeren:

• Identificeer topverkopers en nietsnutten: Zoek uit welke gerechten goed verkopen (toppers) en welke traag verkopen (zwervers). Als een gerecht zelden wordt besteld maar dure of bederfelijke ingrediënten vereist, is het een kandidaat voor annulering - het veroorzaakt kosten maar nauwelijks verkoop.
• Controleer de kostprijs per gerecht: Kijk welke gerechten een bijzonder hoge kostprijs van verkochte goederen hebben (in € of %). Wordt dit gedekt door een overeenkomstig hogere prijs? Zo niet, dan klopt de berekening niet. Indien nodig moet je de prijs verhogen of goedkopere ingrediënten gebruiken. Voorbeeld: Als een schnitzel €5 kost om te produceren en je wilt een brutowinstmarge van 70%, dan zou je hem voor ~€16,70 moeten verkopen. Als je huidige prijs lager is dan dit, is er iets mis.
• Selectie van ingrediënten en leveranciers: Voorraadgegevens laten zien welke ingrediënten veel bijdragen aan de kosten van goederen. Er kunnen goedkopere alternatieven of seizoensgebonden producten zijn die goedkoper zijn. Seizoensgebonden gerechten kunnen de kostprijs verlagen zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit - maar dit vereist periodieke aanpassingen van het menu.
• Houdbare vs. verse producten: Analyseer of je veel verse ingrediënten moet weggooien omdat de vraag onvoorspelbaar is. Het kan de moeite waard zijn om het menu zo te organiseren dat er meer houdbare ingrediënten worden gebruikt en dat gevoelige producten alleen worden gebruikt in gerechten die echt vaak worden besteld.

Deze optimalisaties zullen je menu niet alleen winstgevender maken, maar ook consistenter in termen van kwaliteit. Uiteindelijk sla je alleen gerechten in die de moeite waard en populair zijn en minder bederven. Voorraadgegevens bieden de feitelijke basis om dergelijke beslissingen objectief te nemen in plaats van te handelen op onderbuikgevoel.

Digitale inventarisgegevens analyseren - efficiënt in plaats van handmatig

Het analyseren van al deze belangrijke cijfers en bevindingen klinkt tijdrovend - en dat is het ook als je alleen met papier, pen en tabellen werkt. Dit is waar het sleutelwoord "digitale inventarisatiegegevens analyseren " om de hoek komt kijken. Moderne cateringbedrijven vertrouwen op digitale hulpmiddelen voor het inventariseren om fouten te minimaliseren en evaluaties te automatiseren.

Digitale tools zoals kassasystemen of inventarisatie-apps maken het verzamelen van gegevens veel eenvoudiger. Door verkoop en inventaris te integreren, ontvang je realtime analyses van goederengebruik en belangrijke voorraadcijfers, zodat je snel kunt reageren.

Voordelen van een digitale inventaris en inventarisanalyse:

• Bespaar tijd bij het opnemen van de voorraad: apps zoals BarBrain maken het mogelijk om alle artikelen direct via smartphone of tablet in te voeren, vaak zelfs via barcodescan of automatische hoeveelheidsinvoer. Dit is aanzienlijk sneller dan handmatig tellen met latere invoer in Excel.
• Minder fouten, betrouwbaardere gegevens: Digitale systemen berekenen automatisch en vermijden omgedraaide cijfers of schattingsfouten. Betrouwbare inventarisresultaten zonder handmatige invoerfouten vormen de basis voor een correcte evaluatie. Als bijvoorbeeld geopende flessen nauwkeurig worden geregistreerd via weging, is de inventariswaarde correct en kunt u vertrouwen op de kerncijfers.
• Automatische berekening van belangrijke cijfers: Goede inventarisatiesoftware voor de horeca doet het rekenwerk voor je. De kosten van verkochte goederen, de verhouding van de kosten van verkochte goederen, krimp of contributiemarges kunnen direct na de inventarisatie beschikbaar zijn met één druk op de knop. Zo kunt u meteen zien waar u staat zonder urenlang rapporten te hoeven maken.
• Duidelijke visualisatie: Digitale oplossingen geven je voorraadgegevens vaak weer in de vorm van een dashboard - met grafieken, progressiegrafieken en stoplichtkleuren voor belangrijke cijfers. Je kunt in één oogopslag trends herkennen, bijvoorbeeld als de goederenkosten de afgelopen drie maanden gestaag zijn gestegen of als de voorraadwaarde ongewoon hoog is. Deze visualisatie maakt de complexe cijfers eenvoudig te begrijpen voor jou en je team.
• Gegevens altijd en overal beschikbaar: Cloudgebaseerde tools maken het mogelijk om op elk moment analyses op te roepen - op kantoor of onderweg. Het is vooral handig voor eigenaren van meerdere vestigingen om een centraal overzicht te hebben van alle locaties.

Kortom: digitale inventarisatieoplossingen besparen tijd en leveren betere gegevens op. Dit legt de basis voor het moeiteloos uitvoeren van de analyses en optimalisaties die in dit artikel worden beschreven. Een uitstekend voorbeeld hiervan is BarBrain, dat we nu in meer detail zullen presenteren.

Software voor horeca-inventarisatie: BarBrain als oplossing

Onder de vele digitale helpers willen we BarBrain.com uitlichten als een gespecialiseerde oplossing voor horeca-inventarissen. BarBrain is een inventarisatiesoftware voor eten & drinken die het hele inventarisatieproces en de gegevensanalyse aanzienlijk vereenvoudigt. Maar wat biedt BarBrain precies?

• Snelle, eenvoudige inventarisatie: BarBrain is beschikbaar als app en stelt u in staat om op meerdere apparaten tegelijk te tellen - ideaal als uw team tegelijkertijd verschillende gebieden in het magazijn inventariseert. Dit verkort de inventarisatietijd drastisch. Elke invoer wordt gedaan met een tik of scan, zelfs geopende eenheden worden nauwkeurig geregistreerd.
• Uitgebreide productcatalogus: Het systeem herkent meer dan 20.000 artikelen uit de catering- en hotelbranche - van sterke dranken en frisdranken tot voedingsmiddelen en non-food verbruiksartikelen. U kunt dus alles tellen wat in uw bedrijf voorkomt zonder dat u omslachtig productgegevens hoeft aan te maken.
• Automatisch inventarisatierapport: Zodra de telling is voltooid, maakt BarBrain automatisch een voltooid inventarisatierapport. Dit geeft een samenvatting van alle relevante cijfers - kosten van goederen, verschillen, voorraadniveaus, enz. Nabewerking is niet nodig, u hebt direct bruikbare resultaten in handen.
• Centrale evaluatie en visualisatie: BarBrain biedt u een uitgebreid overzicht van uw kosten van verkochte goederen en andere belangrijke cijfers, zelfs voor meerdere vestigingen. Dit betekent dat als u bijvoorbeeld twee restaurants runt, u in één oogopslag de gecombineerde verkoopkosten kunt zien en vergelijkingen kunt maken. De gegevens worden overzichtelijk gepresenteerd in een dashboard (bijv. per productgroep, filiaal, tijdsperiode).
• Real-time kostenbeheersing: Dankzij de nauwkeurige, actuele cijfers kunt u met BarBrain direct zien waar u staat. Hoge krimppercentages of uit de hand gelopen verkoopkostenratio's springen eruit zodat u in een vroeg stadium kunt reageren.
• Tijd- en kostenbesparingen: Volgens de leverancier besparen bedrijven die BarBrain gebruiken gemiddeld zo'n 10 uur inventarisatietijd per maand en vermijden ze fouten, wat een jaarlijkse besparing van enkele duizenden euro's kan betekenen. U kunt deze bespaarde tijd investeren in uw kernactiviteiten - betere gasttevredenheid, marketing of nieuwe aanbiedingen.

Al met al is BarBrain een praktisch hulpmiddel om digitale inventarisatiegegevens te analyseren en in actie te brengen. Het is precies bedoeld voor professionals in de branche zoals jij, die transparantie willen over hun cijfers zonder te verdwalen in ingewikkelde Excel-analyses.

Conclusie: Horecasucces met inventarisatiegegevens (aanbevolen actie)

Voorraadgegevens zijn meer dan kolommen met cijfers - ze vormen het kompas voor het succes van je bedrijf. Als je weet wat je kosten van verkochte goederen zijn, waar verliezen optreden en welke gerechten winstgevend zijn, kun je weloverwogen beslissingen nemen. Onze praktische blik laat zien hoe je processen kunt optimaliseren, kosten kunt verlagen, je menu kunt verbeteren en dus succesvoller kunt ondernemen door je inventaris te evalueren.

De belangrijkste aanbeveling is om je inventarisatiegegevens regelmatig en consistent te gebruiken. Voer idealiter maandelijkse inventarisaties uit en analyseer de resultaten onmiddellijk. Stel voor jezelf streefwaarden vast (bijv. cost of sales ratio onder X%, krimp onder Y%) en volg de ontwikkeling. Zelfs eenvoudige maatregelen - van betere bestelhoeveelheden tot het veranderen van het recept van een duur gerecht - kunnen een grote impact hebben als ze gebaseerd zijn op gegevens.

Om je werk gemakkelijker te maken, is het de moeite waard om digitale inventarisatiesoftware te gebruiken. Met tools zoals BarBrain kunt u de analyse van uw voorraadgegevens virtueel op de automatische piloot zetten. Het systeem geeft je een duidelijk overzicht van alle voorraadanalyses die je nodig hebt voor de horeca, zodat je de basis hebt om de juiste stappen te nemen. Uiteindelijk geldt: vertrouw op de cijfers - ze laten je objectief zien waar je bedrijf staat en waar je je voordeel mee kunt doen. Met deze kennis en de juiste tools zoals BarBrain bij de hand, bent u ideaal uitgerust om kostenvallen te ontwijken, processen te stroomlijnen en uw gasten geweldige ervaringen te blijven bieden - terwijl u een solide winst maakt voor uw bedrijf.