Perfecte jaarlijkse inventarisatie: tips & checklist

De perfecte jaarlijkse inventaris plannen: checklist, tips en strategieën

De jaarlijkse inventaris is een onmisbaar onderdeel van catering. Het vormt niet alleen de basis voor de jaarrekening, maar geeft ook gedetailleerd inzicht in het bedrijfsproces. Met een goed geplande inventaris kun je niet alleen voldoen aan de wettelijke vereisten, maar ook je bestelprocessen optimaliseren, krimp minimaliseren en op de lange termijn kosten besparen. In deze blog vind je een uitgebreide checklist, praktische tips en verdere strategieën om je te helpen bij het plannen en uitvoeren van de perfecte jaarlijkse inventarisatie.

Waarom is de jaarlijkse inventaris zo belangrijk in de cateringindustrie?

De jaarlijkse inventaris vervult verschillende functies die verder gaan dan een eenvoudige telling:

1. Wettelijke vereisten: Boekhoudkundige bedrijven zijn wettelijk verplicht om eenmaal per jaar een volledige inventarisatie uit te voeren in overeenstemming met §240 HGB.
2. Transparantie: de inventaris geeft je een duidelijk beeld van voorraadniveaus, omloopsnelheden en de waarde van goederen
3. Kostenbeheersing: Overvoorraden, slecht verkochte artikelen of hoge krimppercentages kunnen eenvoudiger worden geïdentificeerd en geoptimaliseerd.
4. Planningszekerheid: met een nauwkeurige inventaris kunt u toekomstige aankopen beter plannen, opslagkosten verlagen en knelpunten vermijden
5. Operationele optimalisatie: gedetailleerde voorraadgegevens helpen u beter te begrijpen welke artikelen goed presteren en waar besparingen of investeringen de moeite waard zijn

De perfecte jaarlijkse inventaris plannen: stap-voor-stap handleiding

Zorgvuldige planning is de sleutel tot een succesvolle inventarisatie. Hier is een uitgebreide gids om je te helpen van voorbereiding tot follow-up:

1. voorbereiding: de basis creëren

• Maak inventarislijsten: Zorg ervoor dat elk item - van drank tot eten tot verpakking - wordt vastgelegd in een gestructureerde lijst. Digitale sjablonen of tools zoals BarBrain helpen hierbij.
• Definieer opslagruimtes: Verdeel het bedrijf in duidelijk afgebakende gebieden zoals keuken, bar, koelruimte of magazijn
• Personeel organiseren: Stel een team samen en wijs specifieke taken en gebieden toe aan elke werknemer
• Zorg voor gereedschap: Weegschalen, maatbekers, scanners of tablets moeten klaar zijn voor de inventarisatie om vertragingen te voorkomen.
• Maak een planning: Plan de inventarisatie buiten de piekuren of op rustdagen om de activiteiten niet te verstoren

2. implementatie: efficiëntie en nauwkeurigheid

• Artikelen systematisch registreren: Tel de voorraad per categorie en voer de waarden direct in de lijst of in een digitale app in
• Meet vulniveaus nauwkeurig: Gestandaardiseerde schalen (bijv. 1/4, 1/2, 3/4) of hulpmiddelen zoals BarBrain, waarmee de vulniveaus nauwkeurig kunnen worden gemeten, helpen bij het drinken.
• Afwijkingen noteren: Noteer opvallende afwijkingen tussen doel- en werkelijke voorraadniveaus om later krimp of verliezen te kunnen analyseren
• Teamcoördinatie: Controleer regelmatig de voortgang om fouten of dubbeltellingen te voorkomen

3. follow-up: analyse en optimalisatie

• Rapporten maken: Genereer volledige rapporten voor boekhoudkundige en belastingcontroles. Digitale tools kunnen dit automatisch doen
• Analyseer krimp: Verliezen identificeren en de oorzaken vinden - bijv. diefstal, bederf of onnauwkeurige voorraadadministratie
• Gebruik gegevens: Gebruik de resultaten om aankopen te optimaliseren, inefficiënte processen te identificeren en voorraden beter te plannen
• Feedback krijgen: Bespreek met je team wat goed ging en waar verbeteringen nodig zijn om de volgende inventarisatie nog efficiënter te maken.

Checklist voor de perfecte jaarlijkse inventarisatie

Een duidelijke checklist zorgt ervoor dat geen enkele belangrijke stap over het hoofd wordt gezien:

Voor de inventarisatie

- Inventarislijsten opstellen en bijwerken

- Opslagruimtes organiseren en inrichten

- Hulpmiddelen bieden zoals weegschalen, scanners of digitale hulpmiddelen

- Werknemers informeren en verantwoordelijkheden verduidelijken

- Maak een schema en procedure voor de inventarisatie

Tijdens de inventarisatie

- Artikelen systematisch registreren per categorie

- Nauwkeurig meten en documenteren van items die zijn gestart

- Vergelijk doel- en werkelijke voorraadniveaus en noteer afwijkingen

- Controleer de voortgang regelmatig om fouten te voorkomen

Na de inventarisatie

- Rapporten maken en doorsturen naar de boekhoudafdeling

- Krimp analyseren en maatregelen afleiden

- Resultaten documenteren en veilig opslaan

- Optimalisaties plannen voor opslag en processen

Tips om de jaarlijkse inventarisatie te optimaliseren

1. Inkoopplanning: Gebruik de resultaten van de inventarisatie om toekomstige bestellingen nauwkeuriger te plannen. Overvoorraden en knelpunten behoren tot het verleden
2. Neem verkoopgegevens op: Analyseer welke artikelen het goed doen en waar minder vraag naar is om je aanbod te optimaliseren
3. Verminder krimp duurzaam: Identificeer artikelen die regelmatig zoekraken en implementeer maatregelen zoals betere opslag of training van medewerkers
4. Gebruik digitale ondersteuning: Een app als BarBrain bespaart niet alleen tijd, maar geeft je ook gedetailleerde inzichten in je bedrijf.
5. Verbeter de organisatie van het magazijn: Een opgeruimd en gestructureerd magazijn maakt het werk gemakkelijker en vermindert fouten

De voordelen van BarBrain voor de jaarlijkse inventarisatie

BarBrain is speciaal ontwikkeld voor de horeca en helpt u om het hele inventarisatieproces te vereenvoudigen en te optimaliseren:

• Geautomatiseerde hoeveelheidsregistratie: bespaart tijd en zorgt voor nauwkeurige resultaten
• Krimpanalyse: identificeert verliezen en helpt je om actie te ondernemen
• Rapporten met één druk op de knop: maak in enkele seconden professionele rapporten voor boekhouding en belastingcontroles

- Gebruiksvriendelijk: Intuïtieve bediening die je team snel kan begrijpen en gebruiken

Conclusie: Jaarlijkse inventarisatie zonder stress met de juiste planning

De jaarlijkse inventarisatie is een uitdaging die veel eenvoudiger wordt met de juiste planning, duidelijke structuren en digitale hulpmiddelen. Een goede voorbereiding, een gedetailleerde checklist en tools zoals BarBrain helpen je om typische fouten te vermijden en het maximale uit de resultaten te halen - of het nu gaat om het verminderen van kosten, krimp of het optimaliseren van je bedrijf.

‍

Probeer BarBrain nu 30 dagen gratis en revolutioneer je jaarlijkse inventarisatie!